BAB 4 PENGUMPULAN, PENGOLAHAN DAN ANALISIS DATA

BAB 4 PENGUMPULAN, PENGOLAHAN DAN ANALISIS DATA 4.1. Pengumpulan Data Pada tahapan ini akan dijelaskan secara detail mengenai data-data bahan penelitian yang berupa data masing-masing supplier yang akan implementasi sistem Milk-run dan juga data masing-masing supplier yang telah implementasi sistem Milk-run yang digunakan sebagai pembanding dan bahan dasar analisis. 4.1.1. Data masing-masing supplier yang akan implementasi Milk-run a. Daerah penelitian Penelitian akan dilakukan pada supplier-supplier yang berada di area Karawang - Jawa Barat. Penelitian mengambil area tersebut karena dianggap supplier pada area tersebut berpotensi untuk mengaplikasikan sistem Milkrun karena traffic pengiriman masing-masing supplier per harinya tinggi. Sehingga memungkinkan untuk dioptimalisasikan dengan sistem Milk-run. Untuk memperjelas lokasi area, ditunjukkan peta lokasi kota Karawang pada gambar 4.1.

61 Karawang Gambar 4.1. Peta Lokasi Area Karawang b. Data Supplier Pada tabel berikut ini akan dijelaskan mengenai data supplier yang berada di area Karawang yang terdapat 5 supplier. Data-data tersebut meliputi nama supplier, alamat, pasokan produk utama dan semua varian-nya. Secara lengkap dijelaskan pada tabel 4.1. Tabel 4.1. Data Supplier di Area Karawang NO SUPPLIER ALAMAT PRODUK UTAMA VARIANT 1 PT. Adyawinsa Dinamika Karawang (ADK) 2 PT. AT Indonesia (ATI) 3 PT. Kyoraku Blowmolding Indonesia (KBI) 4 PT. Taiho Nusantara (TAIHO) 5 PT. Minda Asean Automotive (MINDA) Tanjung Mekar, Karawang Kawasan Industri KIIC, Karawang Kawasan Industri KIIC, Karawang Kawasan Industri KIIC, Karawang Kawasan Industri KIIC, Karawang Press part & Dies Making, Checking Fixture Fe casting part (Drum brake, Disc rotor, Knuckle, etc) Plastic blowmoulding part (Extension Fr Bumper, Duct, spoiler,etc) Wieght Balance, Engine bearing Lamp Assy All Variant

62 c. Alur Pengiriman Alur pengiriman yang diterapkan oleh masing-masing supplier saat ini dilakukan oleh setiap supplier dengan cycle issue yang telah ditetapkan sesuai jadwal. Meski supplier-supplier tersebut di area yang sama, tetapi pengiriman dilakukan oleh truk masing-masing. Dan hal tersebut menyebabkan terjadinya tingkat kedatangan kendaraan yang tinggi di area kedatangan PT. ADM. Kondisi tersebut tergambar pada gambar 4.2. ADK MINDA TAIHO ATI KBI Gambar 4.2. Alur Pengiriman Saat Ini (Karawang) d. Frekuensi Pengiriman Setiap harinya truk pengiriman part dari masing-masing supplier dilakukan menuju 2 gudang (warehouse / WH) yaitu WH 1 dan WH 2.

63 Seperti pada tabel 4.2, frekuensi kedatangan di WH 1 sejumlah 24 truk per hari dan WH 2 sejumlah 12 truk per hari. Sehingga secara total kedatangan truk ialah sejumlah 36 truk per hari. Angka ini sangat tinggi karena hanya dari 5 supplier di area Karawang saja, belum dari supplier di area lainnya. Oleh karena itu diharapkan jumlah kedatangan ini dapat berkurang dengan implementasi sistem Milk-run. Tabel 4.2. Frekuensi Kedatangan Per Hari (Karawang) Jumlah Kedatangan truk NO SUPPLIER per Hari Warehouse 1 Warehouse 2 1 PT. Adyawinsa Dinamika Karawang 2 PT. AT Indonesia 3 PT. Kyoraku Blowmolding Indonesia 24 12 4 PT. Taiho Nusantara 5 PT. Minda Asean Automotive TOTAL 36 e. Cycle Issue Pengiriman Dalam sistem Produksi Tepat Waktu (Just In Time), digunakan kanban untuk memberitahukan pada semua proses mengenai penetapan waktu yang diminta dan jumlah produksi. Untuk ketepatan jadwal kedatangan part per kanban, digunakan sistem cycle issue yang merupakan interval waktu pengiriman part dalam satuan X, Y, Z yang artinya untuk X ialah satuan hari, Y ialah satuan berapa kali pengiriman, dan Z ialah satuan interval. Pada

64 Tabel 4.3 dibawah ini merupakan matrik cycle issue dan volume per hari untuk supplier-supplier di area Karawang saat ini. Sebagai contoh pembacaan tabel 4.3, pada supplier PT. ADK dengan tujuan pengiriman ADM P4 Warehouse no. 1 (small part), cycle issue 1-1-2 yaitu dalam 1 hari terdapat 1 kali pengiriman dan interval ordernya setiap 2 kali pengiriman, kemudian volume part per harinya ialah 1,1 m3. Tabel 4.3. Cycle Issue Pengiriman dan Volume per Hari (Karawang) NO SUPPLIER TUJUAN PENGIRIMAN X Y Z (hari) CYCLE ISSUE (pengiri man) (interval order) Volume / day 1 PT. ADK ADM P4 Warehouse no.1 (Small part) 1 1 2 1.1 m3 ADM P4 Warehouse no.1 (Big part) 1 2 2 11.4 m3 ADM P4 Warehouse no.2 (Small part) 1 1 2 0.9 m3 ADM P4 Welding no.1 (Small part) 1 14 14 8.3 m3 PT. Gaya Motor 1 1 2 0.6 m3 2 PT. ATI ADM P4 Warehouse no.1 (Small part) 1 20 20 21.1 m3 ADM P4 Warehouse no.1 (Big part) 1 24 24 35.7 m3 ADM P4 Warehouse no.2 (Small part) 1 12 12 59.2 m3 3 PT. KBI ADM P4 Warehouse no.1 (Small part) 1 24 24 52.0 m3 ADM P4 Warehouse no.1 (Big part) 1 1 2 1.1 m3 ADM P4 Warehouse no.2 (Small part) 1 12 12 40.2 m3 4 PT. TAIHO ADM P4 Warehouse no.1 (Small part) 1 1 2 0.4 m3 ADM P4 Warehouse no.2 (Small part) 1 1 2 0.4 m3 5 PT. MINDA ADM P4 Warehouse no.1 (Small part) 1 1 2 0.3 m3 Total Volume Total volume dibagi volume truk (24m 3 ) TRIP PER DAY 232.8 m3 9.70 m3 10

65 f. Biaya Pengiriman Setiap supplier yang melakukan pengiriman dengan truk sendiri ke PT. ADM, biaya pengiriman per hari yang dimasukkan ke harga part. Sehingga bila dijumlahkan secara total untuk semua variant, jumlah biaya transportasi yang dikeluarkan 5 supplier tersebut total senilai Rp. 19.900.524,-. Secara lebih detail, terlihat pada tabel 4.4 dibawah ini. Tabel 4.4. Biaya Pengiriman Masing-Masing Supplier (Karawang) NO SUPPLIER Biaya Pengiriman per hari (Rp.) 1 PT. Adyawinsa Dinamika Karawang 1,984,328 2 PT. AT Indonesia 3,250,528 3 PT. Kyoraku Blowmolding Indonesia 14,590,368 4 PT. Taiho Nusantara 18,900 5 PT. Minda Asean Automotive 56,400 TOTAL 19,900,524 4.1.2. Data masing-masing supplier yang telah implementasi Milk-run a. Daerah Supplier Sebagai bahan referensi implementasi sistem Milk-run di area Karawang yang akan di teliti, berikut ini akan dibahas data-data supplier di area yang telah menerapkan sistem Milk-run sebelumnya yaitu supplier di area Cibitung.

66 b. Data Supplier Di area Cibitung terdapat total 8 supplier yang saat ini telah mengimplementasikan sistem Milk-run sebagai sistem pengiriman part ke PT. ADM. Pada tabel 4.5 akan dijelaskan secara detail data supplier tersebut meliputi nama supplier, pasokan produk utama, dan semua varian-nya. Tabel 4.5. Data Supplier di Area Cibitung NO SUPPLIER MAIN PRODUCT VARIANT 1 PT. Denso Indonesia Air Conditioner KIT 2 PT. Ichikoh Indonesia Head Lamp 3 PT. Sekiso Industries Industry Meltsheet 4 PT. Progress Toyo Outer Mirror 5 PT. Excel Metal Industry Aluminium Wheel 6 PT. Dela Cemara Indah Tire Carrier 7 PT. Panasonic Speaker 8 PT. Chuhatsu Indonesia Coil Spring All Variant c. Alur Pengiriman Alur pengiriman yang diterapkan oleh masing-masing supplier di area Cibitung saat ini ialah dengan menggunakan sistem Milk-run, sesuai dengan cycle issue yang telah ditetapkan. Kondisi sebelum implementasi Milk-run dimana pengiriman masih dilakukan oleh masing-masing supplier, tertera seperti pada gambar 4.3. Dan kondisi sesudah implementasi sistem Milk-run

67 dimana pengiriman dilakukan oleh Logistic Partner (perusahaan lain penyedia jasa pengangkutan) tertera pada gambar 4.4. Di area Cibitung, implementasi sistem Milk-run menggunakan TTLC sebagai Logistic Partner. Seperti pada gambar, pengiriman hanya membutuhkan 3 truk pengiriman. Dibandingkan sebelum Milk-run menggunakan 8 truk dari masing-masing supplier. Gambar 4.3. Alur pengiriman sebelum Milk-run (Cibitung) DENSO ICHIKOH PTOYO SEKISO EXCEL TTLC CHUHATSU DELA PANASONIC Gambar 4.4. Alur pengiriman setelah Milk-run (Cibitung)

68 d. Cycle Issue Pengiriman Cycle issue pengiriman dari supplier area Cibitung ke PT. ADM sebelum dan sesudah implementasi sistem Milk-run tertera pada tabel 4.6. Tabel 4.6. Cycle Issue sebelum dan sesudah Milk-run (Cibitung) NO SUPPLIER Sebelum Milkrun 1 PT. Denso Indonesia 1-18 - 8 2 PT. Ichikoh Indonesia 1-12 - 8 3 PT. Sekiso Industries Industry 1-4 - 3 4 PT. Progress Toyo 1-1 - 1 5 PT. Excel Metal Industry 1-1 - 1 6 PT. Dela Cemara Indah 1-3 - 2 7 PT. Panasonic 1-1 - 1 8 PT. Chuhatsu Indonesia 1-4 - 3 Cycle Issue (X-Y-Z) Sesudah Milkrun 1-16 - 4 1-4 - 4 1-3 - 3 Dari tabel diatas dapat dilihat perubahan cycle issue antara sebelum implementasi Milk-run dan setelah implementasi Milk-run yang turun menjadi lebih singkat atau lebih rendah tingkat kedatangannya (Y), yang dapat dilihat dari notasi X-Y-Z, dimana X ialah satuan hari, Y ialah satuan berapa kali pengiriman, dan Z ialah satuan interval order. e. Frekuensi Pengiriman Frekuensi kedatangan truk pengiriman part kondisi sebelum implementasi Milk-run dimana pengiriman dilakukan oleh masing-masing

69 supplier setiap harinya dengan kondisi sesudah implementasi Milk-run dimana pengiriman dilakukan melalui media Logistic Partner, penurunannya dapat terlihat pada tabel 4.7. Secara total penurunan yang terjadi sangat signifikan dari 44 kedatangan menjadi hanya 23 kedatangan atau turun 21 kedatangan setiap harinya. Tabel 4.7. Frekuensi Pengiriman sebelum dan sesudah Milk-run (Cibitung) NO SUPPLIER Jumlah Kedatangan Truk Per Hari Sebelum Milkrun Sesudah Milkrun 1 PT. Denso Indonesia 18 2 PT. Ichikoh Indonesia 12 16 3 PT. Sekiso Industries Industry 4 4 PT. Progress Toyo 1 4 5 PT. Excel Metal Industry 1 6 PT. Dela Cemara Indah 3 7 PT. Panasonic 1 3 8 PT. Chuhatsu Indonesia 4 Total pengiriman 44 23 f. Biaya Pengiriman Biaya pengiriman saat kondisi sebelum implementasi Milk-run ialah dimana biaya pengiriman dibebankan kepada masing-masing supplier setiap harinya. Sedangkan kondisi sesudah implementasi Milk-run ialah dimana biaya pengiriman dibebankan ke PT. ADM dari Logistic Partner yang menggunakan sistem biaya per pengiriman dikalikan jumlah kedatangan/pengiriman per harinya. Lebih jelas dapat terlihat pada tabel

70 4.8, dimana biaya pengiriman bisa turun sampai 50% atau turun Rp. 13.910.890 per hari, sehingga benefit yang didapatkan menjadi makin tinggi. Tabel 4.8. Biaya Pengiriman sebelum dan sesudah Milk-run (Cibitung) NO SUPPLIER Delivery Cost (Rp/day) Sebelum Milkrun 1 PT. Denso Indonesia 13,931,118 2 PT. Ichikoh Indonesia 6,219,780 3 PT. Sekiso Industries Industry 1,748,400 4 PT. Progress Toyo 73,900 5 PT. Excel Metal Industry 38,500 6 PT. Dela Cemara Indah 526,359 7 PT. Panasonic 2,269,753 Sesudah Milkrun Cost/trip = 576,000 Total Cost/day = 23 x 576,000 = 13,248,000 8 PT. Chuhatsu Indonesia 2,351,080 Total Delivery Cost 27,158,890 13,248,000 4.2. Pengolahan Data Setelah semua data dikumpulkan, maka langkah berikutnya ialah mengolah data-data yang ada sesuai dengan hasil penelitian. Alur pengolahan data dibagi menjadi 3 tahap yaitu menetapkan target, mencari penyebab dan mencari penyebab dominan. 4.2.1. Menetapkan Target Permasalahan yang akan diteliti ialah bagaimana meningkatkan efisiensi pengiriman part per supplier yang saat ini tinggi, dimana target dapat diukur berdasarkan jumlah kedatangan truk supplier (cycle issue). Permasalahan ini

71 dapat diatasi salah satunya dengan pengimplementasian sistem Milk-run yaitu mengurangi jumlah pengiriman supplier dengan cara mengefisiensikan faktorfaktor pendukung pengiriman salah satunya ialah meningkatkan efisiensi volume part terhadap kapasitas truk standar. Target yang akan dicapai ialah seperti pada grafik 4.1 dibawah ini. Jumlah Kedatangan Truk Supplier Area Karawang per hari 40 30 Jumlah 20 10 0 36 Kondisi Saat Ini (Sebelum Milk Run) 10 Target Grafik 4.1. Target Jumlah Kedatangan Truk Per Hari Grafik diatas menjelaskan bahwa kondisi aktual saat ini jumlah kedatangan truk ialah 36 truk per hari, seperti yang telah disebutkan pada kumpulan data pada tabel 4.2 diatas. Sedangkan target yang ditetapkan setelah suppliersupplier di area Karawang mengimplementasikan sistem Milk-run, diharapkan jumlah kedatangan truk bisa efisien dengan turun mencapai 10 kedatangan per hari. Penetapan target 10 kali kedatangan ini diambil dari perhitungan yang ada

72 pada tabel 4.3 diatas, yaitu dari total volume part semua supplier dalam satu hari, dibagi dengan volume truk standar yang digunakan yaitu 24 m3, sehingga mencapai titik paling efisien ialah pada jumlah 10 kali kedatangan atau trip per hari. 4.2.2. Mencari Penyebab Dalam mencari penyebab permasalahan digunakan Metoda Tulang Ikan (Fish-bone) untuk mengetahui mengapa pengiriman part dari supplier tidak efisien yang menyebabkan jumlah kedatangan truk supplier tinggi. Dan Metode Fish-bone tersebut tergambarkan secara detail pada diagram 4.1. Diagram 4.1. Metode Tulang Ikan (Fishbone)

73 Metode ini mencari penyebab dengan menggunakan empat faktor utama, yang secara detail hasil penjabarannya ialah sebagai berikut: 1. Mesin (Alat) Jenis dan ukuran truk supplier tidak sama. Ukuran bak truk supplier berbeda. Volume matrik part masing-masing supplier berbeda. 2. Material Efisiensi jumlah pallet di truk supplier rendah. Efisiensi volume part terhadap ukuran pallet rendah. Pallet tidak dapat ditumpuk. Efisiensi jumlah polybox di truk rendah. Ukuran polybox tidak standar. Polybox tidak dapat ditumpuk dan beratnya tidak sama. Efisiensi volume part pada truk rendah. Ukuran skid supplier bermacam-macam. Loading polybox menggunakan skid. 3. Metoda Volume pengiriman 1 cycle dengan menggunakan 2 truk. Belum semua pengiriman part menggunakan skid. Polybox berbeda tidak dapat ditumpuk ke atas. Efisiensi volume packing skid pada truk rendah.

74 Ketinggian packimg dalam 1 skid tidak standar. Penumpukan packing skid tidak maksimal. Loading pattern supplier berbeda-beda dan efisiensinya rendah. 4. Lokasi Lokasi supplier berpencar Banyak space kosong pada truk delivery supplier. Pengiriman dilakukan oleh masing-masing supplier. 4.2.3. Mencari Penyebab Dominan Dari diagram fishbone diatas, telah disebutkan banyak hal yang menjadi penyebab jumlah kedatangan truk supplier tinggi. Namun untuk membuat penelitian ini efektif, maka dicari penyebab yang dominan, yaitu penyebab yang diberi lingkaran pada diagram Fishbone yaitu ada 8 penyebab dominan. Secara detail akan dijelaskan sebagai berikut: A. Mesin (Alat) Ukuran bak truk supplier beda Penyebab : Karena pengiriman dilakukan oleh masingmasing supplier, maka jenis dan ukuran truk berbeda-beda atau tidak standar. Metode Pengukuran : panjang x lebar x tinggi (m 3 ) Pengukuran : Contoh ukuran bak truk pada beberapa supplier

75 # 434 x 189 x 172 = 14,11 m 3 # 545 x 237 x 169 = 21,83 m 3 # 200 x 155 x 110 = 3,41 m 3 # 430 x 210 x 135 = 12,19 m 3 # 300 x 164 x 160 = 7,87 m 3 B. Material Efisiensi volume part terhadap ukuran pallet rendah Penyebab : Besarnya pallet di supplier dengan besarnya volume part tidak efisien, terlalu besar pallet. Metode Pengukuran : panjang x lebar x tinggi (m 3 ) Pengukuran : Contoh: Ukuran polybox tidak standar # Supplier PT. ADK 70 x 70 x 70 # Supplier PT. ATI 10 x 168 x 135 Penyebab : Masing-masing supplier mempunyai ukuran polybox berbeda-beda, sehingga mempengaruhi efisiensi pengiriman menjadi rendah. Karena menyebabkan polybox yang berbeda ukuran tidak dapat ditumpuk satu sama lain. Metode Pengukuran : panjang x lebar x tinggi (m 3 )

76 Pengukuran : Contoh: Ukuran skid supplier bermacam-macam # Supplier PT. KBI 62 x 43 x 25 = 0.07 m3 # Supplier PT. ADK 67 x 64 x 63 = 0.27 m3 Penyebab : Masing-masing supplier mempunyai ukuran skid bermacam-macam, sehingga mempengaruhi efisiensi pengiriman menjadi rendah. Metode Pengukuran : panjang x lebar x tinggi (m 3 ) Pengukuran : Contoh: # Supplier PT. ATI 120 x 90 x 15 # Supplier PT. KBI 95 x 90 x 7 C. Metode Loading pattern supplier beda-beda dan efisiensinya rendah. Penyebab : Loading pattern ialah pengaturan susunan pallet atau polybox di truk yang mengacu kepada efisiensi bak truk. Semakin jelek loading pattern nya, semakin tidak efisien pengirimannya. Metode Pengukuran : panjang x lebar x tinggi (m 3 ) Pengukuran : Contoh:

77 # Supplier PT. Minda 22.36 m3 # Supplier PT. Taiho 156.8 m3 Belum semua pengiriman part menggunakan skid. Penyebab : Pengiriman yang belum menggunakan skid, akan mempersulit loading-unloading atau proses menaikkan dan menurunkan part dari truk ke tempat penurunan part. Hal ini akan membuat waktu kerja tidak efisien dan kurang aman. Metode Pengukuran : polybox per polybox Pengukuran : Contoh: # Supplier PT. Kyoraku 70.60 m3, hanya menggunakan polybox, belum menggunakan skid. Ketinggian packing dalam 1 skid tidak standar. Penyebab : Ketinggian yang tidak standar membuat skid Metode Pengukuran : tinggi tidak bisa ditumpuk dan disesuaikan dengan volume truk. Sehingga efisiensi truk rendah. Pengukuran : tinggi packing ada yang diatas 1m dan ada yang dibawah 1m.

78 D. Lokasi Banyak space kosong pada truk supplier. Penyebab : Terjadinya banyak space kosong pada truk supplier ialah karena kapasitas truk yg digunakan masih bersisa banyak karena volume part nya rendah. Metode Pengukuran : (kapasitas truk) (volume part) Pengukuran : Contoh perhitungan pada salah satu supplier (5455,32) (3785,29) = 1670,03 m 3 Maka efisiensi truk hanya 69,4 % 4.3. Analisis Data 4.3.1. Rencana Perbaikan Setelah penyebab-penyebab dominan diketahui, maka rencana perbaikan dilakukan dengan mengimplementasikan sistem Milk-run untuk mengatasi permasalahan diatas. Milk-run ialah salah satu kemajuan konsep pengiriman yang dapat memperbaiki dan optimalisasi sistem distribusi. Implementasi sistem Milk-run berarti membuat suatu rute supply atau pengiriman part sehingga pengambilan part dapat dilakukan bersamaan untuk lokasi atau area yang sama oleh logistic partner. Sesuai dengan pengalaman pada supplier area cibitung, dengan implementasi sistem Milk-run maka dapat mengurangi

79 problem tingginya kedatangan truk supplier setiap harinya, dapat menurunkan biaya transportasi dan keuntungan-keuntungan lainnya. Langkah-langkah perbaikan yang akan dilakukan sesuai dengan sistem Milk-run dianalisa menggunakan langkah 5W-1H (what-why-how-when-whowhere) dimana what menjelaskan apa permasalahan yang terjadi, why menjelaskan kenapa permasalahan tersebut bisa terjadi, how menjelaskan bagaimana cara menanggulangi permasalahan tersebut, when menjelaskan kapan batas waktu penyelesaian penanggulangan masalah tersebut, who menjelaskan siapa yang bertanggungjawab melaksanakan penanggulangan masalah tersebut, dan where menjelaskan dimana penanggulangan masalah tersebut akan dilakukan. Langkah 5W-1H cukup mewakili bagaimana langkahlangkah perbaikan ini di analisa. Untuk lebih detail langkah-langkah perbaikan dapat dilihat pada tabel 4.9 dibawah ini.

80 Tabel 4.9. Langkah-Langkah Perbaikan NO WHAT WHY HOW WHEN WHO WHERE Banyak space kosong pada truk 1. Menggabungkan supplier yang berada pada satu area ADM Warehouse 1 Agar efisiensi volume truk meningkat Jan '09 PIC Logistic supplier 2. Menghitung volume part masing-masing supplier Local Part 1. Studi pattern packing masing-masing supplier 2 Agar efisiensi volume truk meningkat Jan '09 PIC Logistic 3 4 5 Ukuran pollybox tidak standar 6 Loading pattern supplier beda-beda dan efisiensinya rendah Belum semua pengiriman part menggunakan skid Agar pollybox dapat di tumpuk antara satu dengan yang lain Agar mempercepat proses loading-unloading dan efisiensi volume truk meningkat 2. Membuat simulasi dan menetapkan loading pattern yang paling efisien. 1. Menentukan standar truk yang akan digunakan. 2. Menggabungkan pengiriman menjadi satu delivery oleh truk yang sama. 1. Studi dimensi part. 2. Ukuran pallet dioptimalkan dengan part. Pollybox menggunakan standar ukuran TP (Toyota Pollybox) Febr '09 PIC Logistic Mewajibkan kepada semua supplier agar pengiriman part dengan pollybox harus menggunakan skid Febr '09 PIC Logistic 7 Ukuran skid supplier bermacam-macam Agar loading skid ke dalam truk maksimal Ukuran skid distandarkan yaitu 110 x 100 x 14 cm Febr '09 PIC Logistic 8 Ukuran bak truk supplier berbeda-beda Efisiensi volume part terhadap ukuran pallet rendah Ketinggian packing dalam 1 skid tidak standar (lebih dari 1 meter) Agar part di supply oleh truk yang sama Agar ukuran pallet efisien sesuai standar Agar efisiensi volume packing skid pada truk meningkat dan safety. 1. Ketinggian part yang melebihi 1m dibuat menjadi 2 skid. 2. Distandarkan ketinggian penumpukan pollybox maksimal 1m. Jan '09 Jan '09 Febr '09 PIC Logistic Partner PIC Logistic PIC Logistic ADM Warehouse Local Part ARMAS ADM Warehouse Local Part ADM Warehouse Local Part ADM Warehouse Local Part ADM Warehouse Local Part ADM Warehouse Local Part

81 4.3.2. Realisasi Perbaikan 1. Realisasi Perbaikan efisiensi volume truk karena banyak space kosong. Kondisi Saat Ini : Pada gambar 4.5 dibawah ini, tampak bahwa apabila pengiriman dilakukan oleh masing-masing supplier maka banyak space kosong pada truk, hal ini karena efisiensi volume part terhadap volume truk rendah. Gambar 4.5. Efisiensi Truk yang Rendah Perbaikan: Mengelompokkan supplier yang berdekatan, dalam hal ini sudah dianalisa bahwa ditetapkan ada 5 supplier yang berdekatan di area karawang. Alur pengiriman dapat dilihat pada gambar 4.6. Menghitung volume part masing-masing supplier per hari, sehingga bisa menghasilkan efisiensi kedatangan truk yang optimum. Dapat dilihat pada tabel 4.10. Membuat cycle issue seperti pada tabel 4.10.

82 TAIHO ATI ADK ARYOS (logistic Partner) KBI MINDA Gambar 4.6. Alur Pengiriman Area Karawang Tabel 4.10. Cycle Issue Pengiriman dan Volume per Hari setelah Milk-run (Karawang) NO SUPPLIER TUJUAN PENGIRIMAN CYCLE ISSUE VOLUME / DAY X Y Z 1 PT. ADK ADM P4 Warehouse no.1 (Small) 1 2 2 1.1 m3 ADM P4 Warehouse no.1 (Big) 1 2 2 1.4 m3 ADM P4 Warehouse no.2 (Small) 1 1 1 0.9 m3 ADM P4 Welding no.1 (Small) 1 8 8 8.3 m3 PT. Gaya Motor 1 1 1 0.6 m3 2 PT. ATI ADM P4 Warehouse no.1 (Small) 1 8 8 14.1 m3 ADM P4 Warehouse no.1 (Big) 1 8 8 28.7 m3 ADM P4 Warehouse no.2 (Small) 1 8 8 38.2 m3 3 PT. KBI ADM P4 Warehouse no.1 (Small) 1 8 8 41.0 m3 ADM P4 Warehouse no.1 (Big) 1 2 2 1.1 m3 ADM P4 Warehouse no.2 (Small) 1 8 8 44.2 m3 4 PT. TAIHO ADM P4 Warehouse no.1 (Small) 1 1 1 0.4 m3 ADM P4 Warehouse no.2 (Small) 1 1 1 0.4 m3 5 PT. MINDA ADM P4 Warehouse no.1 (Small) 1 1 1 0.3 m3 Total Vol Tot Vol /Vol truck TRIP 180.8 m3 7.53 m3 8

83 2. Realisasi Perbaikan efisiensi volume truk karena loading pattern Kondisi Saat Ini : Loading pattern supplier beda-beda dan effisiensinya rendah. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, karena pengiriman dilakukan oleh masing-masing supplier, maka tidak ada ketentuan standar tentang loading pattern. Maka dari itu volume truk menjadi tidak efisien seperti pada gambar 4.7. Gambar 4.7. Loading Pattern Pada Truk yang Tidak Efisien

84 Perbaikan : Membuat simulasi dan menetapkan loading pattern yang paling efisien, sesuai dengan volume part per pengiriman per supplier dan volume standar truk. Maka didapatkan simulasi loading pattern yang paling efisien seperti pada gambar 4.8. Supplier A Supplier B Supplier C Supplier D Gambar 4.8. Simulasi Loading Pattern setelah implementasi Milk-run

85 3. Realisasi Perbaikan Standar ukuran truk Kondisi Saat Ini : Pengiriman yang dilakukan oleh masing-masing supplier mengakibatkan jenis dan ukuran truk berbeda-beda sesuai truk masingmasing supplier. Hal ini mengakibatkan volume truk yang tidak sama sehingga efisiensinya pun berbeda-beda setiap supplier. Sebagai ilustrasi, ada supplier yang hanya memiliki satu jenis truk yang besar, sedangkan supplier tersebut hanya akan mengirimkan part yang kecil-kecil ke PT. ADM. Hal ini menyebabkan tidak efisiennya pengiriman yang berdampak pada pemborosan dari segi biaya, waktu, tenaga dan lain sebagainya. Gambar 4.9. Ukuran Truk Supplier yang Berbeda-beda

86 Perbaikan : Dengan menggunakan Logistic Partners (LP) seperti PT. TTLC, PT. Puninar, PT. Armas, PT. Aryos, dll, maka bisa menggunakan truk dengan ukuran standar yang disepakati. Ukuran standar tersebut ialah (2350 x 6500 x 2450 cm), seperti terlihat pada gambar 4.10. Dengan menggunakan ukuran truk yang standar, akan lebih memudahkan dalam mengatur loading pattern dan cycle issue sehingga mencapai nilai efisiensi yang optimal. Implementasi Milk-run di area Karawang ini menggunakan LP PT. Aryos. 2350 2450 6500 Gambar 4.10. Standar Ukuran Truk

87 4. Realisasi Perbaikan Pallet Supplier Kondisi Saat Ini : Efisiensi volume part terhadap ukuran pallet rendah, sehingga masih ada space kosong pada pallet yang tidak bisa diisi oleh polybox karena ukuran tidak mencukupi. Contoh pada gambar 4.11. Gambar 4.11. Pallet yang Tidak Efisien Perbaikan : Studi dimensi part di masing-masing supplier, untuk mengetahui volume part masing-masing pengiriman per polybox. Ukuran pallet dioptimalkan dengan volume part, sehingga bisa diidentifikasi standar ukuran pallet yang efisien sesuai penggunaan polybox dan volume part. Pallet dapat diperpanjang (disambung) ataupun diperpendek (dipotong), seperti pada contoh di gambar 4.12.

88 Pallet Gambar 4.12. Ukuran Pallet yang Dioptimalkan 5. Realisasi Perbaikan Polly Box Kondisi Saat Ini : Karena pengiriman dilakukan oleh masing-masing supplier, maka ukuran pollybox bisa bermacam-macam sesuai part yang dikirim supplier. Tidak ada ukuran pollybox standar yang digunakan, sehingga pollybox susah ditumpuk satu sama lainnya. Contoh seperti pada gambar 4.13. Gambar 4.13. Ukuran Polybox yang tidak Standar

89 Perbaikan : Karena sistem Milk-run mengharuskan adanya loading pattern yang pasti dari beberapa supplier yang diangkut oleh logistic partner, maka polybox harus dapat ditumpuk sesuai loading pattern. Untuk itu wajib diaplikasikan ukuran polybox menggunakan standar ukuran TP (Toyota Polybox) kepada semua supplier terkait. Ukuran-ukuran menurut tipe dapat dilihat pada tabel 4.11. Tabel 4.11. Ukuran Polybox Standar TP (Toyota Polybox) 6. Realisasi Perbaikan Pemakaian skid Kondisi Saat Ini : Pada beberapa supplier, pengiriman part tidak menggunakan skid. Sehingga menyulitkan disaat loading-unloading part karena tidak bisa menggunakan forklift. Waktu yang dibutuhkan juga menjadi semakin lama dan operator yang dibutuhkan menjadi lebih banyak. Contoh pada gambar 4.14.

90 Gambar 4.14. Loading-unloading tanpa Menggunakan Skid Perbaikan : Mewajibkan kepada semua supplier agar pengiriman part dengan polybox harus menggunakan skid agar mempermudah loading-unloading dengan forklift yang dilakukan oleh logistic partner sehingga menghemat waktu dan cukup satu operator yang mengerjakannya. Gambar 4.15. Pengiriman Menggunakan Skid

91 7. Realisasi Perbaikan Pemakaian skid terhadap ukurannya Kondisi Saat Ini : Ukuran skid supplier bermacam-macam, sehingga menyulitkan penumpukan maupun penyusunan didalam truk. Sehingga loading pattern menjadi kurang efisien. Contoh variasi ukuran skid ada pada gambar 4.16. 100 110 90 120 Gambar 4.16. Ukuran Skid yang Bervariasi Perbaikan : Ukuran skid distandarkan yaitu 110 x 100 x 14 cm, dan supplier wajib membuat dan memakai ukuran skid yang standar. Agar mempermudah loading-unloading dengan forklift yang dilakukan oleh logistic partner sehingga menghemat waktu dan cukup satu operator yang mengerjakannya. Ukuran dan bentuk standar skid dapat dilihat pada gambar 4.17.

92 110 14 100 Gambar 4.17. Ukuran dan Bentuk Skid Standar 8. Realisasi Perbaikan Standar Maximum Tinggi Tumpukan Pollybox Kondisi Saat Ini : Ketinggian packing polybox dalam 1 skid tidak standar. Ada yang lebih dari 1 meter maupun kurang dari 1 meter. Hal ini menyebabkan tumpukan loading pattern tidak efisien, selain itu juga tidak aman apabila ditumpuk terlalu tinggi. Contoh pada gambar 4.18, tinggi tumpukan mencapai 1,2 meter. 1,2 M Gambar 4.18. Ketinggian Tumpukan yang Tidak Standar

93 Perbaikan : Ketinggian tumpukan polybox setiap skid distandarkan maksimal 1 meter. Sehingga tingkat keamanan part aman dan loading pattern dapat diatur dengan efisien. Standar ketinggian penumpukan dapat dilihat pada gambar 4.19. 1 M Gambar 4.19. Standar Ukuran Ketinggian Penumpukan Polybox 4.3.3. Evaluasi Hasil Setelah analisa data dan realisasi perbaikan sesuai standar implementasi sistem Milk-run telah dilakukan oleh masing-masing supplier di area Karawang, maka diharapkan hasil realisasi perbaikan dapat meningkatkan efisiensi pengiriman part melalui logistic partner dapat optimal. Untuk mengevaluasi hasilnya, maka dibawah ini akan dijelaskan lima item evaluasi yang secara detail diperlihatkan keuntungan dan juga tingkat efisien yang meningkat dari beberapa aspek.

94 a. Jumlah KedatanganTruk/hari (Truck Delivery/day) Jumlah Kedatangan Truk Supplier Area Karawang per hari 40 30 Jumlah 20 10 0 36 Kondisi Saat Ini (Sebelum Milk Run) Target 10 8 Sesudah Milk Run Grafik 4.2. Jumlah Kedatangan Truk Setelah Milk-run Kondisi saat ini dimana sistem Milk-run belum diimplementasikan di area Karawang, jumlah kedatangan truk pengiriman part sebanyak 36 truk per hari, penjelasan secara detail mengenai hal ini ada pada grafik 4.2 mengenai frekuensi kedatangan per hari untuk supplier area Karawang. Pada saat dianalisa apabila implementasi sistem Milk-run dijalankan, maka jumlah kedatangan truk pengiriman part turun menjadi hanya 8 truk per hari atau, seperti pada hasil realisasi perbaikan pada tabel 4.10 sebelumnya mengenai cycle issue pengiriman dan volume per hari setelah implementasi Milk-run. Hal ini ternyata melebihi target yang telah

95 ditentukan sebelumnya yaitu 10 truk per hari seperti pada grafik 4.1 mengenai target jumlah kedatangan truk per hari. Hasil evaluasi diatas ialah penurunan jumlah kedatangan truk sebanyak 28 truk per hari, dari 36 kedatangan truk menjadi hanya 8 kedatangan truk.. b. Jumlah Pengiriman (Total delivery) Kondisi saat ini jumlah pengiriman ialah dalam 1 kali pengiriman untuk 5 supplier dengan 5 truk, karena pengiriman dilakukan oleh masingmasing supplier. Alur pengiriman dapat dilihat pada gambar 4.20, dimana setiap supplier bertanggungjawab masing-masing untuk pengiriman part. ADK MINDA TAIHO ATI KBI Gambar 4.20. Alur Pengiriman Sebelum Milk-run (Karawang)

96 Pada saat dianalisa apabila implementasi sistem Milk-run dijalankan, jumlah pengiriman dalam 1 kali pengiriman untuk 5 supplier dilakukan hanya dengan 3 truk. Seperti alur pada gambar 4.21. TAIHO ATI ADK ARYOS (logistic Partner) KBI MINDA Gambar 4.21. Alur Pengiriman Setelah Milk-run (Karawang) Hasil evaluasi diatas ialah pengiriman berkurang 2 truk per pengiriman, dari 5 truk menjadi hanya 3 truk per pengiriman. c. Biaya Pengiriman (Cost delivery) Kondisi saat ini biaya pengiriman dibayarkan oleh masing-masing supplier, dimana per hari secara total sejumlah Rp. 19.900.524. Biaya ini dimasukkan kedalam biaya transportasi pada breakdown cost per part. Total biaya per supplier dapat dilihat pada tabel 4.12 dibawah ini.

97 Tabel 4.12. Total Biaya Pengiriman Sebelum Milk-run NO SUPPLIER TUJUAN PENGIRIMAN CYCLE ISSUE X Y Z BIAYA PER HARI 1 PT. ADK ADM P4 Warehouse no.1 (Small) 1 1 2 ADM P4 Warehouse no.1 (Big) 1 2 2 ADM P4 Warehouse no.2 (Small) 1 1 2 1,984,328 ADM P4 Welding no.1 (Small) 1 14 14 PT. Gaya Motor 1 1 2 2 PT. ATI ADM P4 Warehouse no.1 (Small) 1 20 20 ADM P4 Warehouse no.1 (Big) 1 24 24 3,250,528 ADM P4 Warehouse no.2 (Small) 1 12 12 3 PT. KBI ADM P4 Warehouse no.1 (Small) 1 24 24 ADM P4 Warehouse no.1 (Big) 1 1 2 14,590,368 ADM P4 Warehouse no.2 (Small) 1 12 12 4 PT. TAIHO ADM P4 Warehouse no.1 (Small) 1 1 2 ADM P4 Warehouse no.2 (Small) 1 1 2 18,900 5 PT. MINDA ADM P4 Warehouse no.1 (Small) 1 1 2 56,400 TOTAL Rp19,900,524 Pada saat dianalisa apabila implementasi sistem Milk-run dijalankan, maka perhitungan biaya pengiriman ialah berdasarkan berapa trip atau kedatangan truk per hari yang dilakukan oleh logistic partner (LP). Seperti pada tabel 4.13 dibawah, biaya per trip dari LP yang telah disepakati antara PT. ADM dan LP (PT. Aryos) ialah sejumlah Rp. 880.235, sedangkan pada satu harinya terdapat 8 trip pengiriman LP. Sehingga total biaya pengiriman per hari ialah biaya per trip dikali jumlah total trip per hari yang hasilnya ialah Rp. 7.041.880

98 Tabel 4.13. Total Biaya Pengiriman Setelah Milk-run NO SUPPLIER TUJUAN PENGIRIMAN CYCLE ISSUE X Y Z BIAYA PER HARI 1 PT. ADK ADM P4 Warehouse no.1 (Small) 1 2 2 ADM P4 Warehouse no.1 (Big) 1 2 2 ADM P4 Warehouse no.2 (Small) 1 1 1 ADM P4 Welding no.1 (Small) 1 8 8 Biaya per trip = PT. Gaya Motor 1 1 1 Rp. 880,235 2 PT. ATI ADM P4 Warehouse no.1 (Small) 1 8 8 ADM P4 Warehouse no.1 (Big) 1 8 8 Trip per hari = ADM P4 Warehouse no.2 (Small) 1 8 8 8 trip 3 PT. KBI ADM P4 Warehouse no.1 (Small) 1 8 8 ADM P4 Warehouse no.1 (Big) 1 2 2 Total Biaya per hari = ADM P4 Warehouse no.2 (Small) 1 8 8 8 x Rp. 880,235 = 4 PT. TAIHO ADM P4 Warehouse no.1 (Small) 1 1 1 Rp. 7,041,880 ADM P4 Warehouse no.2 (Small) 1 1 1 5 PT. MINDA ADM P4 Warehouse no.1 (Small) 1 1 1 TOTAL Rp 7,041,880 Hasil evaluasi diatas penghematan biaya setelah implementasi Milkrun ialah sebesar Rp. 12.858.644 per hari. Dari sebelum implementasi Milk-run biaya pengiriman ialah Rp. 19.900.524 per hari, setelah implementasi Milk-run biaya pengiriman menjadi hanya Rp. 7.041.880 per hari.

99 d. Biaya Tenaga Kerja (Cost man hours) Kondisi saat ini biaya tenaga kerja dengan frekuensi pengiriman 36 kali per hari, dapat dihitung dengan rumus seperti dibawah ini: 36 30menit Biaya Tenaga Kerja = Rp.8, 000 60menit = Rp. 144,000 per jam Pada saat dianalisa apabila implementasi sistem Milk-run dijalankan, biaya tenaga kerja dengan frekuensi pengiriman yang telah turun sejumlah 8 kali per hari, ialah seperti perhitungan dibawah ini: 8 30menit Biaya Tenaga Kerja = Rp.8, 000 60menit = Rp. 32,000 per jam Hasil evaluasi diatas ialah terjadi penghematan biaya tenaga kerja senilai Rp. 112.000 per jam per operator, dari awalnya Rp. 144.000 per jam menjadi hanya Rp. 32.000 per jam. e. Biaya Tempat Parkir (Truck station Cost) Kondisi saat ini biaya tempat parkir dengan jumlah truk 5 truk per pengiriman, dapat dihitung dengan rumus seperti dibawah ini: Luas area yang diperlukan = 5 (2 10m ) = 100m 2

100 Biaya Tempat Parkir = Rp. 2,000,000 100m 2 = Rp. 200,000,000 Pada saat dianalisa apabila implementasi sistem Milk-run dijalankan, biaya tempat parkir dengan jumlah truk 3 truk per pengiriman, ialah seperti perhitungan dibawah ini: Luas area yang diperlukan = Biaya Tempat Parkir = 3 (2 10m ) = 60m Rp. 2,000,000 60m 2 2 = Rp. 120,000,000 Hasil evaluasi diatas ialah terjadi penghematan biaya tempat parkir senilai Rp. 80.000.000 per bulan, dari awalnya Rp. 200.000.000 per bulan menjadi hanya Rp. 120.000.000 per bulan. 4.4. Standarisasi Sistem Transportasi dan Distribusi Dengan Sistem Milk-run Setelah menganalisa penerapan sistem Milk-run untuk area Karawang, dan mendapatkan meningkatkan efisiensi pengiriman part dari supplier ke PT. ADM, maka untuk selanjutnya ditetapkan beberapa standarisasi sistem transportasi dan distribusi dengan menerapkan sistem Milk-run untuk dapat meningkatkan efisiensi pengiriman part dari supplier ke PT. ADM. Beberapa standarisasi tersebut ialah sebagai berikut:

101 1. Supplier yang akan menerapkan sistem Milk-run harus berada dalam satu area atau lokasi yang berdekatan. 2. Jenis truk Milk-run menggunakan truk TTLC dengan ukuran loading space 6500 x 2350 x 2450 mm, dengan swing door dua bukaan kiri dan kanan. 3. Penggunaan polybox harus sesuai dengan standar ukuran TP (Toyota Polybox). 4. Berat total part dalam satu polybox tidak boleh lebih dari 15 kg. 5. Pengiriman part yang menggunakan polybox harus memakai skid. 6. Pengiriman part yang menggunakan pallet harus sesuai dengan persetujuan yang telah disepakati antara PT. ADM dan supplier. 7. Jenis skid harus menggunakan skid kayu (wooden skid) atau skid plastik (polyvinil skid) dengan ukuran 110 x 100 x 14 cm. 8. Packing dalam 1 skid harus berukuran 1 m 3, dengan diikat tali (rope) dan di kemas dengan plastik (wrapping). 9. Maksimal penumpukan atau stacking skid adalah 2 tumpukan. 10. Volume matrix setiap pengiriman harus sesuai dengan efisiensi kapasitas truk Milk-run (23 m 3 ). 11. Cycle issue dibuat sesuai dengan efisiensi loading pattern volume truk Milk-run.