BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian Knowledge Management berkembang sangat pesat dalam beberapa dekade terakhir sebagai sebuah cara yang spesifik dan terencana untuk menangkap, menstrukturkan dan menggunakan secara efektif dan efisien informasi dan knowledge yang terdapat dalam sebuah organisasi serta membagikan knowledge tersebut. Sehingga perusahaan dapat bekerja lebih cepat, terus belajar, tumbuh dan berkembang serta beradaptasi mengikuti perubahan pasar dan bisa terus bersaing dengan adanya pengurangan biaya operasional (Nonaka dan Takeuchi, 1995 di Dalkir, 2011). Simone, Ackerman, & Wulf (2012) memaparkan bahwa penggunaan Knowledge Management System (KMS) mulai merambah ke berbagai bidang usaha dari perusahaan yang sudah terstruktur hingga ke social media atau virtual communities. Hal ini dapat diartikan bahwa dimana menerapkan KMS menjadi sebuah fenomena dan kewajiban khusus bagi perusahaan agar bisa lebih optimal dalam beroperasi dan tidak kalah bersaing dengan perusahaan lain. Fenomena ini tentu saja juga merambah ke perusahaan bidang perbankan, dimana informasi dan knowledge keluar - masuk setiap harinya. Bank ternama di berbagai penjuru dunia seperti World Bank, Central Bank Of Malaysia, Bank Indonesia, Central Bank of Bahrain, Bank Mandiri, dan banyak lainnya juga mulai menerapkan KMS. Dengan adanya penerapan KMS pada kegiatan perbankan mereka, maka hal tersebut akan meningkatkan hasil dan keefektifan dari kegiatan Financial Decision Making process secara signifikan dan juga pada kegiatan operasional Bank tersebut. Seperti yang tercantum dalam jurnal yang berjudul The Significance of Knowledge Management Systems at Financial Decission Making Process, oleh Mohsen, Ali, & Jalal (2011) yang mengambil bank bank pada negara Bahrain sebagai contoh dari studi mereka. Bukan hanya itu saja, menerapkan KMS juga akan menghasilkan banyak keuntungan bagi perusahaan seperti peningkatan performa, peningkatan value perusahaan, pengurangan biaya, peningkatan layanan terhadap pelanggan, pengurangan process cycle time dalam melayani kebutuhan nasabah, dan berbagai 1

2 2 macam keuntungan lain (Tanaji, 2012). Sehingga dapat disimpulkan bahwa kebutuhan akan knowledge dan informasi yang cepat, tepat dan lengkap merupakan salah satu kunci dalam persaingan di dunia perbankan. Dimana kondisi keuangan dapat berubah sewaktu waktu tanpa bisa diprediksi terlebih dahulu, sehingga knowledge dan informasi merupakan senjata utama untuk memenangkan persaingan yang ada. PT Bank Central Asia adalah perusahaan yang bergerak di bidang keuangan khususnya bidang perbankan. PT Bank Central Asia telah berdiri sejak tahun 1957 dan terus berkembang dengan pesat hingga memiliki lebih dari nasabah dan net income sebesar Rp pada tahun Perkembangan ini merupakan hasil kerjasama segenap karyawan serta dukungan dari para nasabah yang dilayaninya. Sesuai dengan komitmen Senantiasa di Sisi Anda, BCA berusaha menjaga kepercayaan dan harapan nasabah serta stakeholder demi tercapainya pertumbuhan yang berkelanjutan. PT Bank Central Asia menawarkan berbagai macam solusi finansial dengan layanan transaksi perbankan untuk berbagai kalangan dan usia. Pada saat ini terdapat lebih dari 60 solusi finansial yang ditawarkan PT Bank Central Asia yang bertujuan untuk mendukung perkembangan setiap jenis usaha yang dimiliki nasabah dan juga untuk kebutuhan finansial personal seperti deposito, tabungan, kredit peminjaman rumah, dan lain sebagainya. PT Bank Central Asia membutuhkan informasi dan knowledge yang tepat untuk menangani setiap kebutuhan nasabah yang berbeda beda pada setiap harinya. Setelah melihat pentingnya penerapan KMS di hampir semua bidang usaha yang ada maka, PT. Bank Central Asia memutuskan untuk mengembangkan KMS yang sesuai untuk membantu kegiatan operasional mereka. Sejak adanya pengembangan IT System pada tahun 2008, sekarang PT. Bank Central Asia juga sudah menerapkan dan menggunakan KMS yang disebut dengan MyBCA. Namun KMS yang digunakan tersebut hanya fungsi fungsi dasar sederhana dimana pengguna hanya bisa mengakses aplikasi finance, mengunduh manual dan membaca atau sharing artikel dan/ atau prosedur yang disebarkan oleh admin dan juga belum digunakan untuk sharing knowledge antar karyawan secara penuh. Dimana mayoritas dari penggunaan KM portal adalah untuk menggunakan aplikasi eksternal yang digunakan untuk membantu kegiatan operasional dalam pekerjaan. Adapaun masalah yang ditemuin adalah kurang meratanya penyebaran

3 3 knowledge, KM portal yang belum bekerja secara optimal dalam mendukung kegiatan operasional dan minimnya kegunaan dan frekuensi penggunaan yang ada. Hal ini dapat dilihat pula dari metode house of quality. Untuk itu pengembangan sistem kearah modern dan penambahan fitur dan fungsi juga peningkatan maturity level sangatlah dibutuhkan agar persebaran knowledge lebih merata dan sistematis sehingga kinerja operasional dapat menjadi lebih optimal, efektif, efisien dan tepat sesuai dengan harapan para nasabah dan stakeholders. 1.2 Ruang Lingkup Penelitian Pembahasan yang terdapat dalam penelitian ini dibatasi dengan beberapa ruang lingkup agar lebih terfokus pada penelitian yang ditujukan, diantaranya : 1. Merancang aplikasi KM berbasis web untuk mendukung strategi operasional dan meningkatkan value perusahaan. 2. Membuat fitur penambahan sebagai pengembangan pada aplikasi KM berbasis web sebagai media bagi internal perusahaan untuk menampung informasi dan knowledge yang dimiliki oleh perusahaan dan dibutuhkan oleh karyawan. 3. Evaluasi KMS MyBCA hanya dilihat dari penggunaan di satu cabang yaitu cabang Tulungagung. 4. Tidak melakukan testing terhadap usulan aplikasi yang dibuat. 5. Tidak melakukan implementasi terhadap usulan aplikasi yang dibuat. 6. Tidak membahas keamanan data. 7. Responden kuisioner adalah karyawan yang memiliki hak akses MyBCA. 8. Hasil yang ada disesuaikan dengan kondisi PT Bank Central Asia cabang Tulungagung yang meliputi KCU Tulungagung, KCP Trenggalek, KCP Ngunut, dan kantor kas Tulungagung. 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan Tujuan yang ingin dicapai dengan melakukan penelitian ini adalah : 1. Menganalisis kondisi sistem KM yang sedang berjalan. 2. Mengevaluasi sistem KM yang sedang berjalan. 3. Merancang usulan suatu aplikasi KM bagi perusahaan sesuai hasil analisa dan evaluasi sistem KM yang sedang berjalan.

4 Manfaat Manfaat yang ingin dicapai dari penelitian ini : 1. Mempercepat proses operasional dan layanan terhadap pelanggan. 2. Mempercepat proses pembelajaran dan pemindahan knowledge antar karyawan perusahaan yang dapat membantu peningkatan efektifitas kinerja karyawan. 3. Mempelajari knowledge yang ada dalam perusahaan secara lebih baik. 4. Dapat memberi sumbangan terhadap pengembangan knowledge dan informasi yang ada didalam perusahaan 5. Memberikan penggambaran knowledge cycle yang ada di dalam perusahaan melalui inukshuk KM model. 1.4 Metodologi Penelitian Metode Pengumpulan Data Metode yang digunakan untuk pengumpulan data adalah : 1. Wawancara Mengadakan sesi tanya jawab kepada pihak yang terkait untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi dan merancang usulan pengembangan MyBCA. 2. Kuisioner Melakukan penyebaran kuisioner kepada karyawan KCU Tulungagung dari PT. Bank Central Asia untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi dan merancang usulan pengembangan MyBCA. 3. Observasi Melakukan observasi ke PT. Bank Central Asia untuk dapat menganalisa masalah dan mendapatkan informasi yang nantinya dapat digunakan untuk evaluasi dan perancangan dari usulan pengembangdan dari MyBCA. 4. Studi Pustaka Mencari, membaca, mencatat, dan mencantumkan teori-teori yang berkaitan dengan penelitian dari buku ilmiah, jurnal, majalah, dan internet untuk menjadi landasan teori dari penelitian ini.

5 Metode Analisis Metodologi yang digunakan untuk analisa, evaluasi dan pembangunan usulan pengembangan MyBCA adalah : a) Inukshuk Model Melakukan perumusan terhadap knowledge yang dimiliki oleh perusahaan sebagai dasar untuk perancangan usulan pengembangan sistem dari MyBCA. b) Knowledge taksonomy Menganalisa dan mengidentifikasi knowledge yang dimiliki oleh PT. Bank Central Asia dan menggambarkan dalam sebuah diagram baik yang berupa tacit knowledge maupun explicit knowledge. c) High level house of quality matrix Melakukan analisa terhadap implementasi MyBCA sebelum dilakukan usulan pengembangan terhadap KMS tersebut. d) Infosys KM maturity model Mengidentifikasi dan menentukan maturity level dari MyBCA dimana maturity level dalam model ini dibagi menjadi lima yaitu default, reactive, aware, convinced, dan sharing Metode Perancangan Metode perancangan yang digunakan adalah pendekatan (OOA) melalui beberapa tahap perancangan diantaranya: 1. Activity Diagram 2. Use Case Diagram 3. Use Case Description. 4. Domain Class Diagram.. 5. Navigation Diagram. 6. State Machine Diagram. 7. System Sequence Diagram. 8. Data Access Layer Sequence Diagram. 9. Updated Design Class diagram. 10. Package Diagram.

6 6 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan penelitian ini disusun dalam 5 bab. Isi dari bab-bab tersebut secara ringkas diuraikan sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menguraikan hal-hal umum mengenai penulisan penelitian ini, yaitu latar belakang, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian dan sistematika penulisan yang digunakan. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini berisi tentang teori-teori yang berhubungan dan digunakan sebagai landasan untuk penulisan dan pemecahan masalah. Teori-teori tersebut antara lain diambil dari buku referensi, thesis, dan jurnal ilmiah. Di dalam bab ini juga terdapat kerangka pikir sebagai pedoman langkah-langkah pemecahan masalah. BAB 3 ANALISA SISTEM INFORMASI BERJALAN Bab ini menguraikan sejarah perusahaan secara ringkas, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi, proses bisnis berjalan, permasalahan, usulan pemecahan masalah untuk diterapkan oleh perusahaan, serta analisis menggunakan model Inukshuk yang dilakukan pada KM di dalam perusahaan. BAB 4 ANALISA DAN RANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT Bab ini berisi tentang analisis dan rancangan aplikasi KM berdasarkan pendekatan OOA yang diusulkan kepada perusahaan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi simpulan dari aplikasi yang telah dibuat dan saran-saran yang dapat diberikan agar bisa diterapkan oleh perusahaan.