BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Teknologi Informasi merupakan salah satu bentuk teknologi yang dapat ditemui di hampir seluruh bidang kehidupan. Perkembangannya saat ini amat pesat, terutama pemanfaatan teknologi informasi berbasis komputer. Hal ini dapat dilihat dari semakin banyaknya pengguna komputer, baik untuk hal-hal yang merupakan kepentingan perusahaan atau bisnis maupun yang bersifat hiburan atau pendidikan. Perkembangan ini menuntut perusahaan-perusahaan untuk dapat memanfaatkan teknologi informasi semaksimal mungkin untuk mendukung upaya meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional perusahaan sekaligus membantu pihak manajemen dalam menentukan kebijakan-kebijakan perusahaan. Saat ini, informasi menjadi sangat penting peranannya bagi berbagai operasi bisnis perusahaan. Informasi menunjang pengambilan keputusan dan perencanaan bagi pihak manajemen di dalam perusahaan. Setiap perusahaan, baik perusahaan yang bergerak di bidang dagang maupun perusahaan yang bergerak di bidang jasa, memerlukan informasi yang didapat melalui pengolahan data yang cepat, tepat, lengkap, dan akurat sehingga dapat merencanakan langkah-langkah strategis yang dapat dilakukan perusahaan untuk mendapatkan keunggulan kompetitif dalam persaingan yang ada. Rancangan sistem informasi yang baik diperlukan untuk menjawab kebutuhan tersebut. Sekolah merupakan salah satu bentuk organisasi yang bergerak di bidang jasa. Pada saat ini kemajuan di dunia pendidikan menuntut institusi-institusi pendidikan 1
2 khususnya sekolah swasta untuk dapat menjaga dan meningkatkan nilai pelayanannya dalam menghadapi persaingan-persaingan antar sekolah yang kian berkembang baik secara infrastruktur maupun kualitas pendidikan. Perkembangan infrastruktur terutama pertambahan jumlah ruang kelas menyebabkan bertambahnya kapasitas penerimaan siswa, yang berarti bertambahnya jumlah data yang harus diolah dan kegiatan administrasi pun meningkat, yang mana bila dikerjakan secara manual dapat memakan waktu yang cukup lama. Seiring dengan itu, maka sekolah memerlukan sebuah sistem informasi yang terkomputerisasi untuk memudahkan proses administrasi dan pendataan. Oleh karena itu dipilih topik sistem informasi layanan administrasi dan pendataan sebagai anilisis untuk menemukan sistem informasi administrasi dan pendataan pada SMA Santo Yakobus kemudian dirancang dan dikembangkan sistem baru yang lebih efektif dan efisien. 1.2 Ruang Lingkup Pembahasan dalam skripsi ini mencakup analisis dan perancangan sistem informasi layanan pada SMA Santo Yakobus, khususnya sistem administrasi dan pendataan dengan ruang lingkup sebagai berikut: - Pendaftaran calon siswa baru. - Pendataan pembayaran daftar ulang siswa. - Pendataan siswa aktif. - Penghitungan pembayaran SPP. - Penyusunan Laporan.
3 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan yang hendak dicapai dalam penyusunan skripsi ini adalah: - Menganalisis sistem informasi layanan administrasi dan pendataan yang sedang berjalan. - Mengidentifikasi permasalahan-permasalahan operasional yang terdapat dalam sistem informasi layanan administrasi dan pendataan yang sedang berjalan. - Merancang sistem informasi layanan administrasi dan pendataan yang dapat membantu perusahaan mengatasi masalah dalam sistem yang sedang berjalan. Manfaat yang hendak dicapai dalam penyususnan skripsi ini adalah: - Hasil perancangan sistem informasi layanan administrasi dan pendataan mampu memberikan masukan bagi sekolah dan alternatif sistem yang dapat digunakan. - Mampu memberikan informasi yang handal, yaitu informasi yang cepat, tepat, dan akurat sehingga dapat membantu pihak manajemen sekolah dalam pengambilan keputusan dan perencanaan strategis. - Menghasilkan suatu rancangan sistem informasi layanan administrasi dan pendataan yang dapat meningkatkan kinerja operasional sekolah. 1.4 Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang digunakan untuk pengumpulan data dan informasi dalam penyusunan skripsi ini, yaitu: 1. Studi Kepustakaan Studi kepustakaan dilakukan dengan mengumpulkan dan membaca buku-buku dan literatur-literatur yang mendukung penyusunan skripsi sesuai dengan topik pembahasan.
4 2. Metode Analisis Metode analisis dilakukan dengan melakukan survey pada sistem yang sedang berjalan, analisis terhadap sistem yang sedang berjalan, dan identifikasi terhadap kebutuhan informasi. 3. Metode Perancangan Dalam metode perancangan untuk penyusunan skripsi ini yang digunakan adalah metode object oriented and design dan menggunakan Unified Modelling Language (UML) yang meliputi: - Pembuatan UML activity diagram - Pembuatan UML class diagram - Pembuatan UML use case diagram - Pembuatan rancangan database, form, layar - Pembuatan navigation diagram - Pembuatan matriks rencana penerapan sistem 4. Metode Pengumpulan data Metode pengumpulan data yang dilakukan dalam penyusunan skripsi ini antara lain: - Wawancara (interview), melakukan wawancara kepada pihak-pihak yang terkait. - Pengamatan (observation), mengamati secara langsung kegiatan di tiap bagian yang berhubungan dengan sistem yang sedang diteliti. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan ditujukan untuk mempermudah penyusunan skripsi. Adapun sistematika penulisan dalam penusunan skripsi ini adalah sebagai berikut:
5 Bab 1 Pendahuluan Bab ini berisi latar belakang penelitian, ruang lingkup, Tujuan dan Manfaat, Metodologi penelitian, dan Sistematika penulisan. Bab 2 Landasan Teori Bab ini membahas tentang landasan teori yaitu teori umum tentang Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Layanan dan teori khusus tentang administrasi dan pendataan sekolah. Bab 3 Analisis Sistem Informasi Layanan Administrasi dan Pendataan yang Sedang Berjalan Bab ini berisikan hasil analisis pada sistem yang sedang berjalan, yang terdiri dari latar belakang dan gambaran umum perusahaan, narasi prosedur dan sistem yang sedang berjalan, event table dari sistem yang berjalan, Overview Activity Diagram dari sistem yang sedang berjalan, workflow table dari sistem yang sedang berjalan, formulir-formulir dan laporan-laporan yang terdapat di perusahaan, temuan-temuan dari hasil analisis pada sistem yang sedang berjalan, dan hasil identifikasi kebutuhan informasi yang diusulkan. Bab 4 Perancangan Sistem Informasi Layanan Administrasi dan Pendataan Usulan Bab ini berisi mengenai dokumen dari perancangan yang dilakukan, yang berisikan narasi usulan sistem yang diusulkan, event table usulan, overview activity diagram usulan, workflow table usulan, detail activity diagram usulan, UML class diagram usulan, use case diagram usulan, rancangan database usulan
6 program yang dibuat, rancangan formulir dan rancangan laporan, rancangan layar, navigation diagram, dan matriks penerapan sistem yang dibuat. Bab 5 Simpulan dan Saran Bab ini berisi mengenai simpulan dari analisis dan perancangan sistem informasi layanan yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya, dan saran-saran yang diperlukan dalam mendukung penggunaan dan pengembangan sistem informasi layanan SMU Santo Yakobus.