PROSEDUR MUTU PROSEDUR 04 AUDIT MUTU INTERNAL Revisi Tgl. Berlaku Kode Dokumen 06 15 Juli 2015 SCU/PM.04 1. TUJUAN Untuk verifikasi pelaksanaan dan efektifitas penerapan Sistem Manajemen Mutu. 2. RUANG LINGKUP Berlaku untuk seluruh divisi pada PT. Sigma Cipta Utama yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu dan dijalankan oleh seluruh organisasi. 3. DEFINISI Auditor yaitu petugas yang melakukan Audit Auditee yaitu bagian / personil yang diaudit 4. REFERENSI 2. ISO 9001 2008 Klausul 8.2.2 3. Manual Mutu PT. Sigma Cipta Utama 5. RINCIAN PROSEDUR 5.1 Kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) dilaksanakan kurang lebih setiap 6 (enam) bulan pada Bidang / Unit kerja mengenai prosedur dan elemen sistem mutu yang diterapkan di PT. Sigma Cipta Utama. 5.2 Ketua Tim AMI (Audit Mutu Internal) dengan menggunakan formulir Rencana Tahunan Audit Internal (F01/PM.04) menyusun rencana Tahunan Audit Mutu Internal dan disetujui oleh Section Head Legal & QHSSE. 5.3 Apabila ada bagian atau unit kerja dalam melaksanakan pekerjaannya sering / banyak menyimpang dari prosedur atau sering dikeluhkan oleh pelanggan, maka perlu dilakukan audit tambahan diluar rencana tahunan 5.4 Audit Internal tambahan bisa dilaksanakan diluar rencana tahunan apabila dipandang perlu untuk persiapan menghadapi Audit Eksternal. 5.5 Auditor Audit Mutu Internal adalah yang sudah pernah mengikuti pelatihan audit sistem mutu ISO 90012008 dan mendapat sertifikat. 5.6 Ketua Tim AMI mencatat nama para Auditor internal dalam formulir Daftar Auditor Internal (F03/PM.04) dan mengarsipkan salinan sertifikat pelatihannya. Edisi 1 Revisi 06 Halaman 1 dari 6
PROSEDUR MUTU PROSEDUR 04 AUDIT MUTU INTERNAL Revisi Tgl. Berlaku Kode Dokumen 06 15 Juli 2015 SCU/PM.04 5.7 Sesuai rencana tahunan Audit Internal, Audit Internal atau Auditor yang ditunjuk oleh Ketua Tim AMI dapat melaksanakan Internal Audit terhadap unit kerja tanpa Jadual Pelaksanaan Audit Mutu Internal (dilakukan audit secara mendadak ). 5.8 Ketua Tim AMI menyusun Jadual Audit dalam formulir Jadual Pelaksanaan Audit Internal (F02/PM.04) dan disetujui oleh Section Head Legal & QHSSE. 5.9 Setelah Jadual pelaksaan Audit Mutu Internal ditandatangi, Ketua Tim AMI menginformasikan/ mengirim jadual tersebut kepada para Auditor dan Auditee melalui Intranet. 5.10 Apabila Auditor atau Auditee berhalangan pada waktu pelaksanaan maka harus mengkonfirmasikan waktu pengganti pelaksaan audit kepada Ketua Tim AMI. 5.11 Auditor yang ditunjuk tidak boleh memiliki keterkaitan tanggung jawab dengan lingkup prosedur yang diauditnya. 5.12 Bilamana perlu, sebelum pelaksanaan Audit Internal, Ketua Tim AMI mengadakan rapat pembukaan Audit Internal yang dihadiri oleh Auditor dan Auditee. Rapat pembukaan dimaksudkan untuk menjelaskan target pelaksanaan Audit Internal. 5.13 Auditor memeriksa bukti-bukti penerapan sistem mutu yang dilakukan oleh Auditee. Bukti-bukti yang diperiksa harus cukup untuk dapat meyakinkan bahwa penerapan sistem mutu telah dijalankan dengan baik. 5.14 Pertanyaan dan bukti pemeriksaan Audit oleh Auditor ditulis pada Formulir Pertanyaan Audit (F04/PM.04). 5.15 Dari hasil pemeriksaan oleh Auditor diklasifikasikan sebagai berikut 5.15.1 Sesuai Bila penerapan sistem mutu oleh Auditee sudah sesuai sebagaimana yang ditentukan dalam dokumen sistem mutu, 5.15.2 Observasi Edisi 1 Revisi 06 Halaman 2 dari 6
PROSEDUR MUTU PROSEDUR 04 AUDIT MUTU INTERNAL Revisi Tgl. Berlaku Kode Dokumen 06 15 Juli 2015 SCU/PM.04 Bila diperlukan peningkatan atas penerapan sistem mutu yang sudah dilaksanakan oleh Auditee, 5.15.3 Tidak Sesuai Bila penerapan sistem mutu oleh Auditee belum/tidak sesuai (menyimpang) dengan prosedur atau ketentuan yang ada. 5.15.4 Tidak Check Bila sistem mutu tidak diterapkan oleh Auditee karena tidak sesuai dengan ruang lingkupnya, atau sistem mutu yang diterapkan tidak jadi diaudit atau tidak sempat diperiksa oleh Auditor karena keterbatasan waktu. 5.16 Auditor mencatat ketidaksesuaian dan observasi pada formulir Tindakan Perbaikan Hasil Audit (F05/PM.04) kemudian diserahkan kepada Ketua Tim AMI. 5.17 Auditee boleh menanyakan kepada Auditor langkah untuk perbaikan atau cara pencegahan agar tidak terulang ketidaksesuaian yang ditemukan, Auditor dapat memberikan usulan cara perbaikan dan pencegahannya. 5.18 Auditee menuliskan rencana tindakan perbaikan, mencantumkan nama dan tandatangan / paraf serta batas waktu perbaikannya pada formulir Tindakan perbaikan hasil audit. 5.19 Ketua Tim AMI memberitahukan hasil temuan dari auditor kepada auditee secara tertulis. 5.20 Auditee melakukan perbaikan ketidaksesuaian sampai jangka waktu yang telah dijanjikan / dicatat pada formulir Tindakan perbaikan hasil audit. 5.21 Apabila ketidaksesuaian tidak dapat segera diperbaiki karena berkaitan dengan kebijaksanaan perusahaan atau karena masalah eksternal, maka Auditee harus menginformasikan ketidaksesuai tersebut kepada Audit Mutu Internal untuk ditentukan cara penanganannya. 5.22 Ketua Tim AMI bertanggung jawab mengkonfirmasikan kepada para Auditor mengenai waktu untuk memverifikasi hasil perbaikan dengan menyerahkan kembali formulir Rencana Tindakan Perbaikan kepada Auditor yang bersangkutan. Edisi 1 Revisi 06 Halaman 3 dari 6
PROSEDUR MUTU PROSEDUR 04 AUDIT MUTU INTERNAL Revisi Tgl. Berlaku Kode Dokumen 06 15 Juli 2015 SCU/PM.04 5.23 Pemeriksaan hasil perbaikan dilakukan oleh Auditor semula, paling lambat satu minggu setelah tanggal perbaikan yang dijanjikan Auditee. Apabila Auditor semula berhalangan, maka dari Section Head Legal & QHSSE yang menggantikannya. 5.24 Hasil pemeriksaan perbaikan dicatat dalam formulir Rencana Tindakan Perbaikan pada kolom laporan verifikasi hasil perbaikan. Bila hasil perbaikan belum sesuai, Auditee dapat mengajukan perpanjangan waktu untuk perbaikan, dengan cara mencoret dan mengganti tanggal batas waktu yang dijanjikan, kemudian diparaf oleh Auditee. 5.25 Qualitu Assurance meregistrasi Observasi dan ketidaksesuaian setiap bidang / unit kerja, waktu yang dijanjikan untuk perbaikan dan tanggal verifikasi pada formulir Registrasi Audit Internal (F06/PM.04). 5.26 Ketua Tim AMI melaporkan semua hasil dari pelaksanaan Audit Mutu Internal secara tertulis kepada Section Head Legal & QHSSE dan MR. 5.27 MR mengagendakan hasil dari pelaksanaan Audit Internal untuk dibahas dalam Rapat Tinjauan Manajemen 5.28 MR melaporkan dan membahas hasil dari pelaksanaan Audit Mutu Internal kepada Manajemen Perusahaan pada Rapat Tinjauan Manajemen. 5.29 Dalam Rapat Tinjauan Manajemen tersebut dibahas temuan-temuan hasil audit, langkah tindaklanjut perbaikan dan pencegahan agar tidak terulang masalah yang sama. 5.30 Hasil pembahasan Audit Mutu Internal pada rapat tersebut dicatat dalam Minutes of Meeting LAMPIRAN a. Formulir Rencana Tahunan Audit Internal ( F01/PM.04 ) b. Formulir Jadual Pelaksanaan Audit Internal ( F02/PM.04 ) c. Formulir Daftar Auditor Internal ( F03/PM.04 ) Edisi 1 Revisi 06 Halaman 4 dari 6
PROSEDUR MUTU PROSEDUR 04 AUDIT MUTU INTERNAL Revisi Tgl. Berlaku Kode Dokumen 06 15 Juli 2015 SCU/PM.04 d. Formulir Pertanyaan Audit ( F04/PM.04 ) e. Formulir Tindakan Perbaikan Hasil Audit ( F05/PM.04 ) f. Formulir Registrasi Audit Internal ( F06/PM.04 ) Edisi 1 Revisi 06 Halaman 5 dari 6
PROSEDUR MUTU PROSEDUR 04 AUDIT MUTU INTERNAL Revisi Tgl. Berlaku Kode Dokumen 06 15 Juli 2015 SCU/PM.04 Manajemen Representative AUDITOR AUDITEE Menyusun Rencana Thn Audit Renc. Thn Audit & Jdwl Pelaks. Audit Renc. Thn Audit & Jdwl Pelaks. Audit Menyusun jdwl pelaks.audit Konfirmasi Ketersediaan waktu Mengaudit Konfirmasi Ketersediaan waktu Audit Komunikasi Renc.Thn & Jdwl Pelaks.Audit kpd Auditor & Auditee Menyusun Daftar Pertanyaan Audit Kegiatan Audit Monitoring Kegiatan Audit Internal Persiapan Audit Terima Laporan/ Ringkasan Audit Evaluasi hasil Perbaikan thd Hasil Audit Kegiatan Audit Mencari Penyebabnya Melaporkan Hasil Audit ke Rapat Tinjauan Rapat Manajemen Laporan Audit Kirim Lap.Audit ke MR Tindakan Perbaikan & Pencegahan yg dibutuhkan Kirim hasil ke MR Edisi 1 Revisi 06 Halaman 6 dari 6
PT. SIGMA CIPTA UTAMA Tahun RENCANA TAHUNAN AUDIT INTERNAL Formulir F01/PM.04/R0 No Bidang / Unit Kode Jan Peb Mar Apr Mei Juni Juli Agst Sep Okt Nop Des Dokumen 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Keterangan Rencana Realisasi dan perlu perbaikan Selesai BSD - Tangerang,... Management Representative ( )
PT. SIGMA CIPTA UTAMA Formulir F02/PM.04/R1 JADUAL PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL Kode No. Bidang / Unit Auditee Auditor Tanggal Jam Dokumen BSD Tangerang,... Section Head Legal&QHSSE ( )
PT. SIGMA CIPTA UTAMA Formulir F03/PM.04/R0 DAFTAR AUDITOR INTERNAL No. N A M A B I D A N G SERTIFIKAT 1 *) 1, 2, 2 *) 1, 2, 3 *) 1, 2, 4 *) 1, 2, 5 *) 1, 2, 6 *) 1, 2, 7 *) 1, 2, 8 *) 1, 2, 9 *) 1, 2, 10 *) 1, 2, 11 *) 1, 2, 12 *) 1, 2, 13 *) 1, 2, 14 *) 1, 2, 15 *) 1, 2, 16 *) 1, 2, 17 *) 1, 2, 18 *) 1, 2, 19 *) 1, 2, 20 *) 1, 2, 21 *) 1, 2, 22 *) 1, 2, 23 *) 1, 2, 24 *) 1, 2, 25 *) 1, 2, *) Keterangan 1. Up-grading System Manajemen Mutu ISO.90002008 2. Internal Quality Auditing ISO.9000 2008
PT. SIGMA CIPTA UTAMA Formulir F04/PM.04/R0 PERTANYAAN AUDIT Audit Mutu Internal ke Bidang / Unit No PERTANYAAN dan CATATAN HASIL PEMERIKSAAN / JAWABAN HASIL KETERANGAN Catatan 1. Isikan pada kolom Hasil, salah satu yang berikut SS Sesuai Obs Observasi TS Tidak Sesuai TC Tidak Check 2. Pada kolom Keterangan dapat diisi nomor Laporan Temuan Audit Mutu Tangerang Selatan, Auditor,
PT. SIGMA CIPTA UTAMA TINDAKAN PERBAIKAN HASIL AUDIT Formulir F05/PM.04/R0 Audit Internal ke No. Laporan Nama dan jabatan Auditee Tanggal Audit Bidang / Unit Nama Auditor Klasifikasi Observasi Tidak Sesuai Ketidaksesuaian Rencana Tindakan Perbaikan Auditee Batas waktu perbaikan Tanda tangan Tanggal Verifikasi hasil perbaikan Auditor Verifikasi Tanda tangan Tanggal
PT. SIGMA CIPTA UTAMA Formulir F06/PM.04/R0 BIDANG REGISTRASI AUDIT INTERNAL Audit Tanggal No. Laporan Tanggal Selesai Tanggal Auditor Klasifikasi Uraian Ringkas Hasil Audit Rencana Tindakan Perbaikan ke Audit Temuan Audit Perbaikan Verifikasi