BASIS DATA ELECTRONIC HEALTH MANAGEMENT SYSTEM (E-HMS) UNTUK PUSKESMAS KECAMATAN Yonathan Herdian (Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, 021-53696969, thesocceros_424@yahoo.com ) Veny (Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, 021-53696969, v3nyz_green@yahoo.com ) Tommy Saputra (Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, 021-53696969, tommy.sapoetra@hotmail.com) Honni, S.Kom., MM (Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, 021-53696969, honni2482@gmail.com) ABSTRAK Sebuah sistem informasi dibangun oleh beberapa komponen. Salah satu komponen utamanya yaitu basis data. Basis data merupakan sebuah tempat penyimpanan data. Dalam sebuah sistem manajemen basis data terintegrasi pada organisasi seperti Puskesmas, seringkali tidak ditemukan adanya suatu basis data yang menjadi acuan. Hal ini menyebabkan instansi terkait membuat model basis data mereka masingmasing, yang menimbulkan format basis data yang beragam. Oleh karena itu, diperlukan sebuah standar basis data yang cukup handal untuk menjadi acuan dalam penerapan sistem. Dengan tujuan tersebut, kami merancang model basis data untuk Puskesmas Kecamatan yang dapat digunakan sebagai dasar perancangan sistem basis data pada masing-masing Puskesmas. Perancangan ini dilakukan dengan dua metode, yaitu metode fact-finding, dan metode perancangan basis data pada Puskesmas Kecamatan Penjaringan sebagai salah satu sampel kami. Hasil dari perancangan ini adalah sistem basis data yang terintegrasi dengan aplikasi operasional pada Puskesmas Kecamatan Penjaringan yang dapat mendukung kegiatan operasional Puskesmas. Dengan rancangan ini, model basis data dapat dijadikan sebagai acuan standar untuk Puskesmas Kecamatan. (YVT) Kata Kunci : sistem, basis data, aplikasi, standarisasi ABSTRACT An information system is built by several components. One of the main components of the database. The database is a data repository. In an integrated database management system in an organization such as health centers, often can t find the existence of a database is the reference. This causes agencies to make their data base models, respectively, which give rise to various database formats. Therefore, it needs a standard database powerful enough to become a reference in the application system. With this purpose, we designed a database model for district health centers that can be used as the basis for the design of database systems at each health center. The design was done by two methods, namely fact-finding, and methods of database design on Penjaringan district health centers as one of our samples. The result of this design is a database system that integrates with operational applications in Penjaringan District Health to support health center operations. With this design, the model database can be used as a reference standard for district health centers. (YVT) Keywords: systems, databases, applications, standardization
1. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi telah mengubah cara pandang sebuah instansi, perusahaan maupun organisasi. Penggunaan teknologi yang ada sekarang ini telah menyebar di berbagai bidang. Sebagai contoh dibidang kesehatan yaitu Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas), dimana instansi ini sehari-harinya berhubungan langsung dengan masyarakat luas, tentunya puskesmas memerlukan sistem yang membantu dalam kegiatan operasionalnya. Hal yang menjadi pertimbangan dibangunnya sistem pada Puskesmas Kecamatan Penjaringan adalah karena tidak adanya integrasi sistem, sehingga arus informasi tidak berjalan dengan baik dan data yang ada pada unit yang satu dengan unit yang lain tidak saling terhubung yang mengakibatkan data menjadi redudansi. Tidak adanya integrasi ini yang menjadi masalah bagi puskesmas karena kemudahan dalam memperoleh data dan informasi tidak dapat dirasakan oleh pihak-pihak di puskesmas. Salah satu pendekatan implementasi teknologi untuk meningkatkan pengelolaan dan integrasi data kesehatan adalah E-HMS (Electronic Health Management System). Pendekatan ini dipilih berdasarkan analisis bahwa dasar dari pengelolaan data kesehatan yang berkualitas adalah penyimpanan data yang terstruktur. Dalam E-HMS, data kesehatan pasien disimpan dalam basis data terstruktur yang terintegrasi. Melalui E-HMS, pasien dapat dilayani dengan cepat, petugas kesehatan dapat mencatat data layanan kesehatan dalam format yang lebih terstruktur, sedangkan Dinas Kesehatan dan pihakpihak lain dapat memperoleh laporan sesuai kebutuhan puskesmas. 2. METODE PENELITIAN Metode yang digunakan di dalam penulisan laporan tugas akhir ini adalah Metode Fact- Finding dan Metode Perancangan Basis Data. Untuk pengumpulan data dan informasi menggunakan Metode Fact-Finding, yaitu: Examining Document Penulis mengamati dokumen instansi yang dibutuhkan dalam penulisan laporan tugas akhir untuk menganalisis kebutuhan sistem serta permasalahan yang dialami dalam sistem yang lama. Interviewing Penulis melakukan wawancara langsung dengan narasumber untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan mengenai alur proses bisnis dan alur sistem yang sedang berjalan. Observing Penulis mengamati dan meninjau langsung kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan lingkup pekerjaan di puskesmas. Research Penulis membaca dan mempelajari buku-buku referensi dan juga jurnal ilmiah yang berhubungan dengan topik laporan tugas akhir. Untuk analisis dan perancangan menggunakan Metode Perancangan Basis Data yaitu database application lifecycle yang mengacu pada buku Connolly, yaitu: Database Planning Merencanakan basis data apa yang akan dibuat dengan mendefinisikan mission statement dan mission objective. System Definition Menggambarkan ruang lingkup dan batasan sistem basis data yang akan dibuat. Requirements Collection and Analysis Mengumpulkan dan menganalisis kebutuhan informasi dari Puskesmas yang harus didukung dengan sistem basis data dan menggunakan informasi yang ada untuk mengidentifikasi kebutuhan persyaratan untuk sistem yang baru. Database Design Merancang basis data konseptual, logikal, dan fisikal yang akan membantu mission statement dan mission objective instansi untuk sistem basis data yang dibutuhkan. DBMS Selection Memilih DBMS yang tepat sesuai dengan kebutuhan untuk mendukung sistem basis data. Application Design
Merancang antarmuka pengguna dan program aplikasi yang digunakan serta memproses sistem basis data. Implementation Menerapkan atau merealisasikan sistem basis data yang telah dibangun. 3. HASIL DAN BAHASAN 3.1 Analisis Sistem Berjalan Berikut ini activity diagram yang berjalan di Puskesmas Kecamatan Penjaringan: Pasien Loket Dokter Apotek Kepala Puskesmas Pasien Lama [Tidak] [Ya] Melakukan Pendaftaran Membayar Retribusi Bukti Pembayaran dan Kartu Pasien Menerima Bukti Bayar Konfirmasi Data & Pencarian Rekam Medis Mengambil Nomor Antrian Melakukan Pemeriksaan [Tindakan] [Ya] [Tidak] Melakukan Tindakan Membuat Surat Tindakan Membuat Resep Obat Resep Obat [Tidak] [Ya] Membayar Tindakan Menerima Pembayaran Tindakan & Resep Obat Mengeluarkan Obat Menerima Obat Membuat Laporan Jumlah Pasien & Penyakit Terbanyak Menerima Laporan Gambar 1 Activity Diagram Puskesmas Berjalan Penjelasan dari gambar diatas, pada saat pertama pasien datang ke puskesmas, petugas akan memeriksa apakah pasien tersebut pasien lama atau baru. Jika pasien baru, pasien harus melakukan pendaftaran yang akan dilanjutkan membayar retribusi. Apabila pasien lama, maka pasien akan langsung membayar biaya retribusi yang akan diterima oleh petugas loket. Setelah melakukan konfirmasi, petugas mencari rekam medis pasien tersebut. Kemudian pasien akan mengambil nomor antrian poli yang hendak di tuju oleh pasien. Jika nomor antrian pasien sudah dipanggil, maka pasien akan diperiksa oleh dokter, jika saat pemeriksaan membutuhkan adanya tindakan, maka dokter akan mengambil tindakan dan langsung membuat surat tindakan, setelah diperiksa dokter akan langsung membuat resep obat dan pasien yang menjalani tindakan diwajibkan untuk membayar biaya tindakan di apotek. Apabila pasien telah membayar biaya tindakan, maka petugas apotek akan mengeluarkan obat sesuai dengan resep yang telah dibuat oleh dokter dan pasien langsung bisa menerima obatnya, setelah itu pasien dapat pulang. Apabila sudah mencapai periode tertentu, petugas loket akan membuat laporan jumlah pasien dan penyakit terbanyak yang nantinya akan diberikan kepada kepala puskemas. Adapun permasalahan yang sedang dihadapi oleh Puskesmas Kecamatan Penjaringan, yaitu: (1) Penyimpanan data operasional dalam bentuk kumpulan dokumen memiliki resiko terhadap kemungkinan terjadi kehilangan data yang disebabkan beberapa faktor seperti kelalaian manusia atau kondisi fisik dokumen yang cenderung mudah rusak. (2) Penyimpanan data operasional masih belum real time sehingga menyebabkan informasi pada kebutuhan data menjadi tidak akurat. (3) Tidak adanya integrasi di antara Unit Pendaftaran dengan Unit Layanan lainnya sehingga pasien yang dirujuk ke layanan lain harus mengantri ulang. Dan alternatif untuk mengatasi masalah-masalah yang dihadapi Puskesmas Kecamatan Penjaringan yang diusulkan dengan membangun sistem basis data yang dapat memenuhi kebutuhan seperti: (1) Mampu menyediakan informasi riwayat kunjungan pasien, seperti data pribadi pasien, riwayat anamnesis (keluhan dan gejala) pasien, pencatatan diagnosa dokter, riwayat tindakan yang diberikan oleh dokter, dan riwayat kunjungan. (2) Mampu melakukan pencatatan data operasional secara real time. (3) Mampu mengintegrasikan antara Unit Pendaftaran dengan Unit Layanan lainnya.
3.2 Rancangan Basis Data Pada tahap awal perancangan basis data dilakukan perencanaan mengenai bagaimana basis data dapat direalisasikan secara efisien dan efektif dengan menentukan mission statement dan mission objective. Kemudian menentukan ruang lingkup dari sistem dan batasan-batasan basis data yang akan dibuat. Setelah itu, dilakukan pengumpulan dan analisis kebutuhan untuk membuat basis data yang baru. Pada tahap perancangan basis data, terdapat tiga tahap utama dalam perancangan basis data yaitu perancangan konseptual, perancangan logikal, dan perancangan fisikal. Dalam perancangan konseptual dilakukan identifikasi entitas, hubungan, dan atribut, kemudian menentukan key pada entitas, mengecek model redudansi sampai memeriksa model data dengan pengguna. Berikut adalah Entity Relationship Diagram dari perancangan konseptual: Gambar 2 ERD Konseptual Tahap selanjutnya adalah tahap perancangan logikal, pada tahap ini dilakukan penurunan relasi untuk model data logikal, memvalidasi relasi menggunakan normalisasi, memvalidasi relasi terhadap transasksi pengguna, menentukan integrity constraint, memeriksa model data logikal dengan pengguna dan memeriksakan untuk pertumbuhan masa yang akan datang. Berikut adalah Entity Relationship Diagram dari perancangan logikal: Gambar 3 ERD Logikal
Tahap selanjutnya adalah tahap perancangan fisikal, pada tahap ini menerjemahkan model data logikal untuk target DBMS, merancang file organization dan index, merancang user views, dan merancang mekanisme keamanan. 3.3 Implementasi Gambar 4 Halaman Home Gambar 5 Halam Pendaftaran Pasien Gambar 6 Halaman Pemeriksaan
Gambar 7 Halaman Stok Obat dan Peringatan ROP 4. SIMPULAN DAN SARAN 4.1 Simpulan Berdasarkan sistem basis data dan aplikasi yang dibuat untuk Puskesmas, maka didapatkan beberapa simpulan sebagai berikut: 1. Dengan sistem basis data yang diterapkan ke dalam aplikasi E-HMS ini, dapat meningkatkan pelayanan kesehatan kepada masyarakat karena aplikasi ini mengintegrasikan data operasional (basis data) pada puskesmas. 2. Aplikasi yang dibangun dapat membantu instansi kesehatan seperti puskesmas dalam mengelola berbagai transaksi seperti pendaftaran, pemeriksaan, sampai pengambilan obat menjadi real time. 3. Dengan penyimpanan data operasional dalam basis data dapat mencegah terjadinya kehilangan data yang dibutuhkan untuk informasi dalam unit pendaftaran dan unit layanan lainnya. 4.2 Saran REFERENSI Berikut merupakan beberapa saran yang dapat dijadikan masukkan untuk mendukung kinerja sistem basis data dan aplikasi Puskesmas untuk kedepannya, antara lain: 1. Basis data yang dibuat dapat diterapkan pada Puskesmas Kecamatan lainnya dengan mempertimbangkan kebutuhan dan penyesuaian modul-modul yang telah ada, sehingga basis data ini tidak menutup kemungkinan untuk dikembangkan selanjutnya. 2. Memperluas jangkauan sistem sehingga dapat terintegrasi dengan instansi kesehatan lainnya. 3. Menggunakan fasilitas keamanan tambahan sehingga data penting yang ada lebih bersifat privasi dan terjaga. Connolly, T. M., and Begg, C. E. (2010). Database System: A Practical Approach To Design, Implementation, and Management. (5 th edition). United States of America: Pearson Education, Inc. Gelinas, U. J., and Dull, R. B. (2008). Accounting Information System. (7 th edition). Canada: Thomson South-Western. Gelle, E., and Karhu, K. (2010). Information Quality for Strategic Technology Planning. 103(8), 633-643. Hall, J. A. (2011). Introduction to Accounting Information Systems. (7 th edition). English. Hoffer, J. A., Prescott, M. B., and Topi, H. (2009). Modern Database Management (9 th edition). New Jersey: Pearson Education, Inc.
Hoffer, J. A., Prescott, M. B., and Topi, H. (2011). Modern Database Management (10 th edition). New Jersey: Pearson Education, Inc. Joshi, O.D., Virajit, A.G., and Sachin, M.J. (2012). Guidelines in Selecting a Programming Language and a Database Management System. International Journal of Advances in Engineering & Technology. 3(1), 137-144. Kadir, Abdul (2009). Mastering AJAX dan PHP. Yogyakarta: Andi. Kroenke, D. M. (2010). Database Processing. (11 th edition). Prentice Hall. English. Kurniati, Angelina. P., and Kridanto, Surendro. Designing IQMM as a Maturity Model for Information Quality Management. Proceedings of InSITE 2010. Lu, Liping. (2011). Database Design Base on GIS Gas management Network. Journal School of Computer Science and Engineering. 15, 1-4. Rainer. K.R., Jr. (2007). Introduction to Information Systems-Supporting and Transforming Business. (1 st edition). John Willey and Sons., Michigan. Satzinger, J.W., Jackson, R.B., and Burd, S.D. (2010). Systems and Analysis Design: In a Changing World. (5 th edition). Boston: Thomson Course Technology. Wikimedya. (2011). Berbagi Ilmu Pengetahuan. (tanggal akses 10-20-2012) dari http://wikimedya.blogspot.com/2011/03/defini-fungsi-tujuan-dan-tugas.html. RIWAYAT PENULIS PICTURE PERSONAL INFORMATION Binusian ID 1301039233 Full Name Yonathan Herdian E-Mail thesocceros_424@yahoo.com Address Current Jl. Indraloka 1 gg 1 no. 44, Jelambar, Jakarta Barat Permanent Jl. Indraloka 1 gg 1 no. 44, Jelambar, Jakarta Barat Phone Numbers Home : 021-5641816 Mobile : 0898-9292-448 Gender Male Birth Place / Date Jakarta / July 1st 1991 Nationality Indonesian Martial Status Single Religion Christian FORMAL EDUCATION Sept 2009 present Bina Nusantara University, Jakarta, Indonesia, Information System, GPA: 3.66
PICTURE PERSONAL INFORMATION Binusian ID 1301040355 Full Name Veny E-Mail v3nyz_green@yahoo.com Address Current Jl. Kura No.26, Teluk Gong, Jakarta Utara Permanent Jl. Kura No.26, Teluk Gong, Jakarta Utara Phone Numbers Home : 021-6603250 Mobile : 0898-9907-648 Gender Female Birth Place / Date BAA / December 23th 1990 Nationality Indonesian Martial Status Single Religion Buddha FORMAL EDUCATION Sept 2009 present Bina Nusantara University, Jakarta, Indonesia, Information System, GPA: 3.66 PICTURE PERSONAL INFORMATION Binusian ID 1301043716 Full Name Tommy Saputra E-Mail tommy.sapoetra@hotmail.com Address Current Jln. Villa Kapuk Mas I Blok F2 No. 11B, Jakarta Barat Permanent Jln. Villa Kapuk Mas I Blok F2 No. 11B, Jakarta Barat Phone Numbers Home : 021-56142380 Mobile : 0898-9776-952 Gender Male Birth Place / Date Jakarta / May 25th 1991 Nationality Indonesian Martial Status Single Religion Buddha FORMAL EDUCATION Sept 2009 present Bina Nusantara University, Jakarta, Indonesia, Information System, GPA: 3.44