PANDUAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK (MAHASISWA) JURUSAN: MANAJEMEN AKUNTANSI MANAJEMEN NFORMATIKA

Transkripsi

1 PANDUAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK (MAHASISWA) JURUSAN: MANAJEMEN AKUNTANSI MANAJEMEN NFORMATIKA SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI (STIE) AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER (AMIK) LEMBAH DEMPO PAGARALAM 2013

2 Kata Pengantar Sistem Informasi Akademik secara khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan Perguruan Tinggi atau Sekolah Tinggi yang saat ini menginginkan layanan pendidikan yang terkomputerisasi sejalan dengan semakin berkembangnya dunia teknologi informasi. Kami menawarkan Sistem Informasi Akademik sebagai sebuah solusi untuk membantu dalam pengelolaan data nilai mahasiswa, mata kuliah dan data para pengajar (dosen) serta administrasi fakultas/jurusan yang sifatnya masih manual untuk dikerjakan dengan bantuan software / perangkat lunak agar mampu mengefektifkan waktu dan mengefisienkan biaya. Sistem Informasi Akademik adalah sebuah perangkat lunak berbasis web yang bermanfaat untuk membantu proses tata usaha akademik perguruan tinggi. Sistem Informasi Akademik digunakan dengan memaksimalkan penggunaan fasilitas jaringan komputer pada suatu perguruan tinggi untuk pengelolaan data nilai, mahasiswa dan tata usaha yang terkait dengan mata kuliah maupun dosen pengajar. Dengan adanya program ini, diharapkan proses tata usaha akademik perguruan tinggi menjadi jauh lebih efektif dan efisien karena dipercepat oleh suatu sistem terkomputerisasi dan diharapkan dapat menunjang program perguruan tinggi dalam upaya mencetak SDM yang berkualitas. Apabila hal itu terwujud, sumber daya manusia yang selama ini digunakan untuk melakukan proses yang sifatnya manual dan berulang-ulang dapat dialihkan ke kegiatan kegiatan lain yang jauh lebih bermanfaat (misalnya, staf kepegawaian yang bertugas mengarsipkan data-data dosen pengajar, mahasiswa, maupun mata kuliah secara manual dapat dialihkan ke tugas lain karena pengarsipan digantikan oleh komputer). Selain itu kesalahan karena human error dapat diminimalisir. Keunggulan yang dimiliki Sistem Informasi Akademik diantaranya adalah : Desain berupa tampilan menu yang mudah untuk dioperasikan dengan tidak menghilangkan informasi yang ingin ditampilkan. Langkah-langkah dalam memasukkan data lebih terstruktur sehingga data akan lebih akurat, aktual, dan terkendali. Sistem Informasi Akademik memberikan kemudahan dalam mengelola: Data Fakultas, Data Jurusan/Jurusan, Data Program studi, Data Dosen, Data Mahasiswa, Data Mata Kuliah, Data Dosen Pengajar Mata Kuliah, Data Komponen Nilai Mata Kuliah, Data Nilai Mahasiswa, Transkrip Nilai, Konversi Nilai Mata Kuliah.

3 Akhirnya kami mengucapkan terimakasih atas kepercayaan anda. Semoga buku ini berguna bagi anda dan perusahaan anda. BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kemajuan teknologi informasi banyak membawa dampak positif bagikemajuan dunia pendidikan dewasa ini, khususnya teknologi komputerdaninternet, baik dalam hal perangkat keras maupun perangkat lunak. Dampak dari kemajuan itulah yang menyebabkan dunia pendidikan harus bisa bersaingdi tengah tengah arus globalisasi, dan bisa menunjukkan kepada khalayak umum bahwa institusi pendidikan tersebut bisa diterima dan diakui oleh banyak pihak yang terkait.hal ini mendorong sebagian institusi pendidikan khususnya Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) dan Akademi Manajemen Informatika & Komputer (AMIK) Lembah Dempo Pagaralam untuk memperbaiki kinerja atau sistem pendidikan yang digunakan pada institusi tersebut, misalnya dengan mengembangkan sistem informasi yang memadai, baik dari segi akademik, maupun administratif. Pengembangan sistem informasi pada Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) dan Akademi Manajemen Informatika & Komputer (AMIK) Lembah Dempo Pagaralam ini dimaksudkan agar mempermudah akses informasi oleh seluruh pengguna, mulai dari Pimpinan, Dosen, dan Mahasiswa. Selain untuk mempermudah akses informasi, pengembangan sistem informasi pada sekolah tersebut dimaksudkan untuk menghemat biaya karena dengan sistem informasi yang baik, Perguruan Tinggi tersebut tidak perlu menyimpan informasi dengan cara konvensional, maksudnya tidak lagi menggunakan kertas dan lemari yang akan memakan tempat dan sumber daya lain yang sangat besar pula.maka dari itu, dengan adanya sistem informasi dengan menggunakan komputer ini akan memberikan kemudahan baik kepada para pengajar dalam menginformasikan pelaporan keaktifan Mahasiswa. Dengan begitu proses pelaporan jadwal pelajaran, dan data nilai dan Mahasiswa dapat di informasikan dengan cepat

4 1.2 Tujuan Sistem Informasi Akademik a. Tujuan: Terwujudnya Sistem Informasi Akademik pada Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) Lembah Dempo Pagaralam berbasis Web. b. Manfaat : Memudahkan pihak Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) dan Akademi Manajemen Informatika & Komputer (AMIK) Lembah Dempo Pagaralam dalam mengelolah dan menginformasikan data-data yang berkaitan dengan akademik Mahasiswa dan Dosen. Memudahkan dan membantu pihak Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) dan Akademi Manajemen Informatika & Komputer (AMIK) Lembah Dempo Pagaralam dalam melakukan pencarian data akademik Layanan kepada mahasiswa

5 BAB II PANDUAN SISTEM AKADEMIK (SIA) a. Ketik Pada URL Address Web Browser Seprti pada gambar 1.1 Gambar 3.1 Address Web Browser Ketik UserName, Password dan Jurusan mahasiswa yang bersangkutan selanjutnya klik tombol LOGIN

6 NOMOR POKOK MAHASISWAYBS PASSWORD MAHASISWA YBS PILIH JURUSAN MAHASISWA YBS Gambar 3.2 Tampilan Pilih Jurusan KLIK LOGIN Gambar 3.2 Tampilan halaman Login b. Sebelum menjalankan sistem mahasiswa yang bersangkutan wajib setting password terlebeih dahulu. Silahkan ganti password Anda. Ketika Anda sudah berhasil

7 mengganti password Anda, Anda akan diminta untuk melakukan login ulang, dan setelah itu Anda baru diizinkan untuk melakukan pengoperasian data akademik Anda PASSWORD BARU KETIK ULANG PASSWOR BARU ANDA KLIK SIMPAN Gambar 3.3 Setting Password Baru Setelah klik simpan secara otomatis langsung login awal seperti langkah pertama, dan mauskan password baru

8 Gambar 3.4 Setelah Password di perbarui c. Sistem Informasi Akademik Mahaiswa memiliki beberapa menu Gambar 3.5 Tampilan Menu Utama Menu data Pribadi Menu ini berisi data pribadi mahasiswa (Mahasiswa Wajib Mengisis Data Pribadi Dengan Lengkap Dan Akurat ). Caranya: - klik Menu Data Pribadi

9 - Isi Data Mahasiswa YBS - Klik Tombol SETELAH DATA DI ISI DENGAN AKURAT KLIK TOMBOL SIMPAN Gambar 3.6 Tampilan Menu Data Pribadi Kartu Rencana Studi Menu ini memfasilitasi mahasiswa untuk mengentry Mata Kuliah secara online. Cara mengentry mahasiswa secara online - Klik Menu Kartu Rencana Studi - Klik Ambil Mata Kuliah

10 KLIK AMBIL MATA KULIAH Gamabar 3.7. Tampilan Awal Sub Menu Kartu Rencana Studi - Pilih Mata Kuliah dan Kelas Sesuai Mahasiswa yang bersangkutan dengan menggunakan Tanda Centang ( ) Jika Anda sudah yakin mata kuliah yang di pilih/centang KLIK TOMBOL AMBIL (DIPOJOK BAWAH DAFTAR MATAKULIH )

11 BERI TANDA CENTANG ( ) SESUAI MATA KULIAH PERSEMSTER YANG SUDAH DI SAHKAN OLEM PEMIMBING KLIK TOMBOL AMBIL MATA KULIAH Gambar 3.8 Tampilan Memilih Mata Kuliah Jika terjadi Kesalahan dalam memilih mata kuliah/ kelas mahasiswa yang besangkutan dapat merubah/ menggati mata kuliah yang di anggap SALAH dengan Mendandai mata kuliah yang sudah di pilih sebelumnya dengan Tanda Centang ( ) Lalu Klik Tombol Hapus dan Jika sudah yakin dengan matakuliah yang di pilih klik tombol Cetak Kartu Rencana Studi Sebagai Bukti Telah Melakukan Regestrasi Online

12 KLIK TOMBOL CETAK KARTU RENCANA STUDI SEBAGAI BUKTI REGES TELAH MELAKUKAN REGESTRASI ONLINE KLIK HAPUS Gambar 3.7 Tampilan Kartu Rencana Studi

13 Kartu hasil Studi Menu Hasil Studi adalah fasilitas untuk melihat nilai Persemester, di Menu Hasil Studi ini juda dapat kita cetak sendiri dengan Mengkli Tobol PILIH TAHUN AKADEMIK PILIH SEMESTER CETAH KARTU HASIL STUDI HASIL/ NILAI KARTU RENCANA STUDI - JIKA NILAI DENGAN (-) JADWAL PENGISIAN NILAI BELUM DI MULAI - JIKA NILAI DENGAN TANDA (F) JADWAL PENGISIAN SUDAH BERLAKU TETAPI DOSEN YANG BERSANGKUTAN BELUM MENGISI NILAI SECARA ONLINE - JIKA NILAI DENGAN HURUF ( A, B, C, D, ATAU E) MAKA NILAI TERSEBUT SUDAH DI ENTRY OLEH DESEN YANG BERSANGKUTAN Transkrip Nilai Transkrip Nilai adalah rekap nilai Mahasiswa dari semester 1 (satu) sampai semester Akhir (Yang Sudah Di Tempuh), jika Kartu Rencana Studi terdiri atas beberapa lembar sedangkan transkrip nilai hanya Selembar.

14 KLIK TOMBOL CETAK TRANSKRIP UNTUK MENCETAK TRANSKRIP NILAI Gambar 3.9 Tampilan Transkrip Nilai d. LOGOUT, JANGAN LUPA SEMUA PROSES DI JALANI/ KELUAR KLIK TOMBOL LOGOUT DEMI KEAMANAN DATA MAHASISWA SEBELUM KELUAR/ SEBELUM MENINGGALKAN KOMPUTER DIWAJIKANKAN UNTUK MENGKLIK TOMBOL LOGOUT Gambar 3.10 Tampilan LOGOUT

15 BAB III PENUTUP 1.1 Kesimpulan Pengembangan sistem informasi pada Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) dan Akademi Manajemen Informatika & Komputer (AMIK) Lembah Dempo Pagaralam ini dimaksudkan agar mempermudah mahasiswa untuk akses informasi yang terkait dengan aktivitas kampus. Selain untuk mempermudah akses informasi, pengembangan sistem informasi pada sekolah tersebut dimaksudkan untuk menghemat biaya karena dengan sistem informasi yang baik, Perguruan Tinggi tersebut tidak perlu menyimpan informasi dengan cara konvensional, maksudnya tidak lagi menggunakan kertas dan lemari yang akan memakan tempat dan sumber daya lain yang sangat besar pula. Maka dari itu, dengan adanya sistem informasi dengan menggunakan komputer ini akan memberikan kemudahan baik kepada para pengajar dalam menginformasikan pelaporan keaktifan Mahasiswa. Dengan begitu proses pelaporan jadwal pelajaran, dan data nilai dan Mahasiswa dapat di informasikan dengan cepat 1.2 Rekomendasi Disusun Pedoman dan membuat suatu sistem informasi akademik, dapat mengetahui apa yang menjadi kelebihan dan kekurangan dari sistem yang susun. Adapun saran terhadap penggunaan system informasi akademik yang telah dibuat adalah sebagai berikut : 1. Diharapkan program Sistem Informasi Akademik yang telah dirancang dapat dikembangkan kembali dengan menambahkan form pembayaran pendaftaran Mahasiswa baru dan pembayaran SPP dan menambah hak akses untuk bagian adaministrasi keuangan agar dapat mengelola form registrasi pembayaran pendaftaran mahasiswa baru dan pembayaran SPP. 2. Selain itu, diharapkan pihak User dengan Pedoman dapat membatu dalam pengoperasian SIA