BAB III STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

Transkripsi

1 BAB III STRUKTUR ORGANISASI PROYEK 3.1 Manajemen Proyek Manajemen Proyek adalah sebagai suatu proses dari perencanaan, pengaturan, kepemimpinan dan pengendalian dari suatu proyek oleh para anggotanya dengan memanfaatkan sumber daya seoptimal mungkin untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan. Fungsi dasar manajemen proyek terdiri dari pengelolaan pengelolaan lingkup kerja, waktu, biaya dan mutu. Pengelolaan aspek aspek tersebut dengan benar merupakan kunci keberhasilan dalam penyelenggaraan suatu proyek. Dengan adanya manajemen proyek maka akan terlihat batasan mengenai tugas, wewenang dan tanggung jawab dari pihak-pihak yang terlibat dalam proyek baik langsung maupun tidak langsung, sehingga tidak akan terjadi adanya tugas dan tanggung jawab yang dilakukan secara bersamaan. Hubungan keseluruhan antara owner (PT. Prospek Duta Sukses), Konsultan Perencana, Konsultan Manajemen Kontruksi, Konsultan Quantity Surveyor, Konsultan ME dan Kontraktor dimaksudkan agar terdapat suatu keterkaitan antara satu dengan yang lainnya. Hubungan kerja antara owner, Konsultan Perencana, Konsultan Manajemen Kontruksi, Konsultan Quantity Surveyor, Konsultan ME dan Kontraktor adalah: 1) Hubungan ikatan kontrak kerja. 2) Kontraktor melaksanakan pekerjaan proyek, kemudian menyerahkan hasil pekerjaannya kepada Owner. 3) Owner membayar biaya pelaksanaan dan imbalan jasa kontruksi kepada Kontraktor. 4) Konsultan Perencana memberikan hasil perencanaannya kepada Owner. 5) Owner memberikan imbalan jasa kepada Konsultan Perencana. III - 1

2 III - 2 6) Konsultan Manajemen Kontruksi memberikan pengendalian teknis pelaksanaan proyek. Pada pelaksanaan proyek pembangunan 45 Antasari Apartment secara umum tahapan kegiatan pekerjaan tersebut terbagi menjadi, yaitu perencanaan (planning) dilaksanakan oleh PTI Arsitek sebagai perencana arsitektur, PT. Gistama Intisemesta sebagai perencana struktur, PT. WT Partnership sebagai Quantity Surveyors dan PT. Mepro Indo Consultant sebagai perencana Mekanikal dan Elekrikal, pengorganisasian (organizing) dan pengawasan (controlling) dilaksanakan oleh PT. Geo Prima, Inc, pelaksanaan pekerjaan (actuating) dilaksanakan oleh PT. Indonesia Pondasi Raya. 1) Perencanaan (Planning) Pada kegiatan perencanaan ini didalamnya terdapat kegiatan perencanaan meliputi perumusan persyaratan dari bangunan yang akan dibangun, termasuk pembuatan gambar gambar perencanaan lengkap dengan persyaratan teknis yang dibutuhkan. 2) Pengorganisasian (Organizing) Kegiatan pengorganisasian berupa kegiatan untuk mengatur dan menyusun organisasi yang akan melaksanakan pembangunan, termasuk mengatur hubungan kerja diantara unsur unsur organisasi. Penyusunan organisasi akan melibatkan unsur-unsur pelaksana pembangunan yang terdiri dari; pemberi tugas (owner), konsultan (designer, supervisor) dan pelaksana (contractor) yang masing-masing mempunyai tugas, kewajiban, tanggung jawab serta wewenang sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. 3) Pelaksanaan (Actuating) Kegiatan pelaksanaan dalam proyek 45 Antasari dilakukan oleh PT. Indonesia Pondasi Raya, kegiatan pelaksanaan meliputi pekerjaan di lapangan dalam rangka mewujudkan bangunan yang akan dibangun. Dalam kegiatan pelaksanaan ini hubungan kerja antara unsur-unsur pelaksana pekerjaan pembangunan perlu diatur sehingga masing

3 masing unsur dapat bekerja sesuai dengan bidangnya serta taat sesuai peraturan dan ketentuan yang telah disepakati bersama. 4) Pengawasan (Controlling) Kegiatan pengawasan dilaksanakan oleh PT. Geo Prima, Inc dengan tujuan agar hasil pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan persyaratan biaya dan waktu yang telah ditetapkan. Untuk keperluan ini tugas unsur pengawas sangat penting, terutama dalam membimbing dan mengarahkan pelaksanaan pekerjaan. Hasil akhir dari pelaksanaan pembangunan pada umumnya ditentukaan oleh hasil kegiatan pengawasan. Kegiatan pengawasan dilakukan dari bahan dasar dan proses olah data output yang diaplikasikan dalam bentuk antara lain: pelaksana tes/uji terhadap material untuk menjaga kualitas dari material yang akan digunakan, pembuatan master schedule (daily/weekly/monthly report), S curve actual dan sebagainya untuk pengendalian waktu serta cost control untuk pengendalian biaya. 3.2 Organisasi Proyek Organisasi proyek adalah sistem hubungan kerjasama dari berbagai pihak yang terlibat pada suatu proyek pembangunan dalam mengatur pelaksanaan berbagai pekerjaan untuk mencapai suatu hasil yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan. Dengan adanya organisasi proyek ini maka kegiatan masing-masing pihak yang terlibat dalam suatu proyek pembangunan jelas tidak berbenturan satu dengan lainnya. Ada tugas dan wewenang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya masing-masing yang harus dipertanggung jawabkan kepada pihak-pihak yang terkait, dalam hal ini orang yang kedudukannya dalam organisasi berada diatasnya Struktur Organisasi Proyek Struktur organisasi proyek merupakan perwujudan dari suatu sistem organisasi dalam pelaksanaan suatu proyek pembangunan atau dengan kata lain merupakan suatu kerangka penjabaran dari keseluruhan tugas dan tanggung jawab III - 3

4 masing-masing pihak yang terkait, sehingga jelas batasan wewenang dan tanggung jawabnya. Dengan adanya sistem dan struktur organisasi yang baik dan jelas, maka suatu pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik dan tujuan pembangunan proyek dapat tercapai sesuai dengan persyaratan waktu, biaya, dan mutu yang telah disepakati sebelumnya. Termasuk juga pada proyek 45 Antasari, pada proyek ini pun sistem organisasi dan struktur organisasi merupakan suatu bagian yang terpenting. Hal ini dikarenakan didalam pelaksanaan pembangunan proyek tersebut melibatkan banyak instansi/badan hukum/perorangan yang masing-masing memiliki tugas, tangggung jawab serta kewajiban yang berbeda-beda dan diharapkan dengan adanya sistem organisasi dan struktur organisasi yang baik pada proyek pembangunan tersebut dapat mengakomodasikan seluruh tugas, tanggung jawab serta kewajiban masing masing pihak yang terlibat sehingga pelaksanaan proyek dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang diharapkan. Adapun unsur unsur pelaksanaan pembangunan 45 Antasari Apartment antara lain: III - 4

5 Pemilik Proyek (Owner) PT. Prospek Duta Sukses Konsultan Struktur PT. Gistama Intisemesta Konsultan Arsitektur PTI Architects Konsultan M & E Mepro Indo Consultant Kontraktor Utama PT. Indopora Sub Kontraktor Beton : PT. Adhimix Precast Konsultan Pengawas PT. Geo Prima, Inc Gambar 3.1 Struktur Organisasi Proyek 45 Antasari Pada gambar struktur organisasi proyek terdapat 2 garis, yaitu hubungan garis-garis sambung dan garis putus-putus. Di mana garis putus-putus (dotted line relationship) struktur organisasi, itu berarti garis koordinasi, maksudnya personalia dalam struktur tersebut dapat melakukan koordinasi dengan personalia yang segaris dengan dia, atau ada garis putus-putus yang menghubungkannya. Bedanya dengan garis sambung (tidak putus-putus) berarti garis instruksi. A. Pemilik Proyek (owner) Pemilik Proyek (owner) adalah pihak yang mempunyai dana dan ingin mendirikan suatu bangunan. Adapun pelaksanaan dari tujuan tersebut dapat dilakukan sendiri atau dengan alasan tertentu dapat meminta pihak lain untuk melaksanakan sesuai dengan yang diinginkan. Pemilik Proyek (owner) dapat perseorangan, badan/instansi/lembaga baik pemerintah ataupun swasta yang mempunyai dana untuk mendirikan bangunan III - 5

6 baik dengan dilaksanakan sendiri atau meminta pihak lain untuk melaksanakannya sesuai dengan yang diinginkan. Tugas dan kewajiban pemilik proyek meliputi : Menyediakan dan membayar semua biaya proyek sesuai dengan kebutuhan. Menyediakan lahan atau tempat pembangunan proyek. Mengadakan pembebasan lahan. Mengusahakan izin yang diperlukan untuk pembangunan proyek konstruksi tersebut (IMB). Mengadakan pembayaran atas pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan sesuai kontrak. Melakukan pemilihan konsultan dan kontraktor dengan pelelangan maupun penunjukan langsung serta mengadakan perjanjian dengan mereka (kontrak). Menyetujui dan menolak perubahan pekerjaan (tambahan atau pengurangan pekerjaan). Memberikan keputusan dan instruksi yang berkaitan pada perubahan pekerjaan, waktu dan biaya. Menghadiri rapat rapat koordinasi dengan pelaksanaan konsultan dan pengawas proyek untuk mempelancar pelaksanaan proyek tersebut. Wewenang pemilik proyek meliputi : Mengeluarkan SPK (Surat Perintah Kerja) kepada pihak konsultan, kontraktor dan Nominated Sub Contraktor (NSC). Mengeluarkan instruksi kepada kontraktor mengenai pembangunan proyek yang sesuai dengan dokumen kontrak. Menandatangani perizinan (PLN, Telkom, PDAM, dll). Menyetujui atau menolak perubahan pekerjaan. Menerima proyek yang telah dikerjakan oleh kontraktor setelah selesai dilaksanakan. III - 6

7 B. Konsultan Struktur Tugas dan wewenang dari konsultan struktur, meliputi : Memberikan konsultasi kepada konsultan arsitektur saat perencanaan mengenai kekuatan konstruksi yang mungkin dapat diterapkan. Memberikan masukan dan usulan mengenai konstruksi pendukung bangunan (pondasi) terhadap kondisi tanah setempat. Membuat revisi atas perencanaan sebelumnya jika ada yang tidak sesuai dengan kondisi di lapangan. Memberikan usulan, saran dan pertimbangan kepada pemberi tugas maupun pelaksana proyek tentang pelaksanaan pekerjaan. Menghadiri rapat-rapat teknis dan koordinasi agar bila ada perubahan-perubahan bisa cepat diketahui dan diantisipasi. C. Konsultan Arsitektur Tugas dan wewenang konsultan arsitektur : Membuat rancangan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari owner. Memberikan konsultasi dan pertimbangan kepada owner mengenai rancangan yang akan dibuat. Membuat gambar rancangan yang telah disepakati dengan sedetail mungkin. Membuat gambar/desain dan dimensi bangunan secara lengkap dengan spesifikasi teknis, fasilitas dan penempatannya. Menentukan spesifikasi bahan bangunan untuk finishing pada bangunan proyek ini. Membuat gambar-gambar rencana dan syarat-syarat teknis secara administrasi untuk pelaksanaan proyek. Membuat perencanaan dan gambar-gambar ulang atau revisi bilamana diperlukan. III - 7

8 Bertanggung jawab sepenuhnya atas hasil perencanaan yang dibuatnya apabila sewaktu-waktu terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. D. Konsultan M & E Tugas dan wewenang konsultan M & E : Merencanakan instalasi yang menggunakan tenaga mesin dan listrik sesuai dengan kebutuhan dari owner. Menghadiri rapat dan memberikan penjelasan pada waktu rapat. Memberikan konsultasi dan pertimbangan kepada owner mengenai rancangan yang akan dibuat. Melakukan pengawasan berkala dan melaporkannya kepada owner. E. Kontraktor Utama Kontraktor adalah pihak yang menerima dan menyelenggarakan pekerjaan pembangunan proyek menurut biaya yang telah disepakati dan melaksanakan sesuai dengan peraturan, syarat-syarat serta gambar-gambar rencana sesuai dengan yang tertuang dalam kontrak. Kontraktor dapat berupa perseorangan ataupun badan hukum yang bergerak dalam bidang pelaksanaan pembangunan. Dalam pelaksanaan proyek 45 Antasari, terdapat beberapa pihak yang bertindak sebagai kontraktor diantaranya yaitu PT. Indonesia Pondasi Raya sebagai kontraktor yang diberi kepercayaan untuk melaksanakan pekerjaan pondasi, dan dalam hal ini melaksanakan pekerjaan pondasi Bored Pile dan Diagfragm Wall. Tugas kontraktor meliputi : Merealisasikan suatu rencana bangunan berdasarkan dokumen kontrak dengan menggunakan material yang sesuai dengan standar kualitas yang disetujui bersama. III - 8

9 Menyediakan segala bahan, tenaga kerja, peralatan kerja, serta segala sesuatu yang diperlukan untuk menunjang kelancaran proyek. Mempelajari gambar kerja dengan seksama dan melaporkan kepada pengawas setiap ada perubahan. Selalu berhubungan dengan perencana dan pengawas atau manajemen proyek dan manajemen konstruksi bila terjadi perubahan pelaksanaan. Wewenang kontraktor meliputi : Melaksanakan pekerjaan konstruksi gambar kerja (shop drawing), perhitungan dengan metode pelaksanaan dan peraturan peraturan yang telah ditentukan. Melaksanakan pemeriksaan kembali ukuran dan kualitas semua bahan yang akan dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan, apabila kontraktor meragukan ukuran dan kualitas bahan yang dipakai tidak sesuai dengan spesifikasi maupun gambar kerja (shop drawing). Menyediakan fasilitas keselamatan kerja seperti yang diharuskan oleh peraturan-peraturan maupun ketentuan yang berlaku, baik dari pihak departemen tenaga kerja maupun dari pihak terkait lainnya. Membuat laporan harian, mingguan maupun bulanan yang disetujui oleh konsultan dan pemilik sekaligus mengadakan rapat rapat koordinasi dengan mereka. Menyerahkan hasil pekerjaan apabila telah selesai secara keseluruhan kepada pemilik. Mengajukan permintaan pembayaran atas pekerjaan yang telah dicapai sesuai waktu yang telah disepakati. Mempunyai hak untuk meminta penjelasan pada konsultan bila terdapat bagian yang tidak jelas dalam pelaksanaan proyek. III - 9

10 F. Konsultan Pengawas Konsultan pengawas adalah pihak yang diberi kepercayaan oleh pemilik proyek (owner) untuk mengelola serta mengawasi proses pelaksanaan pembangunan dari mulai sampai dengan akhir pelaksanaan pekerjaan pembangunan. Dengan kata lain, konsultan manajemen proyek dan manajemen konstruksi mewakili atau bertindak sebagai koordinator atas nama pemilik proyek (owner) dalam mengelola pelaksanaan pembangunan dan bertanggung jawab atas hasil pelaksanaan pekerjaan kepada pemilik proyek (owner). Tugas dan wewenang dari konsultan pengawas meliputi: Melakukan pengawasan secara berkala terhadap pelaksanaan pekerjaan kontraktor di lapangan terutama standart mutu kesesuaian dengan spesifikasi teknis, rencana kerja dan syarat-syarat (RKS). Melakukan proses pengawasan dan memberi penilaian terhadap laju pelaksanaan dan tingkat perkembangan pekerjaan kontraktor di lapangan serta ketepatannya dengan jadwal rencana penyelesaian. Melakukan proses pengawasan produktivitas terhadap aspek waktu biaya proyek, termasuk juga dampak yang ditimbulkan. Melakukan pengawasan dan membuat persetujuan terhadap kemungkinan adanya revisi revisi, perubahan dan penyesuaian hasil perencanaan baik berupa pertimbangan maupun permintaan owner supaya mendapat hasil pekerjaan yang lebih baik. Melakukan proses penelitian dan pemeriksaan terhadap hasil hasil pelaksanaan pekerjaan yang telah diselesaikan kontraktor di lapangan, baik dari segi waktu, mutu maupun biaya. Memberikan peringatan dan pengarahan kepada kontraktor jika terdapat penyimpangan teknis maupun RKS dalam pelaksanaan pekerjaan di lapangan. Meminta penjelasan kepada kontraktor sehubungan dengan rencana pekerjaan ataupun hasil hasilnya demi kepastian pelaksanaan proyek. III - 10

11 Menilai dan mengesahkan surat surat berita acara laju pelaksanaan dan perkembangan/kemajuan pekerjaan, berita acara penyerahan pekerjaan. G. Sub Kontraktor Sub Kontraktor adalah kontraktor khusus yang dipilih berdasarkan penawaran yang diajukan dan disetujui oleh pemilik proyek. Sub Kontraktor bertanggung jawab kepada kontraktor utama. Tugas dan wewenang Sub Kontraktor meliputi : Melaksanakan pekerjaan yang dibebankan oleh kontraktor utama sesuai dengan gambar rencana, peraturan-peraturan, dan syaratsyarat yang ditetapkan. Bertanggung jawab langsung terhadap kontraktor utama mengenai hasil pekerjaan yang telah dilaksanakannya. Menyerahkan hasil pekerjaan kepada kontraktor utama sesuai dengan batas waktu yang telah ditetapkan. Menerima sejumlah biaya pelaksanaan biaya pelaksanaan pekerjaan dari kontraktor utama berdasarkan perjanjian yang telah disepakati. III - 11

12 3.2.2 Struktur Organisasi PT. Indonesia Pondasi Raya Adapun struktur organisasi dari Kontraktor Pondasi PT. Indonesia Pondasi Raya, yaitu sebagai berikut: Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Indonesia Pondasi Raya Tugas dan tanggung jawab masing-masing personil yang terlibat dalam PT. Indonesia Pondasi Raya pada pelaksanaan pembangunan proyek 45 Antasari Apartment adalah sebagai berikut : A. Operation Manager Operation Manager adalah pihak yang menginginkan suatu fasilitas proyek, sekaligus yang menangung pembiayaan proyek yang akan didirikan. Operation Manager adalah orang yang diangkat untuk memimpin pelaksanaan kegiatan proyek, mempunyai hak, wewenang, fungsi serta bertanggung jawab III - 12

13 penuh terhadap proyek yang dipimpinnya dalam mencapai target yang telah ditetapkan. Tugas dan wewenang Operation Manager adalah : Mengambil keputusan terakhir yang berhubungan dengan pembangunan proyek. Menandatangani Surat Perintah Keja (SPK) dan surat perjanjian (kontrak) antara pimpro dengan kontraktor. Mengesahkan semua dokumen pembayaran kepada kontraktor. Menyetujui atau menolak pekerjaan tambah kurang. Menyetujui atau menolak penyerahan pekerjaan. Memberikan semua instruksi kepada konsultan pengawas. B. Project Manager Project manager adalah orang yang ditunjuk untuk menggerakkan organisasi proyek dan memimpinnya dalam mencapai objective proyek. Project Manager adalah posisi puncak yang luar biasa dalam proyek. Di pikiran dan penanya, tertumpu beban tanggung jawab yang besar atas kesuksesan proyek. Pada proyek besar dan sangat kompleks, project manager bahkan harus memiliki kesempurnaan kompetensi. Tanggung jawab project manager adalah untuk memenuhi kebutuhan yang berupa kebutuhan tugas, kebutuhan team, dan kebutuhan individual. Project manager menjadi penghubung antara strategi dan tim. Peran project manager dalam perkembangan bisnis dan keberlangsungan hidup perusahaan menjadi semakin lebih strategis. Tugas dan wewenang Project Manager adalah : Membuat rencana kerja dan anggaran konstruksi. Mengendalikan seluruh kegiatan konstruksi. Melakukan koordinasi dengan semua pihak terkait. Membangun komunikasi internal dan eksternal. III - 13

14 Menetapkan kebutuhan sumber daya. Menentukan alternatif mencapai target. Menyetujui rencana dan metode kerja. Menunjuk pemasok dan subkontraktor. Tercapainya sasaran biaya, mutu,waktu, k3 dan lingkungan. Efisiensi dan efektifitas penggunaan sumber daya. Terkoordinasinya semua pihak terkait. Kepuasan pelanggan. C. Site Manager Tugas dan wewenang Site Manager adalah : Merencanakan pelaksanaan proyek agar proyek dapat selesai tepat waktu. Setelah membuat perencanaan, tugas manajer selanjutnya adalah mengimplementasikan perencanaan proyek tersebut di lapangan. Mengontrol semua pekerjaan proyek hingga selesai dan menjaga serta mengantisipasi agar proyek berjalan sesuai rencana. Melakukan inovasi untuk merespon peluang dan ancaman yang tak terduga. Membina hubungan kooperatif dengan para pihak yang terlibat baik dalam struktur horizontal maupun vertical. Memberikan petunjuk kepada tim, dalam melaksanakan pekerjaan pengawasan teknis segera setelah kontrak fisik ditandatangani. Memberikan petunjuk kepada tim dalam melaksanakan pekerjaan, untuk menyiapkan rekomendasi secara terinci atas usulan desain, termasuk data pendukung yang diperlukan. Menjamin bahwa semua isi dari kerangka acuan pekerjaan ini akan dipenuhi dengan baik yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan major serta pemeliharaan jalan. III - 14

15 Bekerjasama dengan pihak pemberi tugas sehubungan dengan pekerjaan. Menjamin semua pelaksanaan detail teknis untuk pekerjaan major tidak akan terlambat selama masa mobilisasi untuk masing-masing paket kontrak dalam menentukan lokasi, tingkat serta jumlah dari jenis-jenis pekerjaan yang secara khusus disebutkan dalam dokumen kontrak. D. Site Engineer Tugas dan wewenang Site Engineer adalah : Memberikan petunjuk kepada tim, dalam melaksanakan pekerjaan pengawasan teknis segera setelah kontrak fisik ditandatangani. Memberikan petunjuk kepada tim dalam melaksanakan pekerjaan, untuk menyiapkan rekomendasi secara terinci atas usulan desain, termasuk data pendukung yang diperlukan. Menjamin bahwa semua isi dari kerangka acuan pekerjaan ini akan dipenuhi dengan baik yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan major serta pemeliharaan jalan. Bekerjasama dengan pihak pemberi tugas sehubungan dengan pekerjaan. E. Surveyor Tugas dan wewenang Surveyor adalah : Bertanggung jawab menghasilkan pengukuran yang diandalkan untuk mencapai mutu produk sesuai spesifikasi dan kontrak. III - 15

16 Memonitor ketepatan alat ukur theodolit,waterpass (yang sudah dikalibrasi) dan melakukan kalibrasi alat ukur meteran (baik intern maupun extern) sesuai dengan kalibrasi meteran. Melakukan pemeriksanaan berkala As bangunan (titik pinjaman) terhadap titik acuan awal. F. Safety Officer Tugas dan wewenang Safety Officer adalah : Petugas K3 konstruksi harus bekerja secara fulltime. Membuat perencanaan dan program pelaksanaan K3 konstruksi di proyek. Melakukan penyuluhan dan pembinaan informasi serta latihan tentang K3 konstruksi. Pengawasi pelaksanaan pekerjaan konstruksi pada proyek, apakah sudah sesuai dengan planning K3 konstruksi yang dibuat. G. Pelaksana Tugas dan wewenang Pelaksana adalah : Memimpin dan mengendalikan pelaksanaan pekerjaan dilapangan sesuai dengan persyaratan waktu, mutu dan biaya yang telah ditetapkan. Mengadakan evaluasi dan membuat laporan hasil pelaksanaan pekerjaan dilapangan. Membuat program penyesuaian dan tindakan turun tangan, apabila terjadi keterlambatan dan penyimpangan pekerjaan di lapangan. III - 16

17 Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan program kerja mingguan, metode kerja, gambar kerja dan spesifikasi teknik. Menyiapkan tenaga kerja sesuai dengan jadwal tenaga kerja dan mengatur pelaksanaan tenaga dan peralatan proyek. H. Administrasi Tugas dan wewenang Administrasi adalah : Mempersiapkan daftar biaya berkaitan dengan rancangan dalam bentuk batas biaya dan target biaya untuk setiap bagian pekerjaan. Menyelenggarakan sistem administrasi umum dan teknis dalam rangka memperlancar pengelolaan proyek. Membuat pembukuan arsip-arsip yang berhubungan dengan pelaksanaan proyek. Melaksanakan pengendalian biaya selama pelaksanaan proyek. Bertanggung jawab atas penyelenggaraan administrasi di lapangan. Membuat laporan keuangan mengenai seluruh pengeluaran proyek. Membuat secara rinci pembukuan keuangan proyek. Memeriksa pembukuan arsip-arsip selama pelaksanaan proyek. I. Logistik Tugas dan wewenang Logistik adalah : Melakukan pembelian barang atau alat ke supplier atau toko bahan bangunan dengan melaksanakan seleksi sebelumnya sehingga bisa mendapatkan harga material termurah pada supplier terpilih. Mencari dan mensurvey data jumlah material beserta harga bahan dari beberapa supplier atau toko material bangunan sebagai data untuk memilih harga bahan termurah dan memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan. III - 17

18 Membuat label keterangan pada barang yang disimpan untuk menghindari kesalahan penggunaan akibat tertukar dengan barang lain. Mengelola persediaan barang dalam jumlah yang cukup pada waktu material tersebut diperlukan dengan biaya termurah serta memenuhi persyaratan mutu spesifikasi bahan dalam kontrak konstuksi. J. Security Tugas dan wewenang Security adalah : Memeriksa kan kunci pada semua pintu dan jendela yang di harus kan untuk di kunci. Memberi layanan pengamanan terbaik terhadap seluruh karyawan dan juga tamu, serta personil lain nya yang berada diarea perusahaan. Mengawasi seluruh benda fisik dan juga semua kendaraan yang keluar atau pun kendaraan yang masuk ke dalam area perusahaan. Mengawasi dalam hal pengamanan perparkiran kendaraan bermotor beroda dua,empat, dan lain nya. 3.3 Manajemen Pelaksanaan Proyek Pada suatu proyek pembangunan rapat merupakan hal yang paling penting. Rapat berfungsi sebagai sarana untuk berdiskusi antara pihak owner, konsultan maupun kontraktor. Hasil dari suatu rapat disebut laporan. Laporan proyek dibagi menjadi 3 bagian yaitu laporan harian, laporan mingguan dan laporan bulanan. Pada proyek 45 Antasari laporan harian, mingguan dan bulanan dibuat oleh kantor kemudian dilaporkan ke pengawas dan disesuaikan dengan laporan pengawas. III - 18

19 1) Laporan Harian Segala sesuatu yang bahan atau keterangan tentang seluruh suatu hasil kerja atau jalannya suatu pembangunan secara fisik yang telah dilakukan dalam proyek konstruksi, dapat berupa berita lisan dan tertulis pada tiap harinya pada suatu proyek konstruksi. Laporan ini memuat hal-hal sebagai berikut: a. Pengadaan bahan dan material yang telah dilaksanakan. b. Peralatan yang tersedia dilapangan. c. Pekerjaan yang telah diselesaikan. d. Keadaan cuaca. e. Waktu atau jam kerja, jumlah tenaga kerja 2) Laporan Mingguan Segala sesuatu yang bahan atau keterangan tentang seluruh suatu hasil kerja atau jalannya suatu pembangunan secara fisik yang telah dilakukan dalam proyek konstruksi, dapat berupa berita lisan dan tertulis pada tiap harinya pada suatu proyek konstruksi. Laporan ini memuat hal-hal sebagai berikut: Laporan progress dan koordinasi konstruksi. a. Kondisi site safety. b. Membandingkan progress dengan program (rencana vs realisasi). c. Antisipasi keterlambatan. d. Quality control. e. Koordinasi antar kontraktor. f. Informasi work outstanding. g. Shop drawing. Laporan perencanaan a. Merencanakan koordinasi dan mengontrol pekerjaan (current and future) yang menjadi tanggung jawab konsultan. b. Mempertimbangkan dan membuat rekomendasi terhadap usulan perubahan desain. III - 19

20 c. Review, pantau dan evaluasi progress design atau produksi dokumen, bila diperlukan menerbitkan instruksi tindakan perbaikan yang diperlukan. d. Evaluasi respon konsultan terhadap informasi yang belum clear (ex. RFI, design). Laporan safety meeting a. Meyakinkan seluruh aspek healthy safety, environment and security dikelola dengan baik. b. Melaksanakan audit safety pada proyek. c. Mendiskusikan dan mengantisipasi seluruh kejadian dan kecelakaan yang terjadi dari unsafe activities and condition, nearmisses, serious and minor injuries termasuk kasus first aid. d. Menciptakan safety awareness. e. Meyakinkan bahwa standar safety dan upaya berkelanjutan selalu dilaksankanan seiring dengan upaya upaya healthy, safety, environment and security (dalam rencana mingguan). f. Meningkatkan komnikasi dalam hal safety. g. Melaksanakan analisa terhadap informasi dari laporan kecelakaan. 3) Laporan Bulanan Segala sesuatu yang bahan atau keterangan tentang seluruh suatu hasil kerja atau jalannya suatu pembangunan secara fisik yang telah dilakukan dalam proyek konstruksi, dapat berupa berita lisan dan tertulis pada tiap harinya pada suatu proyek konstruksi. Laporan ini memuat hal-hal sebagai berikut: a. Penjelasan atas upaya yang dilakukan proyek untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian agar realisasi tercapai sesuai yang direncanakan, termasuk penjelasan upaya antisipasi, pencegahan dan perbaikan. b. Realisasi pelaksanaan proyek secara fisik terhadap rencana yang telah ditetapkan. III - 20

21 c. Pengaturan pendapatan biaya anggaran proyek dan biaya pengeluaran proyek. d. Foto-foto dokumentasi pekerjaan dari beberapa pekerjaan. 3.4 Tinjauan Kontrak Tahap Pelelangan Dalam pelaksanaan proyek 45 Antasari Apartment ini owner terlebih dahulu melakukan pemilihan terhadap pihak pihak yang terlibat dan saling bekerja sama satu dengan yang lainnya dalam rangka pelaksanaan pembangunan proyek. Sistem pemilihan tersebut dilakukan dengan cara pelelangan. Pada umumnya, proses pelelangan dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain: 1) Pelelangan umum Pelelangan umum merupakan jenis pelelangan yang sifatnya terbuka untuk seluruh pihak dalam melakukan panawaran sesuai ketentuan yang berlaku. Sistem pelelangan ini biasanya diumumkan melalui media cetak atau media elektronika. 2) Pelelangan Terbatas Pelelangan terbatas merupakan jenis pelelangan yang hanya memberikan kesempatan pada pihak-pihak tertentu yang berkualitas dan bonafit, dalam arti telah terpilih untuk memasukkan penawaran. 3) Penunjukan langsung Merupakan pelelangan dengan sistem penunjukan langsung oleh rekanan owner, dimana penunjukan ini hanya berlaku pada satu pihak yang memenuhi klasifikasi dan prestasi sebagai pihak yang akan melaksanakan suatu proyek yang ditawarkan Tahap Kontrak Kontrak adalah perjanjian pemborongan pekerjaan antara pihak pemberi tugas (owner) dengan kontraktor. Kontrak ini dibuat setelah pemberi tugas (owner) menetapkan/menunjuk pemenang pelelangan. Penetapan pemenang III - 21

22 pelelangan dilaksanakan dengan cara mengeluarkan surat pelulusan pekerjaan/surat perintah kerja (gunning). Tahap ini merupakan tahap kesepakatan antara owner dengan kontraktor. Kesepakatan tersebut diikat oleh surat perjanjian yang diatur dalam dokumen kontrak beserta dan bersifat menyeluruh/lumpsum. Perjanjian yang terdapat dalam dokumen kontrak beserta dengan lampirannya merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. Adapun dokumen kontrak tersebut terdiri atas : 1) Surat perjanjian (kontrak). 2) Surat keputusan penunjukan pemenang lelang. 3) Surat keputusan penetapan pemenang lelang. 4) Surat penawaran. 5) Daftar kuantitas RAB harga penawaran yang disetujui. 6) Spesifikasi teknis dan gambar-gambar. 7) Berita acara hasil lelang. 8) Berita acara pembukaan penawaran. 9) Berita acara penjelasan. 10) Syarat-syarat umum dan khusus kontrak. 11) Jaminan pelaksanaan dan lain-lain yang dipersyaratkan. Pada saat ini kebutuhan proyek-proyek konstruksi terdapat beberapa jenis sistem kontrak, antara lain : 1. Traditional Contracts Dalam contract tradisional, pekerjaan design dan pekerjaan konstruksi dilakukan oleh perusahaan yang berbeda. Jadi Owner mengawasi pekerjaan dari beberapa perusahaan. Ada 3 principal types yang masuk kategori ini : III - 22

23 a) Lump Sum contracts Dalam kontrak jenis ini, harga yang fixed disepakati untuk menyelesaikan seluruh scope pekerjaan. Umumnya tersedia Bill of Quantities yang menjabarkan lingkup pekerjaan yang di cover oleh harga lump sum. Juga tersedia schedule of rates untuk mengantisipasi variation works selama pelaksanaan proyek. b) Remeasurement Contract (Fix unit rate) Dalam contract jenis ini, nilai akhir proyek dihitung berdasarkan volume pekerjaan yang terlaksana di lapangan. Bill of Quantities menyediakan fixed unit rates dan perkiraan quantity untuk berbagai jenis pekerjaan. Pada akhir proyek, quantity pekerjaan yang terlaksana akan dihitung ulang / re-measured untuk menentukan nilai akhir proyek. Pada proyek 45 Antasari Apartment memakai jenis kontrak ini. c) Cost Plus Contracts Sering disebut sebagai fixed fee contracts, dimana Kontraktor dibayar berdasarkan biaya aktual yang dikeluarkan ditambah dengan fixed fee, yang umumnya dinyatakan dalam bentuk persentase terhadap actual cost. 2. Non Traditional Contracts a) Design & Build / Turnkey / EPC Perbedaan contract ini dengan jenis contract tradisional adalah Owner menyerahkan pekerjaan design dan konstruksi kepada satu perusahaan. Owner cukup memberikan kriteria hasil akhir yang diinginkan. Keterlibatan Owner dalam proyek sangat minimal karena Kontraktor akan mengurus semuanya dari design sampai commissioning. Saat pekerjaan selesai, Owner tinggal minta kunci untuk menghidupkan plant ( = turn key ). Istilah design & build III - 23

24 contracts umumnya digunakan pada proyek gedung, sedangkan istilah turnkey / EPC contracts banyak digunakan pada proyek industri atau migas. b) Fast tracking Sering disebut phased construction, dimana pekerjaan konstruksi dimulai sebelum design selesai 100%. Pembayaran biasanya menggunakan sistem cost plus. Keuntungan contract jenis ini adalah waktu penyelesaian lebih singkat, kerugiannya terutama masalah perubahan design dan biaya. c) Construction Management Dalam jenis contract ini, Owner menunjuk satu perusahaan sebagai Construction Manager untuk mengendalikan pelaksanaan proyek. Pekerjaan konstruksi akan dilaksanakan oleh kontraktor lain yang punya perjanjian kerja langsung dengan Owner. Construction Manager bertugas untuk memberi saran kepada Owner mengenai strategi / prosedur tender, pemilihan kontraktor, mengawasi pelaksanaan pekerjaan konstruksi dan administrasi contract. III - 24