ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS ATAS PENJUALAN TUNAI PADA BENGKEL SIAGA BAN TIA SRI REJEKI MANIK/ 29210543 Pembimbing: Dr. KARTIKA SARI, SKom., MM
PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah 1. Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) saat ini sudah sangat maju sehingga informasi bisa di dapat dengan mudah dan cepat. 2. Penelitian ini ingin menunjukkan bahwa usaha menengah seperti bengkel pun bisa memiliki sistem informasi akuntansi yang terstruktur dan database yang rapi. 3. Sistem informasi akuntansi dan desain database penting adanya di dalam seluruh bentuk usaha baik profit oriented maupun non-profit oriented, baik usaha itu kecil, menengah atau besar.
PENDAHULUAN Rumusan Masalah 1. Bagaimana penerapan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Penerimaan Kas yang sedang berjalan pada Bengkel Siaga Ban? 2. Bagaimana rancangan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Penerimaan Kas setelah menemukan kelemahan sistem yang ada pada Bengkel Siaga Ban? Batasan Masalah membatasi masalah yang akan di bahas sampai dengan pembuatan SA (Sistem Akuntansi), Flowchart, DFD (Data Flow Diagram), dan ERD (Entity Relationship Diagram) dan pembuatan database tahap awal berupa pembuatan table, atribut, dan tampilan aplikasi usulan nya pada penerimaan kas.
PENDAHULUAN Tujuan Penelitian 1. Untuk mengetahui penerapan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Penerimaan Kas pada Bengkel Siaga Ban yang sedang berjalan. 2. Merancang Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Penerimaan Kas setelah memperhatikan kelemahan sistem yang ada pada Bengkel Siaga Ban. Manfaat Penelitian Manfaat Praktis Manfaat Akademis Alat Analisis Yang Digunakan Alat analisis yang digunakan adalah analisis deskriptif yaitu berupa flowchart, Data Flow Diagram (DFD), dan model ERD (Entity Relationship Diagram).
HASIL & PEMBAHASAN
HASIL & PEMBAHASAN Hasil Penelitian A. Bagian yang terkait dalam sistem penerimaan kas Bengkel Siaga Ban :: 1. 1. Bagian Front Desk 2. 2. Bagian Asisten 3. 3. Bagian Montir Analisis Sistem Pengendalian Intern A. Struktur Organisasi B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan C. Praktik Yang Sehat B. Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas Bengkel Siaga Ban: 1. 1. Work 3 lembar Order Work Order 2. 2. Faktur 2 lembar Penjualan Faktur Penjualan 3. 3. Bukti Setor Bank Kelemahan Sistem Penerimaan Kas atas penjualan Tunai pada Bengkel Siaga Ban: Terdapat beberapa bagian yang merangkap tugas Kurangnya dokumen yang digunakan Tidak ada otorisasi dari bagian-bagian tertentu
HASIL & PEMBAHASAN Bagan Alir Dokumen Sistem Penerimaan Kas yang Diusulkan Customer Service Montir Kasir Keuangan Akuntansi Mulai WO 1 WO 1 WO 3 FP 1 WO 1 FP 1 WO 1 BS Pencatatan Keluhan dan Data Pelanggan Melakukan Pekerjaan Sesuai dengan WO 1 Pencocokkan WO 1 dan WO 3 Pencocokkan FP 1, WO 1 dan Uang Menerima FP, WO 1 dan BS DP KP T Ada Pergantian? Y Penghitungan biaya jasa service Menyetorkan Uang ke Bank setiap hari Pencocokkan FP 1, WO 1 dan BS Mengoperasi kan Mesin Register Pembuatan WO 3 Lembar Kunci Test Drive Pencatat Pergantian spare part pada WO 1 Menerima Pembayaran dari pelanggan Input Pembayaran Menerima Bukti Setor dari Bank BS Pencatatan Jurnal Laporan Keuangan Kas Kunci WO 3 WO 2 WO1 WO 1 Pembuatan faktur pembayaran 3 Lembar BS WO 1 FP 1 N FP 2 WO 3 N Kunci N Ket : DP = Data Pelanggan KP = Keluhan Pelanggan WO = Work Order Uang FP 1 WO 1 FP 3 Pelanggan Selesai FP = Faktur Pembayaran BS = Bukti Setor
Data Flow Diagram dari sistem yang diusulkan Diagram Konteks Diagram Zero
Data Flow Diagram dari sistem yang diusulkan Diagram Level satu proses satu Diagram Level satu proses dua Diagram Level satu proses tiga
Entity Relationship Diagram (ERD)
Desain Database yang Diusulkan Tabel Data Pelanggan Field Name Data Type Field Size / Format Keterangan Kd_plgn* text 10 Primary key Nama_plgn text 20 Almt_plgn text 50 No_tlpn_plgn number 13 Jns_mtr_plgn text 15 No_polisi_plgn text 10 Tabel Data Jasa Service Field Name Data Type Field Size / Format Keterangan Kd_jasa* Text 10 Primary key Nama_jasa Text 20 Hrg_service Currency Rp #,###.00 Tabel Data Spare Part Field Name Data Type Field Size / Format Keterangan Kd_brg* text 10 Primary key Nama_brg text 20 Jmlh_brg number 6 Hrg_brg Currency Rp #,###.00
Desain Database yang Diusulkan Tabel Transaksi Field Name Data Type Field Size / Format Tgl_trans text 20 Kd_plgn** text 10 Kd_jasa** text 10 Kd_brg** text 10 Total_hrg Currency Rp #,###.00 Keterangan Secondary key Secondary key Secondary key Tabel Pembayaran Field Name Data Type Field Size / Format Keterangan Tgl_byr text 20 Secondary key Kd _byr text 10 Kd_plgn text 10 Primary key Jmlh_byr Currency Rp #,###.00 Tabel Rekening Field Name Data Type Field Size / Keterangan Format Kd_rek* text 10 Primary key Tgl_byr* text 20 Primary key Nama_rek text 10 Nominal Currency Rp #,###.00
Hasil Penelitian Sistem Penerimaan Kas yang Sedang Berjalan 1. Prosedur penerimaan kas oleh Bengkel Siaga Ban belum berjalan secara efektif dan belum sesuai dengan unsur pengendalian intern. Terlihat masih terdapat kerangkapan tugas dan tanggung jawab seperti pada bagian front desk atau customer service yang merangkap sebagai bagian menghitung jasa service dan menerima pembayaran yang seharusnya dilakukan oleh bagian kasir, dan adanya asisten yang hanya sekedar membantu dan tidak mempunyai tugas secara spesifik 1. Catatan pelanggan dan laporan keuangan akuntansi yang digunakan oleh Bengkel Siaga Ban masih belum lengkap, database yang diperlukan masih belum terbilang efektif dan masih lebih banyak menggunakan kegiatan manual. Rancangan Sistem Penerimaan Kas yang Diusulkan 1. Rancangan sistem penerimaan kas atas penjualan tunai yang diusulkan agar mengganti bagian asisten menjadi bagian keuangan dan memfungsikan karyawan yang ada pada bagian front desk dan asisten menjadi 2 bagian yaitu bagian kasir dan bagian akuntansi, agar bagian-bagian yang ada sesuai dengan unsur pengendalian intern dan berjalan secara efektif. 1. Rancangan sistem penerimaan kas yang diusulkan dengan menggunakan database tambahan dalam pencatatan data pelanggan, keluhan pelanggan serta transaksi yang terjadi dan menghasilkan pembayaran dan pendapatan masuk, laporan penerimaan kas dengan terkomputerisasi dan mengurangi kesalahan yang akan timbul.
Rancangan Tampilan Input Rancangan tampilan input Data Pelanggan Rancangan tampilan input Data Jasa/Service
Rancangan Tampilan Input Rancangan Tampilan Input Data Spare Part Rancangan Tampilan Input Data Transaksi
Rancangan Tampilan Input Rancangan Tampilan Input Data Pembayaran Rancangan Tampilan Input Data Rekening
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan 1. Sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada perusahaan Bengkel Siaga Ban berjalan kurang efektif, hal ini terjadi karena adanya kerangkapan tugas dan tanggung jawab pada prosedur bagian. Selain prosedur penerimaan kas, penulis juga menemukan kekurangan dan kelemahan pada dokumen yang digunakan, pencatatan transaksi penerimaan kas, dan laporan yang dihasilkan yang belum terkomputerisasi atau masih dilakukan secara manual. Kelemahan tersebut dapat memicu terjadinya kecurangan dan manipulasi data yang mungkin saja dilakukan oleh karyawan. 2. Alternatif perancangan sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang diusulkan penulis dirancang untuk mampu mengatasi kelemahan dan kekurangan seperti yang telah disebutkan di atas, serta mampu memenuhi kebutuhan dari para pengguna sistem. Perancangan sistem informasi akuntansi penerimaan kas tersebut menghasilkan beberapa file atau database yang nantinya akan diolah menjadi laporan seperti laporan penerimaan kas dan laporan penjualan. Dengan perancangan sistem tersebut, penulis dapat mengetahui apa saja yang seharusnya diperbaiki agar sistem penerimaan kas berjalan dengan efektif, tepat, lengkap, akurat dan terkomputerisasi.
KESIMPULAN DAN SARAN Saran 1. Perusahaan sebaiknya membuat pemisahan tugas dan tanggung jawab agar tidak ada lagi kerangkapan tugas dari fungsi yang terkait. 2. Perusahaan seharusnya memperbaiki pengarsipan dokumen pada masing-masing fungsi yang terkait, mencetak dokumen yang dibutuhkan, menghasilkan laporan yang terkait dalam sistem penerimaan kas. 3. Perusahaan sebaiknya mempertimbangkan untuk menggunakan sistem penerimaan kas yang terkomputerisasi untuk mengatasi kelemahan yang terdapat sebelumnya dengan tetap memperhatikan kemampuan perusahaan. Diharapkan dengan pertimbangan pemakaian sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang terkomputerisasi dapat membantu pihak manajemen serta pimpinan dalam mengambil keputusan dan membantu tugas dan tanggung jawab karyawan menjadi lebih efektif dan efisien.
TERIMA KASIH