BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam dunia bisnis, dampak dari internet (baca: teknologi informasi/ti) cukup besar dan mampu merubah wajah bisnis. Dahulu jika ingin membeli sesuatu maka kita harus berbelanja ke toko langsung, maka kini dengan hanya berada didepan komputer dan dengan mengerakgerakkan mouse dan keyboard saja maka keesokan harinya barang yang kita butuhkan tersebut sudah terkirim ke tempat kita. Jika kita ingin melihat tabungan kita atau mentrasfer uang, maka cukup dengan mengkutak-katik didepan komputer saja maka semua akan segera terlaksana. Munculah fenomena virtual shop atau virtual market. Proses-Proses bisnis yang terjadi secara fisik di seluruh rantai supply chain tetap membutuhkan perhatian besar untuk bisa sukses dalam bisnis di era ekonomi digital ini. Perkiraan yang dilakukan oleh Forrester Research, Inc. menunjukkan bahwa pada tahun 2004, sebanyak dua per tiga dari e-business perusahaan ke konsumen (B2C) dan sebanyak empat per lima dari e-business antar perusahaan (B2B) akan berbentuk penjualan barang-barang fisik (tangible goods). Ini berarti bahwa manajemen supply chain yang mengatur aliran barang secara fisik dari sumber yang ada di ujung hulu ke pemakai akhir di rantai hilir tetap akan berperan secara monumental di era ekonomi digital masa mendatang (Karya Bakti Kaban, 2014). Seperti salah satunya proses bisnis dalam industri minyak dan gas. Tidak dapat dipungkiri bahwa begitu tambunnya investasi industri hulu migas, dan setiap tahunnya diperkirakan menyumbang Rp 300 Trilyun,begitu besar yang mampu mengangkat sektor ekonomi bangsa (novaly, 2015) Paradigma baru industri hulu migas menjadi daya ungkit bagi sektor ekonomi lainnya seperti sektor pengadaan barang dan jasa, sektor perbankan, sektor lapangan pekerjaan (SDM), sektor rancang bangun (konstruksi), sektor transportasi hingga sektor tidak langsung lainnya. Daya ungkit industri hulu migas akan menciptakan gelombang efek positif bagi petumbuhan sektor riil dan sektor keuangan (perbankan/modal). Pemerintah sadar bila industri hulu migas adalah sektor paling potensial untuk menggenjot laju pertumbuhan nasional.
Perkembangan industri minyak dan gas setiap tahunnya berangsur meningkat baik untuk jasa, maupun barang. Seperti yang terlihat dalam grafik sebagai berikut. Gambar1.1 Grafik Peningkatan Pengadaan Barang dan jasa dalam Industry Minyak dan Gas Grafik tersebut menunjukan bahwa peningkatan pengadaan baik barang dan jasa dalam industri minyak dan gas sejak tahun 2006 hingga akhir tahun 2014 terus mengalami peningkatan. Oleh karena itu, dalam industri migas diperlukan juga peningkatan sistem untuk mempermudah kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan. Seperti saat ini di PT. Distributor Komponen Utama cara yang masih digunakan untuk berhubungan dengan customer dan supplier melalui email, fax dan telepon. Komunikasi yang dilakukan tersebut terkadang menyebabkan purchase order yang dikirimkan oleh customer cenderung mengalami hambatan. Salah satu contohnya, apabila purchase order dikirimkan via fax tulisan yang tertera terlihat kurang jelas, sehingga dapat menyebabkan kesalahan dalam pemesanan barang perusahaan pada supplier dan berakibat pada produk yang diberikan pada customer tidak sesuai. Selain itu juga, terkadang customer memesan barang melalui telepon. Jaringan telepon yang tidak dapat diprediksi dapat mengakibatkan kesalahan. Seperti ketika admin akan mengorder barang kepada supplier cenderung spesifikasi barang yang disebutkan customer tidak lengkap. Bahkan meskipun purchase order dikirimkan via email terkadang juga
mengalami kesalahan, seperti part number yang tidak sesuai dengan penawaran perusahaan pada customer. Hal-hal tersebut dapat mengakibatkan terhambatnya proses pemenuhan kebutuhan customer karena perusahaan menjadi lambat dalam melakukan pemesanan kepada supplier yang menunggu data-data yang jelas dan lengkap dalam purchase order dari customer, selain itu waktu due date atau batas akhir pengiriman barang juga tidak ada perpanjangan semenjak diturunkannya purchase order tersebut. Sehingga berdampak pada lambatnya pengiriman sementara waktu terus berjalan mendekati masa due date, dan fatalnya perusahaan akan terkena penalti untuk terlambatnya pengiriman karena kesalahan yang mungkin saja dapat terjadi dari ketidakefisienan tersebut. Solusi untuk permasalahan tersebut ialah dengan menerapkan sistem electronic Supply Chain Management (e-scm) pada PT. Distributor Komponen Utama. e-scm merupakan penggunaan teknologi informasi untuk meningkatkan operasi dari aktivitas supply chain yang meliputi aliran bahan baku, informasi, uang dan layanan yang dimulai dari pembelian barang pada supplier, barang tiba digudang sampai akhirnya barang sampai ke customer (goh, 2012). Dengan memanfaatkan e-scm perusahaan dapat memperoleh produk yang tepat dengan waktu yang tepat dan biaya yang minimal. Karena tujuan dari e-scm itu sendiri adalah meminimalkan tingkat persediaan, mengoptomalisasi logistic dan distribusi, mempersingkat pemenuhan pesanan, dan secara keseluruhan mengurangi biaya yang berhubungan dengan kegiatan tersebut.berdasarkan latar belakang permasalahan diatas maka penulis melakukan penelitian dengan judul "Analisis dan Perancangan e-supply Chain Management Pada PT.Distributor Komponen Utama". 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan analisa yang dilakukan penulis pada PT. Distributor Komponen Utama, penulis mendapatkan informasi permasalahan berdasarkan wawancara dengan pihak perusahaan, bahwa diperlukan adanya sistem yang mendukung proses bisnis dalam perusahaan agar lebih efektif dan efisien. Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah: a. Bagaimana analisis proses bisnis yang berkaitan dengan aliran informasi dan produk PT. Distributor Komponen Utama dari supplier ke perusahaan hingga ke customer.
b. Bagaimana merancang sistem e-scm yang memperlancar aliran informasi dan produk PT. Distributor Komponen Utama serta mengintregasikan perusahaan dengan supplier dan costumer. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan penelitian ini adalah: a. Untuk menganalisis proses bisnis yang berkaitan dengan aliran informasi dan produk PT. Distributor Komponen Utama dari supplier ke perusahaan hingga ke customer. b. Untuk membuat rancangan sistem e-scm yang memperlancar aliran informasi dan produk PT. Distributor Komponen Utama serta mengintregasikan perusahaan dengan supplier dan costumer. Manfaat penelitian ini adalah: a. Mempercepat aliran informasi yang ada sehingga barang yang dipesan oleh customer sesuai dengan yang dipesan dan tidak terjadi keterlambatan dalam pengiriman. b. Mempercepat proses bisnis yang ada pada PT. Distributor Komponen Utama sehingga menghasilkan proses bisnis yang berada di internal dan eksternal perusahaan menjadi efektif dan efisien 1.4 Ruang Lingkup Ruang lingkup dalam perancangan e-scm pada perusahaan mencangkup: a. Analisis dan perancangan difokuskan pada aliran informasi dan produk dari supplier, perusahaan sampai ke customer. b. Perancangan sistem e-scm yang menghubungkan supplier, perusahaan dan customer. c. Penelitian ini tidak membahas tentang keamanan sistem, aliran keuangan, dan implementasi sistem. 1.5 Metode Penelitian Metode yang digunakan dalam penelitian ini meliputi: a. Studi Kepustakaan
Studi kepustakaan mencangkup mencari dan mengumpulkan referensi dan informasi yang relevan melalui buku, jurnal, serta sumber lain yang berhubungan dengan e-scm ketika melakukan penelitian lapangan. b. Studi Lapangan Studi lapangan mencangkup survey langsung melalui observasi dan wawancara pada Gatot Sandjoto selaku Direktur, Nani Setyaningsih selaku Purchasing, Fransisca selaku Admin Marketing, Zefry Willy selaku Marketing, Krisna selaku Browsing, Jessica selaku Finance, Hadi selaku Gudang pada PT. Distributor Komponen Utama untuk mengetahui masalah dan informasi yang dibutuhkan. c. Metode Analisis Peneliti menggunakan pengembangan preliminary step e-scm dimana menggunakan metode analisis five forces proter dan Value Network Analysis, d. Metode Perancangan Dalam perancangan sistem e-scm digunakan metode perancangan object oriented design (OOAD) dengan notasi UML yaitu: Perancangan Activity Diagram Perancangan Use Case Diagram Perancangan Class Diagram Perancangan Sequence Diagram Perancangan User Interface 1.6 Sistematika Penulisan BAB 1: PENDAHULUAN Pada bab ini penulis membahas latar belakang pemilihan topik skripsi, ruang lingkup yang diteliti, tujuan yang akan dicapai dan manfaat yang akan dihasilkan, metode penelitian yang akan digunakan dalam penyusunan dari skripsi Analisis dan Perancangan e-supply Chain Management pada PT. Distributor Komponen Utama. BAB 2: LANDASAN TEORI Pada bab ini berisi teori dan defmisi yang digunakan sebagai landasan analisis dan perancangan dalam penelitian ini.
BAB 3: ANALISIS SISTEM Pada bab ini penulis membahas, sejarah perusahaan, struktur organisasi, juga analisis sistem yang berjalan, dan masalah yang teridentifikasi serta alternatif solusi yang tepat atas masalah tersebut. BAB 4: HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bab ini penulis membahas hasil analisa yang telah dilakukan terhadap data, hasil perancangan, hasil perhitungan, serta penerapan metode-metode yang digunakan dan analisa aplikasi yang diusulkan. BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini, penulis membahas kesimpulan yang didapat dari penelitian serta saransaran yang ada untuk pengembangan sistem selanjutnya atau untuk memperbaiki kesalahan dan kekurangan atas sistem yang telah dibangun.