Ygyakarta, 15-16 Juni 2012 PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI BERBASIS TOGAF ADM PADA DINAS PARIWISATA DAN KEBUDAYAAN KOTA YOGYAKARTA Arfive Gandhi 1, Angelina Prima Kurniati 2 1,2 Prgram Studi S1 Teknik Infrmatika, Fakultas Infrmatika, Institut Teknlgi Telkm Jalan Telekmunikasi 1, Terusan Buah Batu, Bandung 40257 Telp. (022) 7564108 ext. 2101, Faks. (022) 7562721 E-mail: 1 kasu2005@gmail.cm, 2 apk@ittelkm.ac.id ABSTRAKS Kta Ygyakarta mempunyai keunggulan ptensi pereknmian di bidang pariwisata dan kebudayaan dengan Dinas Pariwisata dan Kebudayaan (Disparbud) Kta Ygyakarta sebagai pengella aktivitas kepariwisataan dan kebudayaan secara umum. Dalam pelaksanaannya terdapat berbagai prses bisnis, baik yang bersifat utama maupun penunjang, yang dilakukan leh Disparbud Kta Ygyakarta. Perkembangan teknlgi infrmasi dan kmunikasi ikut mempengaruhi Disparbud Kta Ygyakarta dalam mempergunakan sistem infrmasi serta mengimplementasikannya pada prses-prses bisnis tersebut. Diperlukan suatu perencanaan yang strategis dan terpadu dalam menerapkan sistem infrmasi di rganisasi ini agar dapat tercapai tujuan Disparbud Kta Ygyakarta serta pemanfaatan efisien. Framewrk yang dapat dipergunakan dalam menyusun perencanaan strategis sistem infrmasi di lingkungan rganisasi Disparbud Kta Ygyakarta adalah TOGAF (The Open Grup Architecture Framewrk) dengan fkus pada delapan kmpnen Architecture Develpment Methd (ADM) disertai artifak dari masing-masing kmpnen terkait perencanaan tersebut. Penggunaan TOGAF ADM ini mengacu pada visi-misi Disparbud Kta Ygyakarta, kndisi sistem dan teknlgi infrmasi terkini, alur prses bisnis knvensinal, dan priritas dalam pemilihan berbagai rencana pengembangan sistem infrmasi di Disparbud Kta Ygyakarta. Kata Kunci: TOGAF, ADM, Perencanaan strategis sistem infrmasi, Disparbud Kta Ygyakarta 1. PENDAHULUAN 1.1 Prfil Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kta Ygyakarta Pariwisata merupakan sektr andalan pereknmian Kta Ygyakarta dengan keunggulan terletak pada nilai kebudayaan Kesultanan Ngaygyakarta Hadiningrat. Dalam struktur pemerintahan Kta Ygyakarta, bidang kepariwisataan dan kebudayaan dikella leh Dinas Pariwisata dan Kebudayaan (Disparbud) Kta Ygyakarta melalui Perda Kta Ygyakarta nmr 10 tahun 2008. Secara umum, Disparbud Kta Ygyakarta bertanggung jawab atas pengellaan, pembinaan, dan juga memprmsikan ODTW (Objek dan Daya Tarik Wisata) dan pelaku usaha jasa wisata di Kta Ygyakarta. Disparbud Kta Ygyakarta mempunyai visi Terwujudnya Kta Ygyakarta sebagai kta tujuan wisata terkemuka yang bertumpu pada kekuatan dan keunggulan budaya lkal serta mampu memperkkh jati diri, memberikan manfaat yang psitif bagi masyarakat, serta dapat menjadi lkmtif pembangunan Kta Ygyakarta secara menyeluruh. Aktivitas berdasarkan tugas pkk Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kta Ygyakarta dapat dikategrikan menjadi bisnis utama dan bisnis penunjang. Bisnis utama adalah prses bisnis yang yang menjadi fkus ranah gerak utama Disparbud Kta Ygyakarta, yaitu: a. Prmsi bjek wisata leh Bidang Prmsi dan Kerja Sama Pariwisata serta Bidang Objek dan Daya Tarik Wisata. b. Pembinaan jasa dan usaha wisata leh Bidang Pembinaan dan Pengembangan Pariwisata. c. Pelestarian budaya leh Bidang Kebudayaan. Bisnis penunjang merupakan aktivitas yang diperlukan untuk menjaga pencapaian bisnis utama dengan fkus pengembangan internal rganisasi. Pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kta Ygyakarta bisnis penunjang menunjuk pada aspek kerumahtanggaan dinas, meliputi pengellaan keuangan, administrasi, pengarsipan, kepegawaian, dan kerumahtanggaan dinas. Kmpleksitas prses bisnis tersebut memerlukan bantuan teknlgi infrmasi dan sistem infrmasi. Agar dapat diterapkan sistem infrmasi dan teknlgi infrmasi yang tepat guna, efektif, dan efisien maka diperlukan perencanaan strategis. 1.2 Permasalahan Perkembangan TIK dalam rganisasi bisnis telah berkembang pesat, baik knsep teri maupun implementasinya dalam tata kella teknlgi infrmasi (IT gvernance). Hal tersebut juga memberikan tuntutan kepada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kta Ygyakarta sebagai bagian dari struktur pemerintahan agar bisa menerapkan sistem infrmasi sesuai kebutuhan aktivitas bisnis utama dan bisnis pendukungnya. Diperlukan adanya perencanaan strategis terhadap sistem infrmasi dengan mengacu pada faktr-faktr berikut : a. Perkembangan teknlgi dan ilmu pengetahuan b. Peraturan hukum yang berlaku, baik di lingkup kta, prvinsi, maupun nasinal
Ygyakarta, 15-16 Juni 2012 c. Visi, misi, dan target berjangka dinas d. Kndisi saat ini e. Pemilihan framewrk sebagai pendekatan lgis f. Aktivitas bisnis yang dijalankan g. Sumber daya, khususnya SDM yang ada Pada perkembangan saat ini, instansi kepemerintahan dituntut untuk aktif dalam mengimplementasikan teknlgi infrmasi dan sistem infrmasi, sehingga muncullah istilah e- gvernment, yaitu aktivitas kepemerintahan yang berbasis teknlgi. Melihat kebutuhan era saat ini dan faktr-faktr yang disebutkan sebelumnya, maka sistem infrmasi di Dinas Pariwisata dan Kebudayaan perlu membuat perencanaan strategis dengan mempergunakan suatu framewrk sebagai pendekatan lgis dan sistematis. Dalam penelitian ini dipergunakan TOGAF pada bagian ADM sebagai framewrk untuk membuat perencanaan strategis sistem infrmasi tersebut. 2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Perencanaan Strategis Sistem Infrmasi Sistem Infrmasi (SI) adalah cara sekumpulan rang dan rganisasi dalam memanfaatkan teknlgi, mengumpulkan, memprses, menyimpan, dan menyebarkan infrmasi (UK Academy f Infrmatin Systems). Sistem infrmasi mempunyai manfaat di beberapa aspek berikut : a. Mempercepat prses, peningkatan efisiensi b. Pencapaian standar mutu prses c. keputusan dan dkumentasinya d. Peningkatan fitur prduk e. Invasi dan peningkatan kualitas prduk d. Flw : menangkap pelimpahan tanggung jawab dan wewenang e. Participatin : menangkap luasnya keterlibatan dalam perencanaan strategis f. Cnsistency : menangkap frekuensi perencaan kegiatan maupun siklus sebaik frekuensi evaluasi/revisinya 2.2 Overview TOGAF TOGAF (The Open Grup Architecture Framewrk) memberikan metde detil bagaimana membangun, mengella, dan mengimplementasikan arsitektur enterprise dan sistem infrmasi yang disebut dengan Architecture Develpment Methd (Open Grup, 2009). TOGAF mempunyai karakter detail, fleksibel, pen surce, persepektif view menyeluruh, dan planning tl. TOGAF yang sudah dikembangkan sejak 1995 di DD USA (Departemen Pertahanan Amerika Serikat) terdiri atas kmpnenkmpnen berikut : a. Architecture Develpment Methd (ADM), merupakan metde yang bisa dipakai sebagai panduan untuk merencanakan, merancang, mengembangkan dan mengimplementasikan arsitektur sistem infrmasi untuk rganisasi (Yunis dan Surendr, 2008) b. Fundatin Architecture (Enterprise Cntinum), terdiri atas : Technical Reference Mdel, mdel dan klasifikasi dari platfrm layanan generik Standard Infrmatin Base, standar-standar dasar dari infrmasi Building Blck Infrmatin Base, blk-blk dasar infrmasi di masa datang c. Resurce Base (Business Requirements), berisi sumber infrmasi (guidelines, templates, checklists, backgrund infrmasi dan detil materi pendukung) Gambar 1. Benefit diagram sistem infrmasi Disparbud Kta Ygyakarta Perencanaan strategis SI (PSSI) adalah dkumen hidup yang dihasilkan dari prses penggambaran secara metdis terhadap kndisi masa depan yang diinginkan untuk sistem infrmasi berdasarkan visi yang diartikulasi leh bisnis (Macasi, 2009). PSSI mempunyai 6 dimensi berikut : a. Cmprehensiveness : menjadi lengkap dalam pembuatan keputusan strategis b. Frmalizatin : adanya struktur, teknik, prsedur, dan kebijakan sebagai panduan dalam prses perencanaan c. Fcus : keseimbangan rientasi kreativitas dan pengendalian yang melekat dengan struktur prses perencanaan strategis Gambar 2. Kmpnen penyusun TOGAF (Open Grup, 2007)
Ygyakarta, 15-16 Juni 2012 Belum ada aplikasi catatan persnalia, seperti kedisiplinan, reward and punishment. Padahal ini dapat menjadi analisis kuantitatif perfrmansi pegawai. Presensi masih manual karena kerusakan fingerprint sehingga memungkinkan titip absen dan kesalahan menulis waktu hadir. Gambar 3. Kmpnen ADM pada TOGAF (Open Grup, 2011) 3. SISTEM INFORMASI TERKINI PADA DISPARBUD KOTA YOGYAKARTA Berikut merupakan penerapan SI/TI pada aktivitas bisnis Disparbud Kta Ygyakarta: a. Prmsi bjek wisata Mempergunakan website sebagai media prmsi kepariwisataan Kta Ygyakarta Website hanya memakai Bahasa Indnesia dengan knten perlu di-update Membentuk TIC (Turism Infrmatin Center) sebagai stand pusat infrmasi kepariwisataan di Kta Ygyakarta dengan serang peratr yang mempergunakan database kepariwisataan dalam memberikan layanan infrmasi b. Pembinaan jasa dan usaha wisata Pembuatan database statistik layanan dan kategrisasi pelaku usaha jasa wisata. c. Pelestarian budaya Prmsi event-event dan cagar budaya di Kta Ygyakarta via website Sedangkan pada prses bisnis penunjang, penerapan SI/TI terletak pada : d. Keuangan Pengellaan keuangan mempergunakan aplikasi internet Belum ada aplikasi penggajian tmatis e. Administrasi Pembuatan surat dengan kmputer, namun penataan file belum rapi sehingga menyulitkan pencarian dan pengarsipan. Distribusi undangan masih manual, baik kepada internal dinas maupun eksternal f. Sumber daya manusia Pemanfaatan akun individu dalam sistem infrmasi belum maksimal 4. IMPLEMENTASI TOGAF ADM Berikut merupakan penerapan TOGAF ADM per tahapan pada kasus Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kta Ygyakarta : a. Architecture Visin Paparan mengenai rencana visi secara garis besar yang diharapkan. Arsitektur SI/TI dibagi ke dalam 2 jenis, yaitu jangka pendek dan jangka panjang serta dibuat dalam unit-unit sesuai kebutuhan dan dijalankan leh masingmasing bidang/sekretariat. b. Business Architecture Berisi paparan kndisi awal arsitektur bisnis dan rencana dirincikan pada beberapa pemdelan aplikasi berikut : Gambar 4. Sequence diagram rencana prses bisnis custmer care Gambar 5. BPMN prses bisnis untuk penanganan surat masuk
Ygyakarta, 15-16 Juni 2012 d. Technlgy Architecture Pemaparan mdel arsitektur teknlgi berupa jaringan sistem yang diilustrasikan berupa netwrk cmputing diagram pada gambar 10. Gambar 6. BPMN rencana prses bisnis untuk penanganan surat keluar c. Infrmatin System Architecture Berisi pemdelan relasinal antarentitas dalam sistem arsitektur data dan infrmasi berupa ER diagram pada gambar 7, 8, dan 9. Gambar 7. ER Diagram entitas utama kepariwisataan Pada Usaha Pariwisata (UP) dan ODTW dengan kewajiban TUDP dan kepengellaannya, dapat dikembangkan menjadi ER-diagram beratribut berikut : Gambar 10. Arsitektur teknlgi di Disparbud Kta Ygyakarta Arsitektur teknlgi dan sistem infrmasi yang dipakai di Disparbud KtaYgyakarta terdiri atas jalur jaringan telepn dan jaringan kmputer. Jaringan telepn mempergunakan sistem ekstensi dimana tersedia satu buah telepn di tiap ruangan. Sedangkan jaringan kmputer berpusat di sekretariat dengan penggunaan kabel LAN sebagai penghubung dan wireless satu buah dengan jangkauan ruang rapat hingga pelataran/ruang tamu. e. Opprtunities and Slutin Penggabungan spesifikasi-spesifikasi klm, dengan digambarkan pada cntext diagram di gambar 11. Sekretaris Karyawan verifikasi transaksi SI Keuangan Administratr reprt Gambar 8. ER Diagram rancangan database ODTW dan UJW Kta Ygyakarta Gambar 11. Cntext diagram aplikasi pencatat transaksi keuangan dinas Sedangkan fungsi bisnis penunjang digambarkan ER diagram berikut : Karyawan Sekretaris verifikasi Kebutuhan surat SI Persuratan Administratr surat masuk, surat keluar Gambar 9. ER-Diagram prses bisnis penunjang di internal dinas Gambar 12. Cntext diagram aplikasi persuratan f. Migratin Planning
Ygyakarta, 15-16 Juni 2012 Berisi studi kelayakan knversi prses bisnis terhadap sistem yang dibuat dalam rencana knversi prses bisnis ke SI/TI Tabel 1. Migratin table cnversin N Prses bisnis Rencana knversi ke SI/TI 1 Rekap surat masuk dan keluar Database rekap surat masuk dan keluar 2 Rekap database Dibuat dalam frmat ODTW dan UJW database Ms. Access 3 Presensi manual Presensi melalui fingerprint 4 Apel pagi Tidak bisa diknversi 5 Rekap arus dana masuk dan keluar Dibuat dalam frmat database Ms. Access Lanjutan Tabel 1. Migratin table cnversin N Prses bisnis Rencana knversi ke SI/TI 6 Prmsi ODTW Menjadi knten Kta Ygyakarta multimedia website 7 Rekap statistik dan lapran kegiatan Dibuat repsitry 8 Sharing dengan Tidak bisa diknversi pelaku UJW dan ODTW g. Implementatin Gvernance Berisi rekmendasi tata kella TI yang serupa rincian pada tabel berikut : Priritas Tinggi (target <=6 bulan) Menengah ( target ½ s.d. 1 tahun) Tabel 2. Perencanaan Impelementasi SI/TI di Disparbud Kta Ygyakarta Prses bisnis Rencana pembuatan/pengembangan Pengella Pelapran keuangan Pendataan ODTW dan JUW Cunsumer Care SMS Gateway dan mailing list Prmsi website via Repsitry Persuratan Pembuatan perpustakaan dan repsitry berkas Penataan brsur Membuat aplikasi database transaksi keuangan berupa internet applicatin. Transaksi dapat dilakukan leh tiap pegawai via intranet dengan verifikasi leh Kasubbag Keuangan per pekan. Rekap pengeluaran kemudian akan ditata untuk di-email-kan ke BPK Kta DIY. Membuat aplikasi database ODTW dan UJW yang dapat diakses melalui internet applicatin. Pengisian dilakukan dengan memanfaatkan data yang sudah ada kemudian disalin ke aplikasi tersebut. Struktur entitas dibuat berdasar ER Diagram pada gambar 7, 8, 9. Update knten dilakukan tiap Mei dan Nvember. Membuat mekanisme penanganan keluhan wisatawan terhadap ODTW maupun pelayanannya. Mekanisme/SOP-nya dapat mengadpsi pla CHS di Bandara Ahmad Yani, Kta Semarang. Wisatawan cukup sms ke nmr CC kemudian leh admin akan di-frward ke pimpinan ODTW/JUW terkait, bila telah dilakukan penanggapan maka pihak terkiat memberikan lapran kepada admin maksimal 3 hari pasca wisatawan memberikan keluhan, bila lebih dari 3 hari maka akan dilakukan fllw up lebih lanjut Membuat SMS Gateway antar entitas untuk mengkrdinasikan relasi antara bagian di Disparbud Kta YK dengan ODTW dan JUW. Pengiriman suatu file maupun berita dan undangan dilakukan melalui milis yang disertai ntificatin berupa SMS ke pihak terkait. Knten perlu di-update sesuai kndisi dan event terkini. Pembagian tugas dilakukan secara jelas, misalnya PJ reprtase, PJ psting dll Membuat aplikasi rekap surat masuk dan keluar (beserta sftcpy) sehingga file tidak berceceran di HDD kmputer dinas. Pembuatan repsitry (berupa sftcpy) berisi segala berkas kepegawaian, berkas surat masuk dan keluar, berkas transaksi keuangan, berkas rekap survey, dan berkas media prmsi, serta kmpilasi segala dkumentasi (ft dan vide) event-event kepariwisataan di Kta Ygyakarta yang diakses melalui akun intranet. Pembuatan repsitry ini disertai beberapa kata kunci untuk memudahkan pencarian, yaitu tahun, kde berkas, dan bidang/seksi penyelenggara. Dilakukan secara manual dengan rekap data pada Ms. Office serta versi sftcpy dipublikasikan melalui website Keuangan Bagian P3 dan ODTW Bagian P3 dan ODTW Sb. Kepegawaian, Bg. Prmsi dan Kerja Sama, serta Bg. P3 Bagian Prmsi dan Kerja Sama Administrasi Seluruh bidang, dikrdinasikan leh Administrasi Data dan Pelapran Bagian Prmsi dan Kerja Sama
Ygyakarta, 15-16 Juni 2012 h. Architecture Change Management Manajemen perubahan arsitektur terdiri dari inisiasi aplikasi baru dan perbaikan aplikasi lama. Tabel 3. Klasifikasi Jenis Perubahan Prses Bisnis SI/TI N Perubahan prses bisnis SI/TI Jenis perubahan Priritas Panjang (target >1 tahun) Lanjutan Tabel 2. Perencanaan Impelementasi SI/TI di Disparbud Kta Ygyakarta Prses bisnis Rencana pembuatan/pengembangan Pengella Presensi via fingerprint e- prcurement fingerprint. Alternatif bila prcurement melalui pembelian maka berkisar dari Rp7.350.000,00 s.d. Rp 21.315.000,00 (Perwal Ygyakarta 77 Tahun 2010 tentang standarisasi harga barang dan jasa pada pemerintahan Kta Ygyakarta) sehingga priritas jangka panjang dan semestara masih bisa dilakukan dengan presensi manual. Aplikasi pengadaan barang/jasa melalui aplikasi yang bisa diakses melalui internet dengan mengedepankan efisiensi kertas dan efektivitas waktu. Kepegawaian Keuangan 1 Aplikasi SI persuratan berisi database rekap surat masuk dan keluar 2 Rekap database ODTW dan UJW dalam frmat Ms. Access 3 Presensi presensi melalui fingerprint 4 Aplikasi rekap arus dana masuk dan keluar 5 Prmsi ODTW Kta Ygyakarta sebagai knten multimedia pada website 6 Pembuatan repsitry berisi rekap lapran statistik dan kegiatan Inisiasi baru Inisiasi 5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan Perencanaan sistem infrmasi melalui framewrk TOGAF ADM pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan mampu mengakmdasi kebutuhan bisnis dengan mempertimbangkan faktr tuntutan perkembangan zaman, visi dan misi, serta sumber daya tersedia. Framewrk TOGAF ADM fkus pada keselarasan prses bisnis knvensinal dengan implementasi melalui teknlgi. 5.2 Saran Perlunya dkumentasi mengenai sistem infrmasi yang disusun rapi sebagai pedman atau SOP (Standard Operatinal Prcedure). Perencanaan sistem infrmasi dalam suatu rganisasi diikuti dengan prses audit sistem infrmasi agar dapat dilakukan evaluasi mengenai pemenuhan target dan pengukuran kualitas sistem infrmasi yang dibangun. Perlu dilakukan kajian awal mengenai kelayakan dan kesesuaian framewrk yang akan dipergunakan dalam melakukan perencanaan strategis sistem infrmasi. PUSTAKA Lauri Elranta L,. Kalli E., Terh I. (2006). A Ntatin Evaluatin f BPMN and UML Activity Diagrams. Special Curse in Infrmatin Systems Integratin. Federal Architecture Wrk Grup. (2001). A Practical Guide t Federal Architecture. Chief Infrmatin Officer Cuncil : Springfield IT Gvernance Institute. (2007). Overview f IT Gvernance and the COBIT Framewrk. ITGI. Laundn, K. C. (2002). Management Infrmatin Systems, 7th editin. Prentice Hall Macasi, J. (2009). Open Practitiner Ntes : Infrmatin Systems Strategic Planning Basics. Onecitizen. Mutyarini, K. (2006). Arsitektur Sistem Infrmasi untuk Institutsi Perguruan Tinggi di Indnesia. Knferensi Nasinal Teknlgi Infrmasi & Kmunikasi untuk Indnesia. The Open Grup. (2011). TOGAF Versin 9 Enterprise Editin. Sample Catalgs, Matrices, and Diagrams. Diakses pada 30 Januari 2012 dari http://www.pengrup.rg/bkstre/catalg/i093.htm The Open Grup. (2009). TOGAF Versin 9 Enterprise Editin. Mdule 7 TOGAF Cntent Metamdel. Diakses pada 31 Januari 2012 dari http://www.pengrup.rg/bkstre/catalg/i09 3.htm Pusat Ilmu Kmputer. (2008). TOGAF 8.1 fr IT Planning. Depk Setiawan, E.B. (2009). Pemilihan EA Framewrk. Seminar Nasinal Aplikasi Teknlgi Infrmasi 2009 Universitas Islam Indnesia. Yunis R., Surendr K. (2009). Perancangan Mdel Enterprise Architecture dengan TOGAF Architecture Develpment Methd. Seminar Nasinal Aplikasi Teknlgi Infrmasi 2009 Universitas Islam Indnesia.