COST CONTROL Rencana Anggaran Pelaksana

Transkripsi

1 1 COST CONTROL Pada bab Cost control akan membahas kegiatan pengendalian dan evaluasi biaya proyek sejak saat proyek tersebut dimulai sampai dengan proyek tersebut selesai berdasarkan suatu tolak ukur yang telah ditetapkan yaitu Buku Biru (Project Plan). Di dalam Buku Biru, terdapat 2 (dua) rencana anggaran, yaitu Rencana Anggaran Pelaksanaan (RAP) dan Rencana Anggaran Biaya (RAB). 1 Rencana Anggaran Pelaksana Rencana anggaran pelaksanaan adalah jumlah total semua biaya yang berkaitan secara langsung dengan kelangsungan pelaksanaan proyek. Semua item yang terdaftar dalam RAB dikendalikan pengeluarannya. Pada proyek pembangunan kantor XYZ, terdapat 6 (enam) kelompok besar biaya langsung yang termasuk ke dalam Rencana Anggaran Pelaksanaan (RAP), yaitu: Biaya Preliminary/Persiapan Di dalamnya termasuk biaya-biaya pekerjaan persiapan proyek konstruksi, termasuk manajemen proyek dan biaya administrasi lapangan, mobilisasi dan demobilisasi peralatan dan perlengkapan kerja, peralatan dan perlengkapan kerja, dll. 1 Biaya Material Jenis biaya ini termasuk seluruh biaya yang berkaitan dengan bahan/material proyek, termasuk biaya bahan persiapan, bahan pekerjaan struktur, bahan pekerjaan pondasi, dan bahan pekerjaan pekerjaan arsitek. 2 Biaya Alat Biaya alat mencakup keseluruhan alat yang digunakan pada saat konstruksi, dari alat-alat berat hingga ke alat-alat kecil seperti tang. 3 Biaya Upah Tenaga Kerja Biaya ini mencakup jumlah upah yang dibayarkan kepada para buruh pekerja konstruksi. 4 Biaya Subkontraktor Di proyek pembangunan kantor XYZ, yang termasuk biaya subkontraktor antara lain pekerjaan mekanikal elektrikal 5 Biaya Umum dan Karyawan

2 Biaya ini termasuk gaji karyawan, biaya kantor dan rumah tangga, rapat proyek dan koordinasi, dokumen kontrak, pengadaan coordination drawing, pengadaan shop drawing, pengadaan as built drawing, laporan bulanan dan foto-foto kemajuan pekerjaan, pengadaan contoh bahan, kebersihan dan kerapihan, dll. Secara garis besar, klasifikasi biaya di proyek Pembangunan Kantor XYZ dapat digambarkan sebagai berikut: Alat Upah Material Subkon Prelimina ry Biaya Langsu ng Biaya Umum Gambar 1.1 Klasifikasi Komponen Biaya di Proyek Pembangunan Kantor XYZ 2 Rencana Anggaran Biaya Rencana Anggaran Biaya adalah nilai jual yang setuju dibayarkan oleh pemilik proyek (owner) kepada kontraktor pelaksana. RAB adalah jumlah RAP ditambah dengan laba yang diambil kontraktor dan resiko yang ditanggung oleh kontraktor. Rencana Anggaran Pelaksana an Laba + Rugi Rencana Anggaran Biaya 1.3 Aspek-aspek Kontrol 1 Gambar 1.2 Komponen Penyusun Rencana Anggaran Biaya 1 Construction Project Cost Management; Ir. Asiyanto, MBA, IPM, dengan penambahan dari berbagai sumber.

3 Gambar 1.3 S-Curve Proyek Pembangunan Kantor XYZ 1 Time Control Yang dimaksud dengan dengan time control adalah pengendalian waktu pelaksanaan proyek, agar proyek dapat diselesaikan dalam batas waktu yang ditetapkan. Keterlambatan penyelesaian proyek, tentu akan membawa risiko bertambahnya biaya. Total durasi suatu proyek adalah ditentukan oleh durasi tiap-tiap jenis pekrjaan, dimana tiap-tiap jenis pekrjaan ditentukan saat mulainya. Sedang durasi tiap-tiap jenis pekerjaan diperoleh dari tingkat produktivitas yang akan dicapai oleh sejumlah sumber daya yang digunakan. Oleh karena itu, bila dalam realisasinya pekerjaan tidak diselesaikan sesuai rencana waktunya, maka ini berarti realisasi tingkat produktivitas dari sejumlah sumber daya tersebut menurun, atau lebih rendah dari rencana, yang akibatnya tentu saja biayanya menjadi naik. Belum lagi pengaruh dari biaya tidak langsung, yang akan menambah sebanding dengan bertambahnya waktu. Jadi, dalam kaitannya dengan pengendalian biaya maka tindakan dalam pengendalian waktu pelaksanaan, ada beberapa alternatif sesuai dengan kondisinya, antara lain adalah sebagai berikut: Menepati total durasi proyek yang telah ditetapkan, utnuk menghindari risiko denda dan dampak lain yang merugikan, terutama adalah kesulitan pengaturan sumber daya perusahaan (alat, tenaga dan modal), yang mungkin akan dipergunakan di tempat lain. Mempercepat atau memperlambat suatu kegiatan tetapi masih dalam total durasi yang ditetapkan, yang dampaknya dapat menurunkan biaya. Kalau terpaksa harus mempercepat durasi kegiatan atau beberapa kegiatan untuk megejar keterlambatan yang terjadi, maka harus dapat memilih kegiatan mana yang diputuskan untuk dipercepat, yang memiliki dampak kenaikan biaya terkecil Alat kendali waktu yang digunakan pelaksanaan proyek pada dasarnya ada tiga macam metode, yaitu: Bar chart atau Gantt chart method, biasanya digunakan untuk proyek-proyek yang sederhana. Vector diagram method, biasanya digunakan untuk proyek-proyek yang sifat pelaksanaannya memanjang, seperti: proyek jalan, saluran, atau terowongan. Arrow diagram method, biasanya digunakan untuk proyek yang kegiatan satu dengan yang lain sangat saling berkaitan, seperti proyek gedung bertingkat.

4 2 Quality control Yang dimaksud dengan pengendalian mutu (QC) adalah bagian dari penjaminan mutu yang memberikan petunjuk dan cara-cara untuk mengendalikan mutu pada square pile atau sistem-sistem agar memenuhi kriteria dan spesifikasi yang telah ditentukan (Iman Soeharto, Manajemen Proyek Dari Konseptual sampai dengan Operasional, Erlangga,Jakarta,1997). Selain itu secara definitif pengendalian dapat dikatakan sebagai proses untuk menentukan (mendetermine) apa yang akan dilaksanakan artinya standar, apa yang sedang dilaksanakan, dan melakukan tindakan perbaikan (koreksi) sehingga pelaksanaan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana. Tujuan utama kegiatan pengendalian mutu adalah suatu kegiatan yang meliputi kegiatan-kegiatan yang berupa pengetesan, pengukuran, dan pemeriksaan untuk memantau apakah kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan. Dengan demikian pengendalian mutu dapat dilihat sebagai suatu proses yang terdiri dari: 1 Penetapan Standar 2 Adanya Pelaksanaan 3 Perlu adanya evaluasi 4 Tindakan perbaikan / koreksi Kegiatan pengendalian selalu diawali dengan menetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi standar atau dasar pengendalian, kemudian standar tadi harus diikuti dengan kegiatan pelaksanaan, mustahil adanya pengendalian jika pelaksanaan tidak ada. Tindakan selanjutnya adalah evaluasi atau proses membandingkan antara pelaksanaan dan standar yang sudah ditetapkan, apakah ada penyimpangan atau kesesuaian antara standar dengan pelaksanaan. Jika terjadi penyimpangan, maka diperlukan tindakan perbaikan untuk mengembalikan penyimpangan agar tidak terlalu jauh dari standar yang sudah ditetapkan (Afrizal Nursin, Manajemen Proyek, Politeknik Negeri Jakarta, Jakarta.1999; 20). Pada penetapan standar ini yang perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: Menetapkan tujuan dari penerapan sistem mutu.

5 Menetapkan jadwal dan target penyelesainnya. Menetapkan sumber daya yang dibutuhkan. Menetapkan tugas dan tanggung jawab dari setiap anggota tim yang sesuai dengan pendekatan proses bisnis perusahaan yang setiap alur prosesnya telah dipahami dan dikuasai sebelumnya. Standar yang sudah ditetapkan harus dikaitkan dengan biaya yang ada, hal tersebut dikarenakan perencanaan standar tersebut dilampirkan kedalam kontrak yang berupa spesifikasi teknis baik itu kualifikasi jenis penggunaan bahan atau material maupun cara-cara pelaksanaan pekerjaan. Mengembangkan kerjasama dan interpersonal diantara anggota sehingga saling menikmati keberadaanya. 3 Safety control Saat ini sudah mulai digalakkan construction safety, yang sangat dikenal dengan istilah K3 (keselamatan dan kesehatan kerja) di lingkungan proyek konstruksi. Risiko kecelakaan ini menjadi semakin besar dengan mulai bermunculan proyek-proyek besar, untuk memenuhi kebutuhan manusia dalam kehidupannya. Risiko yang dihadapi oleh proyek konstruksi banyak disebabkan oleh sifat khusus/spesifik dari proses konstruksi, antara lain sebagai berikut: Terdiri dari banyak kegiatan yang rawan kecelakaan. Kegiatannya tidak standar, selalu berubah, yang sangat dipengaruhi oleh faktor-faktor dari luar. Perkembangan/kemajuan teknologi konstruksi yang selalu ada merupakan suatu tantangan tersendiri. Tingginya turn over tenaga kerja konstruksi. Banyaknya pihak-pihak yang terlibat dalam proses konstruksi, organisasi pekerja, dan lain-lain. Construction safety (keamanan konstruksi) mempunyai dua aspek penting yang harus diperhatikan secara bersama, yaitu: Aspek kemanusiaan, yaitu keselamatan manusia, baik manusia sebagai pelaksana, pengguna bangunan, maupun manusia yang berada disekitarnya. Aspek ekonomi, yaitu biaya maupun waktu yang hilang sebagai akibat darikecelakaan yang terjadi, baik biaya secara langsung maupun tidak langsung. 4 Cost control Dalam kegiatan usaha jasa konstruksi, pengendalian biaya sangat penting artinya untuk menjaga kelangsungan hidup perusahaan. Bila biaya konstruksi yang memang

6 sangat variabel ini tidak dapat dikendalikan, maka risikonya adalah kerugian usha, yang bila berlangsung terus menerus dapat menyebabkan kebangkrutan usaha. Hal ini disebabkan oleh sifat usaha jasa konstruksi yang selalu menghadapi dilema, yaitu: Harga jual (nilai kontrak), yang bersifat konserfatif (relatif tetap nilainya) Biaya produksi (biaya pelaksanaan proyek), yang bersifat fluktuatif selama proses pelaksanaan, dan cenderung membesar bila tidak dikendalikan. Untuk menghadapi kondisi yang dilematis tersebut, diperlukan dua kemampuan yang sangat mendasar, agar perushaan dapat bertahan hidup dan berkembang, yaitu: Kemampuan tentang construction cost, untuk memenangkan persaingan harga secara aman yanitu menghasilkan cost estimate yang akurat dan cukup bersaing. Kemampuan untuk melakukan pengendalian terhadap biaya (cost control), yaitu merealisir biaya pelaksanaan agar tidak terjadi penyimpangan terhadap budget yang telah ditetapkan. Akibat dari kurangnya kedua kemampuan tersebut, dapat menyebabkan kerugian proyek, yang disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut: Low bid (under bid) yaitu salah dalam cost estimating, baik karena harga yang terlalu rendah, kuantitas yang kurang, ataupun item pekerjaan yang tidak ditampilkan. Informasi/pengetahuan yang kurang tentang keadaan/kondisi pekerjaan. Naiknya harga dari sumber daya yang digunakan selama proses konstruksi, yang tidak diamankan dalam kontrak konstruksi (respons terhadap risiko). Keadaan lapangan/cuaca yang buruk, yang tidak dapat diperkirakan. Pemilihan metode konstruksi (construction method) yang keliru atau kurang tepat. Pengawasan dan manajemen yang tidak efektif Dalam cost budget yang diuraikan di depan, biaya langsung proyek dirinci manjadi unsur-unsur sebagai berikut: Biaya bahan/material Biaya upah Biaya alat Biaya subkontrak Keempat unsur tersebut marupakan kelompok yang dominan, dan unsur sisanya merupakan kelompok minor, yaitu: Biaya persiapan/penyelesaian Biaya overhead proyek (lapangan)

7 Untuk proyek yang memilki item pekerjaan yang banyak sekali, seperti proyek gedung bertingkat, maka rasanya tidak mungkin bila seluruh item pekerjaan dievaluasi, karena akan memakan energi yang besar. Untuk mengatasi hal tersebut maka dilakukan metode sebagai berikut: Membagi-bagi cost cost budget menjadi beberapa bagian dari proyek, yang secara teknis mudah dipisahkan. Mengelompokkan item-item yang bernilai kecil (minor) menjadi satu kelompok kode untuk menyederhanakan cost budget, dengan demikian pengendalian biaya difokuskan kepada item pekerjaan yang dominan saja. Sedang item-item pekerjaan yang kecil pengendaliannya digabung manjadi satu kelompok, kecuali kalau terjadi penyimpangan yang cukup terjadi. Pada dasarnya, setiap biaya setiap item pekerjaan terdiri dari dua faktor yang dikalikan, yaitu: Kuantitas pekerjaan Harga satuan pekerjaan Sementara sasaran kontrol yang harus dipahami adalah: Tiap unsur dari biaya, yaitu biaya bahan, upah, alat, sub kontraktor, dan seterusnya. Faktor dari masing-masing unsur biaya, yaitu kuantitas dan harga satuan.

8 2 PENGENDALIAN LIKUIDITAS Pada pengendalian biaya proyek, umumnya terfokus pada kondisi rentabilitas, yaitu mengupayakan agar perimbangan antara pendapatan dan biaya proyek tetap terjaga. Rentabilitas adalah kemampuan menghasilkan laba, sedangkan likuiditas adalah kemampuan membayar pada saat jatuh tempo. Dilihat dari sudut rentabilitas dan likuiditas maka kondisi proyek dapat dibagi dalam empat kelompok, yaitu: Rentabilitas bagus dan likuiditas bagus Proyek seperti ini yang selalu diharapkan, karena labanya cukup besar dan pembayarannya lancer, sehingga labanya terwujud sebagai cash (tunai). Rentabilitas bagus dan likuiditas jelek proyek seperti ini memerlukan perbaikan likuiditas yang mendesak. Rentabilitas jelek dan likuiditas bagus Proyek seperti ini memerlukan strategi pengendalian biaya dengan memanfaatkan likuiditas yang bagus sehingga dapat menolong kondisi rentabilitas menjadi lebih baik. Rentabilitas jelek dan likuiditas jelek Proyek ini sedapat mungkin dihindari atau dicegah sejak awal agar tidak terjadi. Bidang Modal Kerja Proyek Upaya-upaya pengendalian modal kerja berkaitan dengan dua hal pokok, yaitu: a b Penerimaan Biaya Secara matematis, modal kerja yang diperlukan adalah sebesar biaya dikurangi penerimaan, semakin kecil selisih dua hal pokok tersebut menunjukkan bahwa modal kerjanya juga kecil, demikian juga sebaliknya. Secara grafis, selama masa pelaksanaan, dua hal pokok tersebut akan diwakili oleh dua buah grafik yang dapat dipergunakan sebagai bahan evaluasi tentang kebutuhan modal kerja proyek. Pengendalian Penerimaan Salah satu unsur pengendalian likuiditas proyek adalah pengendalian penerimaan. Dalam upaya pengendalian, maka ada dua tahap yang harus dilakukan yaitu:

9 Tahap Penyusunan Kontrak Dalam tahap penyusunan kontrak, peranan negosiasi yang berkaitan dengan sasaran likuiditas sangat penting untuk dilakukan. Tahap Pelaksanaan Proyek Tahap pelaksanaan proyek, yaitu setelah upaya-upaya tahap penyusunan kontrak telah dilakukan sebagai hasil akhir dari negosiasi kontrak. Pengendalian Biaya Unsur lain dalam pengendalian likuiditas sesudah pengendalian penerimaan adalah pengendalian pembiayaan. Pengendalian pembiayaan hanya ada pada tahap pelaksanaan, karena ditahap ini realisasi biaya baru berlangsung. Bentuk tindakan nyata tentang pengendalian pembiayaan dalam rangka pengendalian likuiditas, antara lain sebagai berikut: - Stock material di tempat, sekecil mungkin tetapi tetap menjamin kelancaran pelaksanaan. - Batasi seminimal mungkin pembiayaan yang tidak terkait langsung dengan kemajuan prestasi pekerjaan. - Batasi seminimal mungkin melaksanakan kegiatan-kegiatan yang secara langsung menambah prestasi pekerjaan. Pengendalian Pembiayaan dan Penerimaan Pengendalian pembiayaan dan penerimaan harus dilakukan secara serentak, sebagai suatu strategi yang terpadu. Karena kondisi likuiditas ini adalah suatu laporan keuangan, maka seorang engineer (kepala proyek) memang sebaiknya dapat memahami laporan keuangan proyek. Dengan memahami laporan keuangan, maka seorang engineer akan lebih mudah melakukan tindakan pengendalian likuiditas.