MODUL 4 Account Receivable Daftar Isi 1. Sales Order (Pesanan Penjualan)... 3 1.1 Formulir Sales Order... 3 1.2 Contoh Kasus Sales Order... 7 1.2.1 Kasus 1 : SO dengan Mata Uang Local disertai dengan pembayaran Down Payment... 7 1.2.1 Kasus 2 : SO dengan Mata Uang Asing... 8 2. Delivery Order (Pengiriman Pesanan)... 11 2.1 Formulir Delivery Order... 11 2.2 Kasus Pengiriman Barang... 14 2.2.1 Kasus 1. Mengirimkan semua barang yang di pesan... 14 2.2.2 Kasus 2. Mengirimkan Sebagian Pesanan barang yang di pesan... 16 2.2.3 Kasus 3. Pembatalan sisa pesanan oleh SpringWood... 16 3. Sales Invoice... 19 3.1 Kasus pada Sales Invoice... 19 3.1.1 Kasus 1 : Mengirimkan tagihan (mata uang lokal)... 19 3.1.2 Kasus 2 : Mengirimkan tagihan (mata uang asing)... 20 3.1.3 Kasus 3 : Menjual Langsung tanpa Sales Order... 21 4. Sales Return... 23 4.1 Kasus Sales Return... 24 4.1.1 Kasus 1 : Mengembalikan barang (Mata Uang Lokal)... 24 5. Cash Receipt... 25 5.1 Kasus Cash Receipt... 25 1
5.1.1 Kasus 1 : Menerima Pembayaran Lunas (Tanpa Discount)... 25 5.1.2 Kasus 2 : Menerima Pembayaran (dengan Discount)... 26 5.1.3 Kasus 3 : Menerima Pelunasan dan Pembayaran Pajak... 27 LATIHAN... 27 Terima pembayaran dari Appolo Electrocity atas piutang tahun lalu (SI-1038) dengan BRI IDR (no. Cek AE-101) sebesar Rp. 20.000.000,-... 27 2
1. Sales Order (Pesanan Penjualan) Sales Order form adalah formulir yang digunakan untuk mencatat pesanan yang diterima dari Customer [Pelanggan], pesanan tersebut biasa dalam bentuk Purchase Order (PO). Berikut beberapa kemungkinan yang dapat terjadi saat melakukan pesanan Pesanan dengan mata uang Base Currency [Rupiah] atau mata uang Asing. Pesanan ini akan otomatis mengikuti pengaturan dari Mata Uang Customer [Pelanggan] yang diatur pada bagian Terms, etc. di field Currency. Pesanan yang disertai dengan penerimaan uang muka. Pada transaksi ini, pencatatan uang muka dilakukan dengan 2 langkah. Yang pertama melalui form Sales Invoice [Faktur Penjualan] untuk menerbitkan uang muka lalu dilanjutkan dengan Sales Receipt [Penerimaan Pelanggan] pada saat penerimaan uangnya. Pembatalan Pesanan Penjualan [Close] Suatu pesanan penjualan yang sudah dibuat tetapi dibatalkan karena suatu hal seperti kurangnya stok atau hal lain, maka Pesanan [SO] yang sudah dibuat harus di close agar status dari SO tersebut tidak outstanding dan juga supaya jumlah barang yang dipesan tidak masuk ke dalam reminder Item on 1.1 Formulir Sales Order 3
4
5
6
1.2 Contoh Kasus Sales Order 1.2.1 Kasus 1 : SO dengan Mata Uang Local disertai dengan pembayaran Down Payment Tanggal 3 Januari 2005 Rumah Asri memesan dengan No Purchase Order RA-2110 dengan 5 Pcs AC LG, 3 PCS AC General. No SO adalah SO-2005 dan barang tersebut akan dikirimkan pada 5 januari 2005 dengan FOB Shipping Point menggunakan TIKI. Terima DP melalui Kas IDR Rp.10.000.000,- Perhatikan!!!!! Sebelum mengerjakan pastikan terlebih dahulu semua barang terkena pajak dengan menambahkan kode P pada setiap Item. Caranya ; Buka List Items Pilih barang yang akan di masukkan tax Klik Tab Sales/Purchase Masukkan pada Code huruf P Buka Formulir Sales Order yang baru dengan cara klik menu utama Activities Sales Sales Order (Aktifitas Penjualan Pesanan Penjualan) Masukkan Informasi seperti dibawah ini 7
Klik Down Payment. Masukkan DP sebesar 10.000.000 1.2.1 Kasus 2 : SO dengan Mata Uang Asing Tanggal 8 Januari 2005 Springwood memesan sejumlah 10 Pcs AC National masing-masing $850, mendapat discount sebesar 3 % dan menggunakan PO No SW-112. Untuk pemesanan ini PT Sigma Karunia menerima DP sebesar $4500 termasuk pajak melalui CityBank USD dengan no Cek MH-1515. 8
Barang akan dikirim melalui DHL pada tanggal 11 Januari 2005 (FOB : Shipping Point, 1 USD=Rp. 8.450,-) 9
10
2. Delivery Order (Pengiriman Pesanan) Formulir Delivery Order (DO) atau biasa dikenal dengan Surat Jalan adalah formulir yang dapat Anda gunakan untuk mencatat aktifitas pengiriman barang yang dipesan pelanggan Anda, dimana aktifitas pengiriman barang tersebut tidak disertai dengan tagihan yang harus dibayar Customer. Pada saat Anda mencatat aktifitas pengiriman barang yang dipesan customer pada Formulir Delivery Order, maka secara otomatis ACCURATE akan mencatat Akun Goods in Transit (Debit) dan mencatat pengeluaran barang dari Gudang Akun Inventory (Credit) dimana pengakuan revenue dan cost of good sold dari barang yang Anda kirim baru akan dilakukan setelah Anda mencatat Tagihan atas pengiriman barang tersebut pada Formulir Sales Invoice. Catatan : Akun Goods in Transit adalah akun silang dengan tipe Inventory Part, akun ini berfungsi sebagai akun penampung sementara value dari item yang dijual, sampai terbitnya Sales Invoice. 2.1 Formulir Delivery Order Formulir DO 11
12
13
2.2 Kasus Pengiriman Barang 2.2.1 Kasus 1. Mengirimkan semua barang yang di pesan 5 Januari 2005 Mengirimkan semua barang yang dipesan oleh rumah Asri (SO-2005) menggunakan persediaan digudang.(cek Gudang) AC GNL tidak terdapat pada gudang Center sehingga harus pindah dari Cikarang ke Center sebanyak 3 buah. Menggunakan Menu Activities Inventory Item Transfer Pilih Customer (Rumah Asri) Pilih SO (Sales Order) 14
Jika di lihat di sales order maka statusnya akan berubah menjadi proceeded 15
2.2.2 Kasus 2. Mengirimkan Sebagian Pesanan barang yang di pesan 11 Januari 2005 Mengirimkan 8 PCS AC National kepada SpringWood menggunakan persediaan yang ada di gudang center Pilih Select SO 2.2.3 Kasus 3. Pembatalan sisa pesanan oleh SpringWood Sisa pesanan yang belum dikirim oleh PT. Sigma Karunia. Dibatalkan SpringWood Buka List - Sales Order Pilih Order SpringWood dengan double Klik Kemudian Check yang bagian close. 16
Klik Yes 17
18
3. Sales Invoice Sales Invoice digunakan untuk mencatat penjualan faktur atas pelanggan. Jika kita mengirimkan barang langsung dengan tagihan maka bisa dibuat langsung sales invoice. Membuka Sales Invoice dapat masuk pada menu Activities Sales Sales Invoice 3.1 Kasus pada Sales Invoice 3.1.1 Kasus 1 : Mengirimkan tagihan (mata uang lokal) 13 Januari 2005 PT Sigma Karunia mengirimkan tagihan ke rumah Asri (No SI-1003), atas pengiriman DO-1000. Activities Sales Sales Invoice Pilih Rumah Asri Pilih DO 19
3.1.2 Kasus 2 : Mengirimkan tagihan (mata uang asing) 19 Januari 2005 Mengirimkan tagihan pada SpringWood (NO SI-4053) atas DO 1001 ($1=8575) 20
3.1.3 Kasus 3 : Menjual Langsung tanpa Sales Order 20 Januari 2005 Menjual langsung pada customer tunai, 1 paket Cool n Fresh masing-masing Rp. 22.500.000,-. Barang yang dibeli pelanggan diambil di gudang cikarang. Konsumen langsung membayar seluruh pesanan berikut PPN nya ke Cash IDR Buat Grooping untuk paket Cool n Fresh yang terdiri dari 1 AC National, 2 AC Toshiba, 1 AC General. Grouping dibuat melalui menu activities Inventory - Grouping Ganti akun seperti pada gambar Buat Sales Invoice baru Masukkan New Customer dengan nama Customer Tunai (IDR) dengan data masukkan sebagai berikut: Kode : 1004 Nama : Customer Tunai IDR Term : COD Tax1 : PPN 10% Masukkan Data sales Invoice sebagai berikut : 21
Jika inventory tidak mencukupi, lakukan transfer inventory. 22
4. Sales Return Sales Return berfungsi memberikan potongan pada customer. Kebalikan dari Purchase Return. Jika terjadi return atas penjualan yang dilakukan pelanggan, maka unit barang yang direturn akan bertambah sejumlah return, piutang berkurang dan COGS dibatalkan. Untuk mengatur apa saja yang boleh direturn, masuk ke setup preference can enter any item in sales return. 23
4.1 Kasus Sales Return 4.1.1 Kasus 1 : Mengembalikan barang (Mata Uang Lokal) 15 Januari 2005 Rumah Asri mengembalikan 1 Pcs AC LG atas Invoice SI-1003, karena cacat 24
5. Cash Receipt Cash Receipt digunakan saat menerima pembayaran atas Sales Invoice yang dibuat untuk penjualan secara kredit. Atas pembayaran tersebut, perusahaan dapat memberikan discount tunai. Pembayaran tersebut dapat berupa : Angsuran piutang dari pelanggan Pelunasan piutang Pembayaran PPN atas transaksi penjualan dengan valuta asing Menerima Over Pay dengan uang tunai Menggunakan overpay untuk melunasi piutang lainnya Menerima pelunasan Piutang dengan Cash/Bank yang menggunakan mata uang lainnya. Untuk melihat menu ini dapat dilakukan dengan cara activities Sales Cash Receipt 5.1 Kasus Cash Receipt 5.1.1 Kasus 1 : Menerima Pembayaran Lunas (Tanpa Discount) 12 Januari 2005 Menerima pelunasan atas seluruh piutang saldo awal (1039) dari rumah Asri RP. 10.000.000,- KE Permata IDR 25
5.1.2 Kasus 2 : Menerima Pembayaran (dengan Discount) 20 Januari 2005 Terima sisa pembayaran SI-1003 dari rumah Asri melalui Cash IDR Karena membayar dalam jangka waktu discount Klik Kanan discount Klik untuk menghitung ulang 26
5.1.3 Kasus 3 : Menerima Pelunasan dan Pembayaran Pajak 21 Januari 2005 Menerima pembayaran pelunasan invoice 1040 dan SI-4053 Springwood beserta pajaknya. Kurs pembayaran $1=Rp. 8475 LATIHAN Terima pembayaran dari Appolo Electrocity atas piutang tahun lalu (SI-1038) dengan BRI IDR (no. Cek AE-101) sebesar Rp. 20.000.000,- 27