Halaman: 1/11 1.0 TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk melaksanakan Akreditasi Penuh Program Pengajian baharu kecuali Program Profesional dan Akreditasi Semula Program sedia ada. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi menyediakan dokumen, melantik panel penilai, mengaudit, menyediakan laporan akreditasi penuh, dan meluluskan akreditasi program pengajian tertakluk kepada perakuan Mesyuarat SENAT. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor / Kod Rujukan - - PU/PS/LG04/KUR 4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN Akreditasi Penuh AKD APP BPK JKKU JKKPF JKKSU KPPP KPPS KPPSPSP PPP PT PTPO Program Professional PTJ SPS SPSP Tajuk Dokumen Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) Self-Review Portfolio for Academic Performance Audit Log Kelulusan Kurikulum dan Akreditasi Program :Program lama yang diakreditasi semula/program baharu yang akan keluarkan kohort pertama program :Bahagian Akademik :Ahli Panel Penilai :Bahagian Perancangan Korporat :Jawatankuasa Kurikulum Universiti :Jawatankuasa Kurikulum Prasiswazah Fakulti :Jawatankuasa Kurikulum Siswazah Universiti :Ketua Pentadbiran Pengajian Pra Siswazah :Ketua Pentadbiran Pengajian Siswazah :Ketua Penolong Pendaftar Sekolah Pengajian Siswazah Pengurusan :Dekan dan Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian :Pengerusi Panel Penilai :Pegawai Tadbir :Pembantu Tadbir (perkeranian & operasi) :Program yang diakreditasi oleh badan profesional :Pusat :Sekolah Pengajian Siswazah : Sekolah Pengajian Siswazah Pengurusan
Halaman: 2/11 TNC (A&A) UPM/SWA-02 :Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) : Program Pengajian Fakulti (program sedia ada) 5.0 TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Pengarah BPK dan bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat adalah bertanggungjawab mematuhi prosedur ini.
Halaman: 3/11 6.0 CARTA ALIR 7.1 Mula 7.2 Kemaskini dokumen UPM/SWA-02 7.3 Hantar UPM/SWA-02 kepada AKD/SPS/SPSP untuk semakan 7.4 Hantar UPM/SWA-02 kepada PPP dan APP 7.5 Sedia laporan pralawatan 7.6 Laksana audit akreditasi penuh program pengajian 7.7 Hantar dan selaras laporan audit 7.8 Sedia dan hantar laporan audit kepada BPK 7.9 Hantar laporan audit PPP kepada PTJ 7.10 Lakana mesyuarat dan edar minit mesyuarat 7.11 Lulus? Tidak 7.12 Buat Pindaan Ya 7.13 Hantar keputusan Akreditasi Penuh ke Mesyuarat Senat 7.14 Tamat
Halaman: 4/11 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Kemaskini dokumen UPM/SWA-02 a) Sedia dan maklumkan perancangan keperluan Akreditasi Penuh; Prasiswazah (semasa semester 7 program selepas ditawarkan) Siswazah (semasa semester 4 program pengajian). (Rujuk : Log Kelulusan Kurikulum dan Akreditasi Program) b) Sedia dan maklumkan perancangan audit program-program pengajian di PTJ. (Rujuk: Jadual Perancangan Audit Akreditasi Program Pengajian) c) Kemaskini dokumen berikut dan hantar kepada AKD/SPS/SPSP untuk dimajukan kepada BPK. Dokumen tersebut adalah: UPM/SWA-02 Bahagian A : Maklumat Am Fakulti Bahagian B : Latarbelakang program pengajian Bahagian C : Standard Program (maklumat penilaian dan standard dalam 9 bidang). DAN Bahagian D : Laporan Kendiri KPPP/KPPS/ KPPSPSP Pengarah BPK 7.3 Hantar UPM/SWA-02 kepada AKD/SPS/SPSP untuk semakan a) Hantar dokumen UPM/SWA-02 yang lengkap kepada AKD/SPS/SPSP selewat-lewatnya tujuh (7) hari bekerja selepas menerima makluman. b) Semak kecukupan dokumen dan daftar serta majukan kepada BPK. (Rujuk : Senarai Semak COPPA Akreditasi Penuh :Log Pemantauan Akreditasi [(OPR/PNC-BPK/BL01/AKREDITASI)] c) Jika tidak lengkap, dapatkan dokumen yang lengkap selewatlewatnya tujuh (7) hari bekerja dari tarikh permohonan melengkapkan dokumen. KPPP/KPPS/ KPPSPSP
Halaman: 5/11 7.4 Hantar UPM/SWA-02 kepada PPP dan APP a) Lantik PPP dan APP baharu (jika perlu). TNC (A&A) b) Hantar dokumen UPM/SWA-02 kepada PPP dan APP selepas menerima surat lantikan dari TNC (A&A) beserta perkara-perkara berikut: PTPO, BPK - Lampiran 1: Nama Panel Penilai untuk dihubungi (mengikut program yang diaudit) - Lampiran 2: Tugas-tugas Panel Penilai - - Lampiran 3: Format Laporan Akreditasi Sementara/Pra Lawatan program pengajian - Senarai semak Panel Penilai untuk setiap bidang 7.5 Sedia Laporan Pra-Lawatan a) Sediakan laporan pra lawatan berdasarkan program pengajian yang diaudit. (Rujuk: Format Laporan Akreditasi Sementara/Pra Lawatan program pengajian) PPP dan APP b) Terima laporan pra lawatan dari PPP dan APP Pengarah BPK c) Hantar laporan pra lawatan kepada PTJ Pengarah BPK 7.6 Laksana Audit Akreditasi Penuh Program Pengajian a) Dapatkan persetujuan PPP, APP dan PTJ untuk mendapatkan tarikh audit yang bersesuaian untuk pelaksanaan Akreditasi Penuh Program Pengajian. b) Hantar surat makluman dan Atur Cara Program Audit Akreditasi Penuh Program Pengajian (OPR/PNC-BPK/BR01/ATURCARA) kepada PPP, APP dan PTJ /AKD/SPS/SPSP. PTPO, BPK Pengarah BPK
c) Edarkan fail audit kepada PPP dan APP yang mengandungi perkara-perkara berikut: Halaman: 6/11 PT,BPK - Senarai semak PPP dan APP (jika perlu) - Laporan pra lawatan (program yang diaudit) untuk rujukan Panel Penilai. - Format Laporan Penilaian Akreditasi Penuh Program Pengajian - Borang nota audit 7.7 Hantar dan selaras laporan audit a) Hantar Laporan Penilaian Akreditasi Penuh kepada PPP. APP b) Selaraskan Laporan Penilaian Akreditasi Penuh yang diterima dari APP. 7.8 Sedia dan hantar laporan audit kepada BPK Sedia dan hantar laporan audit kepada Pengarah BPK dalam tempoh 14 hari bekerja setelah menerima laporan daripada APP. 7.9 Hantar laporan audit PPP kepada PTJ a) Hantar laporan audit beserta syor dari PPP kepada PTJ untuk maklum balas. PPP PPP Ketua BPK b) Sedia maklum balas (jika berkaitan) dan hantar kepada BPK selepas menerima laporan audit Akreditasi Penuh. 7.10 Laksana Mesyuarat dan Edar Minit Mesyuarat a) Laksanakan Mesyuarat Jawatankuasa SWA Akreditasi jika satu pertiga dari bilangan ahli hadir. b) Pengarah BPK adalah Pengerusi, sekiranya Pengerusi tidak dapat hadir, beliau boleh mewakilkan pada mana-mana ahli untuk mempengerusikan majlis. Pengarah BPK Pengarah BPK c) Laksanakan mesyuarat mengikut agenda yang disediakan Pengarah BPK
Halaman: 7/11 d) Sedia dan edar minit mesyuarat dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh mesyuarat. Setiausaha 7.11 Lulus? a) Jika tidak, ikut langkah 7.12 b) Jika ya, ikut langkah 7.13 7.12 Buat Pindaan Buat pindaan dengan menghantar dokumen sokongan (jika berkaitan) kepada BPK selewat-lewatnya 14 hari bekerja selepas menerima maklum balas daripada BPK. 7.13 Hantar keputusan Akreditasi Penuh ke Mesyuarat SENAT a) Hantar keputusan Akreditasi Penuh Program Pengajian ke Mesyuarat SENAT untuk pertimbangan perakuan. b) Terima keputusan Akreditasi Penuh Program Pengajian, hantar kepada PTJ/AKD/SPS/SPSP dan kemas kini log. (Rujuk : Log Kelulusan Kurikulum dan Akreditasi Program :Log Pemantauan Akreditasi (OPR/PNC-BPK/BL01/AKREDITASI) PT BPK PTPO BPK/KPPP/KPPS/ KPPSPSP 7.14 Tamat
Halaman: 8/11 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail, dan Senarai Rekod Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempoh dan Tempat Simpanan Kuasa Melupus 1. UPM/PNC-BPK/600-1(AP) Jadual Perancangan Audit Akreditasi Penuh Atur Acara Audit Akreditasi Program (OPR/PNC- BPK/BR01/ATUR ACARA) Surat-surat berkaitan Laporan pra lawatan Panel Penilai Laporan audit PPP Laporan maklumbalas/syor PPP kepada dari PTJ (jika berkaitan) Minit Mesyuarat JK SWA Akreditasi Petikan Minit Mesyuarat SENAT (Keputusan Akreditasi Penuh Program Pengajian) Surat lantikan PPP & APP Format Laporan Akreditasi Sementara/Pra Lawatan program pengajian Format Laporan Penilaian Akreditasi Penuh Program Pengajian Log Pemantauan Akreditasi (OPR/PNC- BPK/BL01/AKREDITASI PTPO PT 3 tahun/ BPK 5 tahun /BPK Kekal/BPK Pengarah BPK 2. UPM/600-1/1/14(AP) Jadual Perancangan Akreditasi Penuh (Prasiswazah) Atur Acara Audit Akreditasi Program (OPR/PNC- BPK/BR01/ATUR ACARA) PTPO PT 3 tahun/ AKD
Halaman: 9/11 Bil Kod Fail, Tajuk Fail, dan Senarai Rekod Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempoh dan Tempat Simpanan Kuasa Melupus Surat-surat berkaitan Petikan Minit Mesyuarat JK SWA Akreditasi Petikan Minit Mesyuarat SENAT (Keputusan Akreditasi Penuh Program Pengajian) Senarai semak COPPA Log Pemantauan Akreditasi (OPR/PNC- BPK/BL01/AKREDITASI) 3. UPM/600-1/2/6(AP) Jadual Perancangan Akreditasi Penuh (Siswazah) Atur Acara Audit Akreditasi Program (OPR/PNC- BPK/BR01/ATUR ACARA) Surat-surat berkaitan Petikan Minit Mesyuarat JK SWA Akreditasi Petikan Minit Mesyuarat SENAT (Keputusan Akreditasi Penuh Program Pengajian) Senarai semak COPPA Log Pemantauan Akreditasi (OPR/PNC- BPK/BL01/AKREDITASI) 5 tahun/ AKD Kekal/ AKD PTPO PT 3 tahun/ SPS 5 tahun/ SPS Kekal/ SPS 4. UPM/600-1/3/14(AP) Jadual Perancangan Akreditasi Penuh (Siswazah) Atur Acara Audit Akreditasi Program (OPR/PNC- BPK/BR01/ATUR ACARA) Surat-surat berkaitan PTPO PT 3 tahun/ SPSP
Halaman: 10/11 Bil Kod Fail, Tajuk Fail, dan Senarai Rekod Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempoh dan Tempat Simpanan Kuasa Melupus Petikan Minit Mesyuarat JK SWA Akreditasi Petikan Minit Mesyuarat SENAT (Keputusan Akreditasi Penuh Program Pengajian) Senarai semak COPPA Log Pemantauan Akreditasi (OPR/PNC- BPK/BL01/AKREDITASI) 5. UPM/Kod PTJ/600-2(AP) UPM/Kod PTJ/600-3(AP) Jadual Perancangan Akreditasi Penuh (Pra siswazah) PTPO PT Jadual Perancangan Akreditasi Penuh (Siswazah) Jadual Perancangan Audit Akreditasi Penuh Atur Acara Audit Akreditasi Program (OPR/PNC- BPK/BR01/ATUR ACARA) Surat-surat berkaitan Laporan pra lawatan Panel Penilai Laporan audit PPP Laporan maklumbalas/syor PPP kepada dari PTJ (jika berkaitan) Minit Mesyuarat JK SWA Akreditasi (Jika berkaitan) Petikan Minit Mesyuarat SENAT (Keputusan Akreditasi Penuh Program Pengajian) 5 tahun/ SPSP Kekal/ SPSP 3 tahun/ BPK 5 tahun /BPK
Halaman: 11/11 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 OPR: 1/2012 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Ketuaketua Bahagian Pejabat Naib Canselor Kali Ke-16 Disedia/ Disemak Oleh Dilulus/ Diluluskan Semula Oleh Tarikh Kuatkuasa TWP PP WP 03/01/2011 TWP PP WP 09/05/2012