BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK 3.1 Sistem Organisasi Proyek Sistem organisasi proyek secara umum dapat diartikan dua orang atau lebih yang melaksanakan suatu ruang lingkup pekerjaan secara bersama sama dengan kemampuan dan keahlianya masing masing untuk mencapai suatu tujuan sesuai yang direncanakan. Dengan adanya organisasi kerja yang baik diharapkan akan memberikan hasil efisien, tepat waktu serta dengan kualitas tinggi. Suatu proyek konstruksi yaitu proyek fisik yang dicapai dengan kegiatan konstruksi merupakan suatu sistem. Sedangkan sistem itu sendiri secara konseptual berpengertian adanya perangkat atau kelompok yang menyangkut beberapa usur yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan bersama. Sehingga ada batasan-batasan yang dimiliki oleh suatu organisasi, yaitu: 1. Adanya struktur atau jenjang jabatan, kedudukan yang memungkinkan individu-individu dalam organisasi memiliki perbedaan posisi yang jelas, misalnya pimpinan, staf pimpinan dan karyawan. 2. Ada pembagian kerja yang jelas, artinya setiap individu dalam organisasi memiliki tugas dan tanggung jawab yang spesifik. 3. Adanya penggunaan sumber daya, baik materi maupun nonmateri, misalnya sumber daya manusia, modal, mesin dan lainnya. III - 1
Dengan adanya keterbatasan-keterbatasan dalam mengerjakan suatu proyek, maka sebuah organisasi proyek sangat dibutuhkan untuk mengatur sumber daya yang dimiliki agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron sehingga tujuan proyek bisa tercapai. Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat waktu dan sesuaidengan kualitas yang diharapkan. Oleh karena itu pengorganisasian sangat penting sekali pada suatu proyek konstruksi. Dengan adanya struktur organisasi proyek, maka dapat memperoleh keuntungan pekerjaan dapat dilaksanakan secara matang, Pekerjaan yang tumpang tindih dapat dihindari dengan dilaksanakannya pembagian tugas serta tanggungjawab sesuai keahlian, meningkatkan pendayagunaan dana, fasilitas, serta kemampuan yang tersedia secara maksimal sehingga akan didapat pekerjaan yang sesuai dengan sasaran. Pada pembangunan Proyek Apartemen Taman Anggrek Residences, organisasi organisasi yang terlibat dari segi pembiayaan, segi pengawasan, segi perencanaan dan segi pelaksanaan adalah sebagai berikut : 3.1.1 Owner Pemilik proyek atau owner adalah seseorang atau instansi yang memiliki proyek atau pekerjaan dan memberikanya kepada pihak lain yang mampu melaksanakanya sesuai dengan perjanjian kontrak kerja untuk merealisasikan proyek, owner mempunyai kewajiban pokok yaitu menyediakan dana untuk membiayai proyek. III - 2
Pada proyek pembangunan Apartement Taman Anggrek Residence yang bertindak selaku pemberi tugas (owner) adalah PT. Arya Kencana Semesta Tugas dan wewenang pemilik proyek atau owner adalah: 1. Menyediakan biaya perencanaan dan pelaksanaan pekerjaan proyek. 2. Mengadakan kegiatan administrasi. 3. Memberikan tugas kepada kontraktor atau melaksanakan pekerjaan proyek. 4. Melaksanakan pengawasan pada proyek selaku owner dan juga konsultan pengawas atau manajemen konstruksi ( MK ). 5. Menerima proyek yang sudah selesai dikerjakan oleh kontraktor. 6. Membuat surat perintah kerja ( SPK ). 7. Mengesahkan atau menolak perubahan pekerjaan yang telah direncanakan. 8. Meminta pertanggung jawaban kepada para pelaksana proyek atas hasil pekerjaan konstruksi. 9. Memberikan keputusan dan instruksi yang berkaitan pada perubahan pekerjaan, waktu dan biaya. 10. Menghadiri rapat-rapat dengan pelaksana proyek untuk dapat memantau perkembangan proyek. 11. Memutuskan hubungan kerja dengan pihak pelaksana proyek yang tidak dapat melaksanakan pekerjaanya sesuai dengan isi surat perjanjian kontrak. 3.1.2 Konsultan Manajemen Proyek Konsultan manajemen proyek dan manajemen konstruksi adalah pihak yang diberi kepercayaan oleh pemberi tugas (owner) untuk mengelola serta mengawasi proses pelaksanaan pembangunan dari mulai sampai dengan akhir III - 3
pelaksanaan pekerjaan pembangunan. Dengan kata lain, konsultan manajemen proyek dan manajemen konstruksi mewakili atau bertindak sebagai koordinator atas nama pemberi tugas (owner) dalam mengelola pelaksanaan pembangunan dan bertanggung jawab atas hasil pelaksanaan pekerjaan kepada pemberi tugas (owner). Pada proyek pembangunan Apartement Taman Anggrek Residence, PT.Arya Kencana Semesta yang bertindak selaku owner dan konsultan manajemen proyek dan konstruksi memiliki tugas dan wewenang meliputi : 1. Melakukan pengawasan secara berkala terhadap pelaksanaan pekerjaan kontraktor di lapangan terutama standart mutu kesesuaian dengan spesifikasi teknis, rencana kerja dan syarat-syarat (RKS) seperti yang digariskan sebelumnya. 2. Melakukan proses pengawasan dan memberi penilaian terhadap laju pelaksanaan dan tingkat perkembangan pekerjaan kontraktor utama di lapangan serta ketepatannya dengan jadwal rencana penyelesaian. 3. Melakukan proses pengawasan produktifitas terhadap aspek waktu dan biaya proyek, termasuk juga dampak yang ditimbulkan. 4. Melakukan pengawasan dan membuat persetujuan terhadap kemungkinan adanya revisi-revisi, perubahan dan penyesuaian hasil perencanaan baik karena pertimbangan tertentu maupun atas permintaan owner demi hasil pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik. 5. Melakukan proses penelitian dan pemeriksaan terhadap hasil-hasil pelaksanaan pekerjaan yang telah diselesaikan kontraktor utama di lapangan, baik dari segi waktu, mutu dan biaya. III - 4
6. Memberikan peringatan dan pengarahan kepada kontraktor jika terdapat penyimpangan teknis, rencana kerja dan syarat-syarat (RKS) dalam proses pelaksanaan pekerjaan di lapangan. 7. Meminta penjelasan kepada kontraktor sehubungan dengan rencana pekerjaan ataupun hasil-hasilnya demi kepastian pelaksanaan proyek. 3.1.3 Kontraktor Kontraktor adalah penyedia jasa yang menyediakan jasa untuk menyelesaikan pekerjaan konstruksi sesuai dengan kesepakatan antara pemilik proyek (owner) dengan pelaksana proyek (kontraktor). Tugas dan wewenang kontraktor adalah : 1. Melaksanakan pembangunan proyek sesuai dengan kontrak dan hasil perhitungan dari pihak perencana. 2. Membuat perencanaan jadwal kegiatan pembangunan agar pembangunan dapat diselesaikan pada waktunya. 3. Melaksanakan pembuatan gambar detail dan perhitungan pemakaian besi dan peralatan lainnya untuk diajukan kepada Quantity Surveyor. 4. Mematuhi petunjuk dari konsultan atau pemberi tugas dalam pelaksanan pembangunan. 5. Menyerahkan hasil pembangunan kepada pihak pemberi tugas. 3.2 Struktur Organisasi Kontraktor Proyek pembangunan Taman Anggrek Residence ini terdapat organisasi PT. Pulauintan Baja Perkasa Konstruksi yang berperan sebagai kontraktor utama. III - 5
Struktur organisasi PT. Pulauintan Baja Perkasa Konstruksi adalah sebagai berikut : III - 6
Project Manager Dhimas Sugeng Deputy Project Manager Gladwin August NSC & SBO Engineering Supporting 1 Site Manager Supporting 2 Controlling Coordinator Irwan Susanto Struktur Burhanul Arifin Logistics F. Ocim Tower A Syaiful Hidayat Prasojo Mechanic Slamet Sutikno QC Manager Totok Sugiarto Arsitektur Leo Hendro Divisi Alat Kuswardjo Tower B Suharman Putut Winarko General Affair Asep Rukana QC Coordinator Endang Methodology Prasojo Adhy Chief Surveyor Deden Tower C Afiet Yulianto Erwan Novianto K3 Coordinator Uri Setiawan Scheduling Erwan Novianto Tower D Ritno Sartika Dewi Quantity Survey Edy Faisal Tower E Didik Supriyanto Dadun Indianto Tower F Angga Pramukti Erwan Novianto Gambar 3.1 Struktur Organisasi III - 7
3.3 Deskripsi Kerja Berdasarkan data struktur organisasi yang ada, setiap bidang memiliki peranannya masing-masing di dalam proyek pembangunan Apartemen Kemang View. 3.3.1 Project Manager Seorang project manager mempunyai tanggung jawab dan tugas yang bermacam-macam, tidak hanya terfokus pada hal-hal yg teknis sifatnya. Bagaimana layaknya seorang project manager harus mempunyai kemampuan membuat tim proyek agar tetap solid, mampu memonitor dan mengontrol budget dengan membuat bar chart & critical path serta mempunyai kemampuan analisis resiko yang baik. Tugas dan wewenang project manager adalah : 1. Bertanggung jawab terhadap sistem mutu yang diterapkan. 2. Bertanggung jawab terhadap masalah-masalah di lapangan, tugas serta wewenang yang diterapkannya. 3. Memeriksa, merevisi dan memutakhirkan Rencana Mutu Proyek. 4. Bertanggung jawab terhadap perubahan-perubahan pelaksanaan (terhadap kontrak). 5. Mengajukan penggunaan Suplier, Sub Kontraktor, Konsultan atau adan Penguji terutama yang berpengaruh terhadap mutu. 6. Memimpin, mengkoordinir dan melaporkan kepada konsultan pengawas segala kegiatan pelaksanaan dari proyek beserta unit unitnya. 7. Membuat dan mengontrol time schedule dari proyek yang akan dilaksanakan. III - 8
8. Menandatangani berita acara serah terima pekerjaan. 9. Mengkoordinir pelaksanaan di lapangan. 10. Menyetujui dan menandatangani semua dokumen yang bersifat usulan, permintaan, pembelian, pemakaian, dan pembayaran. 11. Apabila diperlukan, menyelenggarakan rapat rapat koordinasi dengan pihak luar, yang berkaitan dengan kebutuhan proyek. 12. Menyampaikan/menandatangani laporan bulanan tentang pelaksanaan proyek. 13. Mengajukan dan menendatangani klaim pekerjaan tambah kurang kepada owner. 3.3.2 Quality Control Staff Quality Control mempunyai tugas mengawasi seluruh metode pelaksanaan lapangan yang dikeluarkan oleh Production Project Manager dan mengawasi mutu pelaksanaan pekerjaan. QC berdiri secara independen dan didalam melaksanakan tugasnya selalu berhubungan dengan konsultan pengawas. QC bertanggung jawab kepada Project Manager yang mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1. Membuat perencanaan kegiatan operasional Quality Control a. Menyusun rencana inspeksi dan tes untuk material datang serta rencana inspeksi dan tes proses pekerjaan di lapangan. 2. Mengatur kegiatan operasional Quality Control a. Melakukan koordinasi dengan Project Manager,terkait dengan kualitas hasil pekerjaan. III - 9
b. Melakukan koordinasi dengan Site Manager,terkait dengan persiapan lahan kerja dan hasil pekerjaan. c. Melakukan koordinasi dengan Supervisor, terkait dengan pelaksanaan pekerjaan. d. Melakukan koordinasi dengan Owner/ Konsultan,terkait dengan chek list. e. Melakukan koordinasi dengan Chief Engineer,terkait dengan metode kerja dan spesifikasi teknis. f. Melakukan koordinasi dengan Safety Officer, terkait dengan K3. 3. Melaksanakan kegiatan operasional Quality Control a. Mendukung kegiatan audit dibidang QC b. Memastikan bahwa aset yang ada di bagian Quality Control terpelihara dengan baik. c. Memeriksa kualitas setiap item pekerjaan di lapangan. d. Melakukan verifikasi pemeriksaan hasil pekerjaan maupun tahap pekerjaan apakah sudah sesuai spek. e. Melakukan pengecekan terhadap kualitas material yang datang dan melakukan pengujian sesuai dengan spesifikasi teknik yang ditetapkan dalam RMP (bila diperlukan). f. Melakukan analisa terhadap hasil pengujian laboratorium. g. Melakukan analisa terhadap laporan kalibrasi peralatan pengujian (kecuali alat-alat survey). h. Membuat laporan ketidaksesuaian khususnya untuk material dan hasil pekerjaan yang tidak sesuai dengan spesifikasi teknik yang berlaku, III - 10
menganalisa, mengajukan proposal perbaikan, tindakan koreksi dan pencegahan agar tidak terulang lagi kepada Project Manager. i. Melakukan monitoring hasil pekerjaan di lapangan sesuai format dokumen sistem kualitas atau format dari pemberi tugas. j. Membuat laporan keluhan pelanggan berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya. k. Membuat laporan pengecoran. l. Melakukan verifikasi hasil pekerjaan. m. Membuat, merekap, menyimpan, dan mendistribusikan dokumen hasil pekerjaan (hasil check-list) kepada bagian terkait. n. Mengerjakan tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan proyek dibidangnya yang diberikan oleh atasan langsung/lebih tinggi. o. Melaksanakan K3, memelihara kebersihan dan kerapihan area kerja. 4. Mengontrol pelaksanaan operasional Quality Control a. Mengontrol tindak lanjut hasil uji/tes terkait dengan Quality Control. b. Mengontrol pelaksanaan dan hasil pekerjaan sesuai dengan spesifikasi dan standart kualitas yang telah ditentukan. c. Mengontrol akurasi dan validasi dokumen hasil pekerjaan. d. Mengontrol kualitas material dan ketersediaan peralatan kerja. 3.3.3 Safety Supervisor Safety Supervisor adalah orang yang ditunjuk oleh project manager untuk melaksanakan kebijakan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) di suatu proyek. Safety supervisor memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : III - 11
1. Membuat surat kebijakan K3. 2. Membuar struktur organisasi K3. 3. Menyiapkan peraturan safety, spanduk, poster, kotak obat, sarana safety,alat Pemadam Api Ringan (APAR), Alat Perlindungan Diri (APD), prosedur erection, dll. 4. Melaksanakan kegiatan safety seperti safety morning. 5. Membuat laporan safety seperti laporan kecelakaan, laporan investigasi dan penilaian K3 subkontraktor. 3.3.4 Cashier Tugas dan wewenang Cashier adalah : 1. Mengatur kas keluar masuk proyek 2. Merencanakan biaya yang diperlukan dalam satu periode kegiatan proyek 3.3.5 Site Manager Site Manager bertanggung jawab untuk mengatur, mengontrol dan berkoordinasi arah secara keseluruhan, pelaksanaan, pengendalian pelaksanaan dan penyelesaian proyek-proyek tertentu serta memastikan konsistensi dengan komitmen strategi dan tujuan perusahaan, meningkatkan kemampuan sumber daya manusia sebagaimana telah ditunjuk oleh atasan untuk mewakili perusahaan dalam pelaksanaan proyek proyek atau kontak-kontrak yang akan dilaksanakan dan bertanggung jawab pada Direktur Utama. Tugas dan wewenang site manager : 1. Membuat perencanaan kegiatan operasional pelaksanaan proyek III - 12
a. Bersama dengan Project Manager menyusun bahan /materi Rencana Mutu Proyek sesuai bagiannya. b. Menyiapkan detail materi penyusunan Rencana Anggaran Proyek. c. Menyusun schedule bulanan dan mingguan berdasarkan master schedulekontrak kerja. d. Merencanakan kebutuhan SDM dan teknologi. e. Merencanakan penggunaan material dan peralatan. f. Merencanakan metode kerja /sisem pelaksanaan bersama dengan Engineering, bagian M & E dan NSC g. Mengusulkan pengembangan karyawan melalui pendidikan dan pelatihan 2. Mengatur kegiatan operasional pelaksanaan proyek a. Memimpin / mengarahkan secara langsung para Subkon, Mandor, dan Pelaksana proyek untuk memenuhi persyaratan biaya, mutu, waktu, dan safety yang telah disepakati. b. Melakukan koordinasi dengan bagian lain (internal) terkait untuk kelancaran pelaksanaan proyek. c. Melakukan koordinasi dengan GA terkait dengan urusan umum. d. Melakukan koordinasi dengan MR terkait dengan audit. e. Melakukan koordinasi dengan Cost Control terkait dengan optimalisasi keuntungan proyek. f. Melakukan koordinasi dengan Safety terkait dengan K3. g. Melakukan koordinasi dengan Owner/Konsultan terkait dengan pelaksanaan proyek. III - 13
h. Melakukan koordinasi dengan Suplier/Subkon terkait dengan kelancaran pelaksanaan proyek. i. Melakukan koordinasi dengan Lofistik dan Mekanik terkait dengan material dan peralatan. j. Melakukan koordinasi dengan QC terkait dengan mutu pekerjaan. 3. Melaksanakan kegiatan operasional pelaksanaan proyek a. Memproses detail Berita Acara tagihan. b. Menyusun detail /materi progress clsim untuk disetujuioleh Project Manager dan Pemberi Tugas. c. Mendistribusikan shopdrawing ke setiap Supervisor. d. Memastikan pelaksanaan pekerjaan sehari-hari dilapangan sesuai jadual yang dibuat. e. Mengendalikan pelaksanaan biaya proyek guna mencapai target biaya, mutu, waktu, dan safety. f. Menyetujui nilai progres pekerjaan Mandor yang diajukan oleh Chief Supervisor / Supervisor. g. Mengendalikan sumber daya dalam pelaksanaan proyek. h. Melakukan perbaikan sesuai dengan kebutuhan pelanggan (pemilik proyek/konsultan). i. Melaksanakan, mensosialisasikan, mengembangkan dan mengendalikan penerapan peraturan tata tertib, sistem dan prosedur proyek. j. Memastikan bahwa aset yang ada di proyek terpelihara dengan baik termasuk memastikan alat ukur yang dipkai telah dikalibrasi, ditera, dan diverifikasi. III - 14
k. Memfasilitasi kegiatan audit proyek. l. Membuat laporan kegiatan proyek. m. Menyiapkan detail materi laporan bulanan bersama Project Manager. n. Memotivasi, mengarahkan, dan membina bawahan untuk mencapai sasaran. o. Melaksanakan pengembangan karyawan dan peningkatan disisplin kerja bawahan. p. Mengusulkan perubahan status karyawan (rotasi, mutasi, promosi, sanksi, dan demosi) sejauh wewenang yang dimiliki. q. Melaksanakan tugas lain terkait pekerjaan yang diberikan oleh atasan. r. Melaksanakan Prosedur sesuai SMM ISO 9001:2008 & OHSAS. s. Memastikan keselamatan kerja dan kebersihan lingkungan kerja selama pelaksanaan 4. Mengontrol pelaksanaan operasional pelaksanaan proyek a. Memastikan tersediannya tenaga kerja,material dan alat yang memadai. b. Memastikan tersediannya dana pembayaran upah /opname mandor. c. Memastikan tersediannya gambar kerja untuk dilaksanakan oleh Mandor / Sub Kontraktor. d. Memastikan pelaksanaan pekerjaan sesuai IK yang berlaku e. Memastikan keselamatan kerja selama pelaksanaan proyek. f. Menganalisa hasil kegiatan pelaksanaan proyek untuk melihat kesesuaian antara rencana dan realisasinya. g. Mengontrol penggunaan peralatan safety dan peralatan surveyor. h. Mengontrol pelaksanaan pekerjaan Sub Kontraktor/NSC. III - 15
i. Bersama PM mengevaluasi kinerja Subkont berdasarkan hasil kerja di lapangan untuk masukan kepada Dept. Logistic j. Menganalisa kebutuhan dan pemakaian material maupun peralatan. k. Mengontrol personil /SDM proyek serta disiplin kerja bawahan. 3.3.6 Chief Engineer 1. Mengkoordinir pembuatan master schedule dan breakdown aktivitas bulanan dan mingguan. 2. Mengkoordinir penentuan schedule material dan persetujuan material dari owner. 3. Mengkoordinir pembuatan shop drawing. 4. Memaksimalkan kemungkinan pemanfaatan value engineering (VE). 5. Mengkoordinir pembuatan laporan progres pelaksanaan proyek secara periodik. 3.3.7 Engineer 1. Membuat rencana berkala pelaksanaan pemeriksaan dan pengetesan sesuai RMP. 2. Melaksanakan pemeriksaan dan/atau pengetesan barang serat memberikan tanda status pada pekerjaan barang yang telah diperiksa/dites. 3. Melakukan final inspection atau memastikan bahwa seluruh kegiatan pemeriksaan dan pengetesan telah dilaksanakan semuanya serta melakukan tes terhadap material yang masuk khususnya yang dominan untuk mutu. III - 16
4. Mengkoordinir pelaksanaan lapangan terhadap tindakan koreksi dan pencegahannya. 5. Memonitor pelaksanaan pekerjaan di lapangan. 3.3.8 Quantity Surveyor Quantity Surveyor bertugas dalam pengawasan dan pengendalian keuangan proyek agar dalam hal penggunaannya tidak menyimpang dari perencanaan dan bertugas dalam pembuatan dokumen lelang, dokumen kontrak dan bills of Quantities dan mencatat progress kemajuan konstruksi. 1. Membuat perencanaan kegiatan operasional Quantity Surveyor a. Merencanakan program kerja (tagihan,progress proyek,pekerjaan tambah/kurang, evaluasi anggaran, opname Mandor/Subkon, volume pekerjaan, final account ke Owner / Subkon). 2. Mengatur kegiatan operasional Quantity Surveyor a. Melakukan koordinasi dengan Site Manager/ Project Manager terkait dengan kebutuhan material dan biaya dengan persetujuan atasan. b. Melakukan koordinasi dengan Project Manager terkait dengan proses claim proyek dengan persetujuan atasan. c. Melakukan koordinasi dengan Cost Control terkait dengan evaluasi proyek berjalan dengan persetujuan atasan. d. Melakukan koordinasi dengan sub kontraktor terkait volume dan progress pekerjaannya dengan persetujuan atasan 3. Melaksanakan kegiatan operasional Quantity Surveyor a. Menghitung volume pekerjaan pada awal proyek untuk pembuatan RAP. III - 17
b. Membuat progres proyek. c. Menyiapkan SPK untuk mandor berdasarkan quality yang sudah dihitung dari approved shop drawing dan BBS d. Memberikan informasi upah mandor kepada PM/ SM berdasarkan prosedur dan ketentuan yang berlaku, dalam pembuatan SPK dan opname Mandor. e. Menghitung prestasi volume kerja Subkont dan mandor dari pencapaian progress pelaksanaan dilapangan. f. Menghitung pekerjaan tambah dan kurang / variation order dilapangan sebelum disetujui oleh Project Manager dan diajukan ke pemberian tugas. g. Membuat progres pekerjaan yang akan ditagihkan Owner dan membuat laporan kepada Project Manager. h. Menjabarkan master schelude menjadi schedule kurva S i. Menghitung volume material yang dibutuhkan. j. Membuat final account proyek. k. Membuat evaluasi subkon, supplier dan item pekerjaan yang akan dikerjakan sendiri. l. Mendukung kegiatan audit. m. Melaksanakan peraturan tata tertib, sistem dan prosedur proyek. n. Memelihara aset yang ada dibagiannya dengan baik. o. Membuat laporan kegiatan. p. Mengerjakan tugas lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan proyek dibidangnya yang diberikan oleh atasan langsung. III - 18
q. Melakasanakan K3 dan memelihara kebersihan dan kerapian area kerja. 4. Mengontrol pelakasanaan operasional Quantity Surveyor a. Mengontrol progress proyek (sub kontraktor, mandor, progress clsim, dll). b. Mengontrol permintaan dan pemakaian material. c. Memonitor pekerjaan tambah kurang / variation order di lapangan. d. Mengontrol dokumen terkait dengan tugas dan tanggung jawabnya. 3.3.9 Drafter Tugas dan tanggung jawab drafter adalah : 1. Membuat perencanaan kegiatan operasional drawing a. Merencanakan program kerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya 2. Mengatur kegiatan operasional drawing a. Mengatur filling soft copy di komputer dan hard copy 3. Melaksanakan kegiatan operasional drawing a. Membuat gambar-gambar kerja sesuai pengarahan Engineer proyek dan schedule yang ditetapkan. b. Memeriksa kesesuaian gambar for construction dari konsultan / owner terkait dengan bidang kerja lainnya (MEP, sipil/arsitek, lanscape, dll), untuk diterapkan dalam soft drawing. c. Memeriksa kelengkapan dan sistim gambar sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. d. Menyusun dan menyiapkan dokumen As Build Drawing. III - 19
e. Melaksanakan peraturan tata tertib,sistem,dan prosedur proyek. f. Memelihara gambar yang menjadi arsip di proyek. g. Memelihara Aset yang ada di bagiannya dengan baik (komputer, software, hardware). h. Mengajukan usulan-usulan perbaikan. i. Mengerjakan tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan pekeraan proyek di bidangnya yag diberikan oleh atasan langsung / lebih tinggi. j. Melaksanakan K3 dan memelihara kebersihan dan kerapihan area kerja. 3.3.10 Chief Surveyor Tugas dan tanggung jawab chief surveyor : 1. Penentuan Personil dan Struktur Organisasi Tim Surveying serta memperkenalkannya pada pemilik proyek beserta kualifikasi yang dimiliki sesuai target pekerjaan yang diinginkan. 2. Menentukan posisi Tim Surveying pada struktur organisasi pelaksanaan sebuah proyek,. 3. Membuat Standarisasi Operasional Surveying (SOS), sebagai acuan pelaksanaan, secara teknis dan adminstratif. 3.3.11 Surveyor Pelaksana Survey bertanggung jawab kepada Chief Surveyor yang mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1. Membuat perencanaan kegiatan proposal kegiatan operasional survey III - 20
a. Merencanakan program kerja harian sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. 2. Melakukan kegiatan operasional survey a. Melakukan koordinasi dengan bagian lain terkait survey. 3. Melaksanakan kegiatan operasional survey a. Melakukan kegiatan survey b. Melaksanakan peraturan tata tertib, sistem dan prosedur proyek c. Memastikan bahwa aset yang ada dibagiannya terpelihara dengan baik d. Mengerjakan tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan proyek dibidangnya yang diberikan oleh atasan langsung / lebih tinggi. e. Memastikan K3,kebersihan lingkungan kerja selama pelaksanaan proyek dengan memelihara kebersihan dan kerapihan area kerja. 4. Mengontrol pelaksanaan operasional survey a. (Memonitor kalibrasi peralatan survey) 3.3.12 Chief Supervisor Chief Supervisor bertanggung jawab untuk memimpin dalam bidang pengukuran dan memberikan solusi jika terdapat masalah. 3.3.13 Supervisor Struktur Supervisor Struktur mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut : 1. Membuat perencanaan kegiatan konstruksi struktur a. Merencanakan program kerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya (material,alat dan tenaga kerja). III - 21
2. Mengatur kegiatan konstruksi struktur a. Mengkoordinasikan penempatan material maupun tempat fabrikasi serta kebersihan lapangan. b. Mengarahkan Ass. Supervisor/Mandor/Subkon. c. Melakukan koordinasi dengan GA proyek terkait dengan urusan umum. d. Melakukan koordinasi dengan QC terkait kualitas pekerjaan. e. Melakukan koordinasi dengan Safety terkait K3. f. Melakukan koordinasi dengan Storekeeper terkait dengan material. g. Melakukan koordinasi dengan mekanik terkait dengan peralatan 3. Melaksanakan kegiatan konstruksi struktur a. Menjalankan tugas lapangan sesuai schedule harian yang dibuat oleh Chief Supervisor. b. Memastikan terlaksananya pekerjaan Subkon/Mandor sesuia persyaratan mutu dan waktu yang telah ditentukan. c. Membuat progress prestasi pekerjaan mandor untuk dimasukan ke QS pada setiap Opname. d. Melaksanakan pekerjaan sesuai RMP,instruksi kerja, Metode, dan prosedur yang di kehendaki. e. Mengikuti meeting mingguan dengan Subkon/Mandor guna mencapai target yang dikehendaki. f. Mengintruksikan pekerjaan ke Subkon, Mandor berdasarkan SPK yang diterbitkan. g. Melakukan perbaikan sesuai dengan metode yang disetujui. h. Memastikan mutu setiap item pekerjaan dilapangan sesuai ketentuan. III - 22
i. Melakukan pembinaan bawahan dan peningkatan disiplin kerja. j. Memfasilitasi audit. k. Menerapkan peraturan dan memastikan ditaatinya ketentuan tata tertib kerja dan ketentuan-ketentuan lain yang berlaku bagi karyawan maupun semua pihak yang terkait. l. Mengelola Sumber Daya Manusia, material dan peralatan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. m. Memastikan bahwa aset yang ada di proyek terpelihara dengan baik. n. Tertib administrasi sesuai peraturan perusahaan yang berlaku dalam membuat laporan dan memonitor pekerjaan dilapangan sesuai format yang disepakati. o. Melaksanakan check-list internal terkait kualitas pekerjaan untuk diverifikasi QC. p. Mengerjakan tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan proyek dibidangnnya yang diberikan oleh atasan langsung/lebih tinggi. q. Memastikan K3, kebersihan lingkungan kerja selama pelaksanaan proyek dengan memelihara kebersihan dan kerapihan area kerja 4. Mengontrol pelaksanaan konstruksi struktur a. Menganalisa hasil kegiatan pelaksanaan proyek untuk kesesuaian antara rencana dan realisasinya (terhadap biaya,mutu,waktu dan safety). b. Mengontrol pelaksanaan safety. c. Mengontrol pelaksanaan pekerjaan Subkon/Mandor. d. Memonitor schedule kebutuhan : 1. Alat III - 23
2. Tenaga 3. Bahan Dari Mandor dan Subkon termasuk memverifikasi alat ukur (meteran, theodolite dll teah diteraatau diverifikasi dengan master alat. 3.3.14 Mechanic Mechanic bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan proyek dan mengawasi pengadaan alat yang dibutuhkan di proyek. 3.3.15 Storekeeper Tugas dan wewenang storekeeper adalah : 1. Menyimpan barang yang telah dibeli dan mengaturnya dengan baik agar barang dapat keluar secara teratur. 2. Membuat laporan mengenai stock barang. 3. Mengeluarkan barang sesuai dengan permintaan dan kebutuhan proyek. 4. Memberi informasi sedini mungkin atas produk yang sudah mencapai persediaan yang minimum. 3.3.16 NSC / NSS Coordinator NSC adalah kependekan dari Nominated Sub Contractor. Pekerjaan yang menjadi NSC, artinya pekerjaan tersebut sama sekali dilepas dari lingkup main kontraktor. Kontraktor utama disini berkewajiban untuk membantu kontraktor yang telah memenangkan tender agar pelaksanaan di lapangan tidak terganggu III - 24
dan dapat selesai tepat waktu. Pekerjaan yang di NSC kan biasanya adalah pekerjaan yang membutuhkan keahlian khusus dan memiliki kesulitan tersendiri. 3.3.17 ME Coordinator Bertanggung jawab penuh atas Mekanikal dan Elektrikal jika terjadi kerusakan atau gangguan yang tidak diinginkan. Dalam hal ini PT. Jagad Citra sebagai penanggung jawab pekerjaan mekanikal dan elektrikal 3.3.18 Project Administration Staff Tugas dan tanggung jawab project Administratin staff adalah sebagai berikut : 1. Mengatur keuangan harian. 2. Perwakilan dari HRD pusat. 3. Bertanggung jawab kepada chasier. 4. Bertanggung jawab atas dokumen-dokumen 3.3.19 Office Boy Tugas dan tanggung jawab office boy adalah sebagai berikut : 1. Menyediakan konsumsi untuk para pekerja dikantor. 2. Melakukan pengfotocopyan dokumen yang diperlukan. III - 25
3.3.20 Driver Driver adalah Seseorang yang ditunjuk oleh Site Manager yang bertugas untuk mengoperasikan kendaraan guna melayani seluruh kegiatan yang ada kaitannya dengan pelaksanaan pekerajaan (WO) baik mengantar/menjemput seluruh karyawan,material dan alat kerja/proyek. 3.3.21 Security Tugas dan tanggung jawab Security adalah sebagai berikut : 1. Sebagai pembantu Manajer Proyek dalam hal keamanan proyek. 2. Mengkoordinir dan mengawasi segala kegiatan proyek yang berhubungan dengan keselamatan dan keamanan kerja. 3. Ikut menjaga pengaruh kegiatan proyek terhadap keamanan lingkungan. 4. Melaporkan kegiatan keamanan proyek secara periodik. 3.4 Manajemen Proyek Manajemen proyek konstruksi adalah suatu proses penerapan fungsifungsi manajemen (perencanaan, pelaksanaan dan penerapan) secara sistimatis pada suatu proyek dengan menggunakan sumber daya yang ada secara efektif dan efisien agar tercapai tujuan proyek secara optimal. Manajemen proyek merupakan suatu proses untuk merencanakan, mengorganisir, dan mengelola sumber daya seoptimal mungkin pada suatu proyek pembangunan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sesuai dengan biaya, mutu, dan waktu yang direncanakan. Pada proyek Taman Anggrek Residance yang bertindak sebagai konsultan manajemen proyek dan konstruksi adalah PT. Arya Kencana Semesta. Dalam III - 26
mengerjakan sebuah proyek konstruksi diperlukan konsultan manajemen. Pada pelaksanaan proyek pembangunan Apartemen Taman Anggrek Residence, tahapan kegiatan tersebut dibagi menjadi 5, yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penjadwalan (schedulling) pelaksanaan (actuating) dan pengawasan (controlling). Pengertian tahap kegiatan proyek: 3.4.1 Perencanaan (Planning) Kegiatan perencanaan meliputi perumusan persyaratan dari bangunan yang akan dibangun, termasuk pembuatan gambar-gambar perencanaan lengkap dengan persyaratan teknis yang diperlukan. Kegiatan perencanaan diaplikasikan dengan menentukan metoda pelaksanaan yang tepat sehingga pekerjaan yang sudah direncanakan dapat diselesaikan sesuai dengan rencana yang sudah dijadwalkan dan dianggarkan. Tindakan-tindakan yang dilakukan adalah: 1. Menentukan tujuan dan sasaran proyek. 2. Menganalisis kendala dan resiko yang mungkin terjadi untuk seluruh proyek ataupun perbagian-bagian dari rencana. 3. Menetapkan penggunaan sumber daya. 4. Menyusun rencana induk jangka panjang dan pendek. 5. Menyumbangkan strategi dan prosedur operasi. 6. Menyiapkan pendanaan serta standar kualitas yang diharapkan. 7. Menentukan metode dan aspek-aspek teknik yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaan. III - 27
Manfaat dari fungsi perencanaan diatas adalah sebagai alat pengawas maupun pengendali kegiatan, atau pedoman pelaksanaan kegiatan, serta saran untuk memilih dan menetapkan kegiatan yang diperlukan. 3.4.2 Pengorganisasian (Organizing) Kegiatan pengorganisasian berupa kegiatan mengatur dan menyusun organisasi yang akan melaksanakan pembangunan, termasuk mengatur hubungan kerja diantara unsur-unsur organisasi.penyusunan organisasi akan melibatkan unsur-unsur pelaksana pembangunan yang terdiri dari : pemberi tugas (owner), konsultan (designer, supervisor) dan pelaksana (contractor), yang masing-masing mempunyai tugas kewajiban, tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan peraturan/ketentuan yang telah ditetapkan. Didalam menjalankan fungsi organisasi diperlukan pengetahuan tentang berbagai tipe organisasi, sehingga dapat dilakukan analisis terhadap penerapan jenis organisasi yang sesuai dengan proyek yang akan dilaksanakan. Tindakan yang dilakukan antara lain: 1. Menetapkan daftar penugasan. 2. Menyusun lingkup kegiatan. 3. Menyusun struktur kegiatan. 4. Menyusun daftar personil organisasi berikut lingkup tugasnya Manfaat dari pengorganisasian merupakan pedoman pelaksanaan fungsi, dimana pembagian tugas serta hubungan tanggung jawab delegasi kewenangan terlihat jelas. III - 28
3.4.3 Penjadwalan (Schedulling) Penjadwalan (Schedulling) yaitu menghubungkan antara tenaga kerja, uang dan bahan yang digunakan dalam proyek. Penjadwalan proyek meliputi kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas. Pendekatan yang populer yang digunakan adalah Diagram Gantt atau Metode Bagan Balok (Bar Chart). Cara penjadwalan proyek yang lain adalah PERT (Project Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Method). Penjadwalan proyek membantu dalam bidang: 1. Menunjukan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek. 2. Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan diantara kegiatan. 3. Menunjukan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk setiap pekerjaan. 4. Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara hal-hal kritis pada proyek. 3.4.4 Pelaksanaan (Actuating) Kegiatan pelaksanaan meliputi kegiatan pelaksanaan pekerjaan di lapangan dalam rangka mewujudkan bangunan yang akan dibangun. Dalam kegiatan pelaksanaan ini hubungan kerja antara unsur-unsur pelaksana pekerjaan pembangunan perlu diatur sehingga masing-masing unsur dapat bekerja sesuai dengan bidangnya dan selalu tunduk serta taat kepada peraturan dan ketentuan yang telah disepakati bersama. Penyimpangan yang terjadi akibat tindakan dari salah satu unsur akan menimbulkan hambatan dalam pelaksanaan. III - 29
Tindakan yang dilakukan dalam pelaksanaan (Actuating) antara lain: 1. Mengkoordinasikan kegiatan. 2. Mendistribusikan tugas, wewenang dan tangung jawab. 3. Memberikan pengarahan penugasan dan motivasi. Manfaat dari fungsi pelaksaan ini adalah terciptanya keseimbangan tugas, hak dan kewajiban masing-masing bagian dalam organisasi dan mendorong tercapainya efisiensi serta kebersamaan dalam bekerja sama untuk tujuan bersama. 3.4.5 Pengendalian (Controlling) Pengendalian dalam setiap aspek dituntut untuk memberikan hasil yang optimal dansesuai standart dan spesifikasi yang ada. Dengan demikian efesiensi, efetifitas waktu, mutu dan biaya dapat tercapai. Suatu keadaa yang menyimpang dari standart dan spesifikasi yangada harus diatasi. Pada pelaksanaan pembangunan ini phak kontraktor berusaha untukmencapai unnsur-unsur pengendalian proyek. Yang diantaranya adalah : a. Pengendalian Kualitas Bahan dan Pekerjaan Pengendalian kualitas bahan dilakukan dengan cara emeriksaan dan pengujian bahan bangunan yang dipkai dalam proyek. Sebagai contoh adalah pengujian mutu beton yang digunakan dalam pengecoran dengan compression test, slump test. b. Pengendalian Biaya Pengendalian biaya dimaksudkan agar biaya yang dikeluarkan proyek tersebut sesuai dengan anggaran yang telah direncanakan dan telah disetujui. III - 30
Pengendalian biaya inidilakukan dengan cara pengontrolan masing-masing bagian pekerjaan dengan perhitungan dari analisa harga satuan. Dari perhitungan dan pengntrolan setiap saat makaakan terlihat jika ada penyimpangan yang tdak sesuai dengan anggaran yang telahdirencanakan.3. c. Pengendalian Waktu Pelaksanaan Suatu proyek harus tepat waktu sesuai dengan rencana sehinggamempunyai nilai ekonomis yang tinggi. Pengendalian waktu dimaksudkan untukmegetahui apakah proyek berjalan sesuai dengan waktu yang telah direncakan atau tidak.pengendalian waktu dialkukan dengan menggunakan Time Schedule,Bar Chart, dan Network Planning. Kegiatan pengendalian dilaksanakan dengan tujuan agar hasil pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan persyaratan biaya dan waktu yang telah ditetapkan. Untuk keperluan ini tugas unsur pengawas sangat penting, terutama dalam membimbing dan mengarahkan pelaksanaan pekerjaan. Hasil akhir dari pelaksanaan pembangunan, pada umumnya ditentukan oleh hasil kegiatan pengawasan. Fungsi pengendalian adalah memperkecil kemungkinan kesalahan yang terjadi dari segi kualitas, kuantitas, biaya maupun waktu. Fungsi pengendalian dilaksanakan oleh semua tingkat dalam struktur organisasi, laporan-laporan kemajuan pekerjaan dan sebagainya yang menjadi bagian dari fungsi pengendalian harus dipersiapkan secara tepat dan segera agar menjadi bermanfaat. Laporan-laporan itu juga harus disimpan sebagai referensi dimasa yang akan datang sehingga suatu sistem pengarsipan secara tertib dan benar, yaitu format III - 31
format laporan yang baik, ketepatan waktu pembuatan laporan perlu dilakukan dengan baik. III - 32