TAKLIMAT PENGGUNAAN MENU PENGURUSAN PROJEK (KW AMANAH) WAN SALINA WAN SULAIMAN TIMBALAN BENDAHARI KANAN BAHAGIAN AKAUN AMANAH PEJABAT BENDAHARI 1
Taklimat merangkumi 1. Pengenalan - Pekeliling / Arahan Amanah - Konsep Tabung dan Kod Projek 2. Proses proses di Sistem FAIS & Tanggungjawab 3. Semakan Baki & Laporan Kewangan Program / Aktiviti 4. Pengurusan Akaun Amanah Yang Berbaki Negatif & Tidak Aktif 2
Pengenalan Pekeliling & Arahan Amanah 1. Punca Kuasa : Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 18 Tahun 2001spp182001.pdf 2. Pengendalian Akaun Amanah berdasarkan : Arahan Amanah / Surat Cara / Trust Deed 3
Pengenalan - Konsep Kod Tabung & Kod Projek (i) Kod Tabung (ii) Kod Projek 6 digit Merujuk kepada Jabatan / Fakulti / Jawatankuasa Akaun Amanah tertentu Contoh : 203801 (Fakulti Sains Gunaan) 12 digit Aktiviti / Program di bawah Kod Tabung Contoh : 203801130001 (Seminar Sains & Teknologi) CONTOH : 203801 13 0001 KOD TABUNG TAHUN SIRI 4
Proses dan Tanggungjawab Proses Menu FAIS Tanggungjawab 1.Mewujudkan Kod Tabung (dibuat sekali sahaja) G-Z-4 Ketua Bahagian Akaun Amanah Shah Alam / Cawangan / Bahagian Pengurusan Akaun & Sistem 2. Mewujudkan Kod Akaun G-Z-1 Ketua Bahagian Akaun Amanah Shah Alam / Cawangan / Bahagian Pengurusan Akaun & Sistem 3. Mengaktifkan Kod Tabung (dibuat sekali sahaja) 4. Mewujudkan Parameter Kod Zon Bayaran (dibuat setiap permulaan tahun baru) K-C-1 K-Z-3 Ketua Bahagian Akaun Amanah Shah Alam / Timbalan Bendahari Bhgn Pengurusan Akaun & Sistem Ketua Bahagian Akaun Amanah Shah Alam / UKZ / Cawangan / Timbalan Bendahari Bhgn Pengurusan Akaun & Sistem 5
Proses dan Tanggungjawab Proses Menu FAIS Tanggungjawab 5.Penyediaan Kod Projek a. K-1-1 (Daftar) b. K-1-3 (Cipta Vot Projek/ Sah) PKA Penolong Bendahari / Ketua Bahagian 6. Agihan Peruntukan ke Kod Projek - melibatkan kod tabung yang sama sahaja, sbg contoh : peruntukan diluluskan dari Kod Projek Am a. K-5-A (Pindah Projek ke Tabung) b. K-2-5 (Posting) c. K-2-3 (Agihan Tabung Ke Projek) d. K-2-5 (Posting) PKA PKA PKA Penolong Bendahari / Ketua 6
Proses dan Tanggungjawab Proses Menu FAIS Tanggungjawab 7. Agihan Peruntukan ke Kod Projek - melibatkan kod tabung yang berbeza sahaja, sbg contoh : peruntukan diluluskan dari Kod Projek Am ke Tabung Tabung Amanah Pembangunan Akademik Pelajar @ TAPA a. K-5-6 Penyediaan Jernal Pelarasan Projek) b. K-5-8 (Kelulusan) c. K-5-9 (Posting) PKA Penolong Bendahari / Ketua 8. Penamatan Kod Projek a. K-5-1 (Daftar) Pembantu Tadbir Kewangan / PKA b. K-5-2 (Lulus) c. K-5-3 (Posting) Penolong Bendahari / Ketua Bahagian 7
Proses dan Tanggungjawab Proses Menu FAIS Tanggungjawab 9. Semakan Baki Peruntukan a. K-3-M Ketua Bahagian Akaun Amanah Shah Alam / Penolong Bendahari Bhgn Akaun Amanah Shah Alam b. K-3-K / L (Laporan Baki Tabung) c. G-D-9 (Trial Balance by Dept/Acc) d.k-6-1 (Semak Vot) Pembantu Tadbir Kewangan / PKA/ Penolong Bendahari / Ketua Bahagian 8
8. Projek Tamat Agihan mengikut kelulusan JKP Rujuk : (i) Keputusan JKP 168 (2) Agenda D 3410 26 Julai 2010 (ii) Keputusan JKP 177 Agenda D 3632 4 Mei 2012 Kadar Agihan : 9
9. Semakan Baki Peruntukan di Lejer (K-3-K) Format Laporan Baki Tabung (Menu K-3-K) Kod Tabung Butiran Baki Awal Siberhutang Hasil Am Hasil F.D Jumlah Hasil Baki Tabung Belanja Dahuluan Simp. Tetap Jumlah Belanja Pindah Peruntukan Baki Boleh Agih 201502 Fakulti Perakauna n 102,794.0 0 10,000.00 144,201.0 0-144,201.0 0 236,995.0 0 2,580.00-2,580.00-234,415.00 Sumber data diperolehi dari Menu G-D-9 *Perlu tahu sejarah pengiraan Laporan Baki Tabung 10
9. Semakan Baki Peruntukan di Lejer (K-3-K) Walaubagaimanapun, menu K-3-K/lejer tidak mengambilkira komitmen seperti Permohonan Belian dan Pesanan Jabatan Tertangguh. Oleh itu, Baki Boleh Agih perlu ditolak dahulu dengan PB dan LO tertangguh serta aktiviti-aktiviti yang telah diluluskan, tetapi masih belum ada belanja. Buat masa ini, perlu ada pengiraan tambahan untuk dapatkan Baki Boleh Agih yang muktamad. Jawatankuasa Penambahbaikan Sistem Pengurusan Projek dalam proses mengenalpasti kelemahan sedia ada dan akan membuat cadangan tambahbaik sistem untuk masa hadapan. 11
9. Semakan Baki Peruntukan Penting! Perlu sentiasa menyemak baki di Lejer bagi mengelakkan tabung berbaki negatif atau terlebih belanja. Semak baki di Menu K-3-K/L @ G-D-9 dan buat perkiraan manual untuk komitmen sedia ada 12
Pengurusan Akaun Amanah Yang Berbaki Negatif dan Tidak Aktif Akaun Amanah Yang Berbaki Negatif *Pihak Audit Dalam telah mula melihat baki-baki negatif dan tidak aktif Baki negatif berlaku disebabkan 1. Kesilapan kenaan kod semasa membuat urusniaga (contoh : Bayaran menggunakan kod tabung/kod akaun yang salah) Tindakan Pembetulan melalui Jernal 2. Terlebih belanja disebabkan pengiraan baki tabung tidak mengambilkira komitmen (PB & LO Tertangguh serta aktiviti yang telah diluluskan tetapi belum ada belanja). Tindakan Perlu tampung dari Akaun Amanah Am Jabatan 13
Pengurusan Akaun Amanah Yang Berbaki Negatif dan Tidak Aktif Akaun Amanah Yang Tidak Aktif Contoh Arahan Amanah Zakat 6.0 PENUTUPAN AKAUN 6.1 Akaun ini hendaklah ditutup apabila ianya telah mencapai objektif penubuhannya atau tidak diperlukan atau tidak aktif lagi. 6.2 Baki kredit di dalam Akaun hendaklah dimasukkan ke dalam Akaun Amanah Am Universiti Teknologi MARA Negeri (melainkan terdapat terma atau syarat lain oleh penyumbang yang menghendaki ianya dikembalikan). : 14
Pengurusan Akaun Amanah Yang Berbaki Negatif dan Tidak Aktif Ada 2 situasi iaitu yang ada baki dan tiada baki peruntukan. 1. Akaun Amanah Yang Tidak Aktif dan Tiada Baki Peruntukan Buat proses penamatan projek. 2. Akaun Amanah Yang Tidak Aktif Tetapi Ada Baki Peruntukan - i. Lihat semula Arahan Amanah berkaitan, dan buat tindakan seperti yang dinyatakan. ii. Kod Akaun Amanah berbeza tetapi mempunyai fungsi yang sama. Contoh : Akaun Amanah Perkhidmatan Bas (419001 dan 801322). Tindakan Tutup akaun amanah yang tidak diperlukan dan pindahkan baki ke akaun amanah yang aktif. 15
Sekian, Terima Kasih 16