THE DIRECTION PHASE Titien S. Sukamto
THE DIRECTION PHASE Fase ini merupakan waktu untuk mengembangkan arah dari SI organisasi, identifikasi dimana SI berada di masa depan untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Dasar pengembangan adalah informasi pemahaman mengenai arah bisnis dan situasi SI saat ini, yang merupakan hasil dari kedua fase sebelumnya. Komponen dalam fase ini : 1. Mengembangkan Visi dan Arah SI 2. Mengembangkan rencana SI 3. Identifikasi proyek SI
THE DIRECTION PHASE CONT... Komponen The Direction Phase. Sumber Cassidy. 2006
THE DIRECTION PHASE CONT... Komponen dan aktivitas The Direction Phase. Sumber Cassidy. 2006
1. MENGEMBANGKAN VISI DAN ARAH SI Seringnya, perusahaan/organisasi memulai perencanaan strategis SI dengan mengidentifikasi kebutuhan teknis yang diinginkan departemen SI dari sistem baru. Sebelum mengidentifikasi kebutuhan teknis, seharusnya terlebih dulu bangun arah SI berdasarkan arah bisnis. Aktivitas yang dilakukan pada komponen ini : A. Mengembangkan Visi dan Misi SI B. Mengembangkan Tujuan dan Strategi SI C. Menetapkan Balanced Scorecard dan Matriks SI D. Review dan Konfirmasi Visi dan Arah SI
1A. MENGEMBANGKAN VISI DAN MISI SI Setelah menampilkan arah bisnis dan situasi lingkungan SI saat ini kepada departemen SI dan steering committee SI, mulailah bersama mengembangkan pernyataan arah SI organisasi. Putuskan apa yang penting untuk dikembangkan bagi lingkungan dan organisasi. Visi Visi adalah pernyataan singkat mengenai dimana SI ingin berada dan ingin jadi seperti apa. Kembangkan visi SI dengan melihat visi dan sasaran organisasi dan identifikasi bagaimana SI dapat membantu organisasi. Berikut tips dalam mengembangkan visi SI : Visi harus dapat mengidentifikasi kemana arah dan akan menjadi apa Visi dapat menyampaikan harapan dan keinginan, serta menyediakan gambaran dari masa depan yang diinginkan Visi membantu semua staff untuk melihat bagaimana mereka dapat berkontribusi dan menyediakan panduan untuk pengambilan keputusan sehari-sehari Fokus pada apa yang ingin dicapai organisasi, bukan apa yang ingin dihilangkan Fokus pada hasil akhir, bukan proses untuk menuju kesana Visi harus diuji pada waktu tertentu dan diperbaharui setiap tahun
1A. MENGEMBANGKAN VISI DAN MISI SI CONT... Misi Merupakan pernyataan singkat atas apa yang dilakukan organisasi. Termasuk di dalamnya pernyataan mengapa SI organisasi ada, ada dalam bisnis apa, dan apa tujuan dan fungsi yang diberikan kepada organisasi. Lihatlah kepada Misi organisasi untuk menentukan tema dan pernyataan misi SI Tips menyusun Misi SI : Misi merupakan pernyataan tujuan kelompok SI, contoh, alasan adanya kelompok SI Misi menjawan pertanyaan mengapa dan bukan hanya menjelaskan apa yang dilakukan Misi mengklarifikasi apa bisnis dari kelompok dari sudut pandang konsumen Misi harus jelas, singkat, informatif, menarik, dan menginspirasi Tunjukkan apa yang dilakukan kelompok, apa yang diberikan ke konsumen, apa layanan yang disediakan, dan apa yang membedakan dengan kelompok lain Misi harus diuji untuk periode waktu tertentu dan diperbaharui setiap tahunnya
1B. MENGEMBANGKAN TUJUAN & STRATEGI SI Tujuan Tujuan menyatakan bagaimana SI organisasi akan mencapai visi dan misi. Contoh : Terapkan solusi dalam bekerja sama dengan unit bisnis Selaraskan proyek dan prioritas SI dengan prioritas dan arah bisnis Departemen SI akan menyediakan dukungan, panduan dan saran untuk semua area bisnis Kami akan merancang sistem untuk mempermudah optimalisasi produktivitas bisnis Terapkan solusi terbaik bisnis dengan fokus pada kepuasan konsumen Kembangkan sistem yang mendukung pertumbuhan dan tujuan keuntungan dari perusahaan Dukung sasaran dan tujuan organisasi dengan menyediakan teknologi manajemen informasi, sistem dan layanan yang memenuhi kebutuhan bisnis Komunikasikan dan eksekusi visi dan perencanaan strategis SI organisasi
1B. MENGEMBANGKAN TUJUAN & STRATEGI SI CONT... Strategi Setelah menetapkan bagaimana organisasi akan mencapai tujuan dan misi, kembangkan perincian dari cara tersebut dalam strategi. Nyatakan strategi dengan jelas dalam perencanaan strategis. Strategi merupakan area dari perencanaan strategis yang butuh waktu cukup lama untuk dikembangkan, karena strategi harus menjadi pernyataan yang memandu pemilihan dan arah di masa depan. Faktanya, banyak organisasi yang menggunakan strategi sebagai scorecard untuk menilai solusi alternatif ketika menjalankan pilihan.
1B. MENGEMBANGKAN TUJUAN & STRATEGI SI CONT... Contoh Strategi : Steering Committee SI akan memandu arah dan prioritas SI Kami akan melayani user sistem sebagai konsumen dan berpartisipasi dalam peningkatan proses bisnis pada area bisnis Kami akan menerapkan dan merancang sistem demi kemudahan penggunaan. Sistem akan dirancang untuk meningkatan produktivitas end-user. Kami akan menyediakan alat yang memungkinkan untuk kemudahan akses informasi Personal : kami perlu untuk mengembangkan pertumbuhan karir untuk pegawai SI sehingga dapat terus meningkatkan dirinya untuk menyediakan solusi bagi bisnis Teknis : kelompok SI harus dapat mengikuti teknologi masa kini dan di masa depan sehingga dapat memberikan manfaat bagi bisnis
1B. MENGEMBANGKAN TUJUAN & STRATEGI SI CONT... Tujuan dan strategi SI biasanya ditanam di seluruh SI, aplikasi bisnis, infrastruktur teknis, organisasi dan proses. Bisnis dan departemen SI harus paham mengenai pernyataan ini dan menyadari apa aspek dalam bisnis yang penting bagi mereka. Misi, Visi dan Strategi SI. Sumber Cassidy. 2006
1C. MENETAPKAN BALANCED SCORECARD & MATRIKS SI Mengukur kinerja SI menjadi area yang butuh perhatian dan penekanan khusus. Menetapkan matriks yang tepat untuk mengukur kinerja SI selalu menjadi tantangan bagi manajemen. Salah satu cara untuk mengidentifikasi matriks adalah menanyakan anggota manajemen eksekutif apa yang penting bagi mereka dan bagaimana mereka akan mengukur kesuksesan SI. Cara lain adalah membandingkan dengan matriks industri. Matriks yang paling baik terikat secara langsung dengan arah SI, karena penting untuk mengukur progress pencapaian arah.
1C. MENETAPKAN BALANCED SCORECARD & MATRIKS SI CONT... Financial (Keuangan) Berapa dana organisasi yang dihabiskan untuk SI? Dimana dana dihabiskan? Berapa budgetnya dan bagaimana perbandingan dengan kenyataan dilakukan? Internal Process (Proses Internal) Seberapa baik formalisasi, dokumentasi, pematuhan, dan pengukuran proses SI? Bagaimana SI berdampak pada proses bisnis? Bagaimana eksekusi proses SI jika dibandingkan dengan standar pada industri? Customer (Konsumen) Bagaimana kinerja SI menurut konsumen eksternal dan internal? Bagaimana tingkat kepuasan konsumen? Sebarapa baik SI dalam memenuhi SLA? Organizational Learning and People (Pembelajaran Organisasi) Apa kemampuan SI organisasi untuk belajar dan meningkatkan diri? Seberapa baik SI mengikuti perkembangan teknologi? Apa kemampuan dan pelatihan yang dibutuhkan?
1C. MENETAPKAN BALANCED SCORECARD & MATRIKS SI CONT... Berikut merupakan cara untuk menetapkan matriks pengukuran yang terintegrasi dengan arah SI dan Balanced Scorecard Review setiap pernyataan pada visi, misi, tujuan dan strategis SI bersama dengan tim manajemen SI atau steering committee. Review daftar panjang yang ditemukan untuk dikategorikan Identifikasi frekuensi bagaimana matriks akan diukur, misalnya perbulan, per-kuartal atau pertahun Identifikasi target masing-masing matriks
1C. REVIEW&KONFIRMASI VISI&ARAH SI Tinjau kembali arah SI bersama departemen SI dan steering committee SI. Perbaharui area yang membutuhkan perubahan dan penambahan
2. MENGEMBANGKAN RENCANA SI Aktivitas yang dilakukan pada komponen ini : A. Mengembangkan Arah aplikasi bisnis B. Mengembangkan arah E-Bisnis C. Mengembangkan arah infrastruktur teknis D. Mengembangkan arah organisasional E. Mengembangkan arah proses SI F. Mengembangkan proses prioritas G. Prioritas Tujuan dan Sasaran bisnis H. Review dan konfirmasi Rencana SI
2A. MENGEMBANGKAN ARAH APLIKASI BISNIS Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi arah yang spesifik untuk area aplikasi bisnis. Mulai dari mengidentifikasi prinsip yang akan memandu aplikasi bisnis. Prinsip tersebut merupakan refleksi dari budaya dan nilai secara umum. Prinsip menyediakan panduan untuk keputusan dan investasi SI di masa depan. Setelah prinsip/asas aplikasi bisnis diidentifikasi, buat garis besar arah spesifik untuk aplikasi bisnis dan rencana atas bagaimana untuk mencapai arah tersebut. Terakhir, buat daftar area spesifik yang harus diubah untuk mencapai arah aplikasi bisnis. Pada bagian ini, bukan lagi sebuah proyek tetapi kumpulan proyek.
2B. MENGEMBANGKAN ARAH E-BISNIS Aspek penting untuk dibahas dalam arah aplikasi dan infrastruktur teknis adalah arah e-bisnis. Agar efektif, aplikasi e-bisnis harus dirancang dari kebutuhan eksternal organisasi. Review informasi yang didapatkan dari fase pertama, dimana telah diidentifikasi konsumen dan stakeholder, kebutuhan mereka, dan proses pelaksanaan bisnis dalam organisasi. Kemudian, juga telah diidentifikasi visi dan misi organisasi. Selanjutnya, identifikasi garis besar dari arah e-bisnis : Strategi e-bisnis : bagaimana organisasi ingin memanfaatkan web? Bagaimana organisasi dapat menggunakan teknologi web untuk memperkuat atau meningkatkan nilai? Kesempatan e-bisnis : untuk setiap stakeholder, identifikasi kesempatan spesifik e- bisnis dengan meninjau setiap langkah pada proses dan bagaimana organisasi ngin menambah nilai. Identifikasi cara spesifik untuk menggunakan teknologi web. Kelompokkan berbagai kesempatan e-bisnis
2C. MENGEMBANGKAN ARAH INFRASTRUKTUR TEKNIS Seiring berkembangnya lingkungan SI di masa depan, panambahan elemen dalam arsitektur komputasi penting untuk menjamin bahwa semua kompnen akan terus bekerja bersama. Perbaharui arsitektur ini sejalan dengan perkembangan dan perubahan teknologi. Selesaikan masalah kebutuhan bisnis terlebih dahulu sebelum mempertimbangkan teknologi yang akan digunakan. Lihatlah misi dan tujuan SI yang telah dikembangkan sebelumnya, tetapkan apa kebutuhan teknis yang penting untuk memenuhi kebutuhan bisnis.
2D. MENGEMBANGKAN ARAH ORGANISASIONAL Arsitektur layanan memberikan gambaran spesifikasi proses SI dan orang yang dibutuhkan untuk mendukung sistem bisnis dan arsitektur komputasi. Arsitektur layanan terdiri dari : Proses : fungsi utama dari manajemen SI organisasi Manusi/orang : paraktik rekrutmen, pengembangan dan kompensasi Organisasi : struktur internal dari manajemen SI organisasi Budaya : nilai yang dipertahankan dalam manajemen SI Teknologi : karakteristik dari teknologi yang diterapkan Matriks : metode untuk menyediakan dan menjamin kualitas
2D. MENGEMBANGKAN ARAH ORGANISASIONAL CONT... Mulai menyusun arsitektur layanan dengan menetapkan arah organisasi. Pertama dengan mengembangkan pronsip organisasi Identifikasi tugas atau proyek yang harus dilakukan untuk mencapai prinsip tersebut. Hal ini akan menyebabkan perubahan pada organisasi (peran SI, strategi, kematangan, dan teknologi, serta tanggung jawab pekerjaan). Maka dari itu perlu untuk perubahan deskripsi pekerjaan, tingkat gaji dan struktru organisasi. Kemudian identifikasi kemamapuan staff yang dibutuhkan Tinjau lagi kemampuan/keahlian dari sumber daya yang ada dan identifikasi pelatihan yang mungkin diperlukan untuk masing-masing individu.
2D. MENGEMBANGKAN ARAH PROSES SI 1. Mulai dengan mengidentifikasi prinsip untuk arah proses SI. 2. Selanjutnya, review setiap proses SI dan identifikasi sebagai prioritas high, medium atau low. Setiap proses diberikan satu PIC yang bertanggung jawab terhadap proses. 3. Identifikasi proyek spesifik yang harus dicapai dalam proses. Termasuk untuk meningkatkan proses.
2E. MENGEMBANGKAN PRIORITAS PROSES Proyek SI harus selaras dengan tujuan bisnis melalui prioritas. Penentuan prioritas dapat berdasarkan pada kriteria berikut : Ketidakpuasan user dengan sistem yang ada saat ini, yang telah dilaporkan melalui survei dan wawancara Manfaat bisnis potensial dan keselarasan dengan tujuan bisnis Jumlah area yang akan mendapatkan manfaat Jumlah sistem yang ada saat ini yang akan diganti Berikut merupakan proses untuk prioritas proyek : Prioritas menurut tujuan bisnis Prioritas menurut ranking Prioritas menurut kritera bisnis
2F. REVIEW&KONFIRMASI RENCANA SI Hal ini merupakan poin penting dalam proses perencanaan. Ini akan berguna untuk memiliki arah umum dari aplikasi bisnis, infrastruktru teknis, organisasi dan proses yang telah didiskusikan dan disetujui sebelum mengembangkan rincian prioritas, estimasi biaya dan rencana proyek. Review rencana untuk masing-masing area dan proses pemberian prioritas dengan steering committee SI.
3. IDENTIFIKASI PROYEK SI Setelah rencana umum disetujui, selanjutnya mengidentifikasi proyek spesifik. Review rencana dan arah serta identifikasi proyek. Aktivitas yang dilakukan : A. Estimasi/perkiraan biaya SI B. Identifikasi manfaat bisnis C. Prioritas proyek SI D. Review dan onfirmasi Proyek dan Prioritas SI
3A. ESTIMASI BIAYA SI Untuk setiap proyek, perkirakan keseluruhan biayanya. Tergantung pada budaya organisasi dan kematangan dari proses perencanaan, perkiraan biaya ini dapat bervariasi dan rinci. Biaya yang lengkap harus dapat mengidentifikasi : Biaya hardware Biaya software (termasuk komponen seperti, biaya perawatan dalam tahun pertama, pajak, dll) Biaya sumberdaya SI internal Biaya sumberdaya bisnis internal Biaya konsultasi eksternal Pelatihan SI Pelatihan User Biaya perjalanan Biaya Business Process Reengineering
3B. IDENTIFIKASI MANFAAT BISNIS Sama halnya biaya, perlu juga untuk mengidentifikasi manfaat bisnis dari proyek SI. Ingat bahwa manfaat nyata yang didapatkan harus ditinjau setelah implementasi proyek untuk menjamin bahwa manfaat proyek terrealisasi. Contoh manfaat : Penghematan operasional SI Efisiensi sumber daya Kepuasan konsumen Peningkatan penjualan Arus kas
3C. PRIORITAS PROYEK SI Selanjutnya prioritaskan proyek bersama dengan steering committee SI menggunakan metode yang telah ditentukan sebelumnya. Setelah proses pemberian prioritas selesai, lalu seimbangkan dengan sumber daya proyek yang dimiliki untuk menentukan seberapa jauh daftar proyek dapat dicapai tahun depan. Alokasi sumberdaya yang dbutuhkan untuk proyek secara efisien.
3D. REVIEW DAN KONFIRMASI PROYEK&PRIORITAS SI Tampilkan informasi ini kepada pihak yang terlibat dalam proses perencanaan, termasuk steering committee SI, SI organisasi, dan komite eksekutif.
REFERENCI Information Systems Strategic Planning 2nd Edition. Anita Cassidy. 2006