BAB V ANALISA HASIL 5.1 Analisa Hasil Sasaran Mutu Dari hasil pengolahan data, analisis kuantitatif disesuaikan dengan data yang dikumpulkan. Sehingga menjawab pelaksanaan pencapaian sasaran mutu dan proses monitoring terhadap mutu pelayanan di unit rekam medis Rumah Sakit XYZ Tangerang Selatan, selanjutnya menjawab permasalahan dominan yang akan dilakukan perbaikan pada sasaran mutu di unit rekam medis, dan menjawab faktor penyebab tidak tercapainya sasaran mutu di unit rekam medis serta memberi rencana usulan perbaikan terhadap sasaran mutu di unit rekam medis. Tahapan utama yang dilakukan sesuai konsep siklus PDCA adalah 1. Tahapan Plan. Berikut penjabaran hasil analisanya: Langkah pertama dalam tahapan Plan adalah menentukan tema permasalahan, dari gambar 4.11 pada dapat diketahui bahwa kondisi awal sasaran mutu masih dibawah target yang telah ditentukan. Sehingga didapat total rata-rata kondisi awal pencapaian target adalah 88%. Langkah kedua adalah menetapkan target. Perusahaan memiliki standar berdasarkan sumber data unit rekam medis bahwa standar target sasaran mutu adalah 95%. Target peningkatan kelengkapan SOAP pada sasaran mutu menjadi perhatian dalam pencapaian target. Langkah ketiga adalah menganalisis sebab-sebab yang mengakibatkan masalah dan langkah keempat adalah menentukan sebab-sebab yang paling dominan, untuk mempermudah dalam proses langkah ketiga dan langkah keempat masalah ketidaktercapainya target sasaran mutu dalam kelengkapan SOAP (Subjective, Objective, Assessment, Plan) dokter di rawat jalan ini akan dibantu dengan pengolahan data secara kuantitatif, hasil dari tabel 4.11 menunjukkan bahwa Ketidaklengkapan yang dominan terjadi adalah Subjektive (pada SOAP) yang tinggi dengan 18 ketidaklengkapan dalam 3 bulan, diikuti oleh Assessment (pada SOAP) dengan ketidaklengkapan sebanyak 13 76
77 ketidaklengkapan dalam 3 bulan, selanjutnya diikuti oleh Objective dengan ketidaklengkapan sebanyak 12 ketidaklengkapan dalam 3 bulan, sedangkan ketidaklengkapan terkecil adalah Plan dengan ketidaklengkapan sebanyak 1 ketidaklengkapan dalam 3 bulan. Ini berarti ketidaklengkapan karena tingginya Subjektive (pada SOAP) menjadi perhatian utama dalam perbaikan yang akan dilakukan. Selanjutnya dalam proses identfikasi masalah akan dibantu dengan diagram histogram, dari gambar 4.12 diketahui bahwa frekuensi ketidaklengkapan SOAP yang paling besar adalah Subjective (pada SOAP). Subjektive (pada SOAP) yang tinggi, kemudian diikuti oleh Assessment, selanjutnya diikuti oleh Objective dan untuk kelengkapan terkecil adalah Plan (pada SOAP). Dari diagram pareto pada gambar 4.13 didapatkan bahwa dilihat dari persentase ketidaklengkapan SOAP (Subjective, Objective, Assessment, Plan) bulan Oktober-Desember 2016. Ketidaklengkapan yang dominan terjadi adalah Subjective yang tinggi dengan 18 ketidaklengkapan dalam 3 bulan. Ketidaklengkapan Subjective (pada SOAP) menjadi perhatian utama dalam perbaikan yang akan dilakukan. 2. Tahapan Do. Berikut penjabaran hasil analisanya: Tahapan ini adalah melaksanakan rencana perbaikan, tahapan ini akan dibantu dengan pendekatan Kaizen, 5W+1H. 5W+1H adalah sampel dari faktor, usulan implementasi dari faktor-faktor penyebab lainnya dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah disusun. Dari tabel 4.15 didapatkan bahwa solusi perbaikan untuk permasalahan manusia adalah dokter diberikan training tentang cara teknis yang praktis, dokter diberikan sosialisasi pentingnya SOAP pada hasil assessmen terhadap mutu rekam medis dan diberikan sosialiasi pentingnya pada SOAP pada mutu rumah sakit. Solusi perbaikan yang diberikan untuk permasalahan metode adalah perlu perancangan ulang pada tab pengisian SOAP di sistem TrakCare, melakukan pengembangan sistem agar balance dengan para user.
78 Solusi perbaikan yang diberikan untuk permasalahan mesin adalah melakukan pengecekan dan perawatan untuk menindak lanjuti dan pengontrolan terhadap server. 3. Tahapan Check. Berikut penjabaran hasil analisanya: Dalam tahap Check yang dilakukan adalah memeriksa kegiatan perbaikan/usulan perbaikan. Tahap ini akan memantau dan mengevaluasi proses dan hasil. Dalam tahap evaluasi akan dibantu dengan pembuatan diagram fishbone (cause and effect) berdasarkan wawancara. Penyebab-penyebab tidak tercapainya sasaran mutu adalah sebagai berikut: faktor manusia yang meliputi faktor usia dan tidak konsisten (tidak menulis SOAP), faktor metode yang meliputi perancangan sistem tidak praktis dan user kesulitan memahami sistem, dan faktor mesin yang meliputi server jaringan tidak optimal. 4. Tahapan Action. Berikut penjabaran hasil analisanya: Tahap action adalah tahap untuk mengambil tindakan terhadap hasil-hasil dari tahap check. Tujuan tahapan ini adalah mencegah terulangnya masalah. Hasil tahap ini adalah untuk standarisasi sasaran mutu, yaitu antara lain: (1) Pembuatan menu bar (strip horizontal) E-Medical Record harus sejajar dengan menu bar Consultations misal Consultations Paediatric agar relasi untuk melakukan pengisian dokumentasi SOAP, dalam pengisian tab E-Medical Record disusun dengan horizontal agar menu E-Medical Record menampilkan langsung rencana pengisian SOAP. Pada proses pembuatan menu bar, posisi menu bar harus relasi antar menu yang telah dibuat agar menu bar pengisian SOAP (E-Medical Record) sejajar dengan menu bar Consultations. (2) Jaringan tidak optimal pada dokumentasi terkomputerisasi untuk pengisian SOAP terdiri dari dilakukan pengecekan di setiap awal dan akhir pemeriksaan pasien, lakukan rancangan jaringan rangkaian paralel apabila terjadi jaringan tidak optimal, isi check sheet untuk memonitor dokumentasi pengisian SOAP.
79 5.2 Analisa Hasil Proses Monitoring Dari hasil pengolahan data, analisis kuantitatif disesuaikan dengan data yang dikumpulkan. Sehingga menjawab pendekatan PDCA (Plan, Do, Check, Action) untuk mengetahui pencapaian proses monitoring terhadap mutu pelayanan di unit rekam medis Rumah Sakit XYZ Tangerang Selatan, selanjutnya menjawab permasalahan yang akan dilakukan perbaikan pada proses monitoring di unit rekam medis, dan menjawab faktor penyebab tidak tercapainya proses monitoring di unit rekam medis serta memberi rencana usulan perbaikan terhadap proses monitoring di unit rekam medis. Tahapan utama yang dilakukan sesuai konsep siklus PDCA adalah 1. Tahapan Plan. Berikut penjabaran hasil analisanya: Langkah pertama dalam tahapan Plan adalah menentukan tema permasalahan, dari gambar 4.14 dapat diketahui bahwa kondisi awal proses monitoring masih dibawah target yang telah ditentukan pada bulan Maret 2017. Sehingga didapat kondisi awal ketidaktercapaian penyelesaian koding rawat jalan pada target proses monitoring bulan maret adalah 94%. Langkah kedua adalah menetapkan target. Perusahaan memiliki standar berdasarkan sumber data unit rekam medis bahwa standar target proses monitoring adalah 95%. Target peningkatan penyelesaian koding rawat jalan pada proses monitoring menjadi perhatian dalam pencapaian target. Langkah ketiga adalah menganalisis sebab-sebab yang mengakibatkan masalah dan langkah keempat adalah menentukan sebab-sebab yang paling dominan, untuk mempermudah dalam proses langkah ketiga dan langkah keempat masalah ketidaktercapainya target proses monitoring dalam penyelesaian koding rawat jalan ini akan dibantu dengan pengolahan data secara kuantitatif, hasil dari tabel 4.13 menunjukkan bahwa ketidaktercapaian yang dominan terjadi adalah koding BRM OPD Pagi yang tinggi dengan 10332 ketidaklengkapan dalam 1 bulan, diikuti oleh koding BRM OPD Siang dengan ketidaktercapaian sebanyak 9861 dalam 1 bulan, selanjutnya diikuti oleh
80 koding BRM UGD dengan ketidaktercapaian sebanyak 244 dalam 1 bulan, sedangkan ketidaktercapaian terkecil adalah koding BRM Dental dengan ketidaktercapaian sebanyak 27 ketidaktercapaian dalam 1 bulan. Ini berarti ketidaktercapaian karena tingginya koding BRM OPD Pagi menjadi perhatian utama dalam perbaikan yang akan dilakukan. Selanjutnya dalam proses identfikasi masalah dan menentukan sebab-sebab yang paling dominan akan dibantu dengan diagram histogram, dari gambar 4.15 diketahui bahwa frekuensi ketidaktercapaian penyelesaian koding rawat jalan yang paling besar adalah ketidaktercapaian koding BRM OPD. Koding BRM OPD Pagi tinggi, kemudian diikuti oleh koding BRM OPD Siang, selanjutnya diikuti oleh koding BRM UGD. Dan ketidaktercapaian terkecil adalah koding BRM Dental. Dari diagram pareto pada gambar 4.16 didapatkan bahwa dilihat dari persentase ketidaktercapaian penyelesaian koding rawat jalan bulan maret 2017. Ketidaktercapaian yang dominan terjadi adalah koding BRM OPD Pagi yang tinggi dengan 10332 ketidaktercapaian dalam 1 bulan. Ketidaktercapaian koding BRM OPD pagi menjadi perhatian utama dalam perbaikan yang akan dilakukan. 2. Tahapan Do. Berikut penjabaran hasil analisanya: Tahapan ini adalah melaksanakan rencana perbaikan, tahapan ini akan dibantu dengan pendekatan Kaizen, 5W+1H. 5W+1H adalah sampel dari faktor, usulan implementasi dari faktor-faktor penyebab lainnya dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah disusun. Dari tabel 4.16 solusi perbaikan yang diberikan untuk permasalahan manusia adalah koder diberikan tugas sesuai dengan pola dan kemampuan dari masing-masing personil koder, perlu waktu kerja yang lebih agar kinerja personil terhadap hasil target bisa maksimal dan tercapainya target serta tepat sasaran. Solusi perbaikan yang diberikan untuk permasalahan metode adalah design baris, design kolom diagnosa dan koding dan merancang ulang utilitas sistem untuk rekam medis, koder melakukan pendekatan terhadap dokter dan perawat untuk pengisian diagnosa pada sistem, dan
81 kolaborasi dengan departemen IT agar data yang tertarik valid dan tersusun dengan sistematik. Solusi perbaikan yang diberikan untuk permasalahan lingkungan adalah memberikan penjelasan kepada manajer dan supervisor dalam mengoding perlu suasana tenang. 3. Tahapan Check. Berikut penjabaran hasil analisanya: Dalam tahap Check yang dilakukan adalah memeriksa kegiatan perbaikan/usulan perbaikan. Tahap ini akan memantau dan mengevaluasi proses dan hasil. Dalam tahap evaluasi akan dibantu dengan pembuatan diagram fishbone (cause and effect) berdasarkan wawancara. Penyebab-penyebab tidak tercapainya proses monitoring akibat diagnosa tidak ditulis oleh dokter adalah faktor manusia yang meliputi beban kerja yang tinggi dan waktu kerja kurang, faktor metode yang meliputi adalah sistem belum praktis, penggunaan istilah/singkatan yang belum terstandarisasi di rumah sakit dan diagnosa tidak diisi pada sistem serta pasien yang batal berobat tertarik oleh sistem, faktor mesin yang meliputi server jaringan tidak optimal, faktor lingkungan yang meliputi lingkungan kurang kondusif. 4. Tahapan Action. Berikut penjabaran hasil analisanya: Tahap action adalah tahap untuk mengambil tindakan terhadap hasil-hasil dari tahap check. Tujuan tahapan ini adalah mencegah terulangnya masalah. Hasil tahap ini adalah untuk standarisasi proses monitoring, yaitu antara lain (1) Proses pemberian feed back harus diserahkan kepada dokter yang bersangkutan. Pada proses pemberian feed back, kelengkapan SOAP harus mengikuti merekap dan memberikan daftar diagnosa yang tidak lengkap agar diserahkan kepada dokter yang bersangkutan. (2) Jaringan tidak optimal pada saat pengkodingan terdiri dari dilakukan pengecekan di setiap awal dan akhir penyelesaian koding rawat jalan di setiap bulan, lakukan rancangan jaringan rangkaian paralel apabila terjadi jaringan tidak optimal, memonitor penyelesaian koding rawat jalan secara berkala. (3) Kondisi stasiun kerja bebas dari hal-hal yang menggangu pekerjaan koder.
82 5.3 Peningkatan Sistem Manajemen Mutu pada Terget Sasaran Mutu dan Proses Monitoring Berdasarkan hasil analisis dari pengolahan data yang telah dilakukan, maka dapat diberikan usulan perbaikan untuk diimplementasikan dalam peningkatan sistem manajemen mutu di unit rekam medis. Usulan perbaikannya adalah menggunakan Siklus PDCA yang memecahkan masalah dengan menentukan prioritas masalah berdasarkan diagram fishbone (cause and effect). Rencana usulan perbaikan untuk diimplementasikan dapat dilihat pada tabel 4.1 berikut ini. Tabel 4.1 Usulan Perbaikan Sasaran Mutu Jenis 5W+1H Deskripsi Tindakan Tujuan Utama What (Apa?) Memudahkan dalam memahami sistem TrakCare dengan cara rancang susunan tab e-medical record dengan tab consultations menjadi menu bar agar relasi Alasan Why (Mengapa?) Agar pendokumentasian SOAP Lengkap dan dapat digunakan untuk pelaporan Orang Who (Siapa?) Departemen IT Tempat Where (Dimana?) Ruang Poli Dokter Sekuensi When (Kapan?) Waktu pelaksanaan usulan perbaikan dilaksanakan pada Juni 2017 Langkah perbaikan yang akan dilakukan 1. Susun tab e-medical record sejajar dengan tab consultations Metode How (Bagaimana?) 2. Rancang susunan tab e-medical record dengan tab consultations menjadi menu bar agar relasi antar menu mempunyai hubungan 3. Perancangan menu bar E-Medical Record pada ruang poli dokter Sebelum Perbaikan Setelah Perbaikan
83 Sebelum perbaikan, Setelah perbaikan, usulan susunan tab E-Medical yang diberikan oleh record berada ujung kiri penulis adalah susun tab yang berdekatan dengan E-Medical Record sejajar Consultations, EPR dan dengan tab Consultations, Cari. Saat user (dokter) posisi E-Medical record, mengklik Consultations Consultations dan Cari akan tampil nama-nama berada ditengah, rancang pasien yang akan berobat susunan tab E-Medical pada hari itu, kemudian user Record dengan tab akan mengklik tab nomor Consultations menjadi rekam medis yang sedang menu bar agar relasi antar berobat, selanjutnya user menu mempunyai mengklik menu E-Medical hubungan satu sama lain, record, setelah tampilan saat user (dokter) telah E-Medical record muncul mengklik E-Medical maka user (dokter) akan Record maka tampilan mengisi dokumentasi SOAP tab-tab dari menu terkomputerisasi. Tampilan E-Medical record berubah tab E-Medical Record design dari tampilan
84 sebelum perbaikan adalah horizontal. Menurut penulis tampilan ini harus vetikal horizontal ke design tampilan tab vertikal. Hal ini dilakukan agar user praktis dalam mengisi dokumentasi SOAP, relasi antar menu bar akan berhubungan satu sama lain. Tampilan vertikal pada tab-tab pada menu bar akan memudahkan user (dokter) untuk langsung mengisi dokumentasi SOAP di komputer
85 Ini adalah kondisi aktual menu E-Medical Record
86 setelah perbaikan. Kondisi tampilan tab-tab pada menu E-Medical record menjadi tampilan vertikal, dimana saat user mengklik menu E-Medical record akan tampil tab consultations design vertikal, pada tab consultations akan muncul tab Subjective, Objective, Assessment dan Plan disamping tab Consultations Perancangan tampilan dan fungsi Menu E-Medical Record Tabel 4.2 Usulan Perbaikan Proses Monitoring Jenis 5W+1H Deskripsi Tindakan Tujuan Utama What (Apa?) Proses feed back dibuat untuk kelengkapan SOAP kepada dokter yang bersangkutan Alasan Why (Mengapa?) Agar data bisa dikoding Orang Who (Siapa?) Tesa dan Yuki Tempat Where (Dimana?) Unit Rekam Medis Sekuensi When (Kapan?) Waktu pelaksanaan usulan perbaikan dilaksanakan pada Juni 2017 Langkah perbaikan yang akan dilakukan 1. Pemeriksaan kelengkapan SOAP saat pengkodingan 2. Rencana pemeriksaan kelengkapan SOAP menjadi list rekapan 3. Pelaksanaan feed back list rekapan mengenai kelengkapan SOAP kepada dokter yang bersangkutan Metode How (Bagaimana?) 4. Melanjutkan koding bila kelengkapan SOAP sudah lengkap Sebelum Perbaikan Setelah Perbaikan
87 Merekap dan memberikan daftar diagnosa yang tidak lengkap untuk diberikan kepada dokter yang bersangkutan Untuk dapat menyelesaikan permasalahan atau meningkatkan mutu pelayanan unit rekam medis di rumah sakit, perlu dilakukan perubahan perilaku atau budaya organisasi, menyangkut filsafat, visi, misi, strategi, tujuan dan sasaran pelayanan dengan melakukan kegiatan-kegiatan yang berkaitan secara selekstif yang langsung pada pokok permasalahan pelayanan dengan pendekatan TQM (Total Quality Management). Mengenai peningkatan mutu dengan pendekatan model siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action) di organisasi/unit rekam medis dapat diperhatikan pada gambar 5.1 berikut ini: Gambar 5.1 Model Siklus PDCA Unit Rekam Medis