PEKELILING BENDAHARI BIL : 8/2004 PEJABAT BENDAHARI Rujukan Fail : 100 BBI (PTA. 6/6) Tarikh Kuatkuasa : 1 Ogos 2004 Ketua Unit Kewangan/Zon/Kampus Cawangan UiTM Tuan/Puan, PANDUAN MENGENAI KERJA-KERJA BERKAITAN DENGAN BELANJAWAN PADA AKHIR TAHUN SEMASA DAN AWAL TAHUN BARU Dengan segala hormatnya tuan/puan adalah dirujuk mengenai perkara di atas. Bersama-sama ini disertakan panduan mengenai kerja-kerja berkaitan dengan belanjawan pada akhir tahun. 1. Agihan peruntukan tahun baru Sediakan agihan berdasarkan peruntukan yang diluluskan mengikut pecahan Dasar Sedia Ada, Dasar Baru dan One-Off. Agihan dibuat mesti mengikut format yang disediakan (Lampiran A) Agihan Akhir (jenis F) dibuat dengan menggunakan Sistem FAIS setelah Agihan Manual disediakan. Menu yang digunakan ialah Menu B41.
Proses selanjutnya adalah seperti berikut :- a. Pilih Menu B41 (skrin B41) b. Pilih Add, Masukkan Kod Pusat Kos : Jenis Dasar : ( C= Dasar Sedia, N= Dasar Baru, O = One Off ) Tahun Kewangan : 2005 Jenis Agihan : F, Rujukan Waran : (Waran 1/05) Tekan Escape. c. Skrin komputer akan memaparkan jumlah peruntukan yang telah diluluskan. d. Masukkan agihan mengikut kod-kod akaun yang diperlukan. e. Setelah selesai semak semula agihan yang telah dibuat. f. Tekan kekunci Escape setelah puas hati dengan agihan yang dibuat dan semua peruntukan telah diagihkan (tiada berbaki). g. Sahkan agihan dengan memilih Y. h. Pilih menu yang sama (B41) dan pilih Query untuk melihat agihan yang telah dibuat. i. Pilih Complete untuk menamatkan proses agihan akhir. Semua Unit Kewangan Zon mesti membuat agihan ke atas Pusat Kos di bawah kawalan masing-masing dalam Sistem FAIS selewat-lewatnya 29 Disember 2004, ( kecuali bagi cawangan Sabah dan Negeri Sembilan yang perlu menghantar hard copy agihan selewat-lewatnya pada 28 Disember 2004). Bahagian Belanjawan tidak boleh membuat posting sekiranya satu pusat kos tidak membuat agihan. Ini menyebabkan peruntukan tidak boleh dibelanjakan apabila diperlukan.
Perkara-perkara yang perlu diambil kira semasa membuat agihan ialah mengambil kira perancangan yang telah dibuat, perbelanjaanperbelanjaan yang terikat seperti utiliti, makanan bermasak pelajar, pembelian buku, bayaran sewa pejabat, mesin fotostat, perubatan, bayaran lesen, cukai pintu, elaun latihan praktikal pelajar dan bayaran-bayaran lain yang bersesuaian. Agihan perlu dibuat mengikut kelulusan yang telah diberi. Struktur kod bagi Dasar-Dasar Belanjawan adalah sepert berikut : Dasar Sedia Ada : xx-xxxxx-xxxxxxx- 1 Dasar Sedia Baru : xx-xxxxx-xxxxxxx- 2 One Off : xx-xxxxx-xxxxxxx- 3 Bagi tujuan semakan dan tujuan audit, agihan (Lampiran A dan Lampiran E) perlu dihantar ke Bahagian Belanjawan selewatlewatnya pada 30 Disember 2004. Bermula daripada tahun belanjawan 2005, semua agihan untuk peruntukan yang berkaitan dengan kerja-kerja naik taraf dan ubahsuai di Shah Alam adalah dipusatkan di Pejabat Penyelenggaraan. Walau bagaimanapun, disebabkan peruntukan Pejabat Penyelenggaraan bagi kerja-kerja tersebut adalah terhad, agihan peruntukan boleh dibuat oleh pusat pusat kos di Shah Alam kepada kod-kod tersebut jika mempunyai justifikasi serta lebihan peruntukan.
2. Perbelanjaan Peruntukan Tahun Semasa (2004) Pastikan peruntukan yang telah diagihkan (termasuk peruntukan tambahan) dibelanja mengikut keperluan. Pastikan semua peruntukan kegiatan pelajar, sekatan peruntukan dari UiTM Shah Alam seperti pembelian komputer dari Pusat Sistem Maklumat Bersepadu dan peralatan pandang dengar dari ILQaM telah diperakaunkan. Pastikan jumlah peruntukan yang diterima adalah sama dengan baki imbuhan yang diselenggara dan dikawal oleh Bahagian Kewangan Korporat, Pejabat Bendahari. Pastikan Jernal Baucer dibuat dan diposkan ( Menu G.S.C ) bagi mengambil kira bayaran emolumen yang dibayar oleh Bahagian Gaji untuk kampus-kampus cawangan. Pastikan semua perbelanjaan yang dibuat mempunyai peruntukan mencukupi (Arahan Perbendaharaan 54). Perlu diingatkan bahawa semua kerja-kerja perolehan yang hendak dibawa ke mesyuarat tender/sebutharga telah mempunyai peruntukan yang mencukupi. Sebarang masalah mengenai arahan mengenai perbelanjaan tanpa peruntukan perlu dirujuk kepada Bendahari UiTM. Menyediakan senarai piutang mengikut peraturan yang telah ditetapkan oleh Bahagian Pengurusan Akaun. Menyediakan senarai komitmen (suplimentari) tahun semasa sebagai perbelanjaan tahun baru mengikut peraturan berikut :-
a. Kampus Shah Alam Tarikh akhir pemilihan/kemasukan (melalui Sistem FAIS): 12 Januari setiap tahun. Tarikh akhir kelulusan (Bahagian Belanjawan : 15 Januari setiap tahun. b. Menu FAIS yang digunakan : i. Sistem Perolehan (Peringkat Permohonan) * Pemilihan Suplimentari (Menu RP1) Zon/Cawangan. * Kelulusan Suplimentari (Menu RP3) Bahagian Belanjawan. * Prosesan Suplimentari (Menu RP5) Bahagian Belanjawan. ii. Sistem Perolehan (Peringkat Pesanan) * Pemilihan Suplimentari (Menu RP2) Zon/Cawangan. * Kelulusan Suplimentari (Menu RP4) Bahagian Belanjawan. * Prosesan Suplimentari (Menu RP6) Bahagian Belanjawan. iii. Sistem Pendahuluan dan Tuntutan * Pemilihan Suplimentari (Menu 2P1) Zon/Cawangan. * Kelulusan Suplimentari (Menu 2P2) Bahagian Belanjawan. * Prosesan Suplimentari (Menu 2P3) Bahagian Belanjawan. iv. Sistem Tiket * Pemilihan Suplimentari (Menu 3R1) Zon/Cawangan * Kelulusan Supplimentari (Menu 3R2) Bahagian Belanjawan.
* Prosesan Suplimentari (Menu 3R3) Bahagian Belanjawan. v. Sistem Belanjawan * Daftar Suplimentari Manual (Menu B42) Bahagian Belanjawan. * Post Suplimentari (Menu BS2) Bahagian Belanjawan vi. Menyediakan satu senarai suplimentari (Lampiran C) dimana peruntukan telah diluluskan dan tender/sebutharga telah dibuat tetapi pesanan jabatan belum dikeluarkan. Senarai ini perlu mengandungi butiran perolehan, kod akaun no. permohonan (no. PB 3/80), no. tender/harga, jumlah dan tarikh pembayaran dijangka dibuat. vii. Struktur kod bagi Suplimentari adalah xx-xxxxx-xxxxxxx- 4. c. Kampus Cawangan Negeri Sembilan dan Sabah Tarikh Akhir : 11 Januari 2005 1. Menyediakan senarai suplimentari mengikut format yang telah ditetapkan. 2 Menyediakan satu senarai suplimentari dimana peruntukan telah diluluskan dan pesanan jabatan telah dikeluarkan. (Lampiran B)
3 Menyediakan satu senarai suplimentari (Lampiran C) dimana peruntukan telah diluluskan dan tender/sebutharga telah dibuat tetapi pesanan jabatan belum dikeluarkan. Senarai ini perlu mengandungi butiran perolehan, kod akaun no. permohonan (no. PB 3/80), no. tender/harga, jumlah dan tarikh pembayaran dijangka dibuat. 4 Dokumen sokongan seperti pesanan jabatan, surat tawaran yang telah diluluskan dilampirkan bersama dengan senarai komitmen yang dibuat. d. Semua komitmen tahun semasa yang dibawa sebagai perbelanjaan untuk tahun baru akan dibatalkan atau ditarik balik untuk agihan semula sekiranya ia tidak dibelanjakan sebelum atau pada 30hb Jun setiap tahun. 3. Peraturan ini berkuatkuasa dengan serta merta. 4. Pekeliling ini membatalkan Pekeliling Bendahari Bilangan 4 Tahun 2001. Yang benar, HAJAH SIHA BT SAAT Bendahari UiTM
Sila rujuk Lampiran-Lampiran berikut untuk maklumat lanjut :- 1. Lampiran A - Format Agihan Peruntukan Belanja Mengurus mengikut objek lanjut (kod akaun). 2. Lampiran B - Format Senarai Komitmen di peringkat Pesanan Jabatan Tahun Semasa. 3. Lampiran C - Format Senarai Komitmen di Peringkat Tender/Sebutharga/Surat Tawaran Tahun Semasa. 4. Lampiran E - Format senarai agihan untuk aset (pembelian aset kod objek sebagai 35000 yang melebihi RM 3,000 seunit)..