Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Unit Kerja : Divisi Administrasi Periode : Januari 2014-Desember 2014 No Program Kerja Aktifitas Indikator Pelaksana Page : 1 9 10 11 12 A RUTIN 1. 2. 3. 4. 5. Penyusunan Restra / Renop / RKAT (optional) Membantu Penyusunan dan Pelaksanaan Peninjauan Kurikulum 2013 Melakukan Koordinasi Internal Unit Melakukan Pelaporan, Konsultasi dan Koordinasi dengan Pimpinan, khususnya prodi Mengikuti Rapat Koordinasi Eksternal (Unit/Divisi di lingkungan FH UII) Mempersiapkan & Mengolah Data akademik yang diperlukan Mempersiapkan & Mengolah Data yang diperlukan Menyelenggarakan Rapat Koordinasi dan/atau Rapat Pleno Divisi Administrasi baik berupa implementasi program, evaluasi program, maupun rencana tindak lanjut Rapat Pleno Konsultasi & Pengarahan Pimpinan (terbatas) antara Divisi Administrasi dengan pimpinan/prodi Sarasehan Pejabat Struktural Administratif, Lintas Divisi (serendah-rendahnya kepala urusan) dengan pimpinan fakultas Renstra / Renop / RKAT dapat tersusun dengan baik sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan manajemen. baru Kurikulum 2013 Terlaksananya Rapat Koordinasi Unit minimal 10 kali dalam satu tahun Terlaksananya Rapat Konsultasi dengan minimal 4 kali dalam satu tahun Terjalinnya komunikasi antar unit, saling membantu dan memahami keberadaan dan kontribusi unit dalam / / Menyesuaikan kebutuhan (optional) Supporting Wakil Dekan Optional
Page : 2 9 10 11 12 mensupport kebijakan manajemen 6. 7. 8. 9. 10. 11. Pembinaan, Pengawasan dan Peningkatan Kinerja SDM Unit Implementasi Penjaminan Mutu SIM-SIM Administrasi Implementasi Penjaminan Mutu Program-Program Aplikasi Administrasi (Internal, Divisi Administrasi ) Perawatan & Pengadaan Infra- Struktur Unit Supporting Implementasi Mutu Kinerja Unit Pertemuan Orang Tua / Wali Mahasiswa Baru Menjalin kerja sama dengan unit terkait (Umum dan Rumah Tangga c/q. Urusan Kepegawaian/SDM) Tabulasi & Distribusi Rekapitulasi Kehadiran Staf Unit. Optimalisasi SIM-SIM UII (SIMAK, ADM_SIMAK, Nilai Dosen Mandiri) Pengawalan terhadap Program Aplikasi untuk Pelayanan & Administrasi Internal Mahasiswa Semester Akhir (Judul Tugas Akhir & Pendadaran). Cek & Report seluruh alat penunjang kegiatan unit (tempat, Ruang dan peralatan penunjang lainnya) Evaluasi & Kalibrasi alat Laporan & Usulan Pengadaan, Perbaikan dan/atau Penggantian Countinues Improvement AMIKU Supporting Penyelenggaraan (Optional) report kehadiran anggota unit beserta rekomendasinya Terkendalinya proses administrasi akademik yang dapat dipertanggungjawabkan (tepat, cepat dan akurat) Terkendalinya proses administrasi akademik yang dapat dipertanggungjawabkan (tepat, cepat dan akurat) Terjaminnya infrastruktur peralatan yang dapat dipergunakan sesuai dengan kebutuhan Terjaminnya infrastruktur peralatan yang dapat dipergunakan sesuai dengan kebutuhan Terlaksananya AMIKU dengan hasil maksimal Pertemuan Orang Tua / Wali mahasiswa baru Setahun 2 (dua) kali Supporting
Page : 3 9 10 11 12 dengan lancar dan memuaskan 12. 13. 14. 15. Pertemuan DPA dengan Mahasiswa Baru Pelaksanaan Studi Skill Mahasiswa Baru Pelaksanaan Pembinaan Keagamaan Mahasiswa Baru Persiapan dan Penyelenggaraan Proses Pembelajaran Supporting Penyelenggaraan (Optional) Supporting Penyelenggaraan (Optional) Supporting Penyelenggaraan Rusunawa (Optional) Mempersiapkan materi Rapat Rencana Mata Kuliah Yang Ditawarkan, Penyusunan Beban SKS Dosen serta Pengusulan (SK) Mengajar Mempersiapkan dan melakukan penjaminan ketersediaan Ruang Kuliah beserta seluruh alat dan kelengkapannya Mempersiapkan dan menggandakan kontrak pembelajaran (SAP dan/atau silaby) Penggandaan Daftar Hadir Dosen (Formulir Kesesuaian SAP) Penyusunan Manual Jadwal Kuliah dan Jadwal Ujian, termasuk Jadwal Praktikum (untuk mata kuliah kemahiran hukum) Penyusunan (entry) Jadwal (Kuliah dan Ujian) ke Sistem pertemuan sesuai dengan waktu yang direncanakan Terlaksananya Studi Skill dengan baik dan lancar Kepesertaan mhs fakultas secara optimal Terlaksananya PBM dengan tertib dan lancar Terlaksananya PBM dengan tertib dan lancar Ketersediaan SAP / SILABY Presensi dapat berjalan sebagaimana mestinya Ketersediaan Jadwal dengan baik sehingga mahasiswa dapat memprogramkan mata kuliah secara maksimal DPPAI UII Universitas Supportting Key-in RAS dapat
Page : 4 9 10 11 12 Komputer (WSimak) berjalan dengan baik 16. Laporan dan evaluasi PBM Setting Jadwal (Kuliah dan Ujian) ke Internet (on-line) Menyediakan dan Distribusi Manual Jadwal (Kuliah dan Ujian), sebagai pedoman umum mahasiswa melakukan perencanaan/ pemrograman RAS Melakukan pengawasan terhadap jalannya RAS, termasuk pelaporan hasil RAS Evaluasi RAS dan Penyelenggaraan Penambahan Kuota Mata Kuliah (On-line) Pencetakan Daftar Hadir (Presensi) Mahasiswa Maping dan Setting Berkas PBM yang terdiri dari SAP, Daftar Hadir Dosen (Formulir Kesesuaian SAP), Daftar Hadir (Presensi) Mahasiswa) ke dalam satu map, per dosen, per mata kuliah Membantu menyelenggarakan Rapat Dosen Mengajar & Distribusi Berkas PBM. Membuat Rekapitulasi penyelenggaraan PBM, diakhir minggu ke-ii (kedua) pada perkuliahan Tahap I dan Tahap II. Membuat Rekapitulasi Kehadiran Mahasiswa dan Dosen beserta Laporan Key-in RAS dapat berjalan dengan baik Key-in RAS dapat berjalan dengan baik Key-in RAS dapat berjalan dengan baik Key-in RAS dapat berjalan dengan baik Daftar Hadir Mahasiswa pada hari H Perangkat PBM siap 100 % pada hari H perkuliahan rapat dengan baik bahan laporan evaluasi PBM, tepat dan akurat bahan laporan evaluasi PBM, tepat dan
Page : 5 9 10 11 12 Substansi Perkuliahan yang akurat telah berjalan pada akhir perkuliahan Tahap II (setelah UTS). 17. Design & Persiapan Ujian Semester (UTS+UAS) Mempersiapkan ketersediaan Ruang Panitia Ujian, saranaprasarana penunjangnya Mempersiapkan ketersediaan Ruang Ujian, saranaprasarana penunjangnya Pencetakan & Pembagian Kartu Ujian Pencetakan Daftar Hadir (Presensi) Ujian Kelas Pencetakan Daftar Hadir (Presensi) Ujian Tempel Setting (manual) Daftar Hadir Ujian terhadap ruang yang dipergunakan Menyiapkan dan Mengadakan sarana-prasarana ujian (ATK, Formulir, Map dsb) Pengiriman Surat Permohonan Soal Ujian Siap dipergunakan 100 % paling lambat hari H-1 sebelum ujian diselenggarakan Siap dipergunakan 100 % paling lambat hari H-1 sebelum ujian diselenggarakan Kartu Ujian paling lambat 1 (satu) minggu sebelum ujian dilaksanakan Daftar Hadir paling lambat H-3 sebelum ujian Daftar Hadir paling lambat H-3 sebelum ujian Daftar Hadir paling lambat H-2 sebelum ujian Siap dipergunakan 100 % paling lambat hari H-1 sebelum ujian diselenggarakan Surat sudah terkirim kepada dosen pengampu paling lambat 1 minggu
Page : 6 9 10 11 12 sebelum ujian 18. 19. 20. 21. Penyelenggaraan Ujian Semester (UTS+UAS) Prosessing Hasil (Nilai) ujian Menyelenggarakan kegiatan Pra-Tugas Akhir Persiapan, Penyelenggaraan dan Hasil Ujian Tugas Akhir / Pendadaran Supporting Rapat Pengumpulan Soal Membuat jadwal dan distribusi tugas penyelenggaraan ujian Penyelenggaraan, Pengawasan dan evaluasi selama ujian berlangsung Menerima, mengumumkan dan mendokumentasikan Nilai Hasil UTS Menerima, memproses ke dalam sistem komputer Nilai Akhir (UAS) Menyelenggarakan dan melakukan pelayanan proses Pengajuan Judul Tugas Akhir Menyelenggarakan Seminar Proposal Tugas Akhir Melakukan proses pengajuan Tutup Teori ke dalam sistem komputer Men-design & Merencanakan Kegiatan Ujian Pendadaran Menyelenggarakan Ujian Pendadaran rapat dengan baik Sudah siap didistribusikan paling lambat 5 hari sebelum ujian ujian dengan tertib Dokumentasi mutu Dokumentasi mutu Pengajuan Tugas Akhir sesuai waktu yang ditentukan seminar proposal dengan baik dan lancar Terciptanya data yang tepat dan akurat sesuai waktu yang ditetapkan Pengumuman kegiatan akademik sesuai dengan kalender akademik Pengumuman kegiatan akademik sesuai dengan
Page : 7 9 10 11 12 kalender akademik 22. 23. 24. 25. 26. 27. Pengolahan & Pembuatan Laporan Dikti/Kopertis (PDPT dh. EPSBED) Registrasi & Pelayanan Mahasiswa Pelayanan Cuti Pelayanan Paket Mahasiswa Baru Dokumentasi Hasil Kegiatan Unit Melaksanakan Evaluasi Perkembangan Studi Mahasiswa Penyelenggaraan Laporan Hasil Ujian Pendadaran (Lulusan) & Wisuda Penyediaan Surat Lulus Prosessing & Pencetakan Transkrip Lulusan Prosessing & Data Support Men-design & Melaksanakan Kegiatan Registrasi: Mahasiswa Baru (Optional) Mahasiswa Lama Pelaksanaan Registrasi Melayani, memproses (fak) mahasiswa yang mengajukan cuti akademik Melakukan pelayanan pembagian paket-paket untuk mahasiswa baru (kartu mhs, e-mail dll) Prosessing Pendokumentasian Kegiatan Administrasi Evaluasi dan Pengiriman Perkembangan Studi seluruh Mahasiswa Tahun Pertama Supporting Data Penyelenggaraan Rapat Senat Passing-Out (PO) Eksekusi Lulusan tepat pada waktunya Surat Lulus siap paling lambat 1 x 24 jam Telah siap 100 % paling lambat 3 hari sebelum dibagikan Pelaporan data tepat waktu registrasi mahasiswa dengan baik dan lancar Mahasiswa mendapatkan surat pengantar cuti sebagaimana mestinya Paket mahasiswa terdistribusi kepada mahasiswa baru dokumen kegiatan unit Terkirimnya KHS tepat watu dan tepat sasaran data yang tepat dan akurat
9 10 11 12 Evaluasi dan Pengiriman data Perkembangan studi bagi yang tepat dan mahasiswa Warning DO 4 akurat (empat) semester 28. Pelayanan Legalisasi 29. 30. Melaksanakan Implementasi Sistem Mutu Unit Review Program SIM UII () Pengiriman mahasiswa Passing-Out (PO) dan Drop- Out (DO) Menerima, memproses dan melayani lulusan (alumni) yang memerlukan legalisasi dokumen akademik dan melayani pembuatan transkrip nilai dan surat keterangan pernah kuliah Melayani informasi perkembangan studi mahasiswa yang datang dari Orang Tua/Wali mahasiswa baik melalui telpon, media cetak ataupun datang langsung Melakukan pelayanan umum legalisasi dokumen-dokumen akademik. Melakukan penataan administrasi dan dokumentasi sesuai dengan standar dari BPM UII Menyelenggarakan Rapat Manajemen Terbatas Antara dengan BSI UII. Terkirimnya surat PO & DO tepat watu dan tepat sasaran Ketersediaan dokumen-2 yang diperlukan pihak terkait dengan pelayanan yang menyenangkan Terciptanya pelayanan informasi yang tepat dan akurat Ketersediaan dokumen-2 yang diperlukan pihak terkait dengan pelayanan yang menyenangkan Ketersediaan dokumen yang baik sesuai dengan standar mutu Terjaminnya Program SIM UII dapat berjalan dengan baik optional optional B PENGEMBANGAN 1. Konsolidasi Unit Peninjauan dan Evaluasi SMU, TW Page : 8
Page : 9 9 10 11 12 Sistem Mutu Perangkat Pengendali Mutu diantaranya Sasaran Mutu Unit (SMU), Tugas dan Wewenag (TW) Ka.Div & Kaur serta Prosedur Kerja (PK). dan PK dengan baik dan benar serta Up to date 2. 3. 4. Optimalisasi Kinerja Unit Rekondisi dan Pengadaan perangkat PBM Rekondisi dan Pengadaan Sosialisasi Sistem Pengendali Mutu Unit Penataan dan Reposisi Dokumen Unit Reposisi SDM internal (terkait dengan SDM purna tugas) Pengadaan (penggantian) 10 unit komputer ruang kuliah Pengadaan (penggantian) 10 unit LCD (Viewer) ruang kuliah Pengadaan (penggantian) 10 unit AC ruang kuliah Pengadaan (penggantian) 200 unit kursi kuliah Pengadaan infrastruktur: Printer berwarna Terlaksananya implementasi sistem mutu Ketersediaan dokumen yang baik sesuai dengan standar mutu Optimalisasi SDM the right man and the job place perangkat yang berkualitas, handal dan memuaskan bagi perangkat yang berkualitas, handal dan memuaskan bagi perangkat yang berkualitas, handal dan memuaskan bagi perangkat yang berkualitas, handal dan memuaskan bagi perangkat yang
9 10 11 12 perangkat Mesin scaner berkualitas, handal administrasi Pengadaan 10 UPS dan memuaskan bagi Peremajaan Printer (dot matrik) double folio 5. Penggantian / pengadaan Software Program Administrasi Tugas Akhir Menjalin kerjasama dengan yang berkopeten perangkat lunak yang berkualitas, handal dan memuaskan bagi Yogyakarta, 28 Agustus 2013 Kepala Pusat studi/ketua Departemen/Ka.Div Administrasi, (Yuli Wasitohadi) Page : 10