BAB V SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian, hutang dan pengeluaran kas pada PT Tuffiadi Semesta maka ditemukan beberapa masalah dan dari masalah-masalah tersebut menghasilkan solusi/rekomendasi dengan kesimpulan sebagai berikut: 1. Pada proses bisnis berjalan, proses pendataan pemasok masih belum terintegrasi secara terkomputerisasi dengan database yaitu masih memakai form pendaftaran pemasok yang di buat melalui microsoft excel 2007 sehingga belum ada database pemasok sebagai manajemen data nya dimana setiap melakukan pendataan pemasok, dokumen pendataan pemasok masih tersimpan secara fisik dan belum terkomputerisasi. perancangan database pemasok diharapkan setiap data pemasok yang telah terdaftar tersimpan dalam database dengan baik sehingga mencegah kehilangan data fisik dan mempermudah pihak terkait untuk melakukan pendataan, pengubahan maupun penghapusan pemasok dalam waktu cepat. 2. Pada proses bisnis yang berjalan belum ada pemisahan tugas yang jelas dimana aktivitas pembelian masih di lakukan oleh bagian penjualan, dan bagian pembelian belum memiliki aplikasi Sales Purchase Order dimana Sales Purchase Order dan Request Order masih dibuat menggunakan aplikasi sederhana yaitu Microsoft Excel 2007 dan setiap pemesanan barang ke pemasok masih di otorisasi oleh bagian penjualan, terdapat beberapa karyawan yang sama dapat melakukan lebih dari satu fungsi yang berbeda dimana masing-masing fungsi harus dilakukan oleh karyawan berbeda, Contoh: Bagian penjualan sering melakukan pemesanan barang ke pemasok tetapi terkadang bagian pembelian juga melakukan tugas yang sama. Penerbitan Sales Purchase Order masih dilakukan bagian penjualan dan 319
320 pembuatan form Sales Purchase Order, Request Order masih menggunakan aplikasi Excel. perbaikan struktur organisasi yang ada di PT Tuffiadi Semesta dengan struktur organisasi baru yang di usulkan seperti penambahan divisi pembelian serta para karyawan nya diharapkan dapat membantu proses pembelian dengan benar dan sesuai standar sehingga masing-masing divisi memiliki tugas terpisah dan tidak ada tugas yang merangkap untuk mencegah manipulasi/kecurangan karyawan kemudian merancang aplikasi Purchase Order dan Request Order secara terkomputerisasi untuk mempercepat proses permintaan dan pembelian barang serta meminimalisir kesalahan pencatatan. 3. Pada proses bisnis yang berjalan, setiap ada peneriman barang dari pemasok masih di terima oleh bagian penjualan kemudian di teruskan kepada bagian gudang dan belum ada sistem yang terintegrasi dan terkomputerisasi seperti dokumen yang menyatakan penerimaan barang dengan status baik atau buruk sesuai kondisi pemesanan barang dimana setiap penerimaan barang di tangani oleh bagian penjualan dengan menerima faktur dan Delivery Order dari pemasok sehingga proses pencatatan penerimaan barang belum terkomputerisasi yaitu melalui surat berita acara. pemindahan alur penerimaan barang menjadi satu ke bagian pembelian yang bertujuan untuk mengontrol penerimaan barang dengan menyamakan dokumen penerimaan dengan purchase order serta mencegah bagian penjualan untuk memanipulasi harga pembelian barang dimana setiap aktivitas pembelian harus di lakukan oleh bagian pembelian dan melakukan perancangan aplikasi bukti penerimaan barang yang dapat digunakan oleh bagian pembelian.
321 4. Pada proses bisnis yang berjalan system pembayaran masih terpisah antara kas kecil dan kas besar menggunakan Bukti Kas Keluar atau Bukti Bank Keluar, belum ada sistem terintegrasi secara terkomputerisasi dalam dokumen pembayaran nya dimana setiap selesai pembayaran tagihan atau pembayaran hutang kepada pemasok masih memakai dokumen terpisah yaitu Bukti Kas Keluar atau Bukti Bank Keluar serta dokumen tersebut masih dibuat menggunakan aplikasi Microsoft Excel 2007. perancangan dokumen baru dengan menyatukan dokumen Bukti Kas Keluar atau Bukti Bank Keluar menjadi hanya satu form saja yaitu form BPK (Bukti Pengeluaran Kas) dan memindahkan proses pembuatan BPK dan aktivitas pembayaran oleh bagian keuangan yang di harapkan agar proses nya terancang dengan baik, mengurangi dokumen yang tidak perlu seperti Bukti Kas Keluar dan Bukti Bank Keluar agar terancang menjadi satu bagian aktivitas pembayaran sesuai kebutuhan perusahaan serta mencegah manipulasi jumlah pembayaran tagihan karena nominal penagihan sudah terakumulasi dengan jumlah seharus nya dan mencegah penumpukan dokumen pembayaran. Untuk proses pembayaran tetap menggunakan cek/giro atau transfer ke rekening kepada bank pemasok. 5. Pada proses bisnis yang berjalan, seringkali waktu pembayaran hutang jatuh tempo nya tidak tepat waktu dan tidak sesuai dengan ketentuan dengan tempo yang telah di sepakati dimana seringkali bagian keuangan melakukan pembayaran hutang yang terjadi melewati batas tanggal jatuh tempo pembayaran (biasa nya H +5) dan selama ini sering terjadi keterlambatan pembayaran hutang dan ketika mendekati atau seringkali setelah tanggal jatuh tempo pemasok melakukan penagihan kepada bagian keuangan karena bagian keuangan tidak mendapatkan faktur secara langsung dari pemasok serta belum ada status notifikasi pembayaran hutang, tidak ada permintaan bukti pelunasan hutang dari pemasok sehingga terkadang hutang yang sudah terlunasi masih tertagih beberapa kali.
322 perbaikan prosedur yaitu bagian pembelian menghubungi pemasok untuk segera mengirimkan invoice kepada bagian keuangan agar tidak terjadi keterlambatan pembayaran, dan membuat prosedur dimana setelah bagian pembelian menghubungi pemasok maka pemasok di haruskan langsung mengirim invoice kepada bagian keuangan agar tidak terjadi keterlambatan pembayaran hutang dimana bagian keuangan menerima invoice secara langsung dari pemasok dan bagian keuangan harus segera melakukan pembayaran hutang serta membuat prosedur meminta bukti pelunasan pembayaran kepada pemasok dan secara otomatis sistem mengubah status hutang jika sudah terlunasi untuk mencegah pemanipulasian status hutang dan merancang aplikasi reminder hutang kepada bagian keuangan sebagai pengingat dalam waktu 7 hari sebelum jatuh tempo pembayaran.. 6. Terkait masalah persediaan, belum ada nya kebijakan persediaan minimum dan sering terjadi out of stock. Proses stock opname masih menggunakan pencatatan dan belum terintegrasi dengan sistem terkomputerisasi yaitu menggunakan pencatatan kartu stok yang dilakukan selama 6 bulan sekali dan sering tidak pernah di lakukan stock opname barang dimana seringkali dalam sistem persediaan belum ada penetapan aturan minimum berapa barang yang harus di pesan kembali dimana masih memakai perkiraan jumlah barang yang tersedia dari bagian terkait, dan seringkali stock untuk dijual tidak tersedia atau out of stock kemudian dalam melakukan proses stock opname masih belum terkomputerisasi dimana masih menggunakan sistem pencatatan kartu stok dan terkadang tidak ada aktivitas stock opname dalam waktu tertentu. perancangan database barang dan menambah jumlah ROP berdasarkan kebijakan minimum persediaan sehingga persediaan barang dapat tersedia sesuai dengan jumlah kapasitas persediaan di gudang dan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan apabila persediaan telah mencapai batas ROP yang telah ditentukan untuk setiap barang serta merancang prosedur dan aplikasi
323 stock opname untuk mempercepat proses pemeriksaan barang secara berkala sehingga tidak ada lead time atau keterlambatan waktu pemeriksaan, dan data barang pada aplikasi stock opname sudah terintegrasi dengan master barang serta tidak ada lagi perbedaan jumlah selisih barang yang di sebabkan kesalahan pencatatan. 7. Proses pencatatan pengeluaran barang masih belum terkomputerisasi dengan integrasi sistem yaitu memakai surat berita acara, banyak nya dokumen fisik yang menumpuk ketika pengeluaran barang dimana seringkali bagian gudang mencatat barang keluar melalui pencatatan surat berita acara sehingga menghambat proses pengeluaran barang serta memperlama proses pencatatan karena banyak nya dokumen fisik yang belum terkomputerisasi dan terkadang setiap barang yang keluar gudang untuk penjualan lolos inspeksi sehingga kualitas barang yang di kirim menjadi kurang baik. perancangan aplikasi bukti pengeluaran barang untuk mengetahui data barang yang dijual dan jumlah barang keluar ketika ada penjualan barang ke pelanggan serta mencegah ada nya barang yang tidak tercatat karena semua proses sudah melalui sistem database jadi barang yang keluar dapat tercatat dan ter-record dengan baik serta mempercepat kinerja proses pengeluaran barang.
324 5.2 Saran Setelah membuat kesimpulan berdasarkan masalah dan rekomendasi perbaikan sistem dan proses bisnis, maka terdapat beberapa saran yang di usulkan kepada PT Tuffiadi Semesta untuk memaksimalkan kinerja sistem yang berhubungan dengan siklus pembelian, hutang dan pengeluaran kas yaitu sebagai berikut: 1. PT Tuffiadi Semesta perlu melakukan maintenance dan perawatan rutin sistem yang sudah terkomputerisasi untuk mencegah kerusakan data, ketidakstabilan server database yang di timbulkan dari kurang nya perawatan berkala. 2. PT Tuffiadi Semesta perlu melakukan evaluasi berkala terhadap kinerja sistem yang berkaitan dengan prosedur pembelian, hutang dan pengeluaran kas. 3. Untuk mencegah kehilangan data, menjaga kualitas data serta keamanan data secara berkala PT Tuffiadi Semesta harus melakukan back up database. 4. PT Tuffiadi Semesta diharapkan untuk melakukan pelatihan terhadap karyawan sebelum menggunakan sistem, agar setiap karyawan memiliki pemahaman serta kemampuan yang baik terhadap pengolahan data dan infoemasi yang dihasilkan.