BAB I PENDAHULUAN 1.1.Latar Belakang Pada saat ini perkembangan teknologi dan informasi berkembang begitu pesat saat ini dapat terlihat dalam berbagai kalangan baik dari kalangan anak muda hingga kalangan orang dewasa. Menurut Siti Elda Hiererra (2012:149-153) dalam proses bisnis, dibutuhkan sistem pengolahan informasi yang baik agar keputusan yang diambil merupakan keputusan yang tepat. Untuk mengolah informasi yang baik, dibutuhkanlah system informasi yang tepat dan akurat agar setiap informasi dapat diproses dengan benar dan tepat pula. Hal tersebut menjadikan teknologi berperan vital dalam menunjang setiap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan. (Siamak, et all. International Journal of Economics and Finance Vol. 4, No. 5;May 2012: p.136. The Usefulness of an Accounting Information System for EffectiveOrganizational Performance) Tujuan sistem informasi akuntansi adalah untuk mengumpulkan dan menyimpan data tentang proses bisnis yang dapat digunakan untuk menghasilkan output yang berarti bagi para pengambil keputusan. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) sangat penting untuk seluruh organisasi (Borthick and Clark, 1990; Curtis, 1995; Rahman et al., 1988; Wilkinson, 1993; Wilkinson et al., 2000 yang dikutip oleh Soudani (2012 : 136)). Dan mungkin setiap organisasi baik yang berorientasi profit dan nonprofit perlu untuk menjaga Sistem Informasi Akuntansi (Wilkinson, 2000 : 3-4 yang dikutip oleh Soudani (2012 : 136)). Maka dari itu SIA menjadi salah satu faktor penentu kesuksesan organisasi, dan sistem harus dapat dikembangkan untuk menghasilkan bisnis yang lebih kompetitif. Dengan adanya sistem informasi berbasis komputer, perusahaan diharapkan dapat meningkatkan performanya mulai dari kegiatan operasional hingga pada keputusan strategis. 1
2 Siklus pembelian merupakan bagian dalam expenditure cycle Transaction Processing System dalam Sistem Informasi Akuntansi yang bertugas menyediakan sumber / resources untuk dapat diproses dan / atau dijual sehingga perusahaan dapat menghasilkan pendapatan. Siklus pembelian bertugas menjaga pemasok yang menyediakan bahan baku pada perusahaan dan menjaga persediaan itu sendiri. Siklus pembelian juga menentukan kapan suatu pembelian persediaan perlu diadakan dengan membuat dokumen bukti terkait. Dokumen dokumen tersebut dapat berupa urutan prosedur untuk dapat mengawasi kegiatan pelaksanaan pembelian agar tidak terjadi kesalahan dan pelanggaran yang tidak diinginkan. Peneliti melakukan penelitian pada PT. Megatronix Mitraniaga dimana memiliki Sistem Informasi yang baru menggunakan file-based system dalam mendata pembelian, pencatatan barang, dan pencatatan utang usaha. Hal itu menjadi kendala bagi perusahaan ini karena seluruh proses yang membutuhkan perhitungan dilakukan secara manual dan berulang kali sehingga membutuhkan waktu yang lama. Dimana sering terjadi masalah masalah dalam pengeluaran kas seperti keterlambatan pembayaran hutang ke pemasok, pengelolaan persediaan akan barang yang belum terintegrasi antara bagian pembelian dengan bagian persediaan dan pencatatan yang masih belum terotomatisasi maka di perlukan sistem yang membantu perusahaan dalam melakukan pembelian agar persediaan tetap tersedia bagi pembeli dan menjaga agar posisi persediaan tetap tersedia untuk menghindari out of stock, dalam pengelolaan pesediaan tidak terdapat dokumen pendukung yang kuat atas transaksi yang terjadi, dan dalam proses pembelian akan timbul adanya hutang usaha dimana didalam perusahaan ini belum ada sistem pengelolaan hutang yang memberi informasi mengenai hutang yang akan jatuh tempo sehinggah hutang perusahaan akan menumpuk. Dengan adanya sistem informasi sistem informasi akuntansi pengeluaran kas dan persediaan, diharapkan dapat meningkatkan kinerja dan efisiensi perusahaan dalam melakukan pembelian barang untuk persediaan. Serta mengurangi risiko yang mungkin terjadi akibat adanya kecurangan dari
3 pihak intern perusahaan. Melihat latar belakang dan permasalahan di atas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian yang diberi judul ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGELUARAN KAS DAN PERSEDIAAN PADA PT.MEGATRONIX MITRANIAGA 1.2. Ruang Lingkup Dalam penulisan skripsi ini, akan membahas pada analisis sistem informasi akuntansi pengeluaran kas dan persediaan, dimana pengeluaran kas yang dibahas tentang pembelian, hutang dagang, dan persediaan. Agar pembahasan dalam penulisan skripsi ini tidak terlalu luas dan melenceng maka dalam penulisan skripsi ini mempunyai batasan batasan yang akan dibahas yang meliputi : 1. Perancangan sistem informasi akuntansi pembelian meliputi analisis, prosedur operasi standar, dokumen berhubungan dengan : a. Permintaan barang kepada bagian pembelian. b. Membuat Kontrak dengan pemasok. c. Pembelian barang kepada pemasok. d. Penerimaan bukti pemesanan. e. Tidak Membahas Pelaporan Pajak. f. Laporan mengenai permintaan pembelian, purchase order, penerimaan barang dan pengeluaran barang. 2. Perancangan sistem informasi akuntansi pengelolaan hutang meliputi analisis, prosedur operasi standar, dokumen berhubungan dengan : 1. Pencatatan hutang untuk pembelian kredit kepada pemasok. 2. Pembayaran atas hutang pembelian melalui cek / transfer. 3. Pengelolaan hutang dagang untuk informasi hutang akan jatuh tempo. 4. Pembuatan laporan mengenai pengelolaan hutang usaha. 3. Perancangan sistem informasi akuntansi pengelolaan utang meliputi analisis, prosedur operasi standar, dokumen berhubungan dengan : a. Pengecekan barang di gudang dengan bukti pemesanan, b. Pengendalian stock fisik di gudang dengan melakukan pengecekan ketersediaan barang dan stock opname, c. Pencatatan barang masuk ke gudang karena adanya pembelian,
4 1.3.Tujuan dan Manfaat 1.3.1. Tujuan Tujuan penulisan ini, antara lain : Melakukan analisis atas sistem informasi yang sedang berjalan dan pengendalian internal dalam PT. Megatronix Mitraniaga mengenai pembelian, pengelolaan utang dan persediaan atas barang. Merancang Sistem Informasi Akuntansi pembelian, pengelolaan utang dan persediaan pada PT. Megatronix Mitraniaga. Dapat menyediakan dokumen dan laporan yang dibutuhkan oleh manajemen secara tepat waktu dan relevan. 1.3.2. Manfaat Adapun penulisan ini memiliki manfaat : 1. Untuk perusahaan yang diteliti sesungguhnya perusahaan memperoleh manfaat yang tidak sedikit sebab perusahaan kelak akan mendapatkan solusi terhadap masalahnya sehingga tidak hanya satu atau dua bagian saja yang terpengaruh. Secara terperinci perusahaan mendapat manfaat antara lain : Menghasilkan suatu sistem yang dapat melakukan pemrosesan transaksi terkomputerisasi secara efektif dalam proses pembelian. Sistem yang dirancang dilengkapi dengan indikator yang dapat membantu perusahaan dalam pengendalian persediaan (out of stock). Membantu bagian persediaan dan pembelian dalam menangani masalah pembelian dan persediaan terkait dalam melakukan pemesanan kembali persediaan secara tepat, cepat, dan akurat sehingga dapat meminimalisir terjadinya over stock maupun out of stock. Manajemen dapat memperoleh informasi informasi dari dokumen dan laporan laporan yang diperlukan
5 terkait dengan pembelian, persediaan, dan pengeluaran kas sehingga dapat mendukung proses pengambilan keputusan. Membantu perusahaan dalam prosedur pencatatan hutang dan pengelolaan hutang yang memberikan informasi mengenai hutang yang akan jatuh tempo sehingga tidak terjadi penumpukan hutang dan dapat membayar hutang secara teratur. 2. Bagi peneliti selanjutnya : Diharapkan penulisan ini tidak hanya memberikan manfaat hanya bagi pihak yang terlibat, tetapi juga pihak eksternal seperti peneliti lain di masa yang akan datang. Dengan adanya penulisan ini, kelak peneliti selanjutnya dapat menjadikan penulisan ini sebagai acuan dalam penelitiannya di masa yang akan datang. 1.4. Metodologi Penulisan skripsi ini menggunakan metode penelitian : 1.4.1. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan skripsi ini menggunakan beberapa metode, antara lain: 1. Metode pengumpulan data a. Metode observasi : Penulis melakukan penelitian dengan cara observasi langsung ke kantor PT.Megatronix Mitraniaga dan mengumpulkan data yang menunjang penulis untuk dianalisa lebih lanjut, observasi juga dilakukan guna melihat langsung proses bisnis yang berjalan. b. Metode wawancara : Penulis melakukan wawancara kepada pihak yang berkaitan dengan siklus pembelian dan persediaan, wawancara dilakukan untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi secara kompleks pada proses
6 pembelian dan persediaan yang sedang berjalan dan digunakan oleh PT.Megatronix Mitraniaga. c. Studi kepustakaan : Melakukan studi kepustakaan dengan cara mengambil referensi dari beberapa sumber buku, artikel, jurnal dan sumber internet untuk mencari teori mengenai sistem informasi akuntansi siklus pembelian dan persediaan. 1.4.2. Analisis Sistem Analisis sistem yang digunakan dalam penulisan skripsi ini menggunakan beberapa metode, antara lain: a. Survey terhadap sistem yang ada pada perusahaan b. Literature study menggunakan beberapabuku referensi c. Mengidentifikasi sistem yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informas ipengguna d. Penyusunan laporan analisis sistem 1.4.3. Analisis dan Perancangan Analisis dan perancangan sistem pada penulisan menggunakan pendekatan dari Satzinger, Jackson, dan Burd (2005) yaitu perancangan berorientasi Object Oriented Analysis and Design (OOAD) yang dinotasikan dalam bentuk Unified Modeling Language (UML) dimana terdapat 4 fase dalam Unified Process yaitu : 1.Inception dimana melakukan survey terhadap perusahaan, analisis proses binis perusahaan, menemukan masalah, dan menentukan ruang lingkup. 2.Elaboration dimana melakukan peninjauan kembali terhadap ruang lingkup yang dibuat, setelah itu membuat diagram dan rancangan user interface. 3.Construction dimanamelakukan membuat aplikasi berdasarkan rancangan user interface yang telah
7 dibuat setelah selesai maka aplikasi tersebut akan di evaluasi dan diupdate. 4. Transition dimana melakukan penyerahan sistem aplikasi yang telah dibuat kepada perusahaan. 1.5 Sistematika penulisan Penulisan harus dilakukan dengan sistematis agar penulisan dapat terarah dan tujuan serta manfaat dapat dicapai dengan tepat. Sistematika penulisan yang digunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi 5 bab, yaitu diantaranya adalah sebagai berikut. BAB 1 : PENDAHULUAN Merupakan bagian awal penulisan yang memaparkan mengenai latar belakang penulisan, identifikasi masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penulisan, metode penulisan serta sistematika penulisan yang digunakan dalam penulisan skripsi ini. BAB 2 : LANDASAN TEORI Merupakan bab yang akan menjelaskan mengenai teori dari berbagai ahli yang menjadi acuan dalam penulisan skripsi. BAB 3 : ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Merupakan bab ketiga yang menguraikan informasi mengenai gambaran umum perusahaan seperti bidang pekerjaan, sejarah singkat, visi dan misi, struktur organisasi, jabatan dan wewenang, sistem informasi yang berjalan saat ini yang berkaitan dengan siklus pembelian, utang dagang dan persediaan, dokumen dokumen dan prosedur terkait, masalah yang dihadapi perusahaan dalam menjalankan sistem yang sedang berjalan, usulan perbaikan untuk mengatasi masalah sistem lama, dan manfaat yang didapat dari implementasi sistem baru yang diusulkan. BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
8 Bab ini akan membahas mengenai perancangan sistem yang diusulkan atas siklus pembelian, pengelolaan utang dan persediaan dengan pendekatan Object Oriented Analysis Design dengan Unified Process. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Merupakan bab terakhir yang berisi tentang ulasan secara keseluruhan dan singkat mengenai permasalahan yang dihadapi hingga pada usulan perbaikan untuk sistem informasi perusahaan dalam siklus pembelian, pengelolaan utang dan persediaan.