PANDUAN
I. KATA PENGATANTAR Kepemerintahan yang baik (good governance), telah menjadi wacana yang paling mengemuka dalam pengelolaan administrasi pemerintahan sekarang ini. Hal tersebut sejalan dengan tuntutan akan modernisasi administrasi pemerintahan guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian dokumen dan surat dinas sehingga meningkatkan efektivitas dan produktivitas kerja serta tertib administrasi di lingkungan instansi pemerintah. Untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, maka setiap instansi pemerintah sudah seharusnya didukung oleh sistem administrasi yang memadai, karena kesempurnaan dan kelengkapan sistem administrasi merupakan salah satu kebutuhan yang penting disetiap organisasi atau instansi pemerintah, dengan mengubah sistem manual ke sistem komputerisasi dalam era teknologi informasi penyelesaian dokumen dan surat-surat dinas pemerintah sudah merupakan keharusan dalam upaya untuk melakukan reformasi birokrasi dan untuk mewujudkan kepemerintahan yang baik (good governance). Salah satu diantaranya adalah dengan melaksanakan implementasi persuratan secara elektronik di lingkungan instansi pemerintah. Surat Elektronik yang merupakan bagian dari e-goverment akan menyebabkan suatu instansi dapat melaksanakan kegiatan administrasinya dengan lebih mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien. Petunjuk teknis ini berisi panduan untuk menjalankan Aplikasi Surat Elektronik yang kami coba jelaskan dalam bahasa yang sederhana sehingga diharapkan dapat dimengerti oleh seluruh pengguna. Meskipun demikian dalam beberapa hal kami tidak dapat menghindari penggunaan bahasa-bahasa teknologi informasi yang belum ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Disadari bahwa masih terdapat kekurangan dalam aplikasi Surat Elektronik dan petunjuk teknis ini. Oleh karena itu kritik dan saran untuk perbaikan sangat diharapkan untuk penyempurnaan di masa mendatang. Kami mengucapkan terima kepada semua pihak yang telah menyiapkan dan menyelesaikan aplikasi Surat Elektronik dan petunjuk teknis ini. Semoga kerja sama ini dapat terus berlanjut sehingga pemanfaatan teknologi informasi di seluruh instansi Pemerintah Kabupaten Pacitan akan semakin berkembang. II. MANFAAT SURAT ELEKTRONIK 1. Mendukung kebijakan perkantoran elektronis guna menuju e-government 2. Aplikasi dan sistem berbasis web 3. Penyajian informasi secara mudah dan tepat guna 4. Surat elektronis 5. Agenda harian elektronis 6. Pencatatan aliran naskah dinas secara otomatis 7. Pengelolaan dokumen secara elektronis 8. Efisiensi dan Efektivitas Pekerjaan 9. Penghematan Penggunaan Kertas 10. Penghematan dan Kemudahan Penggandaan 11. Penghematan Tempat Penyimpanan 12. Penghematan Waktu Pencarian Suatu Dokumen
III. APLIKASI A. Tampilan Awal
B. Login
C. Tampilan Halaman Staf Administrasi Persuratan
1. HOME 2. AGENDA SURAT Menambah surat masuk yang baru Mengedit surat masuk yang sudah di input
Input Surat
3. PROSES SURAT Untuk mengirim surat ke user lain Melihat surat masuk Melihat / mengecek surat yang dikirimkan user lain
Tampilan Form Kirim Surat Melihat daftar user yang akan dikirimi surat
Tampilan Daftar User yang akan dikirimi surat
Tampilan Kotak Keluar
4. PENCARIAN
5. PROFIL USER Link mengubah profil user Link mengubah password
6. LOGOUT Link logout berfungsi untuk keluar dari aplikasi surat elektronik. D. Tampilan Halaman Kepala SKPD Tampilan halaman kepala SKPD hampir sama dengan tampilan halaman staf administrasi persuratan, perbedaanya terdapat link atau menu tambahan yaitu link disposisi yang berfungsi untuk membuat isi disposisi surat. 1
2
Link untuk meneruskan surat ke pimpinan yang lebih atas Link untuk membuat disposisi Link untuk mencetak disposisi
Tampilan jika surat diteruskan
Form untuk mengisi disposisi Tampilan jika surat di disposisi
Tampilan print disposisi
IV. PENUTUP Aplikasi Surat Elektronik pada saat ini terus diuji coba di lingkup Sekretariat Daerah Kabupaten Pacitan dalam rangka memperbaiki logika program dan mempercepat proses migrasi dari sistem manual ke sistem komputer. Oleh karena itu diharapkan kepada seluruh pengguna untuk melaporkan kepada Bagian Pengolah Data Elektronik apabila ada permasalahan yang disebabkan oleh kesalahan aplikasi. Permasalahan-permasalahan tersebut akan di evaluasi untuk dilakukan perbaikan sehingga aplikasi ini akan semakin sesuai dengan yang diharapkan. Selama masa uji coba proses otomatisasi dan manual administrasi persuratan akan dilakukan secara berdampingan sehingga tidak akan mengganggu proses kerja. Selain itu aplikasi ini akan terus dikembangkan melalui penambahan fasilitas-fasilitas pendukung yang akan semakin memudahkan pengelolaan administrasi persuratan di lingkup Pemerintah Kabupaten Pacitan.