32 BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT 3.1 Riwayat Laboratorium Sistem Informasi Laboratorium Sistem Informasi (Lab Sisfo) merupakan unit penunjang perkuliahan yang mempunyai tugas memberikan layanan asistensi lab yang diperlukan mahasiswa untuk menunjang keberhasilan kegiatan perkuliahan. Lab Sisfo berdiri pada awal tahun 2005 dan bergabung dengan Unit Pelayanan Teknis (UPT) Akuntansi dimana Lab Sisfo berada di bawah Jurusan Sistem Informasi. Lab Sisfo berdiri sendiri pada bulan September 2005 dan tetap berada di bawah Jurusan Sistem Informasi yang dikepalai oleh Kepala Asisten Laboratorium Sistem Informasi (Ka. Lab Sisfo). Pada periode ganjil 2006/2007 Lab Sisfo mempunyai 50 orang asisten yang akan mengasistensi mahasiswa dalam mempraktekkan dan mengembangkan semua pengetahuan mengenai perancangan sistem informasi yang diperoleh secara teori di dalam kuliah, sehingga pengetahuan mahasiswa diharapkan semakin bertambah baik secara teori maupun praktek. 1. Peranan Kegiatan Laboratorium Sistem Informasi Peranan kegiatan Lab Sisfo adalah: Memberikan gambaran kepada mahasiswa mengenai penggunaan teori-teori perancangan sistem yang dipelajari dalam kegiatan lingkungan pekerjaan.
33 Meningkatkan pemahaman teori-teori yang dipelajari mahasiswa dalam kegiatan perkuliahan. Meningkatkan kompetensi mahasiswa dalam menggunakan tools (aplikasi pendukung) pada kegiatan perancangan sistem. Mengasah daya pikir (analytical thinking) mahasiswa dalam perancangan sistem dengan cara mengerjakan studi kasus. 2. Tujuan Laboratorium Sistem Informasi Lab Sisfo merupakan suatu wadah yang disediakan Universitas Bina Nusantara untuk mendukung kegiatan praktikum. Tidak bisa dipungkiri bahwa keterbatasan waktu dalam proses belajar-mengajar di praktikum terkadang menjadi hambatan bagi mahasiswa dalam memahami materi secara mendalam. Keterbatasan materi dan soal yang didapatkan mahasiswa dikelas tentu saja akan merugikan mahasiswa yang masih haus akan pengetahuan. Kegiatan utama Lab Sisfo adalah untuk menciptakan proses pembelajaran yang mampu memberikan manfaat untuk meningkatkan pemahaman terhadap materi perkuliahan. 3. Sasaran Laboratorium Sistem Informasi Lab Sisfo memiliki sasaran yang ingin dicapai dengan memberikan layanan asisten Lab bagi mahasiswa untuk mencapai tujuan pembelajaran di Universitas Bina Nusantara, dengan menyesuaikan materi pengajaran terhadap kurikulum seperti yang sudah ditetapkan, dan didukung oleh asisten lab yang berkompeten dibidangnya, dan memberikan layanan administratif yang memperhatikan customer satisfaction.
34 3.2 Struktur Organisasi 3.2.1 Struktur Organisasi Laboratorium Sistem Organisasi Ka.Lab SISFO Sekretariat KMK KBI Teaching Coordinator R n D Coordinator Assistant Coordinators Assistant Part Time IS/IT Development Research Assistant Gambar 3.1. Struktur Organisasi Laboratorium Sistem Informasi, Sumber, Ka. Lab Sisfo, 2006 Gambar 3.1 merupakan struktur organisasi Lab Sisfo yang dipimpin oleh Ka. Lab Sisfo. 3.2.2 Tugas dan Wewenang Ka. Lab Sisfo Ka. Lab Sisfo memiliki wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut. o Wewenang - Mengusulkan kepada ketua jurusan (kajur) tentang perubahan mata kuliah dan materi kuliah/praktikum yang dianggap telah kadaluarsa. - Memberikan masukan kepada ketua jurusan tentang perubahan kurikulum jurusan yang berhubungan dengan mata kuliah praktikum.
35 o Tanggung Jawab - Bertangung jawab terhadap terlaksana dan tercapainya pengembangan bidang ilmu yang diasuh sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. - Bertanggung jawab terhadap terlaksana dan tercapainya kegiatan pelaksanaan praktikum dengan baik. - Bertanggung jawab terhadap terlaksana dan tercapainya Indikator Kinerja Lab yang ditetapkan. - Bertanggung jawab terhadap terlaksana dan tercapainya pembinaan asisten secara baik. Sekretariat Sekretariat dibagi menjadi dua bagian, yaitu koord. sekretariat dan staff sekretariat yang mempunyai tugas dan wewenang yang berbeda. Tugas dan wewenang tersebut yaitu: o Koord. Sekretariat - Menyusun jadwal asisten sebelum praktikum dimulai. - Monitoring pelaksanaan praktikum per-hari dan berkoordinasi dengan Teaching Coordinator. - Membuat rekap nilai praktikum, kehadiran mahasiswa, laporan mahasiswa yang tidak layak mengikuti ujian dengan berkoordinasi dengan koordinator praktikum. - Penyebaran kuisioner evaluasi asisten (IKAA). - Membuat laporan IKAA, ketepatan penyerahan nilai, penyerahan soal dan pelaksanaan praktikum.
36 - Menjamin ketersediaan sarana dan prasarana untuk rapat, pelatihan dan briefing. - Memastikan kelengkapan perlengkapan praktikum (materi praktikum, absensi dan lembar jawaban) dan dokumentasi formulir yang digunakan. - Memproses transaksi honor asisten dan honor koreksi ujian. - Menyiapkan laporan untuk Yudisiun Nilai. o Staff Sekretariat - Memasukkan data kehadiran mahasiswa dan asisten per-hari. - Memastikan ketersediaan asisten di tiap kelas. - Mencetak rekap kehadiran asisten dan mahasiswa per-bulan. - Memasukkan evaluasi asisten. - Memasukkan nilai mahasiswa. - Mencetak ketidaklayakan mahasiswa untuk mengikuti ujian. - Menyiapkan form kuisioner evaluasi asisten (IKAA). - Menyiapkan laporan penyerahan nilai dan soal. - Menyiapkan ketersediaan sarana dan prasarana untuk rapat, pelatihan, dan briefing. - Menyiapkan kelengkapan perlengkapan praktikum (materi praktikum, absensi dan lembar jawaban) dan dokumentasi formulir yang digunakan. - Mengarsip dokumen yang berhubungan dengan Lab Sisfo.
37 Teaching Coordinator - Melakukan penerimaan asisten, berkoordinasi dengan kepala Lab Sisfo dan Jurusan. - Koordinasi dengan KMK, R n D Coordinator dan Assistant Coordinator untuk pengembangan materi praktikum. - Menjamin pelaksanaan dan persiapan praktikum. - Melaksanakan pelatihan dan pembinaan untuk Assistant Coordinator. - Menjamin pelaksanaan ujian praktikum. - Evaluasi hasil praktikum berkoordinasi dengan Assistant Coordinator. - Membuat laporan dan rekap EJA (Evaluasi Jasa Asisten). - Melakukan kegiatan operasional seperti pembuatan buku panduan praktikum untuk asisten dan mahasiswa serta pembuatan Kalender Akademik. - Membuat laporan semesteran praktikum. Assistant Coordinators - Melakukan pelatihan dan pembinaan untuk asisten, berkoordinasi dengan Teaching Coordinator. - Koordinasi dengan KMK, Dosen, dan Teaching Coordinator dalam membuat SAP, materi praktikum, soal-soal praktikum dan soal-soal ujian beserta jawabannya. - Monitoring pelaksanaan praktikum seperti ketersediaan dan kehadiran asisten. - Monitoring kegiatan administrasi seperti pengumpulan nilai, LAA, dan IKAA.
38 - Memonitoring laporan kehadiran asisten dan mahasiswa. - Melayani konsultasi mahasiswa yang berhubungan dengan materi praktikum. Assistant Part Time - Melakukan kegiatan belajar mengajar khususnya di Praktikum Lab Sisfo. - Memberikan layanan konsultasi untuk mahasiswa yang berhubungan dengan materi praktikum. - Membuat Laporan Aktivitas Asisten. - Mengkoreksi berkas mahasiswa dan melakukan penilaian. - Mengembangkan skills. - Membantu koordinator praktikum dalam kegiatan praktikum Lab Sisfo. - Monitoring kehadiran mahasiswa di praktikum. R n D Coordinator - Koordinasi dengan KBI dalam melakukan kegiatan penelitian dan pengembangan di Jurusan. - Pengembangan materi praktikum berkoordinasi dengan Teaching Coordinator. - Memberikan bimbingan dan pembinaan kepada asisten di dalam melakukan research (join project dengan dosen research, LAB research, etc). - Melakukan pengembangan penelitian, project/product dan case study. - Melakukan kerjasama dengan dunia industri. - Mengembangkan jaringan dan aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan oleh Lab Sisfo.
39 - Menyiapkan peserta yang akan mengikuti lomba. - Membuat laporan kegiatan R n D Section. IS/IT Development - Melakukan kegiatan pengembangan aplikasi-aplikasi di Lab Sisfo. - Menganalisa, merancang, implementasi, mengembangkan dan maintenance sistem aplikasi Lab Sisfo. - Back up data. - Mempelajari software-software yang akan digunakan di Lab Sisfo. - Membuat panduan penggunaan aplikasi Lab Sisfo. - Memberikan pelatihan yang berhubungan dengan software atau aplikasi yang digunakan dalam Lab Sisfo. - Membantu R n D Coordinator dalam pengembangan project/product dan case study. Research Assistant - Membantu R n D Coordinator dalam kegiatan penelitian dan pengembangan di Jurusan. - Melakukan pengembangan penelitian, project/product dan case study sesuai dengan program kerja. - Melayani konsultasi mahasiswa yang berhubungan dengan penelitian atau SRG.
40 3.3 Prosedur yang Berjalan (Rich Picture) Contoh soal Soal latihan Pertanyaan asisten Jawab latihan Jawaban proyek mahasiswa Soal proyek Id + Password kode matakuliah LAA rangkap 2 Pemakaian software LAA rangkap 1 sistem koordinator dosen Gambar 3.2. Rich Picture Sistem Yang Berjalan Pada pelaksanaan praktikum yang dilaksanakan di kelas, terdapat 2 orang asisten yang akan membimbing dan melatih mahasiswa. Asisten tidak mengajarkan konsep atau teori pada waktu pelaksanaan praktikum, asisten hanya meningkatkan pemahaman teori-teori yang dipelajari mahasiswa dalam kegiatan perkuliahan, memberikan gambaran kepada mahasiswa mengenai penggunaan teori-teori perancangan sistem yang dipelajari dalam kegiatan lingkungan kerja. Selain itu, mahasiswa juga akan mendapatkan proyek kecil, dimana proyek tersebut diambil dari proses bisnis yang mendekati sistem yang ada dalam sebuah perusahaan ataupun toko.
41 Mahasiswa akan mempelajari teknik-teknik perancangan sistem, penggunaan tools dalam perancangan sistem, mempelajari dan menyelesaikan studi kasus, diskusi interaktif dalam bentuk tim maupun individu, dan bentukbentuk latihan lain yang akan meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam perancangan sistem. Komunikasi antara asisten dan mahasiswa hanya terjalin pada saat asisten mengasistensi kelas yang bersangkutan. Setiap kegiatan yang dilakukan oleh asisten pada saat pelaksanaan praktikum akan dilaporkan kepada dosen yang bersangkutan dalam bentuk Laporan Aktivitas Asisten (LAA). Dengan adanya LAA dosen dan asisten dapat mengkomunikasikan kondisi kelas yang diajar oleh dosen yang bersangkutan dan asisten yang mengasistensi. Dosen dan asisten dapat menyamakan persepsi pada saat penyerahan LAA maupun diluar waktu penyerahan LAA. Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan, dapat diketahui bahwa Lab Sisfo melakukan knowledge sharing antara asisten dengan asisten, maupun antara asisten dengan mahasiswa. Knowledge sharing antara asisten dan mahasiswa terjadi pada saat praktikum, dimana asisten mengasistensi materi praktikum dengan cara membagikan knowledge yang dimiliki oleh asisten kepada mahasiswa. Knowledge sharing juga terjadi antara asisten dengan asisten pada saat training asisten. Training dilakukan agar asisten junior (baru) mendapatkan knowledge dari asisten senior (lama) dimana knowledge yang diberikan saat training merupakan modal untuk pengembangan diri asisten junior di kemudian hari. Sistem knowledge sharing pada Lab Sisfo menggunakan pendekatan socialization dan externalization. Pendekatan socialization dilakukan dengan
42 melalui pelatihan, dan sosialisasi dengan sesama asisten. Pendekatan externalization dilakukan dengan menerima informasi dan data yang diberikan oleh media cetak seperti buku, media elektronik seperti melalui internet, serta menerima informasi dan data dari orang lain. Lab Sisfo belum memiliki knowledge management (KM) dimana tidak terdapat pendokumentasian knowledge. 3.4 Strategi Lab Sisfo Dalam menjalankan proses bisnisnya, Lab Sisfo memiliki beberapa strategi, antara lain: a. Mengadakan pelatihan kepada seluruh asisten tentang cara penyampaian materi dan materi yang akan dijadikan bahan untuk membimbing mahasiswa, serta pelatihan tentang software yang digunakan. b. Meningkatkan komunikasi antar asisten dalam Lab Sisfo melalui rapat kerja (raker), diskusi-diskusi dalam penyelesaian soal kasus, dan melalui rapat evaluasi setiap pertengahan semester. c. Memberikan kuesioner kepada mahasiswa untuk memberikan penilaian terhadap kinerja asisten di dalam kelas. d. Mengadakan pertemuan setiap awal semester antara asisten dan dosen untuk menyamakan konsep materi. e. Meningkatkan pemahaman mahasiswa tentang analisa dan perancangan suatu sistem informasi. 3.5 Knowledge Goals Dengan adanya beberapa strategi Lab Sisfo yang dijelaskan pada sub-bab 3.4 strategi Lab Sisfo, maka diharapkan akan dicapai beberapa tujuan, baik secara normative, strategic, maupun operational seperti yang dijelaskan sebagai berikut:
43 3.5.1 Normative a. Menciptakan budaya self-learning kepada asisten agar setiap asisten mampu mengembangkan pengetahuan serta keterampilan individu dapat ditingkatkan. b. Menciptakan suatu keadaan di dalam Lab Sisfo agar asisten dapat dengan lebih mudah menyampaikan ide sehingga kreatifitas dapat ditingkatkan. c. Membudayakan sharing-knowledge untuk meningkatkan komunikasi. d. Memberikan panduan tata tertib Lab Sisfo dan tata tertib pelaksanaan praktikum. 3.5.2 Strategic a. Meningkatkan kemampuan asisten. b. Menjadikan knowledge sebagai alat untuk meningkatkan kinerja para asisten. c. Membuat suatu sistem pendokumentasian yang baik, yang dapat digunakan untuk mengoptimalkan kinerja. 3.5.3 Operational a. Melakukan pengontrolan terhadap pelaksanaan hasil rapat agar lebih terstruktur. b. Melakukan penyimpanan terhadap hasil kinerja agar dapat terkendali dengan baik. Untuk lebih jelasnya, pada tabel 3.1 berikut ini akan dijelaskan bagaimana knowledge goals dapat tercapai berdasarkan strategi yang ada.
44 Strategi Lab Sisfo Mengadakan pelatihan kepada seluruh asisten tentang cara penyampaian materi dan materi yang akan dijadikan bahan untuk membimbing mahasiswa, serta pelatihan tentang software yang digunakan. Meningkatkan komunikasi antar asisten dalam Lab Sisfo melalui rapat kerja (raker), diskusi-diskusi dalam penyelesaian soal kasus, dan melalui rapat evaluasi setiap pertengahan semester. Memberikan kuesioner kepada mahasiswa untuk memberikan penilaian terhadap kinerja asisten di dalam kelas. Mengadakan pertemuan setiap awal semester antara asisten dan dosen untuk menyamakan konsep materi. Meningkatkan pemahaman mahasiswa tentang analisa dan perancangan suatu sistem informasi. Melaksanakan praktikum sesuai dengan tata tertib yang berlaku dalam melancarkan pelaksanaan praktikum. Knowledge Goals Normative a. Menciptakan budaya selflearning kepada asisten agar setiap asisten mampu mengembangkan pengetahuan serta keterampilan individu dapat ditingkatkan. b. Menciptakan suatu keadaan di dalam Lab Sisfo agar asisten dapat dengan lebih mudah menyampaikan ide sehingga kreatifitas dapat ditingkatkan. c. Membudayakan sharingknowledge untuk meningkatkan komunikasi. d. Memberikan panduan tata tertib Lab Sisfo dan tata tertib pelaksanaan praktikum. Strategic a. Meningkatkan kemampuan asisten. b. Menjadikan knowledge sebagai alat untuk meningkatkan kinerja para asisten. c. Membuat suatu sistem pendokumentasian yang baik yang dapat digunakan untuk mengoptimalkan kinerja. Operational a. Melakukan penyimpanan terhadap hasil rapat agar lebih terstruktur. b. Melakukan penyimpanan terhadap hasil kinerja agar dapat terkendali dengan baik. Tabel 3.1. Knowledge Goals
45 3.6 Knowledge Identification Untuk mencapai knowledge goals yang telah dijelaskan sebelumnya, maka perlu di-identifikasi-kan knowledge apa saja yang dimiliki oleh Lab Sisfo. Pada bagian ini akan di-identifikasi-kan pengetahuan yang dimiliki oleh Lab Sisfo dari sisi structural, functional, dan behaviour. 3.6.1 Structural Pelaksanaan praktikum dalam Lab Sisfo terdapat beberapa tata tertib yang harus dilaksanakan oleh mahasiswa maupun asisten yang mengasistensi pada semester berjalan. Lab Sisfo memberikan pedoman bagi asisten dan mahasiswa agar pelaksanaan praktikum dapat berjalan dengan semestinya. Adapun pedoman-pedoman tersebut mencakup nilai, tata tertib asisten, tata tertib Lab Sisfo, tata tertib ujian, indeks kinerja asisten, dan kriteria penilaian dedikasi asisten dan asisten award. Data dan informasi asisten seperti tugas dan wewenang, evaluasi kinerja, laporan aktivitas asisten (LAA), kehadiran asisten pada saat mengasistensi, kehadiran dalam rapat dan pelatihan. Melalui data dan informasi ini, asisten dan staff lainnya bisa dengan mudah mengetahui tugas dan wewenang masingmasing, dan Lab Sisfo akan lebih mudah dalam memberikan penilaian kepada setiap asisten, sehingga asisten bisa mendapatkan penghargaan berupa award dari Lab Sisfo atas kinerja mereka dalam durasi waktu tertentu. 3.6.2 Functional 1. Tacit Knowledge Lab Sisfo belum memiliki tempat penyimpanan ide dari setiap asisten yang memiliki usulan baru tentang sistem pengajaran di kelas. Dengan
46 adanya tempat penyimpanan, maka Lab Sisfo dapat mengetahui kelemahan di dalam sistem pengajarannya selama ini, sehingga Lab Sisfo dapat mengembangkan sistemnya menjadi lebih baik. Dengan adanya masukan terhadap sistem yang sedang berjalan. Setiap usulan yang diberikan oleh asisten tidak disimpan dengan baik, sehingga usulan-usulan tersebut akan hilang begitu saja. Usulan dan pemikiran asisten yang memiliki inovasi tetapi diluar tugas dan wewenangnya. Usulan dan inovasi tersebut seperti study tour ke perusahaan-perusahaan untuk menunjang pemahaman mahasiswa tentang proses bisnis yang ada di dalam perusahaan. Selama ini usulan tersebut hilang begitu saja karena tidak adanya media penyimpanan, selain itu usulanusulan tersebut tidak pernah ditindak-lanjuti. 2. Explicit Knowledge Dokumen hasil notulen rapat dapat berupa hasil keputusan, waktu rapat, tujuan rapat, dan tindak lanjut yang harus diambil. Notulen rapat yang telah dirangkum tidak pernah diberikan kepada asisten, sehingga asisten tidak mengingat isi pembicaraan rapat yang telah selesai. 3.6.3 Behaviour Selama ini komunikasi antara asisten dan staf lain dalam Lab Sisfo juga dilakukan melalui e-mail dalam bentuk mailing list. Setiap events dan news yang akan diselenggarakan biasanya diberitahukan melalui mailing list, tetapi tidak semua asisten dan staf lain melakukan pengecekan. Hal ini menyebabkan adanya event-event tertentu yang terlewatkan.
47 Sharing yang diadakan setiap pertengahan semester dilakukan untuk membahas tentang permasalahan atau kesulitan yang dihadapi oleh masingmasing asisten pada saat mengasistensi sebuah kelas. Sharing juga diadakan untuk membahas materi mana yang kurang dikuasai atau dimengerti oleh asisten, sehingga dapat diambil keputusan untuk mengadakan pelatihan untuk materimateri tertentu. Selain itu, selama ini asisten mempelajari dan mendapatkan pengalaman langsung di kelas dengan learning by doing. Program refreshing juga diadakan oleh Lab Sisfo setiap akhir semester genap. Selain mengadakan permainan, program ini juga diadakan untuk memberikan kesempatan kepada para asisten untuk melakukan rapat kerja guna melakukan perbaikan yang lebih baik lagi untuk Lab Sisfo. Selain itu, juga bisa melakukan sosialisasi antar sesama asisten senior dan junior, dan dengan staff Lab Sisfo lainnya. 3.7 Analisis Permasalahan Pada saat ini masalah yang dihadapi oleh Laboratorium Sistem Informasi antara lain: Terbatasnya waktu dalam pelaksanaan praktikum menyebabkan mahasiswa tidak mengerti materi secara maksimal. Hasil rapat yang telah dicapai seringkali terlupakan dalam waktu yang singkat, sehingga menyebabkan pelaksanaan hasil rapat tidak sesuai dengan yang semestinya. Kesulitan dalam mencari artikel-artikel yang berhubungan dengan praktikum.
48 Data, informasi dan knowledge yang terdapat pada Lab Sisfo belum dikelola semaksimal mungkin untuk menunjang operasional Lab Sisfo. 3.8 Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan yang ada, kami mengusulkan suatu pemecahan masalah dengan merancang aplikasi portal berbasiskan knowledge management. Dengan adanya knowledge management dan penerapannya dalam aplikasi portal diharapkan dapat membantu asisten, mahasiswa dan staff dalam Lab Sisfo dalam memberikan solusi yang efiktif dan efisien dalam menyimpan, menangani dan menyebarluaskan knowledge.