ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS KREDIT PINJAMAN PADA KOPERASI PT. PLN PERSERO P3B JAWA-BALI Erbet Markus Simeon, Yohannes Kurniawan, Hery Gunawan Jl. PLN No 34 RT 12/03 Depok Cinere Gandul 16512, 08567921762, erbetm@gmail.com Abstrak Tujuan penelitian ialah Menganalisis siklus kredit pinjaman anggota yang sedang berjalan, mengidentifikasi dan menganalisis kebutuhan informasi yang diperlukan sehingga dapat memenuhi kebutuhan penggunanya, membantu mengatasi masalah yang terjadi di dalam siklus kredit pinjaman anggota agar dapat meningkatkan kinerja koperasi, dan merancang sistem informasi akuntansi siklus kredit pinjaman anggota yang diharapkan dapat mengatasi masalah masalah yang terjadi pada koperasi.. Metodologi penelitian yang digunakan adalah metode pengumpulan data dengan melakukan studi kepustakaan dan studi lapangan dengan cara melakukan wawancara dan dokumentasi lalu untuk metode analisis dan perancangan yang digunakan adalah analisis dan perancangan berbasis objek (Object Oriented Analysis and Design/OOAD), dan metode perancangan yang digunakan dibagi menjadi tiga bagian yaitu inception, elaboration dan construction. Hasil yang dicapai adalah koperasi memahami kebutuhan informasi yang diperlukan sehingga dapat memenuhi kebutuhan penggunanya terutama dalam transaksi pinjaman anggota, memahami cara mengatasi masalah yang terjadi agar dapat meningkatkan kinerja koperasi yang terintegritas dengan baik, serta menghasilkan suatu rancangan sistem informasi akuntansi yang diharapkan dapat mengatasi masalah didalam koperasi. Simpulan yang didapatkan adalah sistem informasi akuntansi yang terintegritas dengan siklus kredit pinjaman dan simpanan sehingga dapat meningkatkan kinerja koperasi menjadi lebih cepat, serta menjamin keakuratan data dalam pembuatan laporan yang dapat menjamin kualitas informasi yang tersaji. (EMS) Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Object Oriented Analysis and Design, Kredit Pinjaman, Deposito, Koperasi
Abstract The purpose of the study is to analyze the credit cycle loans member who is running, identify and analyze the needs of the necessary information so as to meet the needs of its users, help troubleshoot problems that occur in the credit cycle loans in order to improve the performance of members of the cooperative, and accounting information systems design cycle loan members are expected to tackle the problem - a problem that occurs in cooperative.. the research methodology used is the method of collecting data by conducting library research and field study by interviewing and documentation and to methods of analysis and design that is used is the analysis and design of object-based (object Oriented Analysis and Design / OOAD), and a design method that is used is divided into three parts: inception, elaboration and construction. The results achieved are cooperative information necessary to understand the requirements so as to meet the needs of its users, especially in a loan transaction members, understand how to troubleshoot problems that occur in order to improve the performance of the integrated cooperative properly, and to produce a design of accounting information systems are expected to tackle the problem within the cooperatives. Conclusion obtained is that the integrated system of accounting information with the credit cycle loans and deposits so as to improve the performance of the cooperative to be faster, and to ensure data accuracy in making statements that can guarantee the quality of the information presented. (EMS) Keywords: Accounting Information System, Object Oriented Analysis and Design, Cycle Loan, Deposits, Cooperative PENDAHULUAN Pada zaman sekarang ini, terjadi krisis ekonomi global yang hampir terjadi di berbagai belahan dunia, termasuk Indonesia. Salah satu penyebab terjadinya krisis ekonomi global yang terjadi adalah warga negara mengalami kesulitan dalam mendapatkan pekerjaan sehingga terjadi banyak pengangguran dimana-mana. Hal ini juga berpengaruh terhadap kondisi perekonomian warga sehingga ada beberapa warga yang kurang menerima penghidupan yang layak serta kurangnya kesejahteraan hidup yang dialami oleh mereka. Pemerintah pun berupaya untuk meminimalisir tingkat krisis ekonomi yang terjadi di Indonesia. Salah satu bentuk upaya pemerintah adalah dengan menggalakkan usaha perkoperasian sesuai dengan UU no. 25 tahun 1992. Koperasi adalah badan usaha yang bertujuan untuk mengembangkan potensi ekonomi dan kesejahteraan anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya. Hal ini dapat menjadi salah satu jawaban bagi keresahan kondisi ekonomi masyarakat, sebab koperasi bertujuan untuk membantu meningkatkan kesejahteraan masyarakat terutama yang menjadi anggota koperasi serta masyarakat pada umumnya. Sejak pertama kali didirikan koperasi telah memfokuskan dalam bidang usaha simpan pinjam, dimana hasil dari simpanan para anggota koperasi dapat dipinjamkan kembali kepada para anggotanya. Selain sebagai media untuk simpan pinjam pegawai, koperasi juga memiliki usaha perdagangan untuk para anggota dan umum sebagai tambahan pendapatan yang dikelola agar dapat memberikan keuntungan tambahan bagi kesejahteraan koperasi dan anggotanya. Dalam menjalankan kegiatan koperasi diperlukan suatu sistem informasi untuk mendukung kelancaran kegiatan operasional koperasi, sehingga semua transaksi yang terjadi dapat berjalan secara lancar serta terkomputerisasi. Seperti dikatakan oleh Jones (2000) bahwa governing boards that understand and can monitor the revenue cycle hold an important key to organizational success. Oleh karena itu Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa Bali membuat suatu sistem informasi akuntansi pendapatan untuk mendukung kegiatan perkoperasian, dimulai dari proses permohonan menjadi anggota, prosedur permohonan pembukaan simpanan, prosedur setoran simpanan, prosedur penarikan simpanan, prosedur permohonan kredit pinjaman, prosedur penambahan nilai kredit pinjaman, prosedur pembayaran angsuran pinjaman, dan prosedur pelunasan pinjaman. Semua proses transaksi yang terjadi di dalam koperasi dapat di input dan di proses melalui sistem informasi ini.
Secara umum, sistem koperasi sudah berjalan dengan baik, akan tetapi terdapat beberapa kendala yang masih menjadi hambatan di dalam sistem tersebut. Salah satu kendalanya adalah belum beroperasinya menu pinjaman di dalam sistem koperasi secara optimal, yang mana user harus melakukan proses manual dalam melakukan pemrosesan permohonan kredit anggota terlebih dahulu kemudian apabila telah disetujui barulah user melakukan input ke dalam sistem tersebut. Sehingga dalam hal ini sistem koperasi dianggap masih belum optimal dalam menjalankan kinerjanya. Selain itu, di dalam mengoperasian sistem koperasi, koperasi juga masih menggunakan aplikasi Microsoft Excel untuk melakukan proses analisa kredit bagi anggota yang akan melakukan permohonan kredit serta belum terintegrasinya sistem analisa kredit tersebut dengan menu pinjaman di dalam sistem koperasi. Hal ini turut menjadi kendala bagi koperasi sebab koperasi harus membutuhkan waktu yang cukup lama untuk memproses permohonan kredit para anggota koperasi serta para anggota koperasi juga harus menunggu beberapa waktu untuk mengetahui pengajuan permohonan kredit mereka disetujui atau tidak sehingga proses operasional koperasi khususnya dalam pemrosesan kredit anggota berjalan kurang efisien. Sebaiknya koperasi membuat suatu sistem informasi akuntansi siklus kredit pinjaman untuk menangani transaksi transaksi permohonan kredit pinjaman para anggota secara terkomputerisasi agar dapat tercipta efisiensi waktu dalam pemrosesan kredit anggota koperasi. Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa Bali berusaha untuk menjalankan fungsinya dengan baik melalui pembuatan suatu aplikasi sistem informasi sistem koperasi serta aplikasi sistem informasi akuntansi koperasi. Akan tetapi beberapa fungsi di dalam aplikasi tersebut masih belum berjalan secara optimal dan belum terintegrasi dengan baik terutama di dalam siklus kredit pinjaman para anggota koperasi, sehingga diambil judul skripsi yaitu Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Siklus Kredit Pinjaman pada Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa - Bali. METODE PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan untuk mengumpulkan data penelitian ini meliputi : 1. Metode Pengumpulan dan Analisis Data i. Studi Kepustakaan Literatur (Library Research) Penulis menggunakan beberapa buku sebagai sumber untuk referensi yang mendukung keperluan penelitian. ii. Studi Lapangan (Field Research) Dalam studi lapangan dilakukan peninjauan secara langsung ke perusahaan dengan beberapa metode diantaranya : a. Wawancara (Interview) Dilakukan dengan melakukan tanya jawab langsung kepada Manajer Umumm koperasi yaitu Sambudi dan karyawan koperasi yaitu Sari dan bertanggung jawab dalam proses pendapatan pada koperasi b. Dokumentasi (Documentation) Dilakukan dengan penelusuran bukti-bukti atau dokumen-dokumen yang dimiliki dan digunakan perusahaan terkait dengan aktivitas koperasi. 2. Metode Analisis dan Perancangan Dalam melakukan analisis metode yang digunakan adalah Object Oriented Analysis and Design (OOAD) berdasarkan pendekatan Satzinger (tahun 2009). Terdapat fase fase sebagai berikut: 1. Inception Pada fase ini menjelaskan bagaimana menganalisa ruang lingkup dari proyek dengan menetapkan use case untuk setiap aktivitas 2. Elaboration Fase ini berfokus pada beberapa pengulangan yang mengambil bagian dari sistem dan mendefinisikan persyaratan, mendesain solusi, dan mengimplementasi solusi tersebut 3. Construction Pada fase ini, analis sistem membangun sistem baru dengan menggunakan pengulangan tambahan yang termasuk mendesain, mengimplementasi, dan menguji sistem baru. HASIL DAN PEMBAHASAN Pada tugas akhir yang angkat membahas tentang Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Siklus kredit Pinjaman Pada Koperasi PT. PLN PERSERO P3B Jawa - Bali. Berikut adalah bahasan dan hasil dari ruang lingkup yang saya bahas di tugas akhir saya,
No Masalah Solusi 1 Apabila Admin yang berhalangan datang, form pendaftaran Anggota baru, permohonan pinjaman tidak dapat langsung diproses. 2 Kesalahan dalam perhitungan jumlah tagihan pembayaran angsuran oleh Admin karena masih menggunakan sistem manual. Dibuatnya suatu Sistem Informasi Akuntansi yang memungkin karyawan lain yang telah diberi wewenang untuk menggantikan peran Admin yang berhalangan hadir. Koperasi harus menggunakan sebuah Sistem Informasi Akuntansi yang telah terkomputerisasi yang dapat menjamin keakuratan data. 3 Keterlambatan penagihan iuran wajib dan pembayaran angsuran oleh admin. 4 Adanya kemungkinan manipulasi data yang dilakukan oleh Admin. 5 Kesalahan pencatatan data sehingga laporan yang kurang akurat dan tidak tepat waktu. Menerapkan sebuah Sistem Informasi Akuntansi yang dapat mengeluarkan notifikasi secara otomatis pada saat periode penagihan. Menerapkan sebuah Sistem Informasi Akuntansi yang telah terkomputerisasi dimana terdapat database yang apabila terjadi perubahan data harus melalui persetujuan manager. Koperasi harus menggunakan sebuah Sistem Informasi Akuntansi yang telah terkomputerisasi yang dapat menjamin keakuratan data. Ditambah dengan adanya sistem yang telah terkomputerisasi dapat membantu pembuatan laporan menjadi lebih cepat.
Gambar 1 Form Login Pada masalah no 1 diatas, maka dibuatkan lah form login yang dapat memungkinkan Manajer Simpan Pinjam atau orang berwenang lainnya untuk menggantikan peran Admin yang berhalangan hadir dan dapat mengetahui siapa pegawai yang menggantikan perannya berdasarkan NIP nya. Gamber 2 Form Tagihan Pembayaran Pada masalah no 2, maka dibuatkan lah form untuk melakukan tagihan pembayaran terhadap anggota koperasi. Dimana dalam form ini tagihan sudah berdasarkan tanggal yang ingin dicari dan jumlah tagihan sesuai databse koperasi. sehingga kesalahan tagihan dapat ditanggulangi.
Gambar 3 Form Notifikasi Tagihan Pada masalah no 3 terdapat masalah dalam keterlambatan penagihan, maka dibuatkan suatu form yang akan muncul sebua form notifikasi ketika Admin atau pihak berwenang yang mengakses aplikasi simpan pinjam. Form ini akan berisi sebuah Notifikasi tagihan pembayaran terhadap anggota koperasi sesuai dengan tanggal tersebut. Admin dapat memproses langsung dengan menekan tombol Proses dan akan langsung masuk kedalam form Tagihan Pembayaran. Gambar 4 Form penarikan Simpanan
Gamber 5 Form Simpanan Sukarela Gambar 6 Form Hasil Permohonan Pinjaman
Pada permasalah no 4, gambar 4, 5 dan 6 ini adalah contoh beberapa form yang dapat menanggulangi manipulasi data, karena dalam form ini angka angka tidak dapat dimanipulasi dan terdapat bukti cetak yang dapat diprint dan diberikan terhadap anggota koperasi sebagai bill of control. Sehingga dengan bukti cetak tersebut dapat memberitahukan informasi yang dibutuhkan. Gambar 7 Form Laporan Simpanan Wajib
Gambar 8 Hasil Cetak Laporan Simpanan Wajib Pada permasalahan no 5, maka dibuatkan form cetak laporan simpanan wajib dan hasil cetaknya. Sehingga dapat membuat pembuatan cetak laporan menjadi lebih cepat dari sebelumnya yang sampai membutuhkan bisa sampai 1 bulan dalam pembuatan laporan yang dilakukan oleh Admin koperasi. Data base pembuatan laporan berhubungan langsung dengan class simpanan wajib sehingga data yang dibutuhkan sesuai dengan database simpanan wajib. I. Simpulan SIMPULAN DAN SARAN Setelah dilakukan analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi pada siklus kredit simpan pinjam pada Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa Bali, maka dapat diperoleh simpulan sebagai berikut: 1. Terkait dengan masalah bila Admin yang berhalangan datang, maka form pendaftaran Anggota baru, permohonan pinjaman tidak dapat langsung diproses. Hal ini dapat mengganggu proses bisnis koperasi dan mengganggu transaksi penting yang terdapat dalam koperasi. Oleh karena itu perlu dibuatkan nya suatu Sistem Informasi Akuntansi yang memungkin karyawan lain yang telah diberi wewenang untuk menggantikan peran admin yang berhalangan hadir sehingga tidak mengganggu proses bisnis koperasi dalam mendapatkan pemasukan dari pendaftaran anggota baru, simpanan wajib, simpanan sukarela, maupun penagihan angsuran. 2. Terdapat adanya kesalahan dalam perhitungan jumlah tagihan pembayaran angsuran oleh admin koperasi karena masih menggunakan perhitungan manual, sehingga koperasi harus menggunakan sebuah sistem informasi akuntansi yang telah terkomputerisasi yang dapat
menjamin keakuratan data. Sehingga hal tersebut tidak menimbulkan kerugian bagi koperasi maupun anggota koperasi. 3. Adanya masalah berupa keterlambatan penagihan simpanan wajib maupun pembayaran angsuran terhadap anggota koperasi yang dilakukan pihak koperasi. Dimana hal ini sangat merugikan bagi koperasi yang berakibat tidak adanya pemasukan bagi koperasi. Oleh karena itu sangat penting dibuatkannya sebuah sistem informasi yang dapat mengeluarkan notifikasi secara otomatis pada saat periode penagihan dan pada akhirnya tidak adanya kasus terlewatkannya periode penagihan terhadap anggota koperasi. 4. Dalam kegiatan proses bisnis yang terjadi dalam koperasi sangat memungkinkan adanya data yang dapat dimanipulasi karena hampir setiap proses bisnis melalui admin koperasi. Berdasarkan masalah tersebut sangan penting dibangunnya sebuah sistem informasi akuntansi yang telah terkomputerisasi dimana terdapat databse yang apabila terjadi perubahan data harus melalui persetujuan Manajer Simpan Pinjam. 5. Didalam proses bisnis koperasi sehari hari sering terjadinya kesalahan pencatatan data, karena masih adanya melakukan entry data masih secara manual. Sehingga hal tersebut dapat mempengaruhi keakuratan data. Terutama dalam pembuatan laporan yang bias membuat informasi yang tersaji menjadi tidak bisa dipercaya. Oleh karena itu, koperasi sangat diusulkan menggunakan sistem informasi akuntansi yang sudah terkomputerisasi yang dapat menjamin keakuratan data yang berdampak meningkatkan keakuratan dalam pembuatan laporan dan proses pembuatan laporan menjadi lebih cepat dibandingkan sebelumnya. II. Saran Berdasarkan analisa dan perancangan sistem yang telah dilakukan terhadap sistem informasi akuntansi koperasi simpan pinjam, terdapat saran yang dapat diberikan kepada penulis yang selanjutnya untuk memaksimalkan kinerja dari sistem yang akan dibangun: Membuat suatu fitur seperti perincian perhitungan SHU secara detail agar dapat memberikan informasi kepada anggota koperasi mengenai besarnya jumlah SHU yang akan didapat oleh anggota koperasi bila melakukan simpanan pokok, simpanan wajib, simpanan sukarela, maupun melakukan pinjaman terhadap koperasi. Dan juga menjadi lebih terbuka terhadap anggota koperasi dalam perhitungan SHU yang dilakukan oleh koperasi. Berdasarkan analisa dan perancangan sistem yang telah dilakukan terhadap sistem informasi akuntansi koperasi simpan pinjam, terdapat saran yang dapat diberikan kepada koperasi yang selanjutnya untuk memaksimalkan kinerja dari sistem yang akan dibangun : 1. Melakukan pelatihan kepada para petugas dalam menggunakan sistem informasi koperasi simpan pinjam agar sistem yang diterapkan dapat berjalan dengan lancar dan berfungsi secara maksimal; 2. Melakukan maintenance sistem secara berkala untuk menghindari apabila terjadi kerusakan ataupun kehilangan data, selain itu tidak memberikan dampak yang cukup besar bagi koperasi nantinya; 3. Melakukan back-up data untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diingikan seperti data corrupt atau pun data hilang secara tiba-tiba; 4. Menggunakan fiture-fiture di dalam sistem secara tepat guna, dan sesuai dengan kebutuhan, hal ini untuk menjaga keamanan data dan privasi data dari para penggunanya serta menghindari adanya penyalahgunaan wewenang yang dimiliki pengguna terhadap sistem; 5. Pengguna sistem diharapkan dapat saling bekerjasama dengan sistem secara baik, agar sistem dapat bekerja lebih optimal dan sesuai dengan harapan bersama; 6. Mengevaluasi sistem secara berkala untuk mengetahui apakah segala kebutuhan dari para penggguna sudah terjawab dengan adanya sistem ini, atau sistem ini membutuhkan pengembangan guna kebutuhan di masa depan.
REFERENSI Gelinas, Ulric J., Jr., Sutton, Steve., Hunton, & Janes E. (2005). Accounting Information System (6 th Ed.). Canada: South Western. Gondodiyoto, Sanyoto dan Hendarti, Henny. (2006). Audit Sistem Informasi. Jakarta : Mitra Wacana Media. Hartadi, Arief Dwi; Juwita, Oktalia. (2013). EVALUASI EFEKTIFITAS PENILAIAN KINERJA APLIKASI DSS. Information Systems Department, School of Information Systems, Binus University. Hussein, Ramlah, & Nor, S.A.K. (2007). The Impact of Technological Factors on Information Systems Success in The Electronic Goverment Context. Business Process Management Journal, Vol. 13 (5), pg. 613-627, 16pgs. Jones, J. D. (2004). Board Oversight of the Revenue Cycle: Tools for New Levels of Performance. 8-15. Keiso, Donald E., Weygandt, Jerry J., Warfield, & Terry D. (2007). Intermediate Accounting (12 th Ed.). United States : Wiley. Ladjamudhin, bin Al-Bahra. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Graha Ilmu. Ralona. (2006). Kamus Istilah Ekonomi Populer. Jakarta: Niaga Swadaya. Rama, Dasaratha V. dan Jones, Frederick L. (2006). Accounting Information Systems. Canada : South-Western College Publishing. Ravichandran, T., Yu, L., Shu, H., & Iftekhar, H. (2009). Diversification and Firm Performance : Exploring The Moderating Effects of Information Technology Spending. Journal of Management Information Systems, Vol. 25 (4), pg. 205-240, 37pgs. Rivai, Veithzal, & Andria, P.V. (2006). Credit Management Handbook. Jakarta : Raja Grafindo Persada Romney, Marshall B. dan Steinbart, P.J. (2006). Accounting information system, (10 th Ed.). New Jersey : Prentice Hall. Satzinger, Jackson, & Burd. (2009). System Analysis & Design In A Changing World 5th Edition. Boston: Cengage Learning. So, Young Sohn, & Hyejin, J. (2010). Competing Risk Model for Technology Credit Fund for Small and Medium Sized Enterprises. Journal of Small Business Management, Vol. 48 (3), pg. 378-394, 18pgs. Personal Information Name : Erbet Markus Simeon Gender : Male Birth date : Jakarta, 30 Desember 1991 RIWAYAT HIDUP Education October 2013 February 2014 Pajak Brevet AB+e-SPT Depok, Indonesia