INTRUKSI KERJA PEMUSNAHAN ARSIP SISTEM MANAJEMEN MUTU AIRLANGGA INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM (AIMS) UNIVERSIT AS AIRLANGGA

Transkripsi

1 ,. '., INTRUKSI KERJA PEMUSNAHAN ARSIP SISTEM MANAJEMEN MUTU AIRLANGGA INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM (AIMS) UNIVERSIT AS AIRLANGGA Oiperiksa Revisi ke 0 Tanggal Revisi Tanggal Berlaku 17 SEPTEMBER Kode Dokumen IKUNAIRMUNOS0202 Kepala Bidang Kean Oyah Puspitasari Srirahayu S.KOlll.,M.HulTI. NIP Oisetujui Sekretaris 2014 Dr. M. Hadi Shubhan, Disetujui Wakil III SH.,M.H.,CN NIP N1P

2 1. TUJUAN Untuk mengimplementasikan Pedoman Prosedur ( PPUnairMUN0502) agar memudahkan dalam koordinasi sesuai tanggung jawabnya. 2. RUANG LINGKUP Berlaku untuk pelaksanaan tugas Kepala Bidang Kean Airlangga 3. TARGET Proses tata kean sesuai tata aturan yang berlaku. 4. REFERENSI. a. Pedoman Prosedur (PPUNAIRMUNOS02) b. Peraturan perundangundangann 5. INTRUKSI KERJA yang relevan : dibedakan antara yang retensinya kurang dari 5 tahun, 5 tahun sampai 9 tahun, dan 10 tahun ke atas. hanya dilaksanakan oleh Unit Kean Airlangga dan dilaksanakan sesuai ketentuan yang berlaku. 5.1 yang retensinya kurang dari 5 tahun a. Memeriksa Yaitu menyeleksi yang retensinya kurang dari 5 tahun. Dalam proses penyeleksian, juga merneriksa kebenaran isi dan kelengkapan informasinya, selain itu adapun syaratsyarat yang harus dipenuhi, yaitu: nya telah habis retensinya berdasarkan IRA NasibAkhirnya musnah serta tidak terkait lain Tidak merniliki nilai guna Tidak berkaitan penyelesaian proses suatu perkara b. Mendaftar Yaitu mencatat dalam forrnulir Daftar Usul Musnah. Contoh Daftar Usul Musnah dapat dilihat pada lampiran. c. Mengajukan usul musnah Yaitu membuat surat pengajuan usul kepada Unit Kean dilampiri Daftar Usul Musnah. Contoh Surat Permintaan dapat dilihat pada lampiran.

3 d. Permohonan Membuat Surat Permohonan Departemen, Wakil II Airlangga kepada Wakil Dekan II, Ketua dilampiri Daftar Usul Musnah. e. Terbit Surat Keputusan Setelah mendapatkan Keputusan Airlangga, maka diterbitkan Surat. f. Membuat Berita Acara Yaitu membuat Berita Acara rangkap 2, lembar pertama untuk Unit kerjajfakultas dan Lembar kedua untuk Unit Kean. g. Memusnahkan Yaitu memusnahkan secara kimiawi dalam memusnahkan melibatkan Perjanjian 5.2 dan disaksikan oleh Tim Penyusutan. pihak lain, dibuatkan yang dilaksanakan surat perjanjian. Contoh Surat oleh rekanan dapat dilihat pada lampiran. Retensi 10 tahun keatas a. Memeriksa Yaitu menyeleksi memeriksa yang retensi kebenaran yang harus dipenuhi, nya 10 tahun isi dan kelengkapan keatas. informasinya, Dalam proses selain penyeleksian, itu adapun juga syaratsyarat yaitu: telah habis retensinya berdasarkan IRA NasibAkhirnya musnah serta tidak terkait lain Tidak memiliki nilai guna Tidak berkaitan penyelesaian b. Mendaftar Apabila proses suatu perkara Yaitu mencatat c. Membentuk dalam formulir Daftar Usul Musnah. Tim Penilai Pembentukan tim penilai untuk menilai kembali kemungkinan guna, baik untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan masih dimilikinya atau kepentingan nilai nasional. d. Mencatat Dalam Daftar Pertelaan (DP A) Hasil penilaian tersebut dicatat dalam Daftar Pertelaan (DP A) sehingga menghasilkan :

4 DP A arsrp bernilai Kean guna permanen DPA bernilai tetapi operasional yang sudah tidak operasional lebih luas untuk kepentingan yang mendokumentasikan tetap dikelola oleh Unit Airlangga. gun a permanen oleh Unit Kean DPA yang masih untuk kepentingan bangsa dan negara akan tetap dikelola Airlangga sebagai statis. diusulkan musnah, DPA usul jenis yang akan dimusnahkan musnah tersebut sesuai ketentuan untuk hukum yang berlaku, e. Memintakan (Sesuai pertimbangan kepada pihak pencipta Jenis ) (ANRI), ( Keuangan f. Penetapan Keputusan dan persetujuan pimpinan Kepala kerja/fakultas, Nasional di tujukan ke BPK dan Kepegawaian instansi Republik ditujukan terkait Indonesia ke BKN). Setelah terbit surat persetujuan Keputusan /unit tentang Pernusnahan dari Kepala ANRI selanjutnya dasar surat menyusun Surat pertimbangan dari Instansi terkait dan surat dari pihak pencipta /unit kerja/fakultas. g. Memusnahkan Disaksikan minimal Pengawasan Pelaksanaan 2 orang pejabat dari Bidang Hukum atau PerundangUndangan (Tim ) tidak dapat dikenali secara total sehingga fisik dan informasi lagi. dan daftar disimpan oleh masingmasing pihak sebagai yang telah dimusnahkan. Apabila dalam memusnahkan 5.3 Urutan Pertanggungjawaban 1. dilaksanakan Berita acara pengganti dan melibatkan Wakil II pihak lain, dibuatkan surat perjanjian. Sebagai Berikut : jawab terhadap semua proses. 2. Ketua Departemen Pengolah 3. jawab terhadap Sekretaris semua proses terhadap semua proses Unit I jawab mengorganisir semua proses di tingkat. 5. Unit II Wakil Dekan II jawab Pengolah 4. Kepala Bidang Kean jawab melaksanakan semua proses

5 Airlangga di tingkat unit kerja. 6. Berdasarkan Surat Edaran KepaJa Nasional nomor SE/OlI1981, harus dilakukan disertai Daftar Pertelaan yang ingin dimusnahkan serta Berita Acara yang kemudian ditandatangani oleh Penanggungjawab bersama saksisaksi (2 orang). Dalam proses harus dilakukan secara total sehingga tidak dikenal baik isi maupun bentuknya, serta disaksikan oleh dua orang pejabat dari bidang hukum/perundangundangan LembagaLembaga Negara/BadanBadan atau bidang pengawasan dari Pemerintah yang bersangkutan. Ada beberapa cara yang biasa dilakukan oleh suatu instansi, diantaranya: Pencacahan mesin pencacah Pembakaran Pemberian bahan kimia tertentu hingga terse but hancur total Pembuburan Di tahap akhir ini berdasarkan pada Lampiran Keputusan Kepala Nasional RI Nomor 07 Tahun 2005 juga dilakukan dokumentasi kegiatan yang terdiri dari: Rekomendasi Tim Surat Pertimbangan Kepala BPK dan BKN Menteri Negara BUMN maupun surat Menteri Dalam Negeri khusus untuk pernerintah daerah Surat persetujuan Kepala ANRI Surat Keputusan Pimpinan Instansi Berita Acara dan Daftar yang dimusnahkan