BAB II: TINJAUAN INSTANSIONAL PROYEK 2.1 Hubungan Instansi Terkait Dalam Proyek Pada dasarnya terdapat tiga pihak utama dalam pengadaan sebuah proyek antara lain pemilik proyek (owner), konsultan perencana dan kontraktor. Dalam proyek pembangunan Living Plaza KHI, developer atau pemilik proyek adalah PT. Tiga Dua Delapan. Sedangkan yang bertindak sebagai konsultan arsitektur adalah Urban Architects Co., Ltd, kemudian dengan Manajemen Konstruksi adalah PT. Arkonin, konsultan struktur PT Tripondasi (struktur pondasi). Namun diluar dari pihak-pihak utama tersebut, terdapat beberapa pihak yang turut andil baik secara non teknis maupun teknis dalam tahapan pembangungan proyek Living Plaza KHI Bekasi. Pada tahap perencanaan, pihak developer (owner) selain berhubungan dengan konsultan perencana, juga berhubungan dengan beberapa instansi terkait dengan kelayakan dan legalitas suatu proyek yang akan dibangun antara lain Bussiness Development, Pemda Bekasi-Dinas Tata Kota termasuk juga BLH, TABG (Tim Ahli Bangunan Gedung), Konsultan AMDAL. Berikut skema pengadaan proyek Living Plaza KHI Bekasi secara garis besar. Keterangan : Posisi praktikan dalam praktik profesi Gambar 1. Skema Pengadaan Proyek Living Plaza KHI Bekasi (Sumber : Hasil Wawancara, 2017) Program Studi Arsitektur - Universitas Mercu Buana 5
Gagasan pengadaan proyek Living Plaza KHI dikeluarkan oleh PT. Tiga Dua Delapan sebagai developer atau pemilik (owner) proyek yang sebelumnya secara non teknis dilakukan studi kelayakan (Feasibility Study) kondisi lahan, lokasi dan market. Setelah dinyatakan sesuai dengan perhitungan oleh Business Development (BD), mulai memasuki tahap perizinan yang dilakukan pada Dinas Tata Kota Pemda Bekasi terkait dengan persyaratan izin mendirikan bangunan dan kelayakannya. Dalam proses perizinan berlangsung, PT. Tiga Dua Delapan memenunjuk secara langsung Urban Architects Co.,Ltd sebagai konsultan perencana Arsitektur dan Interior untuk merancang gambar pra-rencana (preliminary) sebagai syarat pengajuan izin dan lainnya.diluar dari itu, konsultan perencana lain seperti konsultan struktur, konsultan M&E, Konsultan QS mulai terlibat setelah gambar pra-rencana disetujui pihak Owner. Dalam tahap ini dilakukan secara paralel untuk mengejar target store opening. Selain itu juga dilakukan penunjukan terhadap konsultan MK yaitu PT. Arkonin sebagai pengawas dalam proyek Living Plaza KHI. Setelah itu dilakukan pelelangan (procurement) untuk pemilihan kontraktor. Proses tender dilakukan 3 sampai 4 tahap untuk menentukan pemenang tender. Mekanisme pemilihan kontraktor dengan memberikan gambar untuk pembangunan (drawing for construction) dan RAB yang telah dirancang oleh konsultan perencana yang kemudian setiap kontraktor menghitung estimasi proyek ini mulai dari biaya sampai waktu. Pemenang tender untuk proyek Living Plaza KHI Bekasi adalah PT.Totalindo dengan berbagai pertimbangan tertentu. Adapun penjabaran yang terkait dengan tugas, hak dan kewajiban instansi yang terlibat dalam proyek Living Plaza KHI adalah sebagai berikut 2.1.1 Pemilik / pemberi proyek (Owner) Menurut Ervianto (2002) dalam Putra, pemilik proyek (owner) adalah orang/ badan usaha yang memiliki proyek dan memberikan pekerjaan atau menyuruh memberikan pekerjaan kepada pihak penyedia jasa yang membayar biaya pekerjaan tersebut. Pengguna jasa dapat berupa perseorangan, badan/lembaga/instansi pemerintah maupun swasta. Dalam hal ini, proyek Living Plaza Kota Harapan Indah Bekasi dibawah kepemilikan dari PT. Tiga Dua Delapan yang merupakan anak perusahaan dari Kawan Lama Group. Program Studi Arsitektur - Universitas Mercu Buana 6
Hak dan kewajiban Pemberi Tugas antara lain: Menunjuk penyedia jasa (konsultan dan kontraktor). Meminta laporan secara periodik mengenai pelaksanaan pekerjaan yang telah dilakukan oleh penyedia jasa. Menyediakan fasilitas baik berupa sarana dan prasarana yang dibutuhkan penyedia jasa. Menyediakan lahan untuk tempat pelaksanaan pekerjaan. Menyediakan dana dan kemudian membayar kepada pihak penyedia jasa sejumlah biaya yang diperlukan untuk mewujudkan sebuah bangunan. Ikut mengawasi jalannya pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan dengan cara menempatkan atau menunjuk suatu badan atau orang untuk bertindak atas nama pemilik. Mengesahkan perubahan dalam pekerjaan (bila terjadi). Menerima dan mengesahkan pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan oleh penyedia jasa jika produknya telah sesuai dengan apa yang dikehendaki. 2.1.2 Business Development (BD) Business Development adalah salah satu fungsi manajemen perusahaan dalam upaya untuk mengembangkan bisnis yang dimiliki oleh perusahaan. namun dalam pengertian yang lebih luas Business Development bukan hanya melakukan analisa bisnis yang ada pada saat ini tapi juga bagaimana mengelola opportunity business yang ada menjadi sesuatu yang dapat dilakukan oleh perusahaan dengan menggunakan seluruh sumber daya yang dimilikinya. Pada PT. Tiga Dua Delapan, divisi business development merupakan salah satu supporting team dalam pengembangan retail property dan bisnis properti lainnya. Dalam hal ini, Business Development berperan lebih awal dalam pengadaan suatu proyek dengan menghitung nilai kelayakan suatu proyek (feasibility study) yang akan dibangun. Sebagai penentu dibangun atau tidaknya suatu proyek yang nantinya mengarah pada aspek ekonomi dan nilai konstruksi bangunan untuk menentukan market yang tepat dan nilai break even point bangunan tersebut. Adapun tujuan dari studi kelayakan (feasibility study) adalah untuk meyakinkan pemilik proyek bahwa proyek konstruksi yang diusulkan layak untuk dilaksanakan, baik dari aspek Program Studi Arsitektur - Universitas Mercu Buana 7
perencanaan dan perancangan, aspek ekonomi (biaya dan sumber pendanaan), maupun aspek lingkungannya. Tugas Business Development dalam menganalisa studi kelayakan suatu proyek adalah sebagai berikut : Menyusun rancangan proyek secara kasar dan mengestimasi biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut. Meramalkan manfaat yang akan diperoleh jika proyek tersebut dilaksanakan, baik manfaat langsung (manfaat ekonomis) maupun manfaat tidak langsung (fungsi sosial) Menyusun analisis kelayakan proyek, baik secara ekonomis maupun finansial. Menganalisis dampak lingkungan yang mungkin terjadi apabila proyek tersebut dilaksanakan. Menentukan pangsa pasar (target market) khususnya dalam retail business Menentukan nilai break even point bangunan tersebut setelah dilakukan perhitungan secara keseluruhan dari nilai lahan, nilai konstruksi dan operasional dalam jangka waktu yang telah ditentukan. 2.1.3 Dinas Tata Kota Pemda Bekasi Dinas Tata Kota Kota Bekasi yang telah ditetapkan berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2010, maka Dinas Tata Ruang Kota Bekasi berkewajiban menjadi leader untuk melaksanakan penataan ruang di wilayah Kota Bekasi yang meliputi kegiatan perencanaan, pemanfaatan, pengawasan dan pengendalian. Pengendalian pemanfaatan ruang dilakukan melalui perizinan pemanfaatan ruang, pemberian insentif dan disinsentif, serta pengenaan sanksi. Perizinan pemanfaatan ruang dimaksudkan sebagai upaya penertiban pemanfaatan ruang sehingga setiap pemanfaatan ruang harus dilakukan sesuai dengan Rencana Tata Ruang. Izin pemanfaatan ruang diatur dan diterbitkan oleh pemerintah dan pemerintah daerah sesuai dengan kewenangannya masing-masing. Pemanfaatan ruang yang tidak sesuai dengan rencana tata ruang, baik yang dilengkapi dengan izin maupun yang tidak memiliki izin, dikenai sanksi administratif, sanksi pidana penjara, dan atau sanksi pidana denda. Program Studi Arsitektur - Universitas Mercu Buana 8
Menurut Undang-undang Nomor 26 Tahun 2007 tentang Penataan Ruang, penataan ruang adalah suatu sistem proses perencanaan tata ruang, pemanfaatan ruang dan pengendalian pemanfaatan ruang, merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan antara yang satu dan yang lain dan harus dilakukan sesuai dengan kaidah penataan ruang sehingga diharapkan : 1. Dapat mewujudkan pemanfaatan ruang yang berhasil guna dan berdaya guna serta mampu mendukung pengelolaan lingkungan hidup yang berkelanjutan. 2. Tidak terjadi pemborosan pemanfaatan ruang. 3. Tidak menyebabkan terjadinya penurunan kualitas ruang. 2.1.4 Konsultan Perencana Konsultan perencana adalah yang membantu pemilik (owner) dalam pengadaaan dokumen kontruksi (dokumen lelang), diantaranya adalah gambar arsitektur, gambar struktur, atau yang disebut dengan gambar kerja termasuk gambar drainase, perhitungan Rencana Anggaran dan Biaya (RAB) serta Rencana Kerja dan Syaratsyarat (RKS). Konsultan juga harus menjelaskan kepada peserta lelang pada saat penjelasan pekerjaan (aanwizjing) serta memberikan penjelasan semua persoalan selama pelaksanan proyek berlangsung. Pada proyek ini, Urban Architecs Co.,Ltd Thailand sebagai konsultan perencana yang berperan dalam hal perencanaan dan perancangan. a. Konsultan Perencana Arsitektur Nama Alamat : Urban Architecs Co., Ltd : 1143 Ratchadaphisek 3 Ratchadaphisek Rd. Dindaeng Bangkok 10320 Thailand Tugas utamanya adalah memimpin sebuah proyek yang sedang berjalan, mempelajari proyek tersebut serta menjadi penanggung jawab dari proyek tersebut. Selain itu juga mengawasi pekerjaan para drafter yang sedang mengerjakan suatu proyek serta memberikan masukan kepada drafter sehingga meminimalkan kemungkinan Program Studi Arsitektur - Universitas Mercu Buana 9
terjadinya kesalahan dalam perancangan dan pemilik proyek untuk melakukan perencanaan struktur, arsitektur, sampai pada mekanikal dan elektrikal. Ada 3 tahapan yang harus dikerjakan oleh konsultan perencana sebelum melakukan pengembangan desain, antara lain : a. Tahap pertama (Persiapan Perancangan). - Mengumpulkan data dan informasi lapangan, membuat interpretasi secara garis besar terhadap pengarahan gagasan, konsultasi dengan pemerintah daerah setempat mengenai perijinan bangunan. - Pembuatan desain Arsitektur (Lingkup Pekerjaan Pokok). - Meliput tugas-tugas yang mungkin diperlukan untuk mendukung pekerjaan pokok (lingkup pekerjaan pelengkap), misalnya pembuatan maket. b. Tahap Kedua (Tahap Pra Rancangan). - Meliputi pembuatan rancangan tapak, tahap rancangan perkiraan biaya dan mengurus sampai mendapat ijin pendahuluan. Tahap perancangan ini seperti: Gambar-gambar, Laporan-laporan, Rencana anggaran. c. Tahap ketiga (Tahap Perencanaan dan Perancangan) Pada tahap ini, tugas dari konsultan perencana adalah sebagai berikut: - Memberi masukan ide-ide kepada owner atau solusi-solusi bila terjadi permasalahan atau hambatan di dalam proses perencanaan atau rancangan disaat proyek sedang berjalan atau berlangsung. 2.1.5 Konsultan Manjemen Konstruksi (MK) Menurut Kep. Dirjen. Cipta Karya Nomor. 295/KPTJ/CK/1997 tentang Pedoman Teknis Bangunan Gedung Negara, konsultan manajemen konstruksi bertugas sejak tahap perencanaan sampai serah terima pekerjaan konstruksi fisik dan berfungsi melaksanakan pengendalian pada tahap perencanaan dan tahap konstruksi, baik ditingkat program maupun ditingkat operasional. Konsultan manajemen konstruksi melaksanakan tugas dan bertanggung jawab secara kontraktual kepada pemimpin proyek. Apabila di daerah tempat dilaksanakan proyek tidak terdapat perusahaan yang Program Studi Arsitektur - Universitas Mercu Buana 10
memenuhi persyaratan dan bersedia melakukan tugas konsultan manajemen konstruksi maka dapat ditunjuk perusahaan yang memenuhi persyaratan dan bersedia dari daerah lain atau provinsi lain yang berdekatan. Sedangkan menurut Armaini (1997) dalam Fachry (2003), manajemen proyek atau manjemen konstruksi adalah merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh manajemen proyek menggunakan pendekatan sistem dan hirarki (arus kegiatan) vertikal maupun horisontal. Disisi lain, manajemen proyek menurut Wideman (1992) dalam Fachry adalah ilmu dan seni untuk mengatur/memadukan sumber daya manusia dan sumber daya-sumber daya lain untuk mencapai tujuan-tujuan dalam waktu, anggaran, kualitas yang terbatas untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi semua individu yang terlibat. Berdasarkan definisi-definisi di atas, manajemen proyek atau manajemen konstruksi adalah suatu perusahaan atau badan usaha yang dapat merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan sumber daya baik yang datangnya dari perusahaan ataupun dari lingkungan sekitarnya untuk mencapai tujuan dalam waktu, anggaran, kualitas yang terbatas. Manajemen konstruksi ini bekerja dalam bidang pengawasan ataupun mengontrol pekerjaan konstruksi. Manajemen konstruksi pada proyek Living Plaza Kota Harapan Indah Bekasi adalah PT. Arkonin yang mempunyai struktur organisasi yang dibentuk agar tanggung jawab dan wewenang organisasi pelaksana proyek menjadi jelas. Dengan struktur organisasi yang teratur, maka pelaksanaan segala kegiatan yang berada dalam suatu proyek dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan yang diharapkan dan mencapai tingkat efisiensi kerja yang diinginkan dan hasil yang maksimal 2.1.6 Kontraktor Kontraktor didefinisikan sebagai orang atau badan yang menerima pekerjaan dan menyelenggarakan pekerjaan sesuai biaya yang telah ditetapkan berdasarkan gambar rencana dan peraturan serta syarat syarat yang ditetapkan (Ervianto, 2005). Disisi lain, kontraktor merupakan pihak atau badan hukum yang ditunjuk oleh pemberi tugas untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan gambar kerja, peraturan-peraturan dan Program Studi Arsitektur - Universitas Mercu Buana 11
syarat-syarat yang telah ditetapkan oleh konsultan perencana. Hak dan kewajiban kontraktor adalah: Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan peraturan dan syarat-syarat yang telah ditetapkan dalam dokumen kontrak. Membuat gambar kerja (shop drawing) sebelum memulai pelaksanaan pekerjaan. Membuat dokumen tentang pekerjaan yang telah dilaksanakan dan diserahkan kepada owner. Membuat laporan hasil pekerjaan berupa laporan kemajuan proyek. Mengasuransikan pekerjaan dan kecelakaan kerja bagi tenaga kerja. Melakukan perbaikan atas kerusakan atau kekurangan pekerjaan akibat kelalaian selama pelaksanaan dengan menanggung seluruh biayanya. Menyerahkan hasil pekerjaan setelah pekerjaan proyek selesai. Adapun Hubungan kerja yang terjadi antara kontraktor dengan pemilik proyek, dan konsultan (Ervianto, 2005) : 1. Kontraktor dengan pemilik proyek, terikat berdasarkan kontrak yang dimana kontraktor memberikan jasa profesionalnya yang direalisasikan berupa bangunan sebagai realisasi dari kemauan pemilik proyek yang sudah dituangkan dalam bentuk gambar rencana dan disertai dengan peraturan peraturan yang telah ditetapkan oleh konsultan, sedangkan pemilik proyek sebagai pemberi biaya jasa professional kontraktor. 2. Konsultan dengan kontraktor, ikatan yang terjalin berdasarkan peraturan pelaksanaan. Konsultan sebagai pemberi gambar rencana dan peraturan beserta syarat syarat, kemudian kontraktor sebagai pelaksana yang bertugas merealisasikan gambar kerja yang ada menjadi sebuah bangunan. 2.2 Struktur Organisasi Pemilik Proyek (Owner) PT Tiga Dua Delapan merupakan Owner atau pemilik proyek Living Plaza dan Living World yang salah satunya adalah pada proyek Living Plaza Kota Harapan Indah Bekasi. Perusahaan tersebut bergerak dibidang property development dibawah naungan Kawan Lama Group dengan Presiden direkturnya adalah Bapak Prabowo Krisnadi. Struktur organisasi PT Tiga Dua Delapan terdiri dari empat departemen Program Studi Arsitektur - Universitas Mercu Buana 12
antara lain Departemen Finance, Bussines Development (BD), Departemen Design, dan Departemen Project dengan total karyawan Gambar 2 Struktur Organisasi PT. Tiga Dua Delapan Sumber : Hasil Wawancara, 2017 Dalam praktik profesi tersebut, praktikan ditempatkan pada bagian departemen Design Development dibawah arahan manager yaitu Bp. Krisdianto Pambagyo. Keempat departemen tersebut saling berhubungan dibawah pimpinan direktur Bp. Hartanto Djasman. Adapun pihak yang selalu terkait dengan departemen Desain yaitu BD dan Project Develepment. Pada departemen Design Development terdiri dari dua tim yaiu tim Arsitek atau designer dan tim Estimator atau QS. Secara umum tugas tim Desain tidak merencanakan dan merancang suatu proyek dari nol, namun lebih kepada mengakomodasi kepentingan owner melalui konsep dasar toko, perizinan, review gambar rencana dan koordinasi dengan pihak-pihak internal dan eksternal Program Studi Arsitektur - Universitas Mercu Buana 13
dalam suatu proyek. Adapun Job Description pada tiap-tiap jabatan dan departemen PT. Tiga Dua Delapan adalah sebagai berikut : a. President Director President director memiliki tugas dan tanggung jawab untuk menjalankan visi, misi, dan seluruh aktivitas (koordinasi, integrasi, sinkronisasi, simplifikasi, pengaturan, dan pengawasan) yang ada di dalam perusahaan. Presiden director memiliki wewenang untuk menerapkan berbagai kebijakan perusahaan juga menerima hasil laporan perusahaan. Presiden direktur dalam hal ini adalah salah satu owner Kawan Lama Group. b. Sekretaris (Presdir) Adapun tugas dan tanggung jawab sekretaris antara lain membantu direksi sebagai pejabat penghubung (Liaison Officer) dalam komunikasi dengan Stake Holder, penyusunan laporan manajemen serta kegiatan yang berhubungan dengan kesekretariatan, pengelolaan kehumasan (Relation Officer), sistem manajemen informasi perusahaan dan penerapan manajemen resiko. c. Direktur Atau dalam istilah jamak disebut dengan Dewan Direktur adalah seseorang yang ditunjuk untuk memimpin Perseroan terbatas (PT) dalam hal ini PT. Tiga Dua Delapan. Adapun tugas dan kewengan presiden direktur antara lain, memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan, memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer), menyetujui anggaran tahunan perusahaan, menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan. d. Sekretaris (direktur) Secara umum tugas dan tanggung jawab sekretaris direktur hampir sama dengan sekretaris presdir yaitu sebagai penghubung (Liaison Officer) dalam komunikasi dengan Stake Holder, memfilter informasi dan sebagai sumber informasi bagi pimpinan dalam menjalankan tugas, fungsi dan tanggung jawabnya. Mengatur Program Studi Arsitektur - Universitas Mercu Buana 14
aktivitas perusahaan, mulai dari administrasi hingga human relations (HR), menjadi perantara pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan, dan sebagai mediator pimpinan dengan bawahan. e. Manajer Struktur organisasi PT Tiga Dua Delapan dalam jajaran manajerial terbagi atas empat departemen dengan masing-masing job desk yang berbeda meskipun pada dasarnya tugas dan tanggung jawab seorang manajer tidak jauh berbeda antara satu dengan yang lain. Perbedaannya hanya terletak pada hal yang ditangani pada tiap-tiap lini. Berikut adalah uraian tugas & kewajiban manajer antara lain: 1. Manajer Keuangan (Head of Finace) Manajer keuangan bekerja sama dengan manajer lain, bertugas merencanakan dan meramalkan beberapa aspek dalam perusahaan termasuk perencanaan umum keuangan perusahaan, manajer keuangan bertugas mengambil keputusan penting investasi dan berbagai pembiayaan serta semua hal yang terkait dengan keputusan tersebut, manajer keuangan bertugas dalam menjalankan dan mengoperasikan roda kehidupan perusahaan seefisien mungkin dengan menjalin kerja sama dengan manajer lainnya, manajer keuangan bertugas sebagai penghubung antara perusahaan dengan pasar keuangan sehingga bisa mendapatkan dana dan memperdagangkan surat berharga perusahaan. Sehingga dapat disimpulkan bahwa tugas utama manager keuangan berhubungan dengan keputusan investasi dan pembiayaan perusahaan yang berpengaruh terhadap laju pertumbuhan perusahaan. 2. Manajer BD (Head of Bussiness Development) Manajer BD bertanggung jawab dalam kegiatan pengembangan bisnis perusahaan, memiliki tugas utama dalam menganalisis, memilih, memutuskan dan mengawasi aktivitas perusahaan dalam sektor pengembangan bisnis perusahaan. mendukung dan memantau pelaksanaan peluang pertumbuhan, tetapi tidak termasuk dalam keputusan strategi dan implementasi. Prinsip dasar yang dianut business development pada saat membangun bisnis baru ini adalah dengan mengevaluasi potensi dan benefit dari bisnis tersebut. Agar hasil yang dicapai dapat optimal maka evaluasi yang Program Studi Arsitektur - Universitas Mercu Buana 15
dilakukan mencakup marketing, finance, knowledge management, dan customer service. 3. Manajer Desain (Head of Design Development) Manager perencanaan memiliki tugas dan tanggung jawab untuk memberi pengarahan dalam proses perencanaan, membuat rancangan organisasi dan pekerjaan. Selain itu manager perencanaan sebagai koordinator pihak-pihak terkait proyek tersebut seperti Owner, Konsultan, Kontraktor dan Pemda. Kemudian mengurus perizinan proyek dan monitoring progress proyek dilapangan. Mengkoordinir anggota tim, memprakarsai penyelenggaraan rapat tim tenaga ahli serta memantau seluruh hasil, proses pelaksanaan serta berusaha mengetahui persoalan yang menghambat/mengganggu proses pelaksanaan pekerjaan ini dan berusaha menyelesaikannya, menyusun laporan pendahuluan, termasuk Rencana Kerja, alokasi tenaga ahli, memeriksa gambar pra-rencana, DED, sketsa (free hands), disain dan perspektif bangunan, merumuskan prinsip-prinsip, ketentuan-ketentuan, kriteria-kriteria, statement serta membuat gambar-gambar rencana arsitektur. 4. Manajer Proyek (Project Manager Development) Project Manager bertindak sebagai pimpinan dalam suatu proyek dan memiliki peran penting dalam suatu proyek, karena kegagalan dan keberhasilan dari proyek tersebut di tentukan oleh project manager itu sendiri. Adapun tugas dan tanggung jawab project manager antara lain yaitu, berperan untuk mengintegrasikan beberapa kegiatan yang berbeda untuk mencapai tujuan tertentu. Selain itu mengambil keputusan yang menjadi wewenangnya, antara lain mengenai realokasi sumber daya, mengubah lingkup proyek, menyeimbangkan kriteria biaya, jadwal dan performansi. Manajer proyek juga mengambil input dari banyak sumber, mengolah dan menyampaikan informasi ke beberapa pihak dan memastikan bahwa semua orang yang punya peran dalam proyek mengetahui informasi mengenai kebijaksanaan, tujuan, anggaran, jadwal kebutuhan, dan perubahan yang ada dalam proyek sesuai peran yang dimiliki. Program Studi Arsitektur - Universitas Mercu Buana 16
a. Admin Keuangan (Finance Administration Staff) Staf admin keuangan memiliki tugas dan tanggung jawab untuk membantu manajer keuangan dalam merencanakan, dan melaksanakan, kegiatan sesuai dengan visi, misi, tujuan, dan rencana kerja departemen keuangan. Staf admin melakukan korespondensi dengan orang-orang penting baik dari lingkungan internal maupun eksternal perusahaan. b. Admin BD (BD Administration Staff) Staf admin BD memiliki tugas dan tanggung jawab untuk membantu Head of Business Development dalam merencanakan, dan melaksanakan, kegiatan sesuai dengan visi, misi, tujuan, dan rencana kerja departemen BD. Staf admin melakukan korespondensi dengan orang-orang penting baik dari lingkungan internal maupun eksternal perusahaan. Selain itu berhubungan dengan departemen legal terkait dengan luasan store dan berkas sewa retail, mengagendakan dan mengarsip surat masuk dan surat keluar. c. Admin Desain (Design Administration Staff) Staf admin desain memiliki tugas dan tanggung jawab untuk membantu Head of Design dalam merencanakan, dan melaksanakan, kegiatan sesuai dengan visi, misi, tujuan, dan rencana kerja departemen desain. Staf admin melakukan korespondensi dengan orang-orang penting baik dari lingkungan internal maupun eksternal perusahaan seperti kontraktor dan konsultan perihal dokumen proyek dan surat penawaran. d. Admin Proyek (Project Administration Staff) Staf admin proyek memiliki tugas dan tanggung jawab untuk membantu Head of Project dalam merencanakan, dan melaksanakan, kegiatan sesuai dengan visi, misi, tujuan, dan rencana kerja departemen desain. Staf admin melakukan korespondensi dengan orang-orang penting baik dari lingkungan internal maupun eksternal perusahaan seperti kontraktor dan konsultan perihal dokumen proyek dan surat penawaran. Program Studi Arsitektur - Universitas Mercu Buana 17
e. Staf Keuangan (Finance Staff) Staf keuangan memiliki tugas dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan administrasi keuangan perusahaan (jurnal entry sampai dengan arsip dokumen) untuk menjamin kelancaran, keakuratan dan ketertiban administrasi keuangan perusahaan. Tugas utama dari jabatan ini yaitu melakukan pengaturan, transaksi, membuat laopran keuangan perusahaan dalam hal ini PT Tiga Dua Delapan. Staf keuangan melakukan pengaturan keuangan perusahaan, melakukan penginputan semua transaksi keuangan ke dalam program, melakukan transaksi keuangan perusahaan dan pembayaran kepada supplier, serta berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal terkait dengan aktivitas keuangan perusahaan. f. Staf BD (Business Development Staff) Adapun tugas dan tanggung jawab Staff BD antara lain yaitu menyusun rancangan proyek secara kasar dan mengestimasi biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut, meramalkan manfaat yang akan diperoleh jika proyek tersebut dilaksanakan, baik manfaat langsung (manfaat ekonomis) maupun manfaat tidak langsung (fungsi sosial), menyusun analisis kelayakan proyek, baik secara ekonomis maupun finansial dan menganalisis dampak lingkungan yang mungkin terjadi apabila proyek tersebut dilaksanakan. g. Arsitek (Architect or Designer) Adapun tugas dan tanggung jawab Arsitek pada departemen design development antara lain Penghubung dengan profesional konstruksi tentang kelayakan proyek potensial, Perencanaan bangunan, dampak lingkungan dan anggaran proyek. Bekerja sama dengan tim profesional lain seperti insinyur bangunan, manajer konstruksi, surveyor kuantitas dan teknologi arsitektur. Menulis dan penyajian laporan, proposal, aplikasi dan kontrak. Memilih material yang akan digunakan dan menetapkan persyaratan untuk proyek. Beradaptasi rencana sesuai dengan keadaan dan menyelesaikan setiap masalah yang mungkin timbul selama konstruksi. Memastikan proyek ini berjalan sesuai jadwal dan anggaran. Program Studi Arsitektur - Universitas Mercu Buana 18
h. Estimator (Quantity Surveyor / Owner Estimator) Estimator bertanggung jawab atas kegiatan penghitungan / calculation / estimasi drawing dan spec dari klien maupun bagian lainnya atas kebutuhan material, jenis, berat dan harga untuk keperluan biding (tender) atau quotation (penawaran) termasuk scope of work and break down price. Adapun tugas estimator antara lain Menerima dokumen/drawing/spec dari atasan, klien atau bagian lain serta melakukan penghitungan / calculation kebutuhan jumlah, spec dan harga material, scope of work, subkontraktor, man hours untuk keperluan biding (tender) pada Divisi Konstruksi maupun divisi Fabrikasi. Membuat surat penawaran (quotation) dan membantu menyiapkan dokumen-dokumen (proposal) untuk keperluan tender, quotation pada divisi konstruksi maupun divisi fabrikasi. Menjalin hubungan/jaringan kerja kepada supplier/took/pabrik untuk informasi harga. Apabila diperlukan menghadiri rapat klarifikasi / rapat tender. Mempelajari administration bidding instruction serta membuat surat penawaran tender dan membantu penyusunan dukumen tender. i. Site Manager Site Manager merupakan penanggung jawab bidang perencanaan teknis dan pengendalian operasionalnya. Adapun tugas dan tanggung jawab site manager antara lain membuat perencanaan kegiatan operasional pelaksanaan proyek, merencanakan metoda kerja / sistem pelaksanaan bersama dengan Engineering, bagian Mechanical Electrical dan Nominaterd Sub Contactor (NSC), memimpin / mengarahkan secara langsung para Subkontraktor, Mandor dan Pelaksana proyek untuk memenuhi persyaratan biaya, mutu, waktu, dan safety yang telah disepakati, melaksanakan kegiatan operasional pelaksanaan proyek dan mengontrol pelaksanaan operasional pelaksanaan proyek j. Junior Arsitek Tugas dan tanggung jawab Junior Architect dalam perencanaan proyek Living Plaza KHI antara lain membantu pekerjaan Arsitek dalam hal ini Arsitek juga sebagai Manager perencanaan sehingga sebagian pekerjaan yang berkaitan dengan review gambar dan revisi gambar kerja struktur untuk penyesuaian dilapangan dikerjakan oleh Junior Architect. Program Studi Arsitektur - Universitas Mercu Buana 19
2.3 Struktur Organisasi Design Development Tim Design Development pada proyek Living Plaza Kota Harapan Indah Bekasi terdiri dari lima orang dalam satu tim yang dipimpin oleh Bp. Krisdianto sebagai Manager sekaligus Arsiteknya. Skala proyek Living Plaza tersebut tidak terlampau besar dengan luas total sekitar 18.000 m 2 yang masuk dalam kategori grade B untuk tipe Living Plaza. Sehingga jumlah tim dalam perencanaan tersebut cukup dengan lima orang saja. Adapun struktur organisasi tim perencanaan Living Plaza Kota Harapan Indah Bekasi pada departemen Design Development adalah sebagai berikut: Keterangan : Posisi praktikan dalam praktik profesi Gambar 3. Struktur Oranisasi Departemen Design Development LP KHI Sumber : Hasil Wawancara, 2017 Adapun Job Description pada masing-masing anggota tim perencanaan pada proyek Living Plaza KHI antara lain sebagai berikut : a. Manager Perencanaan (Manager of Design) Manager perencanaan memiliki tugas dan tanggung jawab untuk memberi pengarahan dalam proses perencanaan, membuat rancangan organisasi dan pekerjaan. Selain itu manager perencanaan sebagai koordinator pihak-pihak terkait Program Studi Arsitektur - Universitas Mercu Buana 20
proyek tersebut seperti Owner, Konsultan, Kontraktor dan Pemda. Kemudian mengurus perizinan proyek dan monitoring progress proyek dilapangan. b. Arsitek Arsitek memiliki tugas dan tanggung jawab dalam perencanaan proyek Living Plaza KHI antara lain meracang konsep dasar Living Plaza berdasarkan Standar Living Plaza dan permintaan Owner serta realisasi luasan hasil analisa Bussiness Development, Review gambar pra-rencana, gambar rencana dan DED dari tiap-tiap konsultan, koordinasi dengan pihak konsultan dan kontraktor. c. Junior Architect Tugas dan tanggung jawab Junior Architect dalam perencanaan proyek Living Plaza KHI antara lain membantu pekerjaan Arsitek dalam hal ini Arsitek juga sebagai Manager perencanaan sehingga sebagian pekerjaan yang berkaitan dengan review gambar dan revisi gambar kerja struktur untuk penyesuaian dilapangan dikerjakan oleh Junior Architect. d. Estimator / Quantity Surveor Dalam hal ini tugas dan tanggung jawab estimator dalam perencanaan proyek Living Plaza KHI antara lain menghitung budget Owner Estimate (OE) sebagai guideline dalam menentukan harga dan memilih konsultan QS. Seorang OE harus mampu menganalisa harga satuan pekerjaan, mencakup pengumpulan data satuan bahan, perhitungan kuantitas pekerjaan, koordinasi dengan konsultan QS dan kontraktor dalam pelelangan. e. Staf Administrasi (Admin) Administrasi memiliki tugas dan tanggung jawab menjaga dan mengupdate informasi administrasi mulai dari office supply, stationaries. Mempersiapkan arrangement meeting detail,, serta melakukan hal-hal seperti surat menyurat dengan kontraktor, penawaran dan pengajuan as built drawing. Program Studi Arsitektur - Universitas Mercu Buana 21