Manual Sistem Manajemen Surat

Transkripsi

1 MANUAL PENGGUNAAN SISTEM MANAJEMEN SURAT DI UNIVERSITAS INDONESIA

2 ABSTRAK Dokumen ini berisi petunjuk penggunaan aplikasi Sistem Manajemen Suart (SMS) yang berbasis Web untuk seluruh organisasi struktural UI. Dokumen ini membahas dan memberikan petunjuk tentang penggunaan fitur-fitur yang terdapat pada aplikasi SMS beserta contoh-contoh penerapannya sesuai dengan regulasi yang berlaku di Universitas Indonesia. i

3 DAFTAR ISI Abstrak... i Daftar Isi... ii Daftar Gambar...iii Daftar Revisi Dokumen... iv Sekilas Pandang... 1 Fungsi Sistem Manajemen Surat... 1 Manfaat Sistem Manajemen Surat... 1 Proses Login... 2 Menu Utama... 3 Menu Surat... 4 Upload Surat... 4 Daftar Surat... 6 Edit Surat... 7 Hapus Surat... 8 Kirim Surat... 8 Surat Masuk Disposisi Surat/Teruskan Surat Penutup ii

4 DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Halaman Login Sistem Manajemen Surat... 2 Gambar 2. Halaman Utama Untuk Pengguna... 3 Gambar 3. Halaman Daftar Surat... 4 Gambar 4. Halaman Upload Surat... 5 Gambar 5. Halaman Daftar Surat... 6 Gambar 6. Halaman Data Surat... 7 Gambar 7. Halaman Konfirmasi Hapus Surat... 8 Gambar 8. Halaman Proses Pengiriman Surat... 9 Gambar 9. Konfirmasi Pengiriman Surat Gambar 10. Notifikasi Surat Masuk (1) Gambar 11. Notifikasi Surat Masuk (2) Gambar 12. Data Surat Masuk iii

5 DAFTAR REVISI DOKUMEN No. Tanggal Versi Deskripsi Penulis Dokumen ini pertama kali dibuat Perubahan tampilan dan Dina Mardia penyederhanaan proses bisnis, yaitu: 1. Perubahan screenshot (tampilan aplikasi DMS) iv

6 SEKILAS PANDANG Dalam kegiatan organisasi tak lepas dari surat-menyurat dan dokumen sebagai pendukung vital pelaksanaan tugas, baik yang diciptakan maupun yang diterima. Surat dan dokumen yang disebut arsip tersebut merupakan bahan kerja dalam rangka pencapaian tujuan. Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin pesat mendorong kita untuk senantiasa mengiringi pesatnya teknologi. Dengan menggunakan sistem komputerisasi maka mendukung proses komunikasi dan pengarsipan, yaitu dengan membuat aplikasi mengenai proses surat masuk dan surat keluar. Sistem Manajemen Surat (SMS) adalah aplikasi yang berbasiskan web yang digunakan untuk membantu kelancaran komunikasi dilingkungan Universitas Indonesia dan membantu otomatisasi pencatatan surat masuk dan surat keluar yang semula dilakukan secara manual. Aplikasi ini bersifat online dan dapat diakses oleh pengguna yang terhubung ke jaringan Internet dari mana saja. SMS memiliki 2 kategori pengguna, yaitu : Pimpinan Staf/ Sekretaris Fungsi Sistem Manajemen Surat Dokumen ini khusus membahas mengenai petunjuk pemakaian untuk seluruh pengguna yang telah terdaftar di SMS yaitu: Proses digitalisasi data surat yang dirubah dari bentuk kertas. Proses pengiriman surat dan perolehan surat dapat dilakukan secara online. Pengarsipan surat masuk dan surat keluar Manfaat Sistem Manajemen Surat Fungsi diatas memiliki manfaat langsung terhadap pengguna sistem ini, yaitu : Menyediakan media disposisi dan eskalasi, agar surat bisa segera ditindak lanjuti. Dapat menelusuri keberadaan surat yang dikirim dan mengetahui status surat. Mempermudah dan mempercepat dalam pengolahan data dan pencarian. Tertib administrasi, data surat masuk dan surat keluar dapat disimpan dalam database dengan rapi. Manual SI Pengadaan Soal 1

7 PROSES LOGIN Untuk menggunakan aplikasi SMS, setiap pengguna harus melakukan proses login yang bertujuan melakukan otentifikasi sah atau tidaknya account yang digunakan untuk mengakses SMS. Dalam proses login juga dilakukan identifikasi hak akses sehingga isi yang ditampilkan sesuai dengan keperluan pengguna. Halaman untuk login dapat diakses di URL seperti tampak pada Gambar 1. Gambar 1. Halaman Login Sistem Manajemen Surat Pengguna memasukkan username pada kolom pertama dan password pada kolom kedua sesuai dengan account JUITA yang telah dimiliki, kemudian klik tombol untuk proses otentifikasi. 2

8 MENU UTAMA Ketika pengguna sudah berhasil login, maka sistem akan menampilkan halaman awal yang ditampilkan seperti pada Gambar 2. Pada bagian kanan dari menu bar terdapat sekilas informasi yang berkaitan dengan penggunaan SMS. Gambar 2. Halaman Utama Untuk Pengguna Menu-menu yang terdapat pada menu bar di bagian atas antara lain: Menu Home Menampilkan sekilas informasi yang berkaitan dengan pengguna Sistem Manajemen Surat. Menu Surat Daftar Surat 1. Menampilkan data surat yang sudah terkirim. 2. Dapat melakukan fungsi hapus data surat terkirim dan menelusuri keberadaan dan status surat yang dikirim. Upload Surat 1. Menampilkan data surat yang telah di-upload. 2. Dapat melakukan fungsi meneruskan ke Menu Kotak Surat dan mengirim surat ke pengguna lain. 3

9 MENU SURAT Pada menu ini, akan menampilkan data surat yang dikirim dan diterima, juga dapat melakukan terusan surat yang diterima ke pihak lain yang berwenang. Untuk mengaksesnya pilih menu Surat seperti terlihat pada Gambar 3. Gambar 3. Halaman Daftar Surat Upload Surat Pengguna dapat meng-upload surat yang akan didistribusikan kepada yang berkepentingan. Untuk mengaksesnya dapat dilakukan 2 cara yaitu: 1. Pilih menu Surat Upload Surat, atau 2. Klik gambar seperti terlihat pada Gambar Akan tampil halaman Upload Surat seperti Gambar 4. 4

10 Gambar 4. Halaman Upload Surat 4. Lengkapi data-data yang dibutuhkan untuk mengupload surat, yaitu: a. Klasifikasi Surat : Internal UI, Dalam Negri, Luar Negri. b. Nomor Surat c. Asal Surat d. Tujuan Surat e. Derajat Surat : Segera, Amat Segera, Kilat f. Tanggal Surat g. Perihal Surat h. Penandatangan Surat i. Keterangan : diisi jika ada keterangan tambahan surat 5. Tekan tombol untuk mengupload file scan surat, dan tombol jika mengupload lebih dari satu surat. 5

11 6. Tekan tombol untuk melakukan upload surat, dan tombol jika ingin membatalkan proses. Daftar Surat Menu Daftar Surat menampilkan daftar surat yang masuk dan daftar surat yang diupload. Untuk mengaksesnya pilih menu Surat Daftar Surat seperti terlihat pada Gambar 5. Gambar 5. Halaman Daftar Surat 6

12 Edit Surat Data surat yang sudah diupload dapat dirubah dengan cara tekan tombol pada Daftar Surat yang akan diubah datanya, akan tampil halaman Data Surat seperti Gambar 6. Gambar 6. Halaman Data Surat Lakukan perubahan data surat sesuai dengan yang diinginkan, jika telah yakin dengan perubahan data yang dilakukan, tekan tombol untuk menympan perubahan data. 7

13 Hapus Surat Dokumen surat yang telah diupload tidak dapat dirubah pada halaman Data Surat, untuk mengubah dokumen surat yang sudah diupload, lakukan langkah berikut: 1. Lakukan upload surat yang baru seperti langkah Upload Surat. (Copy paste data surat yang lama ke yang baru, dan upload Dokumen Surat yang baru) 2. Tekan tombol pada Daftar Surat yang lama, dan akan tampil halaman konfirmasi seperti Gambar 7. Gambar 7. Halaman Konfirmasi Hapus Surat 3. Tekan tombol untuk menghapus surat, atau untuk membatalkan proses. Kirim Surat Surat yang sudah diupload dan dicek kebenaran data suratnya dapat dikirim ke penerima surat, langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Pilih menu Surat Daftar Surat seperti yang dijelaskan pada bagian Daftar Surat. 2. Pilih surat yang akan dikirim dengan menekan tombol, kemudian akan tampil halaman pilihan tujuan surat, keterangan disposisi surat dan file surat yang akan dikirim seperti terlihat Gambar 8. 8

14 Gambar 8. Halaman Proses Pengiriman Surat 3. Lengkapi isian data pengiriman surat seperti Tujuan Surat, Keterangan Disposisi Surat, beserta file surat yang akan dikirim. 4. Tekan tombol Kirim untuk mengirim surat. Sistem Manajemen Surat akan meneruskan surat ke tujuan, akan tampil halaman konfirmasi pengiriman seperti Gambar 9. 9

15 Gambar 9. Konfirmasi Pengiriman Surat Surat Masuk Notifikasi surat masuk akan tampil di sesuai dengan account yang terdaftar di Sistem Manajemen Surat, seperti terlihat pada Gambar berikut. 10

16 Gambar 10. Notifikasi Surat Masuk (1) Gambar 11. Notifikasi Surat Masuk (2) Untuk melihat detil surat, klik link yang diberikan pada notifikasi surat masuk. Sistem Manajemen Surat akan menampilkan data surat yang masuk seperti Gambar 12. Klik Dokumen Surat untuk melihat file scan surat. 11

17 Gambar 12. Data Surat Masuk Disposisi Surat/Teruskan Surat Surat yang sudah diterima dapat didisposisikan/diteruskan kepada pihak berwenang, yaitu dengan cara sebagai berikut: 1. Pilih menu Kirim pada halaman Data Surat, proses selanjutnya mengikuti proses Pengiriman Surat yang telah dijelaskan di bagian Kirim Surat 12

18 PENUTUP Tim Pengembang Sistem Manajemen Surat Project Manager & Coordinator : Fernan System Analyst & Designer : Fernan Jefri Pakpahan Database & Designer : Fernan Jefri Pakpahan Web Programmer : Jefri Pakpahan Technical Writer : Dina Mardia Pengembangan dan Pelayanan Sistem Informasi Universitas Indonesia Gd. A Fakultas Ilmu Koputer, Kampus UI Depok Telp : ext