BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT. SURYAPRABHA JATISATYA merupakan suatu perusahaan swasta yang berlokasi di Jakarta, Indonesia. PT. SURYAPRABHA JATISATYA bergerak dalam bidang pendistribusian produk-produk lokal. Produk yang dijual meliputi berbagai macam alat bahan bangunan seperti: obat anti-rayap, keramik, pipa, cat, semen, waterproofing, saniter dan perlengkapan lainnya. Pada awalnya perusahaan didirikan oleh Bapak Johanes dengan bentuk Usaha Dagang pada tahun 1995 di jalan Tanjung Duren Raya, Jakarta, yang bergerak dibidang penjualan anti-rayap merek Bayer. Sejalan dengan berkembangnya usaha, maka pada tahun 1998 perusahaan berpindah lokasi ke Jalan Kemanggisan Raya, Jakarta, diiringi dengan penambahan produk yang di jual. Pada tahun yang sama perusahaan membuka cabang di Semarang, 2 tahun kemudian, yaitu pada tahun 2000, perusahaan menbuka cabang ke-2 di Bandung. 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi dari Perusahaan adalah menjadi salah satu perusahaan distribusi peralatan bangunan yang besar dan terpercaya di Indonesia. Misi : 1. Meningkatkan kualitas pelayanan guna tercapinya kepuasan pelanggan 39
40 2. Meningkatkan kinerja dari setiap karyawan 3. Memperluas segmen pasar ke seluruh Indonesia 3.1.3 Struktur Organisasi Struktur organisasi perusahaan PT. SURYAPRABHA JATISATYA dapat digambarkan dengan diagram dibawah ini:
Komisaris Direktur Sekretariat Manajer Akuntansi Manajer Penjualan Manajer Keuangan Manajer Gudang Manajer Personalia Bagian Piutang Bagian Penjualan Bagian Kasir Bagian Suku Cadang Bagian Rekruit Bagian jurnal Umum Bagian Pembelian Bagian Administrasi Bagian Mesin Bagian Pelatihan Bagian Hutang Bagian Pengiriman Bagian Penggajian Gambar 3.1Struktur Organisasi PT.SURYAPRABHA JATISATYA 41
42 3.1.4 Tugas, Tanggung jawab dan Wewenang A. Komisaris 1. Bertanggungjawab dan berwenang mengawasi pengelolaan perseroan yang dilakukan oleh Direksi dan memberikan nasehat kepada Direksi 2. Melakukan pengawasan pelaksanaan tugas-tugas eksekutif yang dilakukan oleh tiap-tiap Direksi 3. Melakukan keputusan pemberian nasehat secara kolektif 4. Mendorong terlaksananya implementasi good corporate governance B. Direktur 1. Menjalankan tugas kepengurusan perseroan dan tetap menghormati kepentingan seluruh pihak terkait dengan aktivitas perseroan 2. Mengembangkan sistem pengendalian internal dan sistem manajemen risiko secara terstruktur dan komprehensif 3. Bertanggungjawab untuk mengembangkan strategi dan menjamin keberhasilan pelaksanaan rencana-rencana dalam upaya mencapai sasaran dan tujuan Perseroan 4. Mempunyai arah, sasaran dan kinerja yang terukur yang harus direalisasikan dalam masa tugasnya untuk pencapaian sasaran dan tujuan Perseroan 5. Memastikan kegiatan seluruh operasional sesuai dengan jadwalnya 6. Mengatur, mengorganisasi dan mengendalikan kegiatan seluruh operasional 7. Memberikan product knowlegde untuk pihak pihak yang membutuhkan 8. Mengarahkan dan mengawasi seluruh kegiatan perusahaan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan
43 9. Membuat analisa penyebab kegagalan seluruh proses dan melakukan pengembangan proses agar sesuai visi dan misi perusahaan C. Sekretariat 1. Memelihara kelancaran dan ketertiban pelaksanaan ketata usahaan perseroan serta melaksanakan tertib administrasi ketatausahaan 2. Melaksanakan laporan realisasi anggaran keuangan sekretariat 3. Melaksanakan tertib adminitrasi penerimaan pegawai, penggajian, kesejahteraan dan penghargaan 4. Menerima laporan pelaksanaan penerimaan dan pengeluaran dari unit-unit operasional baik harian maupun bulanan, berikut pengarsipannya 5. Penerimaan surat masuk dan pengiriman surat keluar dan dokumen-dokumen D. Manajer Akuntansi 1. Membuat dan memberikan laporan keuangan setiap bulan 2. Mencatat pamasukan dan pengeluaran perusahaan 3. Mencatat hutang dan piutang perusahaan 4. Memberi laporan kepada direktur utama tentang aset-aset perusahaan 6. Melakukan koordinasi dengan bagian-bagian yang terkait 7. Membina hubungan baik dengan kreditur, kantor pajak E. Manajer Penjualan 1. Mengatur dan mengawasi staf-staf sales yang bekerja pada perusahaan 2. Menbantu mengkoordinasi jumlah pembelian dari staf sales 3. Memelihara hubungan dengan customer yang ada 4. Mengatur wilayah pembagian para sales 5. Membuat perencanaan dan mencapai target penjualan
44 6. Memonitor tugas-tugas yang di berikan kepada staf sales F. Manajer Keuangan 1. Merencanakan, mengoperasikan, memotivasi, mengkoordinasi dan mengendalikan kegiatan-kegiatan penerimaan dan pengeluaran serta menjaga pencatatan keuangan secara menyeluruh 2. Bertanggungjawab atas keakuratan data yang berhubungan dengan penagihan, pembayaran baik kas maupun bank 3. Membantu mengawasi kelancaran perkerjaan bagian akuntansi, ketepatan memberikan pelaporan, membantu membuat laporan keuangan 4. Melakukan koordinasi dengan bagian-bagian yang terkait 5. Membina hubungan dengan kreditur, instansi pemerintah dan kantor pajak 6. Mengatur, mengorganisasi dan mengendalikan kegiatan personil 7. Mengendalikan operasional perusahaan dari segi financial 8. Memeriksa dan memutuskan menolak atau menyetujui semua transaksi. Pengajuan penerimaan maupun pengeluaran melalui kas dan bank 9. Membuat Rencana Penerimaan & Pengeluaran kas dan bank 10. Memeriksa dan menganalisa Real Cash Flow 11. Memantau penggunaan dana kredit bank, mengingatkan tanggal jatuh tempo kredit bank pada atasan langsung, menyiapkan dokumen yang diperlukan serta mengurus penyelesaian penambahan/perubahan atau perpanjangan yang berhubungan dengan fasilitas kredit bank 12. Memeriksa dan menandatangani invoice, konfirmasi tagihan 13. Mengawasi kelancaran pekerjaan accounting 14. Memeriksa Laporan Keuangan in house tiap bulan
45 16. Memonitor penagihan ke klien dan pembayaran ke supplier G. Manajer Gudang 1. Mengatur seluruh file dan penyimpanan alat-alat yang dibutuhkan agar seluruh kegiatan perdagangan berjalan dengan baik 2. Memonitor dan meng-update staf gudang dalam mengatuk stok barang 3. Memberi laporan stok gudang kepada Sekretariat dan Manajer Penjualan 4. Melakukan koordinasi dengan bagian-bagian terkait H. Manajer Personalia 1. Melakukan seleksi karyawan 2. Melakukan perekrutan karyawan 3. Melakukan training tentang sistem yang ada pada perusahaan kepada karyawan baru yang masuk ke perusahaan 4. Mengatur perhitungan gaji dan upah 5. Membuat laporan gaji dan upah secara periodik kepada Direktur Utama I. Staff 1. Membantu manajer dalam menjalankan tugas dan kewajibannya 2. Memberikan laporan hasil kerja kepada manajer 3.1.5 Prosedur Kerja yang Sedang Berjalan 1. Penjualan Staff distribusi mendapat pesanan dari pelanggan melalui telepon maupun dengan mengirimkan surat PO (Purchase Order). Setelah pesanan dari pelanggan diterima maka staff membuat CO (Costumer Order) sebanyak 2 rangkap, rangkap pertama diberikan kepada bagian accounting, dan rangkap
46 kedua disimpan sebagai file di divisi distribusi. Setelah itu staff distribusi melakukan pengecekan ketersediaan barang di gudang. Jika barang tersedia, maka gudang akan mengirimkan barang pesanan dan mengeluarkan laporan pengeluaran barang yang diserahkan kepada bagian distribusi. Bagian distribusi akan melakukan pengecekan kesesuaian laporan pengeluaran barang dengan CO, jika sesuai maka akan dikeluarkan surat DO (Delivery Order) yang akan digunakan oleh bagian akunting untuk membuat faktur penjualan, dan bagian piutang akan mencatat pada laporan piutang dagang. 2. Pembelian Jika barang pesanan pelanggan tidak terdapat di gudang, maka bagian distribusi akan membuat PO (Purchase Order) untuk membeli barang pada pemasok. PO yang dibuat bagian distribusi akan dipesan ke Pemasok, lalu bagian distribusi akan membuat salinan PO sebanyak 2 rangkap. Rangkap pertama akan diberikan ke bagian akunting dan rangkap kedua akan disimpan bagian distribusi sebagai file. Setelah barang dikirimkan ke gudang PT. SURYAPRABHA JATISATYA maka laporan pengiriman barang yang diterima akan diproses untuk kemudian dicatat sebagai hutang dagang. Setelah itu prosedur penjualan akan dijalankan, yaitu gudang membuat laporan pengeluaran barang kepada bagian distribusi, dan seterusnya.
47 3.1.6 Diagram alir dokumen sistem yang sedang berjalan 1. Prosedur Pembelian Gambar 3.2 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian
48 2. Prosedur Penjualan Gambar 3.3 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan
49 3.2 Identifikasi Kebutuhan Informasi Berdasarkan observasi dan wawancara yang dilakukan pada karyawan perusahaan maka diketahui data dan informasi apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan. Kebutuhan data dapat disebutkan sebagai berikut : 1. Diperlukan data mengenai pelanggan agar lebih mudah mengetahui segala informasi tentang pelanggan. 2. Diperlukan data semua jenis barang yang ada, baik yang tersedia di gudang atau pun tidak, agar lebih mudah mengetahui informasi yang cepat dan akurat mengenai item barang. 3. Diperlukan data mengenai pesanan pelanggan untuk mengetahui barang apa saja yang telah dipesan oleh pelanggan. 4. Diperlukan data mengenai transaksi penjualan yang terjadi untuk memproses faktur, pengiriman barang, serta piutang dagang. 5. Diperlukan data mengenai barang yang dikirim ke pelanggan. 6. Diperlukan data mengenai barang apa saja yang dikembalikan pelanggan serta alasannya untuk mengontrol barang di gudang. 7. Diperlukan data mengenai piutang dagang perusahaan berikut pembayarannya 8. Diperlukan data mengenai hutang dagang perusahaan berikut pembayarannya 3.3 Masalah Yang Dihadapi Berdasarkan hasil analisis wawancara yang dilakukan pada PT. SURYAPRABHA JATISATYA, terdapa beberapa permasalahan yang ada pada perusahaan saat ini, seperti :
50 1. PT. SURYAPRABHA JATISATYA sudah menggunakan sistem penyimpanan yang terkomputerisasi, akan tetapi sistem tersebut masih sangat sederhana dan terdapat banyak fitur fitur yang tidak digunakan. Seperti fitur diskon, harga tinggi, harga sedang, harga rendah. 2. Masih banyak terdapat redundancy data (duplikasi data). 3. Tidak adanya pembagian hak akses kepada para karyawan yang menggunakan sistem basisdata, sehingga keamanan data kurang terjamin. 4. Tidak terdapat tampilan grafik yang memudahkan dalam pemberian informasi pembelian maupun penjualan. 5. User Interface yang kurang menarik. 6. Aplikasi yang ada tidak dapat menggunakan pointer atau mouse. 3.4 Solusi dan Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan yang telah disebutkan di atas, maka akan dibuat suatu perancangan sistem basisdata meggunakan VB dot net. Basisdata yang akan dibuat meliputi: 1. Sistem Pembelian 2. Sistem Penjualan 3. Retur 4. Stok persediaan barang ini dimaksudkan untuk mendukung dan memperbaiki sistem yang sudah ada dalam melakukan transaksi pembelian, penjualan, laporan pembelian, serta laporan penjualan.
51 Dengan adanya program ini, diharapkan dapat membantu mengorganisir data data yang berhubungan dengan transaksi pembelian dan penjualan barang retur maupun stok persediaan barang. Program ini akan bekerja dengan cara meng-update data yang ada setiap kali ada transaksi yang terjadi. Dengan demikian, jumlah persediaan barang yang ada akan sesuai dengan tipe transaksi yang dilakukan. Untuk transaksi pembelian dan penjualan, dengan adanya program ini laporan dapat ditampilkan dalam bentuk grafik dalam periode selama satu bulan. Hal ini diharapkan dapat mengurangi kesalahan yang terjadi pada sistem manual dan mengurangi fitur-fitur yang masih tidak berguna pada sistem sebelumnya.