ANALISIS DAN PERANCANGAN KINERJA SISTEM INFORMASI DENGAN METODE BALANCED SCORECARD DAN ANALYTICAL HIERARCHY PROCESS Lestari Retnawati 1) dan Erma Suryani 2) 1) Program Studi Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Jl. Cokroaminoto 12 A, Surabaya, 60264, Indonesia email: lestari.047@gmail.com 2) Jurusan, Institut Teknologi Sepuluh Nopember ABSTRAK Perkembangan teknologi mendorong kebutuhan akan informasi menjadi suatu hal yang esensial, sehingga iklim persaingan bisnis yang ada berubah dari persaingan teknologi menjadi persaingan informasi. Universitas Wijaya Kusuma Surabaya (UWKS) merupakan salah satu perguruan tinggi swasta di Surabaya. Kinerja sistem informasi yang dikembangkan oleh Unit Pelaksanaan Teknis Teknologi dan Komunikasi (UPT TIK) kurang maksimal dalam mendukung aktivitas operasional akademik. Dalam penelitian ini, penulis menggunakan Balanced Scorecard (BSC) dan Analytical Hierarchy Process (AHP) untuk mengukur kinerja sistem informasi. Balanced Scorecard adalah ukuran dan sistem manajemen yang memandang kinerja suatu unit bisnis dari empat perspektif yaitu perspektif keuangan, perspektif pelanggan, perspektif proses bisnis internal, dan perspektif pembelajaran dan pertumbuhan. Penulis mendapatkan beberapa Key Performance Indicators (KPI) dari hasil pengukuran kinerja menggunakan Balanced Scorecard. KPI yang ditemukan kemudian diberi bobot dengan menggunakan Analytical Hierarchy Process (AHP). Hasil pembobotan untuk masingmasing perspektif adalah: Perspektif Pelanggan (42.8%), Perspektif Proses Bisnis Internal (35.0%), Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran (1 4.4%), dan Perspektif Keuangan (7.8%). Berdasarkan pembobotan tersebut, evaluasi kinerja dilakukan dengan membandingkan hasil pengukuran kinerja terhadap target kinerja. Evaluasi kinerja ini dilakukan dengan menggunakan Traffic Light System. Hasil dari Traffic Light System menunjukkan bahwa ada 4 KPI berwarna hijau ( performa baik), 3 KPI berwarna kuning (performansi cukup), dan 5 KPI berwarna merah (performa jelek). Kata kunci: Analytical Hierarchy Process, Balanced Scorecard, UWKS. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi yang terjadi sekarang ini tampak demikian pesat. Banyak hal yang bisa dilakukan oleh universitas dengan menggunakan teknologi yang ada. Adanya perkembangan teknologi ini telah mengakibatkan iklim persaingan bisnis semakin ketat. Hal ini akan mendorong kebutuhan akan suatu informasi menjadi suatu hal yang esensial, sehingga iklim persaingan bisnis yang ada berubah dari persaingan teknologi atau industrial competition menjadi persaingan informasi (information competition). C-19-1
Universitas Wijaya Kusuma Surabaya (UWKS) merupakan salah satu perguruan tinggi swasta di Surabaya yang didirikan pada tanggal 19 Juni 1981. Sistem informasi berada di dalam naungan Unit Pelaksanaan Teknis Teknologi dan Komunikasi (UPT TIK). UPT TIK sendiri masih kurang maksimal dalam menjalankan tugasnya sebagai unit yang mengurusi berbagai hal yang berhubungan dengan aktivitas operasional akademik.adapun faktor yang menyebabkan kurang maksimalnya terletak pada kinerja sistem dan karyawan. Adapun rumusan masalah dalam penelitian ini yaitu: Bagaimana mengembangkan sistem pengukuran kinerja sistem informasi, mengukur performance sistem yang ada saat ini dan merancang langkah-langkah perbaikan. Berdasarkan perumusan masalah di atas maka tujuan penelitian adalah: 1. Menentukan Key Performance Indicators (KPI) yang dapat digunakan dalam menentukan langkah-langkah strategis dan juga untuk mengukur kinerja unit secara menyeluruh. 2. Merancang langkah-langkah perbaikan kinerja saat ini sesuai dengan visi dan misi Universitas Wijaya Kusuma Surabaya. METODE Metodologi merupakan urutan atau tahapan proses untuk menyelesaikan masalah dalam penelitian ini. Berdasarkan perumusan masalah di atas maka metodologi penelitian adalah: 1. Observasi Awal bertujuan untuk merumuskan masalah dan tujuan penelitian. 2. Studi Pustaka merupakan kajian teori-teori yang berhubungan dengan permasalahan yang diangkat. Adapun studi pustaka meliputi Balanced Scorecard dan Analytical Hierarchy Process. 3. Pengumpulan Data dan Pengolahan Data berupa data SWOT Universitas Wijaya Kusuma Surabaya, data Key Performance Indicators, dan pengolahan data tiap-tiap perspektif dengan menggunakan metode AHP. 4. Analisis dan Perancangan Kinerja berisikan analisa dan perancangan berdasarkan pengumpulan data dan pengolahan data. 5. Kesimpulan dan Saran merupakan kesimpulan dari semua tahapan yang telah dilalui serta saran merupakan masukan untuk memperbaiki kekurangan-kekurangan pada penelitian yang telah dilakukan. HASIL DAN PEMBAHASAN A. Pengumpulan Data Pengumpulan data dimulai dengan melakukan identifikasi sasaran strategi dan key performance indicator di Balanced Scorecard pada setiap perspektif yang meliputi : perspektif pelanggan, perspektif proses bisnis internal, perspektif pembelajaran dan pertumbuhan serta perspektif keuangan. Serta melakukan kuesioner perbandingan berpasangan pada karyawan unit kerja di Universitas Wijaya Kusuma Surabaya yang berjumlah 10 orang. Penentuan sasaran strategi dan key performance indicator di Balanced Scorecard dapat dilihat pada Tabel 1. C-19-2
Tabel 1. Daftar Parameter Kinerja Universitas Wijaya Kusuma Surabaya Sasaran Strategi Key Performance Indicator (KPI) Simbol Perspektif Pelanggan Kualitas Layanan Akses Internet P.PL1.1 Jumlah Database P.PL1.2 Perluasan Jaringan dan Kuantitas Jaringan P.PL2.1 Pemeliharaan Jaringan Jumlah Jaringan Berkondisi Baik P.PL2.2 Perspektif Proses Bisnis Internal Inovasi Penerapan Sistem Nilai Online via SMS P.PB1.1 Jumlah Aplikasi Berbasis Web P.PB1.2 Prosentase Jumlah Pekerjaan Yang Sudah Terkomputerisasi P.PB2.1 Produktivitas Pendidikan Efisiensi Maintenance P.PB2.2 Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran Jumlah Karyawan Yang Paham P.PP1.1 Kualitas Sumber Daya Manusia Jumlah Karyawan Yang Dilatih P.PP1.2 Perspektif Keuangan Optimalisasi Pendapatan Prosentase Anggaran P.KEU1.1 Prosentase Layanan Keuangan P.KEU1.2 Setelah menentukan sasaran strategi dan key performance indicator kemudian dilanjutkan dengan membuat hierarki berdasarkan Analytical Hierarchy Process. Untuk lebih jelasnya lihat Gambar 1. KINERJA SISTEM INFORMASI (GOAL) P. PELANGGAN P. PROSES BISNIS INTERNAL P. PEMBELAJARAN DAN PERTUMBUHAN P. KEUANGAN Akses Internet Jumlah Database Penerapan Sistem Nilai Online via SMS Jumlah Aplikasi Berbasis Web Jumlah Karyawan Yang Paham Prosentase Anggaran Kuantitas Jaringan Jumlah Jaringan Berkondisi Baik Prosentase Jumlah Pekerjaan Yang Sudah Terkomputerisasi Efisiensi Maintenance Sistem Jumlah Karyawan Yang Dilatih Prosentase Layanan Keuangan Gambar 1. Struktur Hirarki pada Key Performance Indicators (KPI) C-19-3
B. Pengolahan Data Dengan Analytical Hierarchy Process Pengolahan data dimulai dengan melihat data hasil kuesioner kemudian dilakukan perhitungan dengan menggunakan metode Analytical Hierarchy Process. Hasil pembobotan menggunakan Analytical Hierarchy Process dapat dilihat pada Tabel 2. Tabel 2. Hasil Pembobotan Key Performance Indicators (KPI) Key Performance Indicators (KPI) Bobot Bobot Total Perspektif Pelanggan 0.428 - Akses Internet 0.241 - Jumlah Database 0.080 - Kuantitas Jaringan 0.081 - Jumlah Jaringan Berkondisi Baik 0.026 Perspektif Proses Bisnis Internal 0.350 - Penerapan Sistem Nilai Online via SMS 0.197 - Jumlah Aplikasi Berbasis Web 0.065 - Prosentase Jumlah Pekerjaan Yang Sudah Terkomputerisasi 0.066 - Efisiensi Maintenance 0.022 Perspektif Pembelajaran Dan Pertumbuhan 0.144 - Jumlah Karyawan Yang Paham 0.108 - Jumlah Karyawan Yang Dilatih 0.036 Perspektif Keuangan 0.078 - Prosentase Anggaran 0.058 - Prosentase Layanan Keuangan 0.020 TOTAL 1.000 C. Hasil Perhitungan dengan Scoring Dan Traffic Light System Scoring System diperlukan untuk mengetahui nilai pencapaian terhadap target masingmasing KPI, sedangkan Traffic Light System berfungsi sebagai tanda apakah score pada KPI mengindikasi perlunya suatu perbaikan atau tidak. Hasil dari scoring dan traffic light system dapat dilihat pada Tabel 3. Tabel 3. Perhitungan Penilaian Kinerja di Universitas Wijaya Kusuma Surabaya KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPI) TARGET PENCAP NILAI BOBOT NILAI DIBOBOT KRITERIA WARNA Akses Internet Jumlah Database Kuantitas Jaringan Jumlah Jaringan Berkondisi Baik Penerapan Sistem Nilai Online via SMS 72 60 8.33 0.241 2.01 BAIK 8 5 6.25 0.080 0.50 CUKUP 6 2 3.33 0.081 0.27 KURANG 80 62.5 7.81 0.026 0.20 CUKUP 90 75 8.33 0.197 1.64 BAIK Jumlah Aplikasi Berbasis Web Prosentase Jumlah Pekerjaan Yang Sudah Terkomputerisasi Efisiensi Maintenance Sistem 8 2 2.50 0.065 0.16 KURANG 100 90 9.00 0.066 0.59 BAIK 12 10 8.33 0.022 0.18 BAIK C-19-4
KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPI) TARGET PENCAP NILAI BOBOT NILAI DIBOBOT KRITERIA WARNA Jumlah Karyawan Yang Paham Sistem Jumlah Karyawan Yang Dilatih Sistem Prosentase Anggaran Prosentase Layanan Keuangan 30.49 13.33 4.37 0.108 0.47 CUKUP 15.24 3.33 2.19 0.036 0.079 KURANG 3 1 3.33 0.058 0.193 KURANG 6 2 3.33 0.020 0.07 KURANG TOTAL 1.000 6.36 CUKUP Berdasarkan hasil perhitungan dengan Scoring dan Traffic Light System, maka diperoleh hasil penilaian kinerja terhadap masing-masing KPI sebagai berikut: a. Indikator Kinerja Hijau, yaitu indikator kinerja yang berada pada level 8 10 tergolong pada penilaian performansi baik, yang realisasinya hampir mendekati atau bahkan dapat mencapai target yang telah ditetapkan, meliputi : 1. PL1.1: Akses Internet 2. PB1.1: Penerapan Sistem Nilai Online via SMS 3. PB2.1: Prosentase Jumlah Pekerjaan Yang Sudah Terkomputerisasi 4. PB2.2: Efisiensi Maintenance Indikator-indikator kinerja di atas tidak memerlukan perbaikan, tetapi hal ini bukan berarti tidak memerlukan pengawasan secara kontinu. Dengan adanya pengawasan secara kontinu, akan memudahkan UWKS untuk mempertahankan kinerja indikator yang sudah baik tersebut dan bahkan meningkatkan pencapaian kinerja untuk masa mendatang. b. Indikator Kinerja Kuning, yaitu indikator kinerja yang berada pada level 4-7 tergolong pada penilaian performa cukup, yang realisasinya belum mencapai target, meskipun nilainya sudah mendekati target yang telah ditetapkan, meliputi : 1. PL1.2: Jumlah Database 2. PL2.2: Jumlah Jaringan Berkondisi Baik 3. PP1.1: Jumlah Karyawan Yang Paham Indikator-indikator kinerja di atas belum memerlukan perbaikan, tetapi UWKS harus berhati-hati dengan adanya berbagai kemungkinan yang dapat menyebabkan penurunan kinerja tersebut. c. Indikator Kinerja Merah, yaitu indikator kinerja yang berada pada level 0 3 tergolong pada penilaian performansi jelek, yang realisasinya berada di bawah target yang telah ditetapkan, meliputi : 1. PL2.1: Kuantitas Jaringan 2. PB1.2: Jumlah Aplikasi Berbasis Web 3. PP1.2: Jumlah Karyawan Yang Dilatih 4. PKEU1.1: Prosentase Anggaran 5. PKEU1.2: Prosentase Layanan Keuangan C-19-5
Indikator indikator tersebut memerlukan perbaikan untuk meningkatkan kinerja UWKS secara keseluruhan, karena jika hal ini dibiarkan terus menerus, maka akan menyebabkan kerugian bagi UWKS. D. Analisa Perbaikan Analisa perbaikan dengan menggunakan Root Cause Analysis (RCA) yaitu metode 5W+1H (5 Why + 1 How). 5W+1H (5 Why + 1 How) adalah melakukan pertanyaan Why sampai 5 atau 4 kali terhadap permasalahan yang dihadapi, lalu pada pertanyaan Why yang ke-5 atau ke-4, lalu melakukan pertanyaan How setelah itu kita akan menemukan solusi-solusi masalah yang ada, bisa jadi 1 atau lebih. Analisa perbaikan dilakukan pada key performance indicator yang masuk kategori berwarna merah karena dapat menyebabkan penurunan kinerja sistem informasi di Universitas Wijaya Kusuma Surabaya. Analisa perbaikan dapat dilihat pada Tabel 4. Tabel 4. Perbaikan pada Key Performance Indicator NO. KEY PERFORMANCE INDICATOR 1. Kuantitas Jaringan 2. Jumlah Aplikasi Berbasis Web 3. Jumlah Karyawan Yang Dilatih 4. Prosentase Anggaran Sistem 5. Prosentase Layanan Keuangan PERBAIKAN Perluasan jaringan dan Melakukan pengembangan jaringan Pembuatan aplikasi berbasis web dan Pembangunan aplikasi berbasis web menggunakan software open source Memberikan pelatihan khusus tentang sistem informasi dan Memberikan motivasi tentang pentingnya sistem informasi bagi karyawan Pengelolaan keuangan harus dilakukan secara transparan dan Mencari tenaga ahli di bidang manajemen keuangan untuk merapikan dan mengontrol tentang keuangan di Universitas Wijaya Kusuma Surabaya Melakukan Optimalisasi Pendapatan untuk Pendidikan dan Pengelolaan keuangan harus dilakukan secara transparan KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Dari hasil pengukuran kinerja dengan metode balanced scorecard yang telah dilakukan, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Berdasarkan penyusunan sistem pengukuran kinerja dengan menggunakan metode Balanced Scorecard yang telah dilakukan, maka dalam empat perspektif didapatkan enam sasaran strategi Universitas Wijaya Kusuma Surabaya, antara lain : Kualitas Layanan, Perluasan Jaringan dan Pemeliharaan Jaringan, Inovasi, Produktivitas Pendidikan, Kualitas Sumber Daya Manusia, dan Optimalisasi Pendapatan. 2. Berdasarkan hasil pengukuran dengan menggunakan Scoring dan Traffic Light System, maka didapatkan empat Key Performance Indicator berwarna hijau (penilaian performa baik) yaitu : Akses Internet, Penerapan Sistem Nilai Online via SMS, C-19-6
Prosentase Jumlah Pekerjaan Yang Sudah Terkomputerisasi, dan Efisiensi Maintenance, Tiga Key Performance Indicator berwarna kuning (penilaian performa cukup) yaitu : Jumlah Database, Jumlah Jaringan Berkondisi Baik, dan Jumlah Karyawan Yang Paham. Sedangkan ada lima Key Performance Indicator berwarna merah (penilaian performa jelek), meliputi: Kuantitas Jaringan, Jumlah Aplikasi Berbasis Web, Jumlah Karyawan Yang Dilatih, Prosentase Anggaran, dan Prosentase Layanan Keuangan. Hasil prosentase pencapaian target yang paling tinggi ada pada Perspektif Pelanggan mencapai target sebesar = 1.275, Perspektif Proses Bisnis Internal dengan nilai sebesar= 0.90, Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan mencapai target sebesar = 0.079, dan yang terendah Perspektif Keuangan mencapai target sebesar = 0.021. B. Saran Hasil penelitian yang dilakukan penulis, maka ada beberapa saran yang perlu diperhatikan, yaitu: 1. Penerapan Balanced Scorecard perlu dilakukan agar dapat memonitor kinerja Sistem serta meminimalkan target yang tidak tercapai di Universitas Wijaya Kusuma Surabaya. 2. Untuk memudahkan penggunaan metode Balance Scorecard ini, akan lebih baik jika data-data yang menjadi input dari indikator dikelola dengan baik (dicatat dengan rapi). DAFTAR PUSTAKA DR. Dadang Dally, M.SI, Balanced Scorecard Suatu Pendekatan Dalam Implementasi Manajemen Berbasis Sekolah, PT Remaja Rosdakarya, Bandung. Freddy Rangkuti, SWOT Balanced Scorecard, PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Kaplan R. S. Dan Norton, D. P. (1996), Balanced Scorecard: Translating Strategy Into Action, Harvard Business School Press. Mulyadi (2001), Balanced Scorecard : Alat Manajemen Kontemporer Untuk Pelipat ganda Kinerja Keuangan Perusahaan, Salemba Empat, Jakarta. Mulyadi, Sistem Terpadu Pengelolaan Kinerja Personal Berbasis Balanced Scorecard, UPP Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN. Permadi, B. S. (1992), Analytical Hierarchy Processes, PAU Studi Ekonomi UI, Jakarta. Ike Harum Dianti M.I (2 012), ICS Strategic Initiatives berbasis Pengukuran Kinerja TI Menggunakan Metode IT Scorecard, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya. C-19-7