BAB III STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PPID

Transkripsi

1 BAB III STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PPID Dalam rangka pelayanan informasi yang akurat, lengkap dan tidak menyesatkan, maka setiap PPID dan PPIDP dalam lingkup SKPD perlu melakukan pengelolaan informasi secara baik, konsisten dan bertanggung jawab melalui kegiatan (1) pengumpulan informasi; (2) pengklasifikasian informasi; (3) pendokumentasian informasi; dan (4) pelayanan informasi. A. Pengumpulan Informasi Kegiatan pengumpulan informasi merupakan tahap yang sangat penting dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan oleh PPID dan PPIDP dalam lingkup SKPD adalah : a. pengumpulan informasi merupakan aktivitas penghimpunan kegiatan yang telah, sedang dan yang akan dilaksanakan oleh setiap unit kerja; b. informasi yang dikumpulkan adalah informasi yang berkualitas dan relevan dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing unit kerja; c. informasi yang dikumpulkan dapat bersumber dari pejabat dan arsip, baik arsip statis maupun dinamis ; d. pejabat sebagaimana dimaksud pada huruf c merupakan pejabat yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di unit kerjanya sedangkan arsip statis dan dinamis merupakan arsip yang terkait dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi unit kerja bersangkutan; dan e. penyediaan informasi dilaksanakan dengan memperhatikan tahapan sebagai berikut : 1) mengenali tugas pokok dan fungsi unit kerjanya; 2) mendata kegiatan yang dilaksanakan oleh unit kerja; 3) mendata informasi dan dokumen yang dihasilkan; dan 4) membuat daftar jenis-jenis informasi dan dokumen. 1

2 f. Alur dan mekanisme pengumpulan informasi dalam rangka proses pengumpulan informasi yang berada di setiap unit kerja di lingkungan SKPD divisualkan dalam bagan sebagai berikut : Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi P P I D DINAS Pengelolaan Informasi selaku Pusat Data DINAS Kadis Sekdis/Kabid Pj. Fungsional Kadis Sekdis/Kabid Pj. Fungsional BADAN BADAN Kaban & Sekban/Kabid Pj. Fungsional KANTOR Kaban & Sekban/Kabid Pj. Fungsional Pj. Fungsional Kabag & Kasub TU/Kasi Pj. Fungsional Alur informasi sebagaimana digambarkan dalam bagan di atas, menunjukkan bahwa : 1. Setiap informasi di SKPD merupakan tanggung jawab pimpinan SKPD yang bersangkutan. 2. Setiap informasi yang dikelola oleh SKPD merupakan satu kesatuan informasi dari masing-masing satuan kerja di bawahnya. 3. Setiap informasi publik di SKPD yang dikelolah oleh PPIDP disampaikan ke PPID melalui Bidang Pengelolaan Data. 4. Setiap informasi yang diterima oleh Bidang Pengelolaan Data difinalisasi dan disediakan untuk selanjutnya diteruskan ke Bidang Dokumentasi 2

3 dan Arsip guna kepentingan pengarsipan serta diteruskan pula ke Bidang Pelayanan Informasi untuk disiapkan guna kepentingan pelayan informasi yang dilakukan oleh PPID. Mekanisme pengumpulan informasi di masing-masing SKPD selaku PPIDP dapat dilihat dalam bagan sebagai berikut : MASYARAKAT P P I D PUSAT DATA SEK DINAS SEK BADAN KASUB TU SEK BAPPEDA KASUB TU KASUB TU KABID / KASI KABID / KASI KABAG / KASI KABID / KASI KABAG / KASI KABAG / KASI Mekanisme pengumpulan informasi sebagaimana bagan tersebut di atas adalah : 1. Setiap pimpinan SKPD menugaskan Sekretaris di unit kerja Dinas dan Badan serta Kepala Sub Bagian Tata Usaha di unit kerja Kantor, untuk melaksanakan pengumpulan informasi di setiap unit kerja eselon III dan IV (Kabid/Kabag dan Kasi) di lingkungan SKPD yang bersangkutan; 2. Setiap pejabat eselon III wajib melaksanakan pengumpulan, pendokumentasiaan dan pengklasifikasian informasi pelaksanaan 3

4 kegiatan tupoksinya di setiap unit kerja eselon IV baik yang sudah, sedang maupun yang akan dilaksanakan (SOP-nya seperti pada gambar di bawah); 3. Setiap pejabat di lingkungan SKPD yang bersangkutan harus membuat catatan pelaksanaan kegiatan dan mendokumentasikannya secara baik (secara elektronik maupun nonelektronik) dan selanjutnya disampaikan kepada PPIDP (Sekretaris di unit kerja Dinas dan Badan serta Kepala Sub Bagian Tata Usaha di unit kerja Kantor); 4. Dalam rangka memperlancar pelaksanaan tugas pengumpulan, pendokumentasiaan dan pengklasifikasian informasi, setiap SKPD dapat menunjuk pejabat fungsional pengelola informasi dan dokumentasi meliputi pranata humas, pranata komputer, arsiparis, pustakawan, dsb sesuai dengan kebutuhan satuan kerjanya ; 5. Mekanisme pengumpulan informasi jalur Hijau (1) merupakan jalur koordinasi proses pengumpulan informasi dari PPIDP (Sekdis/Sekban/ Kasub TU) kepada PPID melalui Bidang Pengelolaan Informasi selaku Pusat Data; 6. Mekanisme pengumpulan informasi jalur Hijau (2) merupakan jalur koordinasi proses pengumpulan informasi dari pejabat eselon III dan atau Eselon IV kepada PPIDP (Sekretaris di unit kerja Dinas dan Badan serta Kepala Sub Bagian Tata Usaha di unit kerja Kantor); 7. Informasi yang dikumpulkan melalui jalur hijau adalah informasi terkait dengan: a. informasi yang tersedia setiap saat; b. informasi yang wajib diumumkan secara serta merta; c. informasi lain yang dikuasainya; dan d. informasi yang masuk kategori dikecualikan. 8. Mekanisme pengumpulan informasi jalur Biru (1) merupakan jalur koordinasi proses pengumpulan informasi dari Kepala Bappeda, melalui Sekretaris Bappeda terhadap informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala. 9. Mekanisme pengumpulan informasi jalur Biru (2) merupakan jalur koordinasi proses pengumpulan informasi dari pejabat eselon III dan IV Bappeda. 10. Informasi yang dikumpulkan melalui jalur biru adalah informasi publik yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala meliputi : a. Informasi yang berkaitan dengan Pemerintah Daerah; b. Informasi mengenai kegiatan dan kinerja Pemerintah Daerah; dan 4

5 Berikut Standar Operasional Prosedur Pengumpulan Informasi : NO AKTIVITAS 1 Mengumpulkan semua Informasi (publik maupun dikecualikan) yang sudah dilakukan, sedang dikerjakan maupun yang direncanakan. Pejabat Eselon III dan IV di SKPD Sekdis/ Sek Badan /Kasub Tata Usaha selaku PPIDP PPID (Bagian Pengelolaan Informasi) 2 Mendokumentasikan semua informasi (publik maupun dikecualikan) yang sudah dilakukan, sedang dikerjakan maupun yang direncanakan 3 Mengumpulkan semua informasi yang sudah dikerjakan ke Sekretaris Dinas / Sekretaris Badan / Kasub Tata Usaha 4 Mengklasifikasikan semua informasi menurut sifatnya publik (serta merta, berkala dan setiap saat) atau dikecualikan 5 Mengirim informasi yang bersifat publik ke PPID melaui Bagian Pengelolaan Informasi selaku Pusat Data Diagram Alur Pengumpulan Informasi B. Pengklasifikasian Informasi Dalam proses pengklasifikasian, informasi dibagi menjadi dua kelompok yaitu informasi yang bersifat publik dan informasi yang dikecualikan. 1. Mengelompokkan informasi yang bersifat publik Informasi yang bersifat publik dikelompokkan berdasarkan subyek informasi sesuai dengan tugas pokok, fungsi dan kegiatan setiap SKPD. Pengelompokan informasi yang bersifat publik meliputi : 5

6 a. Informasi publik yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala meliputi : 1) Informasi yang berkaitan dengan kebijakan Pemerintah Daerah; 2) Informasi yang berkaitan dengan program, kegiatan dan kinerja SKPD; 3) Informasi mengenai laporan keuangan ; dan/atau 4) Informasi lain yang diatur dalam Peraturan Perundangundangan; 5) Informasi yang lebih detail atas permintaan pemohon. Pengumpulan informasi publik sebagaimana dimaksud pada angka 1) sampai dengan angka 5) dilakukan oleh masing-masing Sekretaris di unit kerja Dinas dan Badan serta Kepala Sub Bagian Tata Usaha di unit kerja Kantor selaku PPIDP berkoordinasi dengan para Pejabat Eselon III di masing-masing SKPD. b. Informasi publik yang wajib diumumkan secara serta merta, yaitu informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum; c. Informasi publik yang wajib tersedia setiap saat di lingkungan Pemerintah Daerah meliputi : 1) Daftar seluruh informasi publik yang berada di bawah penguasaannya, tidak termasuk informasi yang dikecualikan; 2) Hasil keputusan Pimpinan di Pemerintah Daerah dilengkapi dengan latar belakang pertimbangannya; 3) Seluruh kebijakan yang ada berikut dokumen pendukungnya; 4) Rencana kerja program/kegiatan termasuk di dalamnya perkiraan pengeluaran tahunan Pemerintah Daerah; 5) Perjanjian Pemerintah Daerah dengan pihak ketiga; 6) Informasi dan kebijakan yang disampaikan Pejabat Publik dalam pertemuan yang terbuka untuk umum; 7) Prosedur kerja pegawai Pemerintah Daerah yang berkaitan dengan pelayanan masyarakat ; dan/atau 8) Laporan mengenai pelayanan akses informasi publik sebagaimana diatur dalam Peraturan Bupati ini. 2. Mengelompokkan Informasi yang Dikecualikan Dalam mengelompokkan informasi yang dikecualikan perlu diperhatikan hal sebagai berikut : a. Informasi yang dikecualikan adalah informasi sebagaimana diatur dalam Pasal 17 dan Pasal 18 Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008; b. Prinsip yang harus diperhatikan dalam mengelompokkan informasi yang dikecualikan: 1) Ketat, artinya untuk mengkategorikan informasi yang dikecualikan harus benar-benar mengacu pada metode yang valid dan mengedepankan obyektivitas; 2) Terbatas, artinya informasi yang dikecualikan harus terbatas pada informasi tertentu untuk menghindari penafsiran yang subyektif dan kesewenangan; 3) Tidak mutlak, artinya tidak ada informasi yang secara mutlak dikecualikan ketika kepentingan publik yang lebih besar menghendakinya. c. Pengecualian harus melalui metode uji konsekuensi bahaya (consequential harm test) yang mendasari penentuan suatu informasi harus dirahasiakan apabila informasi tersebut dibuka; 6

7 d. Untuk lebih menjamin suatu informasi dapat dibuka atau ditutup secara obyektif, maka metode di atas dilengkapi dengan uji kepentingan publik (balancing publik interest test ) yang mendasari penentuan informasi harus ditutup sesuai dengan kepentingan publik; e. Pengklasifikasian akses informasi harus disertai pertimbangan tertulis tentang implikasi informasi dari sisi politik, ekonomi, sosialbudaya, dan pertahanan keamanan; f. Usulan klasifikasi akses informasi sebagaimana dimaksud pada huruf b angka 1 dan 2 diajukan oleh satuan kerja yang memiliki kemandirian dalam mengelolah kegiatan, anggaran dan administrasi; g. Penetapan sebagaimana dimaksud pada huruf b angka 3 dilakukan melalui rapat pimpinan. C. Pendokumentasian Informasi Pendokumentasian informasi adalah kegiatan penyimpanan data dan informasi, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh satuan kerja di lingkungan Pemerintah Daerah guna membantu PPID dalam melayani permintaan informasi. Tahapan dalam pendokumentasiaan informasi meliputi : 1. Deskripsi Informasi Setiap SKPD membuat ringkasan untuk masing-masing jenis informasi. 2. Memverifikasi Informasi Setiap informasi diverifikasi sesuai dengan jenis kegiatannya; 3. Otentikasi Informasi Dilakukan untuk menjamin keaslian informasi melalui validasi informasi oleh setiap SKPD. 4. Pemberian Kode Informasi Dilakukan untuk mempermudah pencarian informasi yang dibutuhkan melalui metode pengkodean yang ditentukan oleh masing-masing SKPD, pengkodean informasi meliputi : a. Kode klasifikasi disusun dan ditentukan dengan menggunakan kombinasi huruf dan angka; b. Kode huruf digunakan untuk memberi tanda pengenal kelompok primer atau fungsi; dan c. Kode angka dua digit untuk memberi tanda pengenal kelompok tersier atau kegiatan; 5. Penataan dan Penyimpanan Informasi Dilakukan agar dokumentasi dan informasi lebih sistematis. 7

8 D. Pelayanan Informasi 1. Alur Pelayanan Informasi. PEMOHON INFO Tertulis atau Tidak Tertulis MASYARAKAT PPID 2 PENCATATAN INFORMASI 3 Nomor formulir, Nama Pemohon, Alamat & No. Telepon Subyek & Keterangan Info yang diminta, Format Pengiriman, Nama dan Tanda Tangan PPID, Tanggal diterimanya Pengajuan Permintaan, Cap Sekretariat Daerah Dokumen & Klasifikasi Info IP yang diumumkan Berkala IP yang diumumkan Serta Merta IP yang Wajib Tersedia Setiap Saat IP yang dikecualikan PEMBERIAN TANDA BUKTI 4 PEMBERITAHUAN TERTULIS PERMINTAAN INFORMASI 5 PENOLAKAN DISERTAI ALASAN 8 Dapat mengajukan keberatan melalui atasan PPID, KI, PN, MA PEMBERIAN INFO YANG DIMINTA 7 Pemberian Informasi yang diminta Sesuai Dengan Format yang disepakati PERPANJANGAN WAKTU 6 Perpanjangan Waktu disertai Alasan, Maksimal 7 Hari 2. Mekanisme Pelayanan Informasi. Pelayanan informasi terbagi menjadi dua kegiatan berdasarkan pengelompokan informasi yang bersifat publik (disediakan dan diumumkan secara berkala, serta merta, dan tersedia setiap saat) dan informasi yang dikecualikan. Untuk pelayanan informasi yang bersifat publik diumumkan melalui berbagai bentuk dan media (media online dan media cetak) : a. Informasi publik yang tersedia dan diumumkan secara berkala dilayani melalui website Pemerintah Daerah dan media cetak yang tersedia Prosedur Pelaksanaan Informasi Publik yang disediakan dan diumumkan secara berkala; 8

9 NO AKTIVITAS 1. Bidang Pengelolaan Informasi ; Mengumpul, meneliti, menelaah dan mengklasifikasi informasi yang telah diterima dari PPIDP 2. Bidang Dokumentasi dan Arsip, Memverifikasi, memvalidasi dan mendokumentasikan informasi dari Bagian Pengelolaan Informasi 3. Kepala Bidang Dokumentasi dan Arsip menyampaikan daftar informasi publik yang siap di publikasikan ke PPID 4. PPID menerima daftar informasi publik dan mensahkannya sebagai informasi publik yang siap dipublikasikan 5. PPID memerintahkan Bagian Pelayanan Informasi untuk mempublikasikan informasi yang siap dipublikasikan 6. Bidang Pelayanan Informasi mengupload informasi yang diperintahkan untuk di publikasikan ke id Bidang Pengeloaan Informasi selaku Pusat Data Bidang Dokumentasi dan Arsip PPID Bidang Pelayanan Informasi b. Permintaan informasi yang disediakan setiap saat semua informasi publik yang dikategorikan wajib tersedia oleh Pemerintah Daerah. Pelayanan atas permintaan informasi publik tersebut diatur sebagai berikut : 1) Mekanisme pelayanan informasi yang tersedia setiap saat atas permintaan secara tertulis. Langkah-langkah dalam mekanisme pelayanan informasi yang tersedia setiap saat meliputi : a) Pemohon informasi publik mengajukan permintaan informasi kepada PPID; b) Pejabat PPID menerima permohonan informasi dan meneruskannya ke Bagian Layanan Informasi; dan 9

10 c) Bagian Pelayanan Informasi melakukan pencatatan permintaan informasi dari pemohon untuk kepentingan tertib administrasi, untuk mempermudah masyarakat dalam meminta informasi publik, PPID menyiapkan Formulir Permintaan Informasi, yang terdiri dari : (1) No. Formulir ( No. Pendaftaran ) ; (2) Nama Pemohon Informasi; (3) Alamat dan No. Telp Pemohon Informasi ( Foto copy KTP); (4) Subyek dan keterangan informasi yang diminta ; (5) Alasan permintaan informasi ; (6) Nama pengguna informasi ; (7) Alamat dan No. Telp Pengguna Informasi ( Foto copy KTP); (8) Alasan penggunaan informasi ; (9) Format dan cara pengiriman ; (10) Nama dan tanda tangan PPID ; (11) Tanggal diterimanya Permohonan Informasi ; (12) Cap Sekretariat Daerah Kabupaten Tojo Una-Una. d) Pemberian tanda bukti permohonan informasi (nomor pendaftaran) kepada pemohon informasi; 2) Mekanisme Pelayanan informasi yang tersedia setiap saat atas permintaan secara tidak tertulis. Langkah-langkah dalam mekanisme pelayanan informasi yang tersedia setiap saat meliputi : a) Pemohon informasi publik mengajukan permintaan informasi kepada PPID; b) Pejabat PPID menerima permohonan informasi dan meneruskannya ke Bagian Layanan Informasi; c) Bagian Layanan Informasi melakukan pencatatan permintaan informasi dari pemohon untuk kepentingan tertib administrasi, yang meliputi : (1) No. Formulir (No. Pendaftaran); (2) Nama Pemohon Informasi; (3) Alamat dan No. Telp Pemohon Informasi (Foto copy KTP); (4) Subyek dan keterangan informasi yang diminta; (5) Alasan permintaan informasi; (6) Nama pengguna informasi; (7) Alamat dan No. Telp Pengguna Informasi (Foto copy KTP); (8) Alasan penggunaan informasi; (9) Format dan cara pengiriman; (10) Nama dan tanda tangan PPID; (11) Tanggal diterimanya Permohonan Informasi ; (12) Cap Sekretariat Daerah Kabupaten Tojo Una-Una; d) Petugas pelayanan informasi wajib melakukan konfirmasi kepada pemohon informasi mengenai kebenaran data pemohon dan pengguna informasi; e) Apabila pada saat konfirmasi dilakukan ditemukan ketidak sesuaian data pemohon dan pengguna maka petugas pelayan informasi berhak untuk tidak melayani permintaan informasi; 3) Paling lama 10 (sepuluh) hari kerja sejak permohonan diterima oleh kantor PPID maka PPID wajib menanggapi permintaan informasi melalui pemberitahuan tertulis. Pemberitahuan itu meliputi permintaan informasi diterima, permintaan informasi ditolak, dan perpanjangan waktu pemberitahuan permohonan diterima atau ditolak Standard Operating Procedure (SOP) melayani permintaan informasi yang tersedia setiap saat. 10

11 NO AKTIVITAS PEMOHON PPID 1 Pemohon memohon informasi yang tersedia di website kepada PPID 2 PPID memerintahkan BPI untuk memverifikasi informasi yang diminta pemohon, apakah tersedia di Pemda Kab. Tojo Una-Una? jika ya maka BPI akan melayani tapi jika tidak ada maka PPID menjawab ke pemohon bahwa informasi yang diminta tidak dikuasai Pemda Kab. Tojo Una-Una. 3 BPI mencatat permintaan ke dalam daftar pemohon & menghubungi pusat data untuk menyediakan informasi yang diminta pemohon. 4 Pusat Data memverifikasi informasi yang diminta oleh pemohon, jika tidak ada di database pusat data maka pusat data meminta ke satuan kerja yang menguasai informasi tersebut. 5 Pusat Data memberikan data yang diminta ke BIP dan BIP memberikan informasi yang diminta oleh pemohon melalui PPID dan mencatat pelayanan informasi yang diberikan. 6 informasi diterima oleh pemohon ataupun ditolak TIDA K YA Bidang Pelayanan Info (BPI) Bidang Pengelolaan Info selaku Pusat Data KET 4) Jika PPID membutuhkan perpanjangan waktu, maka selambatlambatnya 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggapan pertama diberikan, PPID harus memberitahukan secara tertulis apakah permintaan informasi dapat dipenuhi atau ditolak ; 5) Jika permintaan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi, apakah soft copy atau data tertulis, biaya yang dibutuhkan. Bila permintaan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan berdasarkan Undang-Undang KIP; dan 11

12 6) Jika permintaan informasi ditolak, pemohon dapat mengajukan keberatan kepada Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi, Komisi Informasi Kabupaten, Komisi Informasi Propinsi, Komisi Informasi Pusat, Pengadilan Tata Usaha Negara, dan Mahkamah Agung sebagai upaya terakhir. 3. Pendokumentasian permintaan informasi dan pelaporan pelayanan. Semua permintaan informasi baik yang melalui media elektronik, tidak tertulis maupun yang tertulis harus bisa didokumentasikan. BAB IV PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI Proses penyelesaian sengketa informasi di lingkungan Pemerintah Daerah terdiri atas : 1. Organisasi dan Tugas Organisasi penyelesaian sengketa informasi meliputi Tim Pertimbangan Informasi dan Bidang Pengaduan dan Penyelesaian Sengketa Informasi yang dijabat oleh Kepala Sub Bagian Bantuan Hukum dan HAM Bagian Hukum dan Perundang-Undangan Sekretariat Daerah Kabupaten Tojo Una-Una. Kepala Sub Bagian Bantuan Hukum dan HAM Bagian Hukum dan Perundang-Undangan Sekretariat Daerah Kabupaten Tojo Una-Una selaku Kepala Bidang Pengaduan dan Penyelesaian Sengketa Informasi pada PPID mempunyai tugas sebagai berikut: a. memberikan pertimbangan hukum kepada PPID yang akan menolak memberikan informasi publik yang tidak sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang-undangan; b. memberikan pertimbangan hukum kepada Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi atas keberatan yang disampaikan pemohon dan/atau pengguna informasi; c. memberikan pertimbangan dan pendampingan hukum kepada Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi dalam rangka penyelesaian sengketa informasi; d. memberikan pendampingan dan bantuan hukum atas sengketa informasi yang diajukan kepada Komisi Informasi, baik melalui mediasi maupun ajudikasi nonlitigasi; dan e. memberikan pendampingan dan bantuan hukum atas sengketa informasi yang diajukan kepada Pengadilan Tata Usaha Negara dan Mahkamah Agung. 2. Mekanisme Penyelesaian Sengketa Informasi. Perhitungan waktu penyelesaian sengketa informasi dimulai sejak surat permohonan diterima oleh PPID. a. PPID yang akan menolak memberikan informasi publik yang tidak sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang-undangan, dengan prosedur sebagai berikut : 1) PPID mempersiapkan daftar pemohon dan/atau pengguna informasi yang akan ditolak; 12

13 2) PPID mengadakan rapat koordinasi dengan melibatkan Kepala Sub Bagian Bantuan Hukum dan HAM Bagian Hukum dan Perundang- Undangan Sekretariat Daerah Kabupaten serta SKPD terkait, paling lambat 3 (tiga) hari kerja setelah surat permohonan diterima PPID; 3) Hasil keputusan rapat koordinasi dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh seluruh peserta rapat; 4) Hasil keputusan rapat didokumentasikan secara baik. b. PPID yang akan memberikan tanggapan atas keberatan yang disampaikan pemohon informasi publik secara tertulis: 1) PPID mempersiapkan daftar keberatan yang disampaikan pemohon dan/atau pengguna informasi; 2) PPID mengadakan rapat koordinasi dengan melibatkan Kepala Sub Bagian Bantuan Hukum dan HAM Bagian Hukum dan Perundang- Undangan Sekretariat Daerah Kabupaten serta SKPD terkait paling lambat 3 hari kerja setelah surat keberatan diterima PPID; 3) Hasil keputusan rapat koordinasi dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh seluruh peserta rapat; 4) Hasil keputusan rapat didokumentasikan secara baik. c. Penyelesaian sengketa informasi; 1) PPID menyiapkan bahan-bahan terkait sengketa informasi; Kepala Sub Bagian Bantuan Hukum dan HAM Bagian Hukum dan Perundang-Undangan Sekretariat Daerah Kabupaten mempersiapkan kajian, dan pertimbangan hukum untuk disampaikan kepada Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi; 2) Pada saat sengketa Informasi berlanjut ke Komisi Informasi, Pengadilan Tata Usaha Negara dan Mahmakah Agung maka Kepala Sub Bagian Bantuan Hukum dan HAM Bagian Hukum dan Perundang-Undangan Sekretariat Daerah Kabupaten melakukan pendampingan hukum untuk penyelesaian sengketa informasi; 3) Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi membahas dan memutuskan penyelesaian sengketa informasi yang dilakukan secara musyawarah; 4) Hasil keputusan Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi ditindak lanjuti oleh PPID sesuai dengan peruntukannya; 5) Hasil keputusan beserta pertimbangan Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi didokumentasikan secara baik. BAB V PELAPORAN 1. PPID wajib melaporkan pelaksanaan tugas dan fungsinya paling sedikit 1 (satu) kali setiap tahun. 2. Laporan sebagaimana dimaksud pada angka 1 meliputi: a. jumlah permintaan informasi yang diterima; b. waktu yang diperlukan Pemerintah Daerah dalam memenuhi setiap permintaan informasi; dan c. jumlah pemberian dan penolakan permintaan informasi; dan/atau alasan penolakan permintaan informasi. 3. Laporan sebagaimana dimaksud pada angka 1 disampaikan kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah Kabupaten. 13