36 BAB 3 PERUMUSAN OBJEK PENELITIAN 3.1 Latar Belakang Perusahaan Cometa Can berdiri pada tahun 1953 ketika pendiri perusahaan tersebut, Bapak Zainy memulai bisnis jual beli (trading) yang meliputi ekspor dan impor. Pada tahun 1965, salah satu divisi perusahaan tersebut menjadi perintis perdagangan kaleng yang terbesar pada saat itu. Kesuksesan ini menjadi inti dari diversifikasi perusahaan. Maka dari itu, perusahaan pembuatan kaleng PMDN yakni PT. Cometa Can yang terletak di Jl. Telesonik, Desa Pasir Jaya, Tangerang didirikan. Pada awalnya Cometa Can berkonsentrasi dalam produksi berbagai macam kaleng seperti kaleng timah untuk biskuit, cat dan tinta dan sebagainya. Pada era 80-an perusahaan kemudian memperluas produknya dengan memproduksi kaleng timah untuk makanan kalengan seperti sarden, jagung, asparagus, daging kepiting, dan sebagainya. Dalam mencapai dan memelihara posisinya pada puncak industri pembuatan kaleng, perusahaan menekankan pada perbaikan dan peningkatan kualitas dari produknya, peremajaan fasilitas produksi dengan peningkatan kapasitas produksi sejalan dengan pertumbuhan pasar. Sebagai tambahan, PT.Cometa Can secara rutin mengundang ahli-ahli dari luar negeri untuk mengadakan pelatihan bagi teknisi lokal ataupun mengirim teknisi lokal untuk pelatihan di luar negeri untuk meningkatkan pengetahuan mereka dan memperluas keahlian teknik-teknik dalam lithography printing dan
37 pembuatan kaleng. PT.Cometa Can juga bekerja sama dengan industri produksi kaleng dan mesin di luar negeri untuk mencapai tujuan bersama. Sejalan dengan konsep bisnis kerjasama, perusahaan telah membangun unit-unit produksi di berbagai lokasi pelanggan seperti Jakarta, Bandung, dan Riau. Agar lebih dekat dengan pelanggan di berbagai daerah di Indonesia, perusahaan telah membangun beberapa pabrik seperti di Muncar (Jawa Timur), Lampung dan lokasi lainnya yang sedang direncanakan. Seiring dengan adanya dukungan dari pelanggan secara terus-menerus, PT.Cometa Can telah tumbuh menjadi perusahaan pembuatan kaleng yang profesional. Bersama-sama dengan bertambahnya pelanggan, PT.Cometa Can telah menjadi salah satu perusahaan produksi kaleng terbesar di Indonesia. 3.1.1 Visi Visi dari PT.Cometa Can : Menjadi produsen kemasan yang dinamis dan inovatif, dengan keunggulan mutu produk dan pelayanan terbaik, memimpin dan mempengaruhi segmen pasar yang dipilih. 3.1.2 Misi Misi dari PT.Cometa Can : Satu-satunya alasan keberadaan kami adalah pelanggan. Menghasilkan kemasan bermutu sesuai permintaan dan memberikan pelayanan terbaik untuk meningkatkan nilai produk pelanggan. Bekerja dengan prinsip saling menguntungkan bagi pelanggan, karyawan, perusahaan dan mitra kerja lainnya.
38 3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan President Director Director Production Director Commercial Director Finance MR (ISO) Printing Marketing Finance Controller HRD & GA Can Making Sales 1 QA Finance Legal & Govt Logistics Sales 2 Engineering Accounting Pers & GA PPIC Purchasing IT Training & Develop Gambar 3.1 Struktur Organisasi 3.1.4 Tanggung Jawab dan Wewenang Tiap Divisi 3.1.4.1 Bagian HRD 1. Jabatan : Foreman / ADM Asuransi - Pendaftaran peserta Jamsostek, Pelaksana pengurusan administrasi Jamsostek, Claim kecelakaan kerja, memonitor keluar masuk karyawan. - Pendaftaran peserta Asuransi kesehatan sesuai golongan, Pelaksana Pengurusan Administrasi Klaim Askes. - Pengurusan kuitansi pengobatan karyawan, Rekapitulasi klaim pengobatan karyawan. - Laporan peserta Jamsostek, iuran Jamsostek, Laporan Klaim Kecelakaan Kerja, Laporan penggunaan asuransi kesehatan, analisis tingkat persentase kecelakaan kerja, training keselamatan dan kesehatan kecelakaan.
39 2. Foreman / ADM recruitment - Me-record Form permintaan karyawan baru, melaksanakan pembuatan dan iklan lowongan, melakukan proses seleksi surat lamaran, melakukan proses test IQ, melakukan wawancara. - Membuat laporan jumlah karyawan masuk, membuat laporan pelanggaran karyawan, mengevaluasi karyawan baru, mengenai disiplin dan peraturan karyawan. 3. MGR PERS & GA - Memantau pembuatan iklan lowongan, proses seleksi surat lamaran, proses tes, dan melakukan wawancara. - Menerima dan memeriksa laporan bulanan, mengadakan evaluasi kerja, dan hasil yang dicapai dari setiap divisi HRD, memantau seluruh kegiatan pers & GA. - Complaint Note terkait dengan HRD / GA (complaint dari internal mst / user), tanggapan terhadap complaint (waktu). - Memantau pelaksanaan training sesuai jadwal. - Mengkoordinir pelaksanaan penilaian kinerja karyawan, memeriksa laporan hasil penilaian kinerja karyawan. - Memeriksa dan menyetujui laporan Payroll harian dan bulanan - Memantau tingkat kecelakaan kerja dan program Jamsostek berjalan lancar. 4. SPV pers & GA - Memantau pembuatan dan iklan lowongan, mengkoordinir proses seleksi surat lamaran, memantau proses tes, melakukan wawancara.
40 - Membuat laporan bulanan HRD Dept, mengadakan evaluasi kerja dan hasil yang dicapai. - Menyusun formulir penilaian kinerja karyawan, mengkoordinir pelaksanaan penilaian kinerja karyawan, membuat laporan hasil penilaian kinerja karyawan. - Memeriksa dan menyetujui laporan Payroll harian dan bulanan 5. FOREMAN/ADM Payroll - Membuat dan input data absen, lembur, potongan, dan lain-lain untuk Component Payroll harian dan bulanan, administrasi karyawan baru, dan laporan gaji. - Membuat rekapitulasi gaji harian dan bulanan, print out slip gaji harian dan bulanan, mengisi ulang untuk gaji harian ke amplop, membagikan gaji ke karyawan harian. - Administrasi filling, surat lamaran karyawan, buku no surat, surat keterangan, dan lain-lain. 6. FOREMAN/ADM TIME KEEPER - Membuat kartu absensi karyawan harian dan bulanan, membuat laporan absensi karyawan, membuat laporan keluar masuk karyawan harian dan bulanan, membuat rekapitulasi uang shift karyawan, administrasi surat-surat yang berhubungan dengan kehadiran, cuti, ijin, dan lain-lain. - Membuat administrasi cuti tahunan karyawan. 3.1.4.2 Bagian TI 1. Technical Support - Memelihara hardware.
41 - Memelihara server - Mengupgrade hardware. 2. Database Administrator. - Mengatur email - Mengatur aliran data dari database. - Memelihara dan membackup database. 3. Programming - Membuat aplikasi (Add-On) untuk PT.Cometa Can. - Memelihara seluruh aplikasi yang terdapat pada PT. Cometa Can. - Menguji aplikasi-aplikasi tambahan (Add-On). 3.1.4.3 Bagian Finance Bagian finance mempunyai tugas-tugas sebagai berikut : - Pembayaran hutang terhadap pemasok. - Membuat laporan arus kas. - Mengatur arus kas. - Mengatur penggajian karyawan. - Mencatat transaksi penjualan. - Mencatat transaksi pembelian. 3.1.4.4 Bagian Accounting Bagian accounting mempunyai tugas-tugas sebagai berikut : - Membuat laporan bulanan - Mengecek semua utang, piutang dan persediaan barang - Membuat jurnal umum - Menghitung pajak
42 - Membuat neraca, laporan laba rugi dan jurnal-jurnal lainnya 3.1.4.5 Bagian Purchasing Bagian Purchasing memiliki tugas-tugas sebagai berikut : - Membuat purchase order (PO). - Menerima barang dari pemasok. - Mengurus retur pembelian dan retur penjualan. - Mengurus pembelian bahan baku. 3.1.4.6 Bagian ISO Bagian ISO mempunyai tugas-tugas sebagai berikut : - Mengurus standarisasi prosedur proses bisnis. - Mengurus standarisasi produksi. 3.1.4.7 Bagian Quality Assurance (QA) Bagian QA memiliki tugas tugas sebagai berikut : - Mengecek kualitas barang. - Menentukan kualitas barang. - Mengecek barang yang diretur oleh pelanggan. 3.1.4.8 Bagian Engineering 1. Infrastructure - Mengurus infrastruktur PT.Cometa, yaitu : pipa gas, telepon, penerangan, air dan lain-lain. 2. Utility - Pemeliharaan mesin-mesin seperti mesin printing, can making, dan lain- lain. 3. Kendaraan - Memelihara kendaraan seperti forklift, truk, mobil dan lain-lain.
43 3.1.4.9 Bagian Logistik Bagian logistik memiliki tugas-tugas sebagai berikut : - Menyimpan barang material seperti coil. - Menyimpan komponen, seperti tinta, sarung tangan, dan lain-lain. - Menyimpan barang jadi, seperti printed sheet, tutup kaleng, dan lain-lain. - Menyimpan material pendukung, seperti tembaga. 3.1.4.10 Bagian Printing Bagian printing memiliki tugas-tugas sebagai berikut : - Pelapisan (lacquer). - Pewarnaan dasar (coating). - Pewarnaan pada lembaran kaleng. - Membuat film dan desain kaleng. 3.1.4.11 Bagian Can Making 1. Bagian Komponen Bagian komponen ada dua, yaitu : auto lane dan general lane dimana keduanya mempunyai tugas yang sama yaitu membuat komponen tutup atas dan tutup bawah. 2. Bagian Assembling Bagian assembling ada dua, yaitu : auto lane dan general lane dimana keduanya juga mempunyai tugas yang sama yaitu menyusun komponen komponen menjadi kaleng jadi dengan menyambung ketiga komponen (tutup atas, tutup bawah, dan lembaran kaleng). 3.1.4.12 Bagian PPIC Bagian PPIC mempunyai tugas-tugas sebagai berikut :
44 - Merencanakan produksi. - Menghitung sumber daya (bahan baku) produksi yang diperlukan. - Membuat jadwal produksi. 3.1.4.13 Bagian Sales and Marketing Bagian Sales and Marketing mempunyai tugas-tugas sebagai berikut : - Menbuat faktur penjualan - Melakukan penagihan kepada pelanggan - Melakukan penjualan. - Melakukan promosi. - Membuat Sales Order (SO). - Membuat Work Order (WO). - Mengatur administrasi retur penjualan. 3.2 Proses Bisnis Perusahaan Pertama, pelanggan memesan kepada bagian Sales. Setelah itu, bagian sales memberikan Sales Order (SO) ke bagian PPIC dan ke pelanggan. Kemudian bagian PPIC memberikan Work Order (WO) ke bagian produksi (printing) untuk melakukan produksi. Bahan Baku yang dibutuhkan akan diambil dari gudang (bagian logistik) dengan memperlihatkan Work Order (WO). Bagian Logistik akan memberikan barang material ke bagian produksi. Barang material diberikan ke bagian produksi, coil di-lacquer (dilapisi dengan lapisan) terlebih dahulu, kemudian bagian Printing akan mencetak sesuai pesanan, dan lembaran yang sudah pada status ON dipotong-potong menurut ukurannya (cutting). Setelah itu, potongan-potongan hasil cetakan akan diseaming (dijahit). Selanjutnya, bagian QA akan mengambil sample (contoh)
45 secara random untuk menguji kualitasnya. Barang yang telah diproduksi diserahkan ke bagian logistik dan bagian logistik akan mengatur barang untuk dikirim ke pelanggan. Bagian penjualan akan membuat surat jalan dan faktur penjualan lalu dikirim ke pelanggan. Setelah batas waktu pembayaran yang telah disepakati, maka kreditor (penagih pembayaran) akan menagih piutang kepada pelanggan. Pelanggan dapat membayar dengan beberapa cara, antara lain cek, giro dan transfer. Untuk stok bahan baku yang diperlukan tidak tersedia, maka bagian logistik memberitahukan ke bagian purchasing dan bagian purchasing akan mengeluarkan Purchase Order (PO) untuk membeli bahan baku yang dibutuhkan ke pemasok. Barang yang dipesan akan dikirim oleh pemasok dan diterima oleh bagian logistik dan bagian logistik mengeluarkan surat tanda terima (STT). Setelah barang tersedia maka proses produksi berjalan sebagaimana mestinya. Untuk sistem pembelian bahan baku memiliki dua cara dalam pembelian, yaitu : pembelian secara putus dan pembelian secara konsinyasi. Jika pembelian bahan baku menggunakan sistem konsinyasi maka bahan baku yang dibeli digunakan terlebih dahulu dan ketika akhir bulan baru dihitung jumlah pemakaian bahan baku selama sebulan ini. Selanjutnya, pemakaian bahan baku yang telah dihitung itu kemudian dibayar ke pemasok yang terkait. Sedangkan dalam pembelian secara putus maka bahan baku yang telah dipesan kemudian dikirim dan dibayar sesuai dengan jumlah pesanan. Untuk barang retur, pelanggan mengkonfirmasi barang yang ingin diretur ke bagian sales dan bagian sales memberikan barang retur ke bagian QA. Bagian QA akan mengecek atau memeriksa kondisi barang yang diretur apakah layak
$ 46 untuk diretur. Setelah disetujui maka bagian QA akan memberikan barang retur ke bagian logistik. Memesan Barang Retur Sales Order (2) Sales Order (3) Work Order Lembaran Sample Barang Jadi Pelanggan Konfirmasi Retur Sales PPIC (Production Planning) Bagian Printing Bagian Can Making Quality Assurance Faktur Penjualan Surat Retur Bahan Material perlihatkan WO Barang Jadi Barang Retur Giro / Cek Creditor (Penagih Hutang) Bagian Finance $ Purchasing $ Purchase Order Pemasok Bahan Material surat tanda terima Bagian Logistik pemberitahuan barang habis Surat Jalan Barang Jadi Faktur Penjualan Transfer Barang Jadi + Surat Jalan Giro / Cek Pelanggan Truk / Container Gambar 3.2 Proses Bisnis 3.3 Analisis Value Chain Value chain terdiri atas dua kegiatan, yaitu kegiatan utama dan kegiatan penunjang. Pada kegiatan utama digambarkan mulai dari awal pemesanan barang, pemrosesan atau produksi barang, sampai pengiriman barang ke pelanggan. Kegiatan utama terdiri dari : Inbound Logistic : pada aplikasi Platinum terdapat modul pembelian yang menangani pembelian bahan baku, modul inventory control yang menangani barang masuk dan keluar. Operation : pada aplikasi Platinum terdapat modul perencanaan produksi di mana bagian PPIC melakukan merencanakan penjadwalan produksi dan
47 dalam kegiatan ini perusahaan juga mengubah bahan baku menjadi barang jadi (proses produksi), packaging, dan pengecekan kualitas dimana sample (contoh) diambil secara random. Outbound Logistic : kegiatannya mengirim barang yang telah diproduksi ke pelanggan, dalam pengiriman barang diberikan faktur penjualan ke pelanggan sebagai bukti penagihan yang harus dibayar dan diberikan jangka waktu pembayaran. Sales and Marketing : dalam kegiatan ini dilakukan pemasaran produk dan penerimaan pesanan dari pelanggan, penelitian pasar dimana menganalisis kebutuhan pelanggan, dan menganalisis penjualan dimana kegiatan ini meliputi analisis penjualan yang sebelumnya dan perkiraan penjualan yang akan datang. Modul penjualan pada aplikasi Platinum menangani pencatatan transaksi penjualan dan pembuatan faktur penjualan. Service : perusahaan memberikan layanan yang memuaskan untuk pelanggan dimana barang yang rusak dapat diretur dan perusahaan juga memberikan respon terhadap keluhan pelanggan. Sedangkan kegiatan penunjang merupakan hal-hal yang diperlukan untuk mengontrol dan mengembangkan bisnis sehingga dapat memberikan nilai tambah secara tidak langsung bagi bisnis. Kegiatan penunjang terdiri dari : Infrastructure, infrastruktur yang ada dalam perusahaan, yaitu : - Memiliki mesin-mesin yang handal. - Sistem informasi yang terintegrasi. - Gedung untuk proses produksi seperti pabrik.
48 - Hardware dan software yang menunjang. - Fasilitas seperti AC - Peralatan dan perlengkapan seperti meja, kursi, kertas, tinta dan lain-lain. Human Resource Management menggunakan Human Resource Management System yang membantu menangani : - Perekrutan karyawan. - Penggajian. - Absensi. - Perencanaan tenaga kerja yang dibutuhkan. - Pemutusan Kerja. - Pensiun. Product and Techonology Development, perusahaan ini membuat Add-On sebagai aplikasi pendukung pada aplikasi Platinum, mengembangkan sistem yang sudah ada agar proses internal dapat berjalan lebih efektif, adanya sistem backup dan disaster recovery yang baik. Procurement : perusahaan memiliki SCM yang membantu penyediaan bahan material agar selalu tersedia ketika dibutuhkan dan tidak kelebihan stok.
49 Infrastructure : Memiliki mesin-mesin produksi yang handal, sistem informasi yang terintegrasi, gedung untuk proses produksi, hardware dan software yang menunjang, fasilitas seperti AC, peralatan dan perlengkapan seperti meja, kursi, kertas, tinta dan lain-lain. Human Resource Management : adanya Human Resource Management System yang menangani perekrutan, penggajian, absensi, perencanaan tenaga kerja yang dibutuhkan, pemutusan kerja, pensiun. Product and Techonology Development : perusahaan ini membuat Add-On sebagai aplikasi pendukung pada aplikasi Platinum, mengembangkan sistem yang sudah ada agar proses internal dapat berjalan lebih efektif, adanya sistem backup dan disaster recovery yang baik. Procurement : sudah memiliki SCM (Supply Chain Management) Inbound Logistic Modul Inventory Control Modul Pembelian Operation Modul Perencanaan Produksi Outbound Logistic Pengiriman Barang Sales and Marketing Modul Penjualan Analisis dan perkiraan penjualan yang masih manual Pemasaran yang masih manual Service Customer Service yang masih manual Value added - Cost = Profit Gambar 3.3 Analisis Value Chain 3.4 Analisis 5 Daya Porter Analisis 5 daya Porter meliputi 5 daya, yaitu : ancaman dari produk pengganti, ancaman dari pesaing baru, tingkat tekanan dari persaingan, kekuatan menawar dari pelanggan, dan kekuatan menawar dari pemasok.
50 Potential Entrants Suppliers - PT. Pelat Timah Nusantara (Latinusa) - PT. Krakatau Steel. Industrial Competition -PT.Pelangi Indah Canindo, Tbk -PT.United Can Co. Ltd -PT Perusahaan Kaleng Indonesia Indah. Barang Pengganti - Plastik - Karton - Botol Kaca Buyers - PT Unilever Indonesia Tbk (Blue Band) - PT Gema Asia Raya Pasuruan (Gaga Sarden) - PT. Cadbury Indonesia (coklat Cadbury) - PT. Mayora Indah (Kopiko) - PT KhongGuan Biscuit Factory Indonesia Ltd (biskuit khong guan) Gambar 3.4 Analisis 5 Daya Porter Potential entrants pada saat ini masih belum ada karena diperlukan modal yang cukup besar dalam memulai usaha di bidang can making dan metal printing. Buyers pada PT. Cometa Can antara lain PT Unilever Indonesia Tbk (Blue Band), PT Gema Asia Raya Pasuruan (Gaga Sarden), PT. Cadbury Indonesia (coklat Cadbury), PT. Mayora Indah (Kopiko), PT KhongGuan Biscuit Factory Indonesia Ltd (biskuit khong guan), dan sebagainya. Terdapat cukup banyak calon pelanggan lain karena industri yang membutuhkan kemasan kaleng masih cukup berkembang. Barang pengganti (substitusi) yang dapat menggantikan kemasan kaleng antara lain plastik, karton dan botol kaca. Keberadaan produk-produk pengganti ini dapat menjadi ancaman bagi industri pembuatan kemasan kaleng. Sebagai
51 contoh beberapa perusahaan susu mengganti kemasan kaleng menjadi kemasan karton untuk menekan biaya produksi dan meningkatkan laba. Suppliers (pemasok) bahan baku pada industri ini adalah PT Pelat Timah Nusantara (Latinusa) dan PT. Krakatau Steel. Industrial Competition pada PT.Cometa Can adalah PT.Pelangi Indah Canindo, Tbk, PT. United Can Co.Ltd, dan PT. Perusahaan Kaleng Indonesia Indah. 3.5 Analisis SWOT Hasil analisis SWOT didapatkan dari analisis value chain dan analisis daya Porter dimana untuk analisis value chain dapat ditentukan strength dan weakness sedangkan melalui analisis daya Porter dapat ditentukan opportunity dan threat.
52 S -Service dan kualitas yang baik -Memiliki mesin-mesin produksi yang handal -Sistem informasi yang terintegrasi W -Mesin produksi masih terbatas -Tingkat Turnover karyawan tinggi. -Order yang diterima melebihi kapasitas produksi. -Bahan baku berkualitas baik -Karyawan yang terlatih dengan baik O - Sulit bagi pendatang baru karena membutuhkan modal besar -Kebutuhan pengalengan meningkat -Adanya produk tertentu yang hanya dapat dikemas di kaleng seperti: buah kalengan, jamur kalengan, cat dan sebagainya. -Meningkatkan sales force agar penjualan meningkat. -Mempertahankan kualitas barang dan pelayanan pelanggan. -Membeli Mesin-mesin baru dengan teknologi yang lebih maju untuk meningkatkan kapasitas produksi. -Menurunkan tingkat turnover karyawan T -Adanya barang pengganti seperti plastik, kemasan karton,dan lain-lain -Pesaing dengan mesin yang lebih canggih -Produk pesaing dengan kualitas yang sama dan harga yang lebih murah. -Mempertahankankan loyalitas pelanggan lama dengan memberikan pelayanan dan produk yang memuaskan dan mencari pelanggan baru -Menerapkan Quality Control dan Integrated Quality assurance system untuk menjamin kualitas produk dengan harga yang kompetitif -Meningkatkan jaringan distribusi dengan membuka cabang. -Meningkatkan order dengan membuat promosi seperti menurunkan harga, sedikit menurunkan kualitas produk untuk memperbesar laba -Membeli mesin yang lebih canggih agar dapat meningkatkan kualitas produk. Tabel 3.1 Analisis SWOT
53 3.6 Strategi Bisnis dan Teknologi Informasi (TI) Strategi bisnis PT.Cometa Can, meliputi : Mempertahankan loyalitas pelanggan untuk mendapatkan order secara kontinu. Menerapkan Quality Control untuk menghasilkan produk yang berkualitas sesuai permintaan pelanggan. Meningkatkan jaringan distribusi untuk meningkatkan pangsa pasar dan memenuhi kebutuhan kaleng di daerah yang berpotensi. Strategi Teknologi Informasi (TI) PT.Cometa Can, meliputi : Membuat web yang dapat diakses oleh calon pelanggan. Implementasi WAN (Wide Area Network) untuk menghubungkan antar perusahaan. 3.6.1 Rencana Strategi Sistem Informasi Perusahaan Rencana strategi sistem informasi yang dimiliki PT.Cometa Can adalah sebagai berikut : Membangun e-commerce berupa website agar pelanggan dapat memesan order secara online. Mempertahankan dan memaksimalkan Platinum. Membangun jaringan menggunakan fiber optic sehingga karyawan dapat mengakses data secara cepat.
54 3.7 Sistem yang Sedang Dijalankan Sistem yang sedang dijalankan PT.Cometa Can dikembangkan pada tahun 2004, yang dibeli oleh PT. Cometa Can. Sistem ini menggunakan aplikasi Platinum yang berjalan di Operating System Linux, Windows Server 2003 language program VB6 SP2 dan database menggunakan SQL Pervasive, dan untuk laporan yang dihasilkan menggunakan Crystal Report. Modul-modul yang digunakan oleh PT. Cometa Can antara lain : 1. Modul inventory control. 2. Modul penjualan. 3. Modul pembelian. 4. Modul akuntansi. 5. Modul perencanan produksi. 3.8 Corporate Value Dalam corporate value dilakukan pembobotan terhadap nilai dan resiko dari investasi teknologi informasi yang diterapkan oleh perusahaan tersebut. Terdapat 2 sumber dalam penentuan corporate value, yaitu : Menentukan nilainya berdasarkan corporate culture, yaitu dengan mencari sumber data dari budaya perusahaan itu sendiri. Aspek-aspek dari corporate culture meliputi : - Organization, yaitu hubungan pelaporan secara tradisional atau matrix. - Systems, yaitu proses planning dan budgeting berjalan secara formal atau informal.
55 - Resources, yaitu sumber daya kunci yang dibutuhkan untuk melakukan suatu kegiatan dapat secara langsung diperoleh atau harus melalui proses persetujuan birokrasi. - Culture, yaitu cara pengambilan keputusan dilakukan secara konservatif atau dengan mengambil resiko dan cara perusahaan menentukan target yang akan dicapai untuk menyukseskan perusahaannya baik secara jangka panjang atau jangka pendek. Menentukan nilai berdasarkan fungsi dari misi perusahaan Terdapat 2 sudut pandang untuk menentukan kuadran, antara lain : - Dari lini bisnis dengan melihat lini bisnis tersebut menguntungkan dan dalam keadaan yang baik atau tidak. - Dari dukungan komputer yang digunakan dalam lini bisnis dengan melihat keefektifan dukungan komputer tersebut. Dengan melihat kondisi perusahaan ini yakni PT.Cometa Can, maka dapat disimpulkan bahwa PT.Cometa Can berada pada kuadran B, yaitu Strategic karena lini bisnis seperti produksi, penjualan, pembelian, persediaan dan lain sebagainya berjalan dengan baik dan terjadwal. Selain itu, teknologi informasi yang digunakan juga mendukung kelancaran proses bisnis. Dimana sistem utama dan pendukung sistemnya (infrastruktur) sejalan.
56 LINE OF BUSINESS Degree to which the business is profitable, Competitive, healthy, and strong Strong Quadrant A: Investment Quadrant B: Strategic Quadrant C: Infrastructure Quadrant D: Breakthru or Management Weak Weak Strong COMPUTER SUPPORT Degree to which the current computer effort is strong effective Gambar 3.5 Corporate Value 3.9 Analisis Business Domain dan Technology Domain 3.9.1 Faktor Domain Bisnis 3.9.1.1 Financial Value Return On Investment (ROI) Return On Investment merupakan pengukuran untuk menghitung tingkat pengembalian investasi atau biaya yang dikeluarkan. Penilaian ini dianggap penting oleh PT.Cometa Can dalam menghitung dampak finansial (cost and benefit) dari investasi teknologi informasi. Karena faktor ini dianggap penting maka bobot yang diberikan adalah +4. 3.9.1.2 Strategic Value Strategic value terdiri dari 4 faktor, yaitu :
57 Strategic Match Strategic Match berfokus pada derajat dimana teknologi informasi selaras dengan strategi bisnis. Strategic Match pada PT.Cometa Can terhadap aplikasi Platinum diberi bobot +3 karena proyek implementasi aplikasi Platinum ini tidak memiliki hubungan langsung maupun tidak langsung pada pencapaian tujuan strategis perusahaan, tetapi aplikasi Platinum merupakan prasyarat terhadap sistem lain yang telah mencapai tujuan strategis perusahaan. Selain itu juga aplikasi platinum sangat membantu dalam mengatasi masalah inventori dan laporan. Competitive Advantage Competive Advantage adalah nilai lebih yang dimiliki oleh sebuah perusahaan yang dianggap sebagai sebuah keunggulan untuk bersaing dengan pesaing perusahaan tersebut. Pada perusahaan ini. Competitive advantage diberi bobot +2 karena proyek implementasi aplikasi Platinum ini tidak menciptakan akses data atau pertukaran data seperti di atas, tetapi meningkatkan posisi persaingan dari perusahaan dengan meningkatkan efisiensi operasi di dalam area strategis. Competitive Response Competitive Response adalah tingkat dimana kegagalan sistem dapat mengurangi keunggulan bersaing perusahaan. Hal ini dapat terjadi karena pesaing telah memiliki pelayanan, produk, atau pertukaran data, atau kemampuan yang diperlukan oleh perusahan.bobot yang diberikan pada competitive response adalah +3 karena jika aplikasi Platinum ini ditunda,
58 perusahaan tetap mampu memberikan respon terhadap perubahan yang diperlukan tanpa mempengaruhi posisi persaingan perusahaan, walaupun kekurangan sistem yang baru, perusahaan secara substansial tidak kehilangan kemampuannya untuk berubah secara cepat dan efektif dalam lingkungan yang bersaing. Management Information For CSF s Management Information for CSF s adalah tingkat dimana sebuah proyek sistem informasi manajemen menyediakan manajemen informasi pada aktivitas utama perusahaan atau line of business (management information support of core activities (MISCA). Dalam hal ini management information for CSF s diberi bobot +5 karena proyek implementasi aplikasi Platinum ini sangat penting untuk menciptakan MISCA di masa sekarang. Project or Organizational Risk Project or Organizational Risk berfokus pada tingkat dimana sebuah perusahaan mampu membawa perusahaan yang dibutuhkan oleh proyek sistem informasi manajemen. Evaluasi ini memperhatikan pengguna dari area bisnis perusahaan, bukan area teknis perusahaan. Project Organizational or Risk diberi bobot -1 karena perusahaan memiliki rencana domain bisnis yang terformulasi dengan baik untuk mengimplementasikan aplikasi Platinum yang dibangun, manajemen domain bisnis pada tempatnya, rencana kontingensi tidak diketahui, proses dan prosedur pada tempatnya, adanya pelatihan para pengguna yang terencana, manajemen unggulan tidak
59 diketahui, produknya ditentukan dengan baik, dan kebutuhan pasar diketahui dengan jelas. 3.9.2 Faktor Domain Teknologi Strategic IS Architecture Strategic IS Architecture mengevaluasi tingkat dimana proyek selaras dengan strategi sistem informasi. Keselarasan ini direfleksikan dalam rencana sistem informasi (blueprint). Hasil blueprint dalam prioritas pengembangan sistem diperlukan untuk menyelesaikan rencana tersebut. Strategic IS Architecture diberi bobot +4 karena aplikasi Platinum adalah bagian integral dari perencanaan strategis sistem informasi perusahaan, bukan prasyarat bagi proyek lain yang terdapat dalam perencanaan strategis sistem informasi perusahaan, tetapi sangat terkait dengan prasyarat proyek lain. Definitional Uncertainty Definitional Uncertainty mengkaji derajat dimana sebuah kebutuhan user dan atau spesifikasi sistem telah diketahui serta menilai kompleksitas dari sebuah area TI dan kemungkinan adanya berbagai perubahan pada sistem yang bersifat non rutin. Definitional Uncertainty diberi bobot -2, karena persyaratan jelas, spesifikasinya cukup jelas, area yang ditelaah jelas. Memiliki probabilitas perubahan non rutin yang masuk akal. Technical Uncertainty Technical uncertainty menilai kesiapan domain teknologi untuk menjalankan sistem dimana penilaian ini meliputi : keahlian yang dibutuhkan,
60 ketergantungan hardware dan ketergantungan software, dan aplikasi software. Technical uncertainty ini dibagi atas 4 penilaian, antara lain : - Penilaian berdasarkan keterampilan yang dibutuhkan, bobot pada penilaian ini adalah -5 karena keterampilan baru banyak dibutuhkan bagi staff dan manajemen. - Penilaian berdasarkan ketergantungan perangkat keras, bobot pada penilaian ini adalah 0 (nol) karena perangkat keras digunakan pada aplikasi yang sejenis. - Penilaian pada ketergantungan piranti lunak (selain piranti lunak aplikasi), bobot pada penilaian ini adalah -2 karena dibutuhkan beberapa interface baru antar piranti lunak dan mungkin membutuhkan pemrograman yang lebih kompleks. - Penilaian berdasarkan piranti lunak aplikasi, bobot pada penilaian ini adalah - 1 karena program tersedia secara komersial dan hanya membutuhkan modifikasi minimal, atau program yang sudah tersedia di dalam perusahaan, hanya saja dibutuhkan modifikasi yang agak banyak, atau piranti lunak akan dibangun di dalam perusahaan dengan kompleksitas yang minimal. IS Infrasctructure Risk IS Infrasctructure Risk menilai seberapa banyak investasi non proyek yang perlu segera dilakukan agar sistem dapat berjalan dengan baik seperti administrasi data (seperti kebutuhan kamus data), komunikasi (seperti adanya bentuk komunikasi yang baru), dan sistem yang tersebar (seperti kebutuhan metode akses data yang baru). Bobot pada penilaian ini adalah -3 karena dibutuhkan perubahan yang cukup besar dalam elemen-elemen computer
61 service delivery system. Beberapa investasi up-front diperlukan untuk mengakomodasi proyek ini, beberapa investasi diperlukan untuk integrasi lanjutan dari proyek ini ke dalam mainstream lingkungan SI. 3.10 Identifikasi Manfaat Penerapan aplikasi Platinum memberikan manfaat kepada perusahaan baik berupa tangible dan intangible. Tujuan identifikasi manfaat ini adalah agar perusahaan mengetahui dampak ekonomis yang didapat dari investasi pengimplementasian aplikasi Platinum, baik keuntungan yang bisa dihitung dan keuntungan yang tidak dapat dihitung. Di bawah ini disajikan manfaat yang telah diidentifikasi yang akan diterapkan oleh PT.Cometa Can. Manfaat ini dikelompokkan menjadi : 3.10.1 Manfaat Tangible Measureable 3.10.1.1 Pengurangan Biaya Tenaga Kerja Dengan menggunakan aplikasi Platinum pengeluaran perusahaan terhadap biaya tenaga kerja menjadi lebih minim. Dimana sebelum menggunakan aplikasi Platinum, tenaga kerja yang digunakan 70 orang dan setelah menggunakan aplikasi Platinum menjadi 50 orang. Dengan adanya hal di atas, penggunaan aplikasi Platinum membuat biaya yang dikeluarkan PT. Cometa Can dalam menggaji karyawannya menjadi lebih berkurang. 3.10.1.2 Pengurangan Biaya Kertas Dengan penerapan aplikasi Platinum, penggunaan kertas menjadi jauh lebih berkurang setiap bulannya. Dengan sistem yang terintegrasi, data yang dibutuhkan lebih mudah untuk diperoleh tanpa harus dicetak atau difotokopi terlebih dahulu. Maka dari itu, penggunaan kertas menjadi lebih hemat.
62 3.10.2 Manfaat Tangible Unmeasureable 3.10.2.1 Pembayaran Hutang yang Terkontrol Aplikasi Platinum memungkinkan adanya penjadwalan finansial untuk pembayaran hutang. Sehingga fitur ini membantu bagian finance untuk dapat membayar hutang secara tepat waktu dan memanfaatkan discount rate (diskon) yang diberikan jika perusahaan membayar lebih awal sesuai yang ditentukan oleh pemasok yang diberikan. 3.10.2.2 Penagihan Piutang yang Tepat Waktu Aplikasi Platinum dapat memberitahu bagian debt collector (penagihan hutang) untuk menangih piutang yang telah jatuh tempo dimana sebelum penggunaan aplikasi Platinum ada banyak piutang yang terlewati dalam masa pembayarannya. Sehingga aplikasi Platinum ini sangat membantu pihak perusahaan untuk menangih piutang yang telah jatuh tempo. 3.10.3 Manfaat Intangible Measureable 3.10.3.1 Percepatan Proses kerja Aplikasi Platinum memudahkan user dalam menginput data karena aplikasi ini telah mengintegrasikan keseluruhan bagian perusahaan yang menggunakan aplikasi Platinum. Selain itu, tampilan yang lebih sederhana dan user friendly lebih memudahkan user dalam penginputan data, pembuatan surat, pembuatan laporan dan sebagainya. Sebagai contoh : sebelum penerapan aplikasi Platinum, pembuatan surat jalan membutuhkan waktu hingga 2 jam, tetapi setelah penerapan aplikasi Platinum maka pembuatan surat jalan hanya membutuhkan waktu 15 menit.
63 3.10.3.2 Data yang Dibutuhkan Dapat Diperoleh Secara Cepat Penerapan sistem client-server memungkinkan seluruh bagian untuk mengakses data dari database secara mudah dan cepat. Maka dari itu, data yang dibutuhkan oleh user dapat diperoleh secara cepat dalam hitungan detik tergantung dari besarnya data. 3.10.3.3 Manajemen Perencanaan Produksi yang Baik Aplikasi Platinum membantu bagian PPIC dalam merencanakan bahan baku untuk produksi sehingga tidak terjadi adanya overstock atau understock yang dapat menyebabkan kerugian perusahaan. Selain itu, aplikasi Platinum meminimalisasi keterlambatan produksi. 3.10.4 Manfaat Intangible Unmeasurable 3.10.4.1 Peningkatan Kepuasan Pelanggan Implementasi aplikasi Platinum memungkinkan percepatan dalam pembuatan surat jalan dan faktur penjualan sehingga pengiriman barang menjadi lebih cepat. Maka dari itu, kepuasaan pelanggan dari PT.Cometa Can menjadi lebih meningkat. Hal ini selaras dengan misi PT.Cometa Can yakni mengutamakan kepuasaan pelanggan. 3.10.4.2 Penjadwalan Produksi yang Terorganisir Seiring dengan adanya peningkatan manajemen perencanaan produksi, maka jadwal produksi lebih terorganisir sehingga memaksimalkan keuntungan perusahaan. Hal ini termasuk dalam intangible unmeasurable karena keuntungan yang dapat ini tidak dapat diukur dengan satuan apapun.
64 3.10.4.3 Proses Persediaan Barang yang Lancar Dalam aplikasi Platinum terdapat fitur stok minimum dimana barang yang sudah dibawah batas minimum harus dipesan ke pemasok. Stok minimum ini memberikan peringatan ke bagian logistik sehingga bagian logistik dapat mengetahui dan segera melaporkan ke bagian pembelian (purchasing). 3.10.4.4 Kepercayaan Pemasok yang Semakin Meningkat Karena pembayaran hutang yang tepat waktu, maka kepercayaan pemasok akan meningkat sehingga akan menguntungkan kedua belah pihak dimana pemasok dapat memberikan penawaran-penawaran khusus untuk PT.Cometa Can. Dan pihak pemasok juga mendapatkan pelanggan tetap. 3.10.4.5 Penyediaan Data dan Informasi yang Relevan dan Akurat Aplikasi Platinum membantu para penggunanya (user) baik pada level top, middle dan lower management untuk menyediakan data dan informasi secara relevan dan akurat. Relevan artinya data yang ditampilkan oleh aplikasi Platinum sesuai dengan yang diminta oleh user. Akurat berarti data yang ditampilkan tepat dan dapat dipertanggungjawabkan.