BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Kerangka Teori 2.1.1 Pengertian Knowledge Secara umum, terdapat dua jenis pengetahuan yaitu pengetahuan tacit dan pengetahuan eksplisit. Pengetahuan tacit adalah pengetahuan yang disimpan dalam otak seseorang. Pengetahuan tacit bersifat pribadi. Hal ini disimpan dalam kepala orang. Itu terkumpul melalui studi dan pengalaman. Hal ini dikembangkan melalui proses interaksi dengan orang lain. Pengetahuan tacit tumbuh melalui praktek trial and error dan pengalaman keberhasilan dan kegagalan. Sedangkan pengetahuan eksplisit adalah pengetahuan yang terkandung dalam dokumen atau bentuk lain dari penyimpanan selain otak manusia. Pengetahuan yang dapat mudah dibuat tersedia untuk orang lain dan dikirimkan atau dibagi dalam bentuk bahasa yang sistematis dan formal. Pengetahuan eksplisit terdiri dari apa saja yang dapat dikodifikasikan, didokumentasikan dan diarsipkan. Pada organisasi aset pengetahuan tersebut disimpan dengan bantuan komputer dan informasi teknologi (Uriatre.2008,p4-p6). Menurut (Debowski, S. 2006) Knowledge adalah Proses menerjemahkan informasi (seperti data) dan pengalaman dimasa lalu yang menjadi satu set hubungan yang bermakna yang dapat dipahami dan diterapkan oleh seorang individu. Knowledge merupakan kemampuan seseorang/individu dalam menghubungkan dan mengaitkan setiap informasi yang dimiliki olehnya dengan konsep-konsep lain yang 6
7 relevan dengan area tertentu untuk digunakan dalam proses pengembilan keputusan (Irvanda. 2011). Knowledge dibagi menjadi 2 yaitu Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge, Tacit knowledge adalah sesuatu yang kita ketahui dan alami, namun sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap. Tacit knowledge sangat sulit dipindahkan kepada orang lain karena knowledge tersebut tersimpan pada pikiran masing-masing individu di dalam organisasi. Untuk itu dengan adanya Knowledge management, Tacit Knowledge diubah menjadi explicit knowledge yang mudah dikomunikasikan dan mudah didokumentasikan, Dokumentasi menjadi sangat penting dalam knowledge management karena tanpa dokumentasi semuanya akan tetap menjadi tacit knowledge dan knowledge itu menjadi sulit untuk diakses oleh siapapun dan kapanpun didalam organisasi (Maimunah et al. 2008). Sedangkan menurut (Debowski, S. 2006, p17 p18), Knowledge dibagi menjadi dua jenis yaitu Explicit Knowledge dan Tacit Knowledge. 1. Explicit Knowledge Explicit knowledge adalah pengetahuan yang dapat dibagi kepada orang lain, pengetahuan tersebut dapat didokumentasikan, dikategorikan, dijelaskan dan dalam bentuk-bentuk yang dapat di bagikan kepada orang lain. 2. Tacit Knowledge Tacit knowledge adalah pengetahuan yang bersumber dari akumulasi pengalaman dan pembelajaran dari seseorang yang sulit untuk dibagikan kepada orang lain.
8 2.1.2 Aliran Sumber Daya Lingkungan Menurut (McLeod, Jr et al. 2007, p32) perusahaan terhubung dengan unsur unsur lingkungannya melalui aliran sumber daya lingkungan (environmental resource flows). Hanya satu sumber daya yang menghubungkan perusahaan dengan seluruh unsur aliran sumber daya lingkungan, yaitu informasi. Dalam aliran sumber daya lingkungan terdapat delapan unsur atau elemen pada perusahaan. Delapan unsur atau elemen tersebut dapat dilihat pada gambar berikut: Gambar 2.1. Delapan Unsur Lingkungan. Sumber : McLeod et al (2008). Dalam gambar diatas, delapan unsur lingkungan tersebut berada didalam suatu sistem yang lebih besar yang disebut masyarakat (society). Unsur lingkungan ini adalah organisasi dan individu yang berada diluar
9 perusahaan yang memiliki pengaruh langsung maupun tidak langsung atas perusahaan. Dari delapan unsur tersebut, unsur serikat pekerja merupakan unsur yang penting dalam Knowledge Management dalam suatu perusahaan. Dalam komponen Knowledge Management, serikat pekerja merupakan aspek people, yang saling berhubungan dengan komponen Knowledge Management lainnya (proses dan teknologi) yang mendukung Knowledge Management didalam perusahaan. 2.1.3 Global Knowledge Management Framework Gambar 2.2. Global Knowledge Management Framework. Sumber: Pawlowski et al (2012).
10 Dalam gambar diatas dapat dijelaskan bahwa Bisnis proses saling berhubungan dengan manajemen pengetahuan. Budaya didalam perusahaan mempengaruhi people atau individual perusahaan tersebut dalam membuat strategi strategi atau keputusan keputusan yang akan dibuat. Dalam penyusunan keputusan dan strategi tersebut, setiap individu dapat menggunakan pengetahuan pengetahuan yang sudah tersedia, sehingga kesalahan kesalahan yang pernah terjadi dapat dihindarkan. Infrastruktur yang didukung dengan penggunaan teknologi informasi serta SDM untuk menggunakannya akan mendukung proses terciptanya sebuah pengetahuan. Dalam hal ini, teknologi adalah faktor pendukung atau tempat untuk penciptaan pengetahuan. Melalui teknologi tersebut dimungkinkan dilakukan Knowledge Sharing. 2.1.4 Knowledge Management Manajemen pengetahuan (Knowledge Management) adalah proses untuk mengidentifikasi, menangkap, mengatur dan menyebarkan aset intelektual yang sangat penting untuk kinerja jangka panjang organisasi (Debowski, S. 2006). Knowledge Management (KM) adalah suatu pengorganisasian pengetahuan yang dimiliki oleh individu dalam sebuah organisasi. Dengan knowledge management, suatu pengetahuan yang dimiliki individu akan dapat menjadi pengetahuan organisasi sehingga bermanfaat bagi organisasi terutama dalam meningkatkan daya saing bisnis organisasi (Putri, Amalia H. 2013). Sedangkan menurut Horwitch dan Armacost dalam jurnal (Pradana, Ardi R. 2013) mendefinisikan knowledge management (manajemen pengetahuan) sebagai pelaksanaan penciptaan, penangkapan,
11 pentransferan, dan pengaksesan pengetahuan dan informasi yang tepat ketika dibutuhkan untuk membuat keputusan yang lebih baik, rangka mendukung strategi bisnis. Menurut Bellinger dalam jurnal (Sumarno.2012), mengungkapkan bahwa nilai dari manajemen pengetahuan berhubungan secara langsung terhadap efektivitas, dimana dengan pengetahuan yang dikelola memungkinkan anggota organisasi untuk menghadapi situasi sekarang dan secara efektif memimpikan dan menciptakan masa depan mereka. 2.1.5 Komponen Knowledge Management Untuk merancang knowledge management dibutuhkan komponen-komponen yang dapat membantu organisasi untuk meningkatkan produktivitasnya, menurut Bhatt (2000) dalam artikelnya ada tiga komponen yang dapat membantu organisasi untuk meningkatkan produktivitasnya, yaitu: Gambar 2.3 Komponen Knowledge Management Sumber: (Bhatt. 2000)
12 Menurut (Debowski, S. 2006) People disini dijelaskan sebagai orang yang memiliki pengetahuan dan mereka dapat mengelola sistem dan proses. Process disini dijelaskan sebagai penyelarasan dari strategi, prinsip, proses dan pelaksanaannya agar dapat dipastikan bahwa Knowledge Management dapat berjalan dengan baik saat akan diimplementasikan. Technology dijelaskan sebagai sarana pendukung Knowledge Management dan pengguna harus dapat dipastikan dapat menggunakan teknologi tersebut. Knowledge Management berfokus terhadap aspek people adalah untuk merangsang dan memelihara pengguna untuk saling berbagi pengetahuan dan penggunaan pengetahuan, Knowledge Management berfokus terhadap aspek process untuk mencari, membuat, menangkap dan berbagi pengetahuan, sedangkan Knowledge Management berfokus terhadap aspek technology berguna untuk menyimpan dan membuat pengetahuan mudah diakses dan untuk memungkinkan pengguna saling bekerja sama (Cong & Pandya, 2003). 2.1.6 SECI Model Gambar 2.4 SECI Model. Sumber: Dalkir, Kimiz. (2005, p53).
13 Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) dalam buku (Dalkir, Kimiz. 2005, p53) ada empat model konversi knowledge: 1. Tacit Knowledge ke Tacit Knowledge, proses ini disebut Socialization. 2. Tacit Knowledge ke Explicit Knowledge, proses ini disebut Externalization. 3. Explicit Knowledge ke Explicit Knowledge, proses ini disebut Combination. 4. Explicit Knowledge ke Tacit Knowledge, proses ini disebut Internalization. Sedangkan menurut Kristian Prakoso, F. (2012). Siklus tahapan SECI model terdiri dari empat tahapan proses, yaitu: 1. Proses Socialization (Tacit to Tacit) Proses ini mengubah tacit knowledge menjadi tacit knowledge lainnya. Misalnya belajar dari orang lain yang lebih berpengalaman. Proses ini membuat pengetahuan kita semakin berkembang dan penting untuk peningkatan diri sendiri. Proses ini nantinya akan berputar pada proses eksternalisasi. Semakin sukses kita mengalami proses tacit knowledge baru,semakin banyak explicit knowledge yang berhasil kita produksi pada proses eksternalisasi. 2. Proses Externalization (Tacit to Explicit) Proses yang terjadi pada tahap ini yaitu mengubah tacit knowledge yang kita miliki menjadi explicit knowledge. Dapat diperoleh dengan cara menuliskan know how dan pengalaman yang kita dapatkan dalam bentuk tulisan artikel atau bahkan dari buku. Tulisan tulisan tersebut akan sangat bermanfaat bagi orang
14 lain yang sedang memerlukan. Cara yang paling efektif untuk dilakukan pada proses externalization adalah melalui dialog. 3. Proses Combination (Explicit to Explicit) Proses combination yaitu memanfaatkan explicit knowledge yang ada kemudian diimplementasikan menjadi explicit knowledge lain. Proses ini berguna untuk meningkatkan Skill dan produktifitas diri sendiri. Melalui proses ini juga dapat mengkombinasikan explicit knowledge yang ada menjadi explicit knowledge baru yang lebih bermanfaat. 4. Proses Internalization (Explicit to Tacit) Proses ini mengubah explicit knowledge sebagai inspirasi datangnya tacit knowledge. Dari keempat proses yang ada, dapat dikatakan bahwa proses ini yang telah dilakukan. Bahasa lainnya adalah learning by doing. Dengan referensi dari manual book yang ada saya mulai bekerja, menemukan pengalaman baru, pemahaman baru, dan know-how baru yang tidak saya dapatkan dari buku tersebut.
15 2.1.7 KM CYCLE Gambar 2.5 Zack KM Cycle (1996). Sumber : Dalkir, Kimiz. (2005). Langkah-langkah knowledge management cycle menurut Meyer dan Zack (1996) dalam buku (Dalkir, Kimiz. 2005): 1. Acquisition Pada proses Akuisisi data atau informasi difokuskan pada persoalan mengenai sumber bahan mentah (seperti kepercayaan/kredibilitas, ketelitian, ketepatan waktu, dan biaya). Sumber data harus memiliki kualitas yang tinggi agar produk intelektual yang dihasilkan berkualitas tinggi. 2. Refinement Merupakan tahapan yang penting dalam proses KM, berupa tindakan fisik, misalnya migrasi dari satu medium ke medium lain atau secara logis seperti restrukturisasi, relabeling, indexin, dan mengintegrasikan. Tahap ini juga
16 untuk melakukan standarisasi sesuai dengan kebutuhan organisasi. Dengan tahap ini obyek knowledge menjadi lebih siap untuk dimanfaatkan dan juga lebih fleksibel untuk memenuhi kebutuhan masa yang akan datang. 3. Storage/retrieval Merupakan tahap menyimpan dan mengambil kembali yang menjadi jembatan antara proses acquisition dan refinement di sisi hulu yang menjadi input bagi repository dengan product generation disisi hilir. Data yang disimpan dapat berupa data fisik (file folders, printed information) atau digital (database, knowledge management software). 4. Distribution Proses distribusi menunjukkan bagaimana produk informasi dapat didistribusikan kepada pengguna, tidak hanya meliputi media yang digunakan tetapi juga waktu, frekuensi, bahasa dan bentuknya. 5. Presentation/Use Langkah terakhir adalah presentasi atau penggunaan. Pada tahap ini semua proses yang telah dilalui di evaluasi disini : apakah pengguna sudah mendapatkan knowledge yang diperlukan?. Jika tidak, Siklus KM telah gagal dalam memberikan nilai kepada individu yang pada akhirnya untuk organisasi. 2.1.8 KM Infrastructure Menurut Becerra-Fernandez, I., & Sabherwal, R. (2010). KM infrastructure memiliki lima komponen utama: 1 Organization Culture
17 Budaya organisasi mempengaruhi keberhasilan manajemen pengetahuan didalam organisasi. Budaya organisasi dapat mendorong terciptanya inovasi, fleksibilitas dan keunggulan kompetitif dan karena itu sangat penting bagi keberhasilan organisasi. 2 Organization Structure Manajemen pengetahuan bergantung terhadap struktur organisasi. Struktur organisasi mempengaruhi orang-orang dengan siapa dapat sering berinteraksi, dengan saling berinteraksi dapat menciptakan proses transfer pengetahuan. 3 Information Technology Infrastructure Proses manajemen pengetahuan diorganisasi difasilitasi oleh infrastruktur teknologi informasi organisasi. Infrastruktur teknologi informasi meliputi pengolahan data, penyimpanan, teknologi komunikasi dan sistem, serta sistem perencanaan sumber daya perusahaan yang terdiri dari database dan gudang data. 4 Common Knowledge Pengetahuan umum mendukung proses knowledge management. Pengetahuan umum memberikan kesatuan diorganisasi. Hal Ini mencakup: bahasa umum dan kosa kata, pengakuan domain pengetahuan individu, skema kognitif umum, norma-norma bersama dan unsur-unsur pengetahuan khusus yang umum yang ada di seluruh individu saat saling berbagi pengetahuan. Pengetahuan umum dapat membantu meningkatkan nilai pengetahuan seorang ahli individu dengan mengintegrasikannya dengan pengetahuan orang lain.
18 5 Physical Environtment Lingkungan fisik berperan dalam mendorong manajemen pengetahuan dengan memberikan kesempatan bagi karyawan untuk bertemu dan saling berbagi ide. Lingkungan fisik meliputi desain bangunan dan sekat pemisah antara mereka; lokasi, ukuran, dan jenis kantor; jenis, jumlah, dan sifat ruang pertemuan. 2.1.9 Knowledge Management System Menurut Ahlawat & Ahlawat dalam jurnal (Sambas Subagdja, 2011) Knowledge Management System (KMS) adalah penggunaan teknologi informasi modern untuk sisematisasi, meningkatkan dan mempercepat pengelolaan pengetahuan di dalam dan antar organisasi, merupakan suatu framework yang mengintegrasikan orang, proses dan teknologi untuk menjadi kinerja dan pembelajaran untuk pertumbuhan yang berkelanjutan Gorelick, 2006 dalam jurnal (Sambas Subagdja, 2011). Knowledge Management System adalah upaya untuk mencapai tujuan Knowledge Management yang diterapkan oleh perusahaan dan industri dengan menggunakan teknologi informasi. Knowledge Management System mencakup peralatan teknologi informasi, budaya organisasi dan sistem organisasi (Chen, Z., & Xu, X. (2010). Dalam jurnal penelitian (Chen, Z., & Xu, X. (2010). Intranet adalah salah satu bagian luar dari Knowledge Management System. Intranet adalah jaringan virtual yang digunakan untuk menghubungkan sistem internal dan jaringan koneksi pribadi karyawan dalam perusahaan sebagai media berbagi pengetahuan dan dapat saling bekerja sama.
19 2.1.10 IS FRAMEWORK Gambar 2.6 IS Framework Sumber : O Brien (2010) Menurut O Brien (2010) Terdapat lima bidang utama yang membangun kerangka kerja untuk sistem informasi, yaitu: 1. Foundation Concepts Mengenai dasar-dasar konsep bisnis sistem informasi, termasuk tren, komponen, peran sistem informasi, competitive advantage dan aplikasi. Cakupan Selektif konsep perilaku, manajerial, dan teknis yang relevan. Mencakup konsep perilaku, teknis dan manajerial yang digunakan untuk mengembangkan sistem informasi. 2. Information Technologies Pada area ini akan difokuskan pada pengembangan, dan masalah-masalah manajerial yang terlibat dengan perangkat keras komputer, perangkat lunak,
20 jaringan telekomunikasi, teknologi manajemen sumber daya data, dan teknologi lainnya. 3. Business Applications Bagaimana bisnis menggunakan teknologi internet dan informasi lainnya untuk mendukung proses bisnis mereka, e-bisnis dan inisiatif e-commerce, dan pengambilan keputusan bisnis. 4. Development Processes Mengembangkan dan menerapkan strategi bisnis/ti dan sistem dengan menggunakan beberapa perencanaan strategis dan dengan pendekatan pengembangan aplikasi. 5. Management Challenges Mengenai tantangan teknologi bisnis/ti dan strategi, termasuk keamanan dan tantangan etika dan manajemen global TI. 2.2 Kerangka Berpikir Untuk melakukan proses evaluasi knowledge management di Bank Indonesia. Penelitian yang akan dilakukan difokuskan kepada komponen Knowledge Management,yaitu: aspek People, Process, dan Technology. Pada aspek People akan dibahas mengenai SECI model menurut Nonaka dan Takeuchi (1995). Untuk aspek Process akan dibahas mengenai KM Cycle menurut Zack KM Cycle (1996), Sedangkan untuk aspek teknologi akan dibahas KM Infrastructure menurut Becerra-Fernandez, I., & Sabherwal, R. (2010).
21 Untuk menciptakan Knowledge Management yang lebih baik untuk Bank Indonesia. Diharapkan penelitian yang telah dilakukan oleh peneliti dapat digunakan sebagai acuan untuk pengambilan keputusan dan untuk mengembangkan Knowledge Management, serta sebagai saran atau rekomendasi untuk mengembangkan Knowledge Management untuk mencapai tujuan perusahaan. 2.3 Kerangka Konsep Gambar 2.7 Kerangka Konsep Penelitian. Sumber : Analisa Penulis (2014).