SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT PELABUHAN INDONESIA I (PERSERO) MEDAN TUGAS AKHIR Ditulis untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Diploma 3 Diajukan Oleh: RAUDATUL HUSNA NIM 1105082182 PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2014
ABSTRAK Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem akuntansi penggajian pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan.Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah teknik wawancara dan dokumentas dan metode analisis data yang digunakan adalah metode analisis deskriptif. Berdasarkan hasil dari pembahasan dapat disimpulkan bahwa system penggajian pada PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan meliputi unsur-unsur gaji yang terkait, prosedur, dokumen-dokumen yang digunakan, fungsi-fungsi yang terkait serta pengendalian intern terkait sudah baik sesuai teori yang berlaku. Kata kunci: sistempenggajian, gaji, dokumen
ABSTRACT The purpose of this study is to investigate the application of the payroll system at PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan. The method in collecting data used in this study is by using interview and documentation techniques and methods of data analysis used is descriptive analysis methods. Based the finding of the analysis can be concluded that the payroll sistem in PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan includes salary related elements, procedures, document used, related functions, related internal control has been good and consisten with the theories. Key Word: payroll system, salary, document
KATA PENGANTAR Assalamualaikum Wr. Wb. Alhamdulilahirobbil alamin dengan mengucapkan puji dan syukur ke hadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat dan karunia-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini tepat waktu. Tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma 3 Program Studi Akuntansi Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. Bimbingan serta bantuan moril maupun materil dari berbagai pihak mendukung penyelesaian Tugas Akhir ini. Pada kesempatan ini, diucapkan terima kasih kepada: 1. M. Syahruddin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Darwin Sahat Hamonangan Damanik, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 3. Parjuangan Pardosi, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 4. Sastra Karo-Karo, S.E.Ak., M.Si., Kepala Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 5. Amran Harun, S.E.Ak., M.Si., Dosen Pembimbing Utama 6. Heddy, Dipl, TESOL., Dra., M.Hum., Dosen Pembimbing Pendamping 7. Rosmaida Tambun,S.E., M.Si., Dosen Wali Kelas AK-6E Politeknik Negeri Medan 8. Seluruh staf kantor pusat PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan khususnya staf bagian SDM dan Keuangan yang memebantu penulis selama melakukan penyusunan laporan ini.
9. Teman-teman kelas AK- 5E, terima kasih atas kebersamaan dan motivasinya. 10. Terima kasih yang teristimewa penulis tujukan untuk Ayahanda tersayang Alm. H. Syamsul Bahri dan Ibunda tercinta Hj. Saniah, serta abang, kakak dan adik penulis yang senantiasa ikhlas telah memberikan semangat dengan cinta, kasih sayang dan doa serta pengorbanan yang tiada hentinya. 11. Semua pihak terkait dalam penulisan Tugas Akhir ini yang tidak bisa disebutkan satu per satu. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan. Untuk itu, dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan saran dan kritik konstruktif yang dapat memacu penulis untuk berbuat lebih baik lagi dimasa yang akan datang. Akhir kata, penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat berguna bagi semua pihak untuk menambah Pengetahuan dan memperluas wawasan terutama untuk saya sendiri. Medan, Agustus 2014 Penulis, Raudatul Husna NIM 1105082182
DAFTAR ISI LEMBAR PERSETUJUAN Hal LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PERNYATAAN KEASLIAN ABSTRAK ABSTRACT KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... iii BAB 1 PENDAHULUAN... 1 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul... 2 1.2 Rumusan Masalah... 2 1.3 Tujuan Pembahasan... 2 1.4 Manfaat Penelitian... 2 1.5 Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data... 2 1.5.1 Teknik Pengumpulan Data... 2 1.5.2 Metode Pengolahan Data... 3 1.6 Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan... 3 BAB 2 TINJAUAN UMUM MENGENAI PT PELABUHAN INDONESIA I (PERSERO) MEDAN... 5 2.1 Sejarah Perusahaan... 5 2.2 Ruang Lingkup Kegiatan PT Pelabuhan Indonesia I (Persero)... 6 2.3 Keunggulan Perusahaan... 11 2.4 Struktur Organisasi PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero)... 12 BAB 3 TINJAUAN KEPUSTAKAAN... 17 3.1 Pengertian Sistem... 17 3.2 Pengertian Sistem Akuntansi... 17
3.3 Sistem Akuntansi Penggajian... 18 3.3.1 Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian... 18 3.4 Pengertian Gaji... 18 3.5 Sistem Penggajian... 19 3.5.1 Unsur-unsur Gaji... 19 3.6 Dokumen-dokumen yang Digunakan... 21 3.7 Catatan Akuntansi yang Digunakan... 22 3.8 Fungsi-fungsiyang Terkait... 24 3.9 Prosedur Penggajian... 25 3.10 Pengendalian Intern Penggajian... 26 BAB 4 HASIL PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA... 30 4.1 Pengertian Gaji Menurut Perusahaan... 30 4.2 Sistem Penggajian Menurut Perusahaan... 30 4.3 Unsur-unsur Gaji... 30 4.4 Dokumen-dokumen yang Digunakan... 35 4.5 Catatan Akuntansi yang Digunakan... 37 4.6 Fungsi-fungsi yang Terkait... 38 4.7 Prosedur Penggajian... 39 4.8 Sistem Pengendalian Intern Gaji... 42 BAB 5 PEMBAHASAN... 43 5.1 Unsur-unsur Gaji... 43 5.2 Dokumen-dokumen yang Digunakan... 45 5.3 Catatan Akuntansi yang Digunakan... 46 5.4 Fungsi-fungsi yang Terkait... 47 5.5 Prosedur Penggajian... 48 5.6 Sistem Pengendalian Intern Gaji... 50 BAB 6 SIMPULAN DAN SARAN... 54
6.1 Simpulan... 54 6.2 Saran.... 55 DAFTAR PUSTAKA... 56 LAMPIRAN
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1.Latar Belakang Pemilihan Judul Suatu organisasi membutuhkan sumber daya manusia (karyawan) merupakan faktor penting dalam kegiatannya, memberikan sumbangan tenaga, pikiran untuk mencapai tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. Sebagai balas jasa (kompensasi) atas peranannya, karyawan diberikan gaji sesuai kualitas masingmasing. Perusahaan perlu membuat suatu sistem penggajian untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji. Sistem akuntansi gaji dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran jelas mengenai gaji karyawan sehingga mudah dipahami dan digunakan. Sistem akuntansi gaji merupakan rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran gaji secara menyeluruh bagi karyawan secara efisien dan efektif. Sistem akuntansi gaji yang baik, memampukan perusahaan memotivasi semangat kerja karyawannya agar lebih produktif, sehingga tujuan perusahaan untuk mencari laba tercapai melalui produktifitas kerja karyawan yang tinggi. Seperti kita ketahui bahwa gaji merupakan balas jasa yang di berikan perusahaan kepada karyawan yang besarnya harus sesuai dengan peraturan dan prosedur yang ada. Sedangkan sistem akuntansi adalah organisasi, formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. (Mulyadi, 2008:3). Sistem penggajian setiap perusahaan memiliki kelebihan dan kekurangan dengan melihat dari praktik serta peristiwa-peristiwa yang sering terjadi, sehingga kemudian dilakukan perbaikan-perbaikan baik pada organisasi yang terkait, tugas dan fungsinya bahkan terhadap sistem dan prosedur itu sendiri bila dianggap perlu. 1
Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk meneliti sistem akuntansi penggajian yang diberi judul Sistem Akuntansi Penggajian pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan. 1.2 Rumusan Masalah Masalah utama yang dibahas dalam tugas akhir ini adalah sistem akuntansi penggajian dengan pertanyaan Bagaimanakah sistem akuntansi penggajian pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan? dengan menggunakan teori-teori sistem akuntansi penggajian. 1.3 Tujuan Pembahasan Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana kesesuaian penerapan sistem akuntansi penggajian pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan dengan teori yang diacu. 1.4 Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat dalam hal: 1. Untuk mengetahui dan menambah wawasan peneliti mengenai sistem akuntansi penggajian pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan. 2. Sebagai bahan masukan dan landasan kebijakan-kebijakan bagi perusahaan terkait untuk lebih meningkatkan pengawasan yang lebih efektif dan efisien dalam membuat perencanaan dan kebijakan di masa yang akan datang. 1.5 Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data 1.5.1 Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian tugas akhir ini adalah: 1. Wawancara (interview) Wawancara adalah bentuk komunikasi langsung antara peneliti dengan responden (Gulo, 2002:119). Wawancara sering disebut juga
sebagai metode kuesioner lisan, yaitu sebuah dialog yang dilakukan oleh pewawancara (interview) untuk memperoleh informasi dari terwawancara (interviewee). Dalam penelitian ini penulis melakukan wawancara dengan cara tanya jawab secara langsung dengan bagian kepegawaian, bagian keuangan, dan bagian akuntansi mengenai halhal yang berkaitan dengan sistem penggajian untuk mendapatkan informasi yang relevan mengenai penggajian yang terdapat pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan. 2. Dokumentasi Penulis melakukan pengumpulan data dengan metode dokumentasi yang bertujuan untuk memperoleh data atau keterangan sebagai landasan mengenai teori-teori sistem akuntansi penggajian dan teori lain yang mendukung melalui buku-buku, maupun dokumen pengumpulan sejumlah informasi perusahaan. Dokumen adalah catatan tertulis tentang berbagai kegiatan atau peristiwa pada waktu yang lalu (Gulo, 2002:123). Dokumen perusahaan yang digunakan seperti daftar gaji, slip gaji dan flowchart penggajian. 1.5.2 Metode Pengolahan Data Metode pengolahan data yang digunakan adalah metode deskriptif, yaitu suatu metode yang meneliti status, kelompok, manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu sistem kondisi pemikiran ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang (Nazir, 2002:54). 1.6 Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan Penulisan laporan Tugas Akhir ini dilakukan penulis melalui beberapa tahap yaitu: Persiapan, pengumpulan data, analisis data, menyusun konsep laporan, konsultasi pada pembimbing, sidang Tugas Akhir, perbaikan Tugas Akhir dan penggandaan laporan yang dilaksanakan mulai bulan April sampai Agustus 2014 dengan jadwal kegiatan dan penulisan laporan adalah sebagai berikut:
No. Kegiatan Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan Waktu Kegiatan Penulisan Tugas Akhir April Mei Juni Juli Agustus 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Tabulasi dan Analisa Data 4 Menyusun Konsep Laporan 5 Konsultasi pada Pembimbing 6 Sidang Tugas Akhir 7 Perbaikan Laporan Tugas Akhir 8 Penggandaan Laporan Sumber: Pedoman Penulisan Tugas Akhir (TA) Jurusan Akuntansi, 2014