.---9 MASTEf\~. Instruksi Kerja an Arsip SISTEM MANAJEMEN MUTU AIRLANGGA INTEGRA TED MANA GEMENT SYSTEM (AIMS) UNIVERSITAS AIRLANGGA Revisi ke Tanggal Revisi - Tanggal Berlaku 17 SEPTEMBER IK-UNA IR-M UN-5-2-6 Kode Ookumen Disiapkan oleh: Kepala Bidang Kean 2]4 Disetujui oleh: Sekretaris Un iversitas Disetuju i oleh: Wakil Rektor J,. Oyah Puspitasari S.,S.Kom.. M.Hulll NIP. 197951527121 Dr. M. Hadi Shubhan, SH.,M.H..CN NIP. 197346231212 rn Prof. H. Soetjipto, dr.. M.S,Ph.D NIP. 195217 19783 I 2
1. TUJUAN Untuk mengimplementasikan memudahkan pedoman dalam koordinasi prosedur (PP-UNAIR-MUN-OS-2-4) agar sesuai dengan tanggung jawabnya. 2. RUANG LINGKUP Berlaku untuk pelaksanaan tugas kepala bidang kean 3.DEFINISI Kabid Kean : Bertugas mengkoordinir pelaksanaan perninjaman. 4. TARGET a. Proses tata persuratan dan tata kean b. Waktu yang dibutuhkan untuk pencarian sesuai dengan tata aturan yang berlaku selama 1 Menit 5. REFERENSI a. Pedoman Prosedur Manajemen Persuratan b. Pedoman Prosedur Manajemen (PP-UNAIR-MUN-OS-2). c. Peraturan perundang-undangan (PP-UNAIR-MUN-OS-Ol). yang relevan 6. INSTRUKSI KERJA : 6.1 Layanan digolongkan 6.1.1 Arsip Inaktif hanya menjadi: boleh dipinjam oleh unit pencipta dan memproses dengan syarat yaitu: a. Membawa pencipta surat pengantar atau surat permohonan atau penerima persuratan atau memo dari Airlangga. b. Jika yang akan dipinjam adalah unit kerja lain, maka peminjam untuk harus dipinjamkan meminta ijin (dalam inaktifnya bentuk tertulis) kepada yang ada di Record pencipta Center Airlangga. c. Mengisi formulir peminjaman d. Petugas mengambilkan. yang dipinjam dan perrunjarn. e. Petugas kemudian media elektronik. mengentrykan yang dipinjam melalui ke
f. Bagi pengguna yang akan menggandakan wajib mengajukan surat permohonan audio visual, pengguna dan dipersyaratkan untuk mendatangani surat pernyataan. g. Bagi pengguna kartografi, yang menggandakan mengisi formulir permohonan bagi pengguna yang berlaku di h. Bagi pemohon I. foto dan di luar serta membayar Airlangga biaya sesuai ketentuan Airlangga. yang akan meminjam dikecualikan wajib menyerahkan tekstual, yang tertutup atau yang surat ijin penggunaan dari Pejabat Eselon II Airlangga. Penggunaan asli atas permintaan didampingi lembaga pengadilan petugas layanan dan penggunaannya wajib tidak boleh lebih dari 24 jam. J. Mentaati tata tertib layanan. 6.1.2. Arsip Statis boleh dipinjam oleh umum dengan persyaratan a. Menyerahkan b. membawa identitas diri surat pengantar 7. Ketentuan 7.1 Tata Tertib layanan atau surat permohonan Umum 7.1.1 Syarat dan ketentuan a. sebagai berikut: Menitipkan pengguna sebagai berkut: barang bawaan dalam loker yang telah disediakan hanya diperkenankan membawa dan alat tulis berupa pensil dan buku tulis diruang layanan. b. Mengenakan kartu identitas pengguna selama di Bidang Kean c. Menjaga ketenangan yang diberi oleh petugas dan berpakaian dalam ruangan. PPan.
d. Mematuhi waktu layanan 8. sid 12. WIB Senin sd. Kamis, pukul :.:. Layanan peminjaman.:. Layanan penggunaan 13. sid 15. WIB.:. Layanan peminjaman 8. sid 11. WIB Jumat, pukul.:. Layanan peminjaman.:. Layanan penggunaan 7.2 Ketentuan layanan di Bidang Kean 7.2.1. Ketentuan a. Dibaca ditempat dibagi menjadi dua yaitu: dengan ketentuan Petugas peminjaman sebagai berikut datang ke unit kean. keperluannya, menerima memandu pengguna, menanyakan pengguna. mengisi buku tamu. Perninjam mengisi formulir peminjaman sebanyak rangkap tiga, yaitu l. Rangkap ke-i untuk menandai berkas yang diambil oleh.petugas peminjaman. 2. Rangkap ke-2 untuk dibawa oleh petugas peminjaman. 3. Rangkap ke-3 untuk dibawa oleh peminjam Petugas layanan menerima peminjaman surat pengantar/memo dan formulir yang telah di beri persetujuan oleh Kabid Kean. Petugas layanan mencari di daftar, kemudian mengambilkan di ruang penyimpanan dan mencatat yang dipesan dalam media elektronik. Petugas layanan menandatangani kemudian menyerahkan forrnulir peminj aman, kepada peminjam untuk dibaca baca. membaca yang dipinjam. Petugas layanan mengawasi peminjam di ruang baca. di ruang
b. Dibawa oleh unit kerja dengan ketentuan hari kerja tidak dikembalikan maksimal 5 hari kerja, jika 5 maka petugas layanan meminta kembali yang dipinjam. Petugas layanan menerima keperluannya, memandu pengguna, pengguna. Petugas layanan menerima mengisi buku tamu. peminjaman surat pengantar/memo ke Kabid Kean Kabid Kean menandatangani dan menyerahkan menanyakan dan formulir untuk diminta persetujuannya. dan menyetujui peminjaman kembali ke petugas layanan. Petugas layanan mencari di daftar, kemudian mengambilkan di ruang penyimpanan dan mencatat yang dipesan dalam media elektronik. Petugas layanan menandatangani kemudian menyerahkan formulir peminjarnan, kepada peminjam untuk dibaca di ruang baca. 7.2.2. Petugas layanan mengawasi Ketentuan membaca yang dipinjam. peminjaman membuat surat permohonan Perninjam Petugas layanan Sekretaris yang ditandatangani kepada Sekretaris oleh formulir peminjaman kepada Sekretaris pertimbangan atau bersifat tertutup Airlangga. mengisi formulir peminjaman. surat permohonan Sekretaris di ruang baca. yang dikecualikan Pejabat Eselon II yang ditujukan peminjam Airlangga dengan meminta Airlangga yang telah diisi dan Airlangga. membuat telaah atau bahan masukan dari Kabid Kean. keputusan diijinkan tidak diij inkan kepada Kabid Kean. Sekretaris Airlangga jawaban kepada Perninjam. Apabila atas. disetuj ui, maka proses peminjaman seperti pada po in a di atau
menggunakan Petugas Bidang Kean Dalam hal pengguna diruang baca. mengawasi menghendaki ruang maka pengguna peminjam. aslinya untuk dibawa keluar harus didampingi petugas dalam waktu tidak lebih dari 24 jam.. 7.2.3. Ketentuan Bidang Kean menerima kemudian petugas memandu pengisian berkas persyaratan Bidang Kean, formulir dan kepada peminjam. menyerahkan formulir yang telah diisi kepada petugas Bidang Kean. Petugas Bidang Kean berkas persyaratan Kabid Kean dan formulir dan kepada Kabid Kean. menerima formulir berkas persyaratan digandakan menyerahkan yang telah diisi dan dari Petugas Bidang Kean, termasuk mengesahan bersifat terbuka persetujuan menyeleksi atau tertutup, yang akan kepada hasil seleksi Petugas Bidang Kean Kabid Kean menyetujui dan menyerahkan dan menandatangani pengesahan formulir formulir penggadaan kepada Petugas Bidang Kean. Petugas Bidang Kean tempat penyimpanan yang akan digandakan dan menggandakan selesai digandakan mengambil dikembalikan Petugas Bidang Kean yang dipesan ke temp at penyimpanan di hasil dan setelah. kepada peminjam. 7.2.4 Ketentuan pengembalian mengembalikan Petugas layanan menerima saat mengembalikan penyimpanan yang dipinjam. dan mengecek keutuhan atau kelengkapan, kemudian mengembalikan ke tempat
1. Diagram Alur Perninjarnan Arsip Aktif Petugas Layanan Tahap Kegiatan an Pencipta Arsip Arsip Membawa surat pengantar Mengisi formulir 2. Diagram Alur Perninjarnan Arsip Inaktif Petugas layanan Tahap kegiatan Mernbawa Surat pengantar Mengisi formulir Arsip Pencipta Arsip
3. Diagram Alur an Arsip yang Dikecualikan atau Bersifat Tertutup Unit Penyelesaian Tahap Kegiatan Petugas Bidang Kabid Sekretaris Kean Kean Mengisi formulir peminjaman - dan membuat surat permohonan.. Membuat telaah atau bahan pertimbangan dengan meminta masukan Memberikan.. keputusan diijinkan atau tidak diijinkan Sekretaris ~ --- - - --.. jawaban kepada. Apabila disetujui, Petugas Unit Kean Menyerahkan selesai 1--1- - -- setelah digunakan, kelengkapan atau mengecek keutuhan dan mengembalikan ke tempat penyimpanan D ------------------ ----------
4. Diagram Alur an Arsip Statis Unit Penyelesaian Tahap Kegiatan Petugas Bidang Perninjam datang ke Bidang Kean Menerima persyaratan pengantar dan formulir peminjaman dan menyerahkan peminjaman formulir Menandatangani perninjaman berupa surat dan menyetujui dan menyerahkan kembali Mencari di ruang penyimpanan dan mencatat yang dipesan dajam buku kendali menyerahkan kepada peminjam untuk dibaca di ruang baca Mencari di ruang penyimpanan dan mencatat yang dipesan dalam buku kendali menyerahkan kepada peminjam untuk dibaca di ruang baca Kabid Kean Kean
5. Diagram Alur Layanan Unit Penyelesaian Tahap Kegiatan Petugas Bidang Kabid Kean Kean Petugas mernberikan formulir dan memandu pengisian Menerima formulir yang telah diisi dan berkas persyaratan dari Petugas, menyeleksi yang akan digandakan termasuk bersifat terbuka atau tertutup, dan mengesahan hasil seleksi persetujuan menyetujui dan menandatangani penggadaan dan menyerahkan pengesahan formulir mengambil yang akan digandakan di tempat penyimpanan menggandakan formulir dan yang dipesan dan setelah selesai digandakan dikembalikan ke tempat penyirnpanan. permnjam hasil kepada D
~'.o:o BIDANG KEARSIPAN ~~v Kampus C Mulyorejo UNIVERSlT AS AIRLANGGA Surabaya Telpo (31) 592482 FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP Nama : Unit kerjaialamat : ' ' Tanggal Pinjam Tanggal Kembali Lokasi No Keterangan Kodel Nomor Arsip Uraian Simpan 1 2 Kabido Kean Petugas Bidang Kean (.) Arsip : ' TTd Catatan Arsip rnaksirnal 7 hari kerja. 5 Perninjam Arsip Co (..) Tanggal pengembalian Waktu peminjaman 4 3...)
BIDANG KEARSIPAN Kampus C Mulyorejo UNIVERSITAS AIRLANGGA Surabaya Telp. (31) 592482 FORMULIR PENGGANDAAN ARSIP Nama : AJamat:. TanggaJ Permohonan :.. Tanggal Penerirnaan :. Jurnlah Kodel Nomor No Lokasi Sirnpan Uraian Copy Arsip 2 1 4 3 5 Jurnlah Keseluruhan Kabid. Kean ( Pemesan Arsip Petugas Bidang Kean ) ( ) ( )