Petunjuk Penggunaan E-Formasi III Versi I.0
Pendahuluan Petunjuk ini dibuat untuk memberikan langkah langkah sistematis dan penjelasan dalam melakukan input pada e-formasi Versi III
Fitur baru e-formasi III mempunyai beberapa fitur baru, yaitu: 1. Data Kelas Jabatan 2. Data NIP 3. Cetak Excel 4. Rekapitulasi Lanjutan
Data Kelas Jabatan Pengguna dapat melakukan input kelas jabatan pada halaman struktur organisasi, kelas jabatan diisi dan melekat pada masingmasing jabatan. Kelas jabatan dapat diisi dari 0 (nol) hingga 30 (tiga puluh)
Data NIP Pada formulir Struktur jabatan, ditambahkan 1 field untuk mengisi Nomor Induk Pegawai (NIP), NIP akan di sinkronisasi dengan data BKN untuk melihat keabsahannya. Pada posisi jabatan struktural, NIP hanya dapat diisi 1 kali Pada posisi jabatan fungsional, NIP dapat diisi lebih dari 1 kali NIP tidak dapat menduduki lebih dari 1 Jabatan
Data NIP (cont.) Langkah Pengisian: 1. Isi NIP pada Field Nomor Induk Pegawai; 2. Tekan Tombol Hijau dikanan field tersebut; 3. NIP yang telah diinput akan tampil pada table dibawah; 4. Pengguna dapat melakukan penghapusan NIP dengan menekan tombol ; 5. Pengguna dapat melakukan validitas dengan menekan tombol
Cetak Excel Pada e-formasi versi III, cetak data dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu: 1. Cetak Bezzeting, fitur ini mencetak isi formulir bezzeting dengan membatasi 10.000 (Sepuluh Ribu) data untuk 1 File. 2. Cetak Usulan Formasi, fitur ini mencetak isi formulir bezzeting dengan membatasi 1.000 (Seribu) data untuk 1 File. Jenis cetak data ditambah dengan jenis Excel (xlsx)
Cetak Excel (cont.) Pilih jenis pencetakan dengan menekan link sesuai dengan jenis cetak
Rekapitulasi Lanjutan Fitur rekapitulasi adalah fitur yang menampilkan data terkait jumlah suatu jabatan yang dikelompokan berdasarkan posisi jabatan. Jumlah yang ditampilkan pada fitur rekapitulasi yaitu: 1. Jumlah kebutuhan (ABK); 2. Jumlah PNS; 3. Jumlah kekurangan PNS; 4. dan Jumlah usulan formasi Untuk melihat informasi lebih lengkap, klik label jabatan yang diinginkan.
Rekapitulasi Lanjutan (cont.) Fasilitas ini menampilkan informasi jabatan dengan kategori tertentu, sesuai dengan kategori yang diinginkan pengguna pada halaman sebelumnya, sistem akan menampilkan seluruh jabatan dengan kategori tersebut. Adapun kelengkapan informasi yang disampaikan adalah: 1. Jumlah Kebutuhan (ABK); 2. Jumlah PNS; 3. Jumlah Kekurangan; 4. Jumlah Usulan Formasi; Pengguna dapat melihat lebih detil terhadap jabatan tertentu dengan mengklik label jabatan yang diinginkan.
Rekapitulasi Lanjutan (cont.) Pada halaman rekapitulasi ini, pengguna akan disajikan informasi mengenai jabatan beserta tempat/kantor/unit kerja dari jabatan tersebut
7 Langkah Pengisian Langkah 1. Halaman Depan dan Login Aplikasi Langkah 2. Pengaturan Pengguna Langkah 3. Input Struktur Organisasi Langkah 4. Input Bezzeting Langkah 5. Rincian Usulan Formasi Langkah 6. Input Analisa Jabatan Langkah 7. Pencetakan, dan Rekapitulasi
Halaman Depan Halaman ini dibagi menjadi 3, yaitu: 1. Konten Pancasila 2. Pengumuman dan Formulir Login 3. Riwayat Versi E-Formasi
Melakukan Login Aplikasi Langkah Pengisian: 1. Masukkan ID pengguna pada field ID Pengguna 2. Masukkan Sandi pada field Sandi 3. Lalu Klik Masuk Aplikasi *Untuk Kritik dan saran, dapat email di formasi@menpan.go.id
Melakukan Login Aplikasi (Cont.) Formulir profil akan tampil di awal login aplikasi: 1. Lengkapilah profil pengguna dengan informasi yang valid; 2. Isilah field sandi jika ingin merubah sandi; 3. Tekan tombol simpan
Pengaturan Pengguna Untuk mengakses pengaturan pengguna, klik menu di kanan atas, klik Manajemen pengguna
Pengaturan Pengguna (Kantor) 1. Pilih Tambah Kantor 2. Isilah formulir sesuai dengan isian 3. Klik simpan 4. Hasil inputan akan tampil di daftar
Pengaturan Pengguna (Kantor Cont.) Kantor yang baru dibuat akan langsung aktif, status kantor dapat dilihat pada kolom status; Klik Nonaktifkan jika ingin menonaktifkan kantor Klik ubah untuk melakukan perubahan pada data kantor tersebut
Pengaturan Pengguna (Pengguna) 1. Pilih tambah pengguna 2. Lakukan pengisian sesuai dengan field yang disediakan 3. Isi field kantor dengan memasukan 3 huruf untuk memulai pencarian, lalu klik data yang diinginkan 4. Pilih peran menjadi Admin Lokal 5. Lalu Klik Simpan 6. Pengguna Baru akan tampil pada daftar pengguna
Pengaturan Pengguna (Pengguna Cont.) Status pengguna terlihat pada kolom status, untuk pengguna dengan status non aktif, pengguna tidak dapat melakukan login Untuk melakukan perubahan dapat menekan tombol ubah, dan akan menampilkan data pengguna, lakukan perubahan, ID pengguna tidak dapat diubah. Klik tombol aktifkan atau nonaktifkan untuk merubah status pengguna
Struktur Organisasi 1. Klik menu Template Struktur 2. Klik Struktur Organisasi
Struktur Organisasi Halaman struktur jabatan dibagi 2 sisi, yaitu 1. Peta Jabatan, terletak disisi kiri 2. Formulir Jabatan, terletak disisi kanan
Struktur Organisasi (Cont.1) Klik tombol Tambah struktur baru Atau klik kanan pada jabatan yang ada Pilih menu sesuai yang anda inginkan Tambah struktur untuk menambah jabatan baru tanpa induk Tambah struktur setara untuk menambah jabatan baru dengan induk yang sama dengan jabatan yang anda pilih Tambah bawahan baru untuk menambah jabatan dengan jabatan yang anda pilih sebagai induk
Struktur Organisasi (Cont.2) Langkah pengisian formulir jabatan: 1. Pilih posisi jabatan sesuai yang anda inginkan 2. Ketik minimal 3 huruf untuk melakukan pencarian jabatan, lalu klik jabatan yang diinginkan sebagai induk. 3. Pilih posisi jabatan yang ingin anda tambah 4. Ketik nama jabatan jika anda menambah jabatan strukturan, atau ketik minimal 3 huruf untuk pencarian jika anda memilih posisi jabatan fungsional 5. Isi kelas jabatan 6. Isi NIP yang menduduki jabatan tersebut lalu klik untuk menampilkan didaftar, setelah data tampil, klik untuk melakukan validasi NIP 7. Ketik minimal 3 huruf pada field analisis jabatan, dan pilih anjab yang sesuai dengan jabatan (Jika anda telah memasukkan data anjab) 8. Ketik minimal 3 huruf pada field unit kerja dan pilih unit kerja (*Unit kerja berfungsi sebagai tanda bahwa jabatan tersebut akan tampil pada pengguna dengan unit kerja tersebut) 9. Lalu Tekan simpan 10. Jabatan yang anda masukkan akan tampil pada peta jabatan
Struktur Organisasi (Cont.3) Klik tanda untuk membuka dan menampilkan data jabatan dibawah jabatan tersebut Ulangi langkah dari awal untuk menambahkan jabatan baru
Bezzeting 1. Klik menu Template Struktur 2. Klik Template Bezzeting
Bezzeting Formulir Bezzeting dibagi 2: 1. Bagian atas adalah rekapitulasi dari bezzeting yang telah anda input. 2. Bagian tengah berisi penjelasan warna formulir 3. Bagian bawah berisi informasi bezzeting
Bezzeting (Cont.) Langkah pengisian 1. Klik untuk membuka peta jabatan 2. Klik 2 kali pada kolom yang ingin diisi, Kolom yang dapat diisi adalah kolom Kelas, ABK, PNS, PPPK, CPNS, BUP N hingga N+5, dan Usulan Formasi 3. Masukkan jumlah angka yang anda inginkan, lalu tekan Enter 4. Akan tampil notifikasi
Rincian Usulan Formasi 1. Klik menu Template Struktur 2. Klik Rincian Usulan Formasi
Rincian Usulan Formasi (Cont.) Halaman ini akan menampilkan jabatan yang telah diajukan usulan formasi, hanya jabatan fungsional yang akan tampil pada rincian tersebut Untuk usulan formasi tersebut, harus mempunyai anjab, lakukan pengisian anjab terlebih dahulu
Analisis Jabatan 1. Klik menu Template Struktur 2. Klik Analisis Jabatan
Analisis Jabatan (Cont.) Halaman ini akan menampilkan data analisis jabatan yang telah dimasukkan 1. Klik tambah analisis jabatan untuk membuat anjab baru
Analisis Jabatan (Cont.) 1. Masukkan nama anjab yang anda inginkan 2. Lalu klik buat 3. Halaman akan pindah ke formulir anjab
Formulir Anjab Formulir anjab dibagi menjadi: 1. Sisi kiri sebagai link halaman 2. Sisi kanan sebagai formulir 3. Klik link halaman untuk menampilkan formulir 4. Isilah formulir sesuai dengan data anjab anda 5. Lalu klik simpan 6. Lengkapilah seluruh formulir analisis jabatan 7. Kembali ke daftar anjab jika sudah selesai dan ingin membuat anjab baru
Set anjab pada struktur organisasi Buka kembali struktur organisasi, dan pilihlah jabatan yang ingin anda set analisis jabatan Klik kanan pada jabatan tersebut Lalu klik Edit Akan tampil formulir jabatan tersebut
Set anjab pada struktur organisasi (Cont.) 1. Untuk menset anjab pada jabatan tersebut 2. Ketik minimal 3 huruf pada field dikanan analisis jabatan untuk melakukan pencarian, isi lebih lengkap jika pencarian tidak menampilkan anjab yang anda inginkan 3. Klik data anjab yang anda inginkan 4. Lalu klik simpan 5. Anjab telah di set pada jabatan tersebut
Pencetakan 1. Klik menu Template Struktur 2. Klik Cetak
Pencetakan (Cont.) Data yang telah anda input dapat anda cetak menjadi 2 bentuk, yaitu PDF dan Excel Klik salah satu Untuk menampilkan PDF atau mengunduh Excel
Terima Kasih Selamat mengerjakan