Bab 4 Rancangan sistem 4.1 Rancangan yang diusulkan Bagian gudang akan mengirimkan Surat Permintaan Barang melalui form pesan barang apabila barang tersebut telah mencapai batas minimum (warning stock) dan bagian pembelian akan secara otomatis menerima pesan tersebut. Bagian pembelian akan membuat PO bedasarkan Surat Permintaan Barang sebanyak 3 rangkap. 1. rangkap 1 untuk supplier 2. rangkap 2 untuk bagian gudang (tanpa harga) 3. rangkap 3 diarsip Jika ada perubahan harga, maka bagian pembelian akan mengupdate harga barang tersebut. Jika barang tersebut telah diterima, petugas akan mengecek barang tersebut apakah kuantitas dan kualitas sesuai dengan PO. Apabila sesuai dengan PO maka petugas akan mengentri data barang tersebut ke dalam form barang masuk dan sistem akan menambah stok barang tersebut. Jika jenis dan kualitas barang tesebut tidak sesuai dengan PO maka bagian gudang akan konfirmasi ke bagian Pembelian dan selanjutnya bagian Pembelian klaim ke supplier. Jika supplier telah datang dan akan mengambil barang yang diklaim tersebut, maka bagian Gudang akan mengentri 64
data barang tersebut ke form retur pembelian dan secara otomatis sistem akan mengurangi stok barang tersebut. Apabila pelanggan memesan barang, bagian penjualan akan mengirimkan Surat Order ke bagian Gudang. Berdasarkan Surat Order tersebut, Bagian Gudang akan membuat Surat Jalan dan menyiapkan barang. Setelah dicek jenis, kuantitas dan kualitas barang sesuai dengan SO, bagian Gudang akan mengentri data barang ke form barang keluar dan mengirimkan barang tersebut. Jika ada klaim dari pelanggan, penjualan akan mengkonfirmasi pelanggan apakah barang tersebut diganti atau diretur. Selanjutnya bagian penjualan akan mengkonfirmasi ke bagian gudang untuk mengambil barang yang di klaim tersebut. Setelah barang sampai maka gudang akan mengentri data barang tersebut ke form retur penjualan dan sistem akan menambah stok barang tersebut. Setelah itu barang tersebut akan diretur ke supplier. Setiap 1 bulan, gudang akan melakukan stok opname dan hasil perhitungan fisik tersebut akan dientri ke form stok opname. Jika ada barang rusak atau hilang maka gudang akan mencetak laporan dan meminta otorisasi untuk penhapusan barang. Selanjutnya bagian gudang mengentri data barang ke form barang hilang atau rusak dan sitem akan mengurangi stok barang tersebut. 4.2 Problem Domain yang Diusulkan 4.2.1 Class
Class: Penjualan Gudang Barang Sales Order Pembelian Purchase Order Retur Penjualan Retur Pembelian Supplier Surat Permintaan Brg Akuntansi Event: Membuat Mencetak Mencatat Mengorder Menerima Order Add Delete Create Menyerahkan Diserahkan Dibuat Dikirimkan Dijual Dicek Mengirimkan Menerima Diparaf Dicetak Mengecek
4.2.2 Class Diagram Gambar 4.1 Class Diagram Sistem yang Diusulkan
4.2.3 Event Table Event Class Penjual an Barang Gudang Sales Order Supplier Purchase order Surat Permintaan Barang Retur Penjualan dan Pembelian Pembelia n Membuat * * * * Mencetak * * * * Mencatat * Mengorder * Menerima Order * Menyerahkan * * Diserahkan * * * Dibuat * * * Dikirimkan * * Dijual * Dicek * * Mengirimkan * * * Menerima * * * Dicetak * * * Diparaf * * * Mengecek * * Akun tansi Table 4.1 Event Table Sistem yang Diusulkan
4.2.4 Sequence Diagram Gambar 4.2 Sequence Diagram
4.3 Application Domain Analysis 4.3.1 Usage 4.3.1.1 Overview Diagram Sistem dimulai saat karyawan melakukan login dengan memasukan user name dan password pada form login. Pada main menu mempunyai menu file, master, transaksi,laporan, jurnal dan exit. Selanjutnya sistem akan mengaktifkan menu yang dapat diakses pada bagian masing-masing. Bagian gudang dapat mengakses menu master yang mempunyai sub menu master barang, master suplier, master customer, minimum stok. Pada menu transaksi mempunyai sub menu pesan barang, barang masuk, barang keluar, retur penjualan, retur pembelian, barang rusak dan stok opname. Sedangkan pada menu laporan terdiri dari sub menu kartu persediaan, laporan barang, laporan transaksi dan laporan retur. Sub menu laporan barang mempunyai sub menu laporan stok barang, laporan barang terlaris dan laporan barang yang belum diterima. Sub menu laporan transaksi mempunyai sub menu laporan barang masuk, laporan barang keluar dan laporan barang rusak. Sedangkan sub menu laporan retur mempunyai sub menu laporan retur penjualan dan laporan retur pembelian. Bagian pembelian dapat mengakses menu master yang mempunyai sub menu update harga barang.
Bagian akuntansi dapat mengakses menu jurnal yang mempunyai sub menu jurnal barang masuk, jurnal barang keluar, jurnal retur pembelian dan jurnal retur penjualan. Pada form pesan barang, bagian gudang mengentry data barang yang akan dipesan. Jika ada barang masuk, gudang mengentry data sesuai dengan data PO pada form barang masuk dan secara otomatis sistem akan menambahkan stok barang tersebut. Jika ada barang keluar, gudang mengentry data sesuai dengan data SO pada form barang keluar dan sistem akan mengurangi stok barang tersebut. Bila ada retur pembelian bagian gudang akan mengentry nomor PO dan sistem akan mengecek data PO tesebut seperti data barang, data suplier dan jumlah pesanan. Gudang akan mengentry jumlah yang diretur dan sistem akan mengurangi stok. Pada retur pembelian, gudang mengentry nomor SO dan sistem mengecek data SO seperti data barang, data suplier dan jumlah pesanan. Gudang akan mengentry jumlah yang diretur dan sistem akan menambah stok. Secara berkala gudang akan melakukan sistem opname dengan membandingkan stok sistem dengan stok fisik pada form stok opname. Bila ada selisih, gudang akan mencetak laporan yang akan diotorisasi oleh manager gudang. Selanjutnya gudang akan mengentry selisih tersebut pada form barang rusak dan sistem akan mengurangi stok.
Sedangkan bagian pembelian akan mengupdate harga bila ada perubahan harga pada saat dicetak PO. Bagian akuntansi dan gudang mencetak jurnal transaksi dan laporan setiap akhir bulan 4.3.1.2 Actor Actor Tugas Bagian Penjualan Melakukan order kepada pelanggan, selanjutnya membuat Sales Order dan mencetaknya untuk diserahkan kepada Bagian Gudang. Bagian Gudang Menyiapkan pesanan barang sesuai dengan SO yang diterima dari bagian penjualan, mengecek stok persediaan barang dan mengup-date stok persediaan, membuat Surat Permintaan Barang, mengentry barang masuk dan keluar dan juga retur penjualan dan pembelian. Serta mencetak laporan-laporan persediaan barang dagangan. Bagian Pembelian Membuat Purcahse Order sesuai Surat Permintaan Barang dari Gudang dan melakukan pembelian barang ke supplier,
dan mengup-date harga barang Table 4.2 Actor 4.3.1.3 Use Case Gambar 4.3 Usecase
74 4.3.2 User Interface 4.3.2.1 Navigation Lap barang masuk Master barang Lap barang keluar Master supplier Pesan barang Jurnal barang masuk Lap retur penjualan Master customer Barang masuk Jurnal barang keluar Lap retur pembelian Update harga barang Barang keluar Junal retur pembelian Lap pesanan yg blm diterima Minimum stok Retur pembelian Jurnal retur penjualan Lap stok barang Retur penjualan Lap barang terlaris Barang rusak Kartu persediaan Stok opname Lap stok opname Lap barang rusak Gambar 4.4 Navigation
Transaksi selama bulan juni 2006 pada PT HENS CHEMINDO KURNIA. Paint 2 Juni Dibeli paint 100 kaleng @ Rp 5000 3 Juni Retur paint 10 kaleng yg dibeli tgl 1 juni 4 Juni Diterima 10 kaleng paint sebagai pengganti retur tgl 3 juni Dijual paint 30 kaleng 6 Juni Dibeli 50 kaleng paint @ Rp 5000 dan baru diterima 30 kaleng. 7 Juni Diterima sisa 20 kaleng pada pembelian tgl 6 juni. 8 Juni Dijual paint 50 kaleng 9 Juni Dibeli paint 60 kaleng @ 5100 10 Juni Dibeli paint 50 kaleng @ 5000 11 Juni Dibeli paint 100 kaleng @ 5000 12 Juni Dijual paint 50 kaleng 14 Juni Dibeli paint 100 kaleng @ 5000 15 Juni Retur 10 kaleng yang dibeli tgl 14 16 Juni Diterima barang pada retur tgl 14 19 Juni Dijual paint 150 kaleng 26 Juni Dibeli paint 100 kaleng @ 500 30Juni Penghapusan barang rusak 2 kaleng
Tinner 2 Juni Dibeli tinner 500 kaleng @ 6000 3 Juni Retur tinner 6 kaleng yang dibeli tgl 1 juni 5 Juni Diterima 6 kaleng tinner 6 kaleng sebagai pengganti retur tgl 2 juni 6 Juni Dijual tinner 200 kaleng 15Juni Dibeli tinner 250 kaleng @ 6200 16Juni Dijual tinner 300 kaleng 17Juni Dijual tinner 200 kaleng 18Juni Dibeli tinner 300 kaleng @ 6000 19Juni Retur 20 kaleng yang dibeli tgl 18 20Juni Diterima tinner retur tgl 19 27Juni Dijual tinner 100 kaleng 28Juni Dibeli tinner 100 kaleng@6000 30Juni Penghapusan barang rusak 1 kaleng
Latex Synthetic 2 Juni Dibeli latex synthetic 300 pack @ 1500 4 Juni Dibeli latex synthetic 200 pack @ 1400 6 Juni Retur latex synthetic 30 pack yg dibeli tgl 4 juni 7 Juni Dijual latex synthetic 150 pack 8 Juni Diterima 30 pack sebagai penganti retur tgl 6 juni 9 Juni Retur penjualan tgl 7 juni sebanyak 5 pack 12Juni Dijual latex 155 pack 13Juni Dijual latex 170 pack 15Juni Dibeli latex 100 pack@1500 16Juni Dijual latex 100 pack 17Juni Retur penjualan tgl 16 juni 10 pack 19Juni Dibeli latex 200 @1500 26Juni Dijual latex 100
Wood Coating 2 Juni Dibeli wood coating 1000 pack @ 7000 4 Juni Dijual wood coating 250 pack 17Juni Dibeli wood coating 100 pack @ 6900 18Juni Dibeli wood 500pack @7000 22 Juni Dijual wood 1000 pack 24Juni Dijual wood 100 pack 25Juni Dibeli wood 300 pack @7000 Specialty Chemical 2 Juni Dibeli specialty chemical 100 pack @ 5000 4 Juni Dijual specialty chemical 50 pack 5 Juni Dibeli specialty chemical 75 pack @ 5100 6 Juni Dibeli specialty chemical 50 pack @ 5050 8Juni Dijual 125 pack 9Juni Dibeli 50 pack@5000 15Juni Dijual 50 pack 24Juni Dibeli specialty 100pack@5000
Solvent Base Adhensive 2 Juni Dibeli solvent Base Adhensive 100 pack @ 10000 5 Juni Dijual solvent base adhensive 75 pack 7 Juni Dijual solvent base adhensive 10 pack 8 Juni Dibeli solvent base adhensive 100 pack @ 11000 14Juni Dijual solvent base adhensive 50 pack 15Juni Retur penjualan tgl 14 juni 6 pack 16 Juni Dibeli 50@ 10000 17Juni Retur pembelian tgl 16 juni 5 pack 18Juni Diterima base 5 pack dr retur tgl 17 juni 24Juni Dijual base 100 pack 26Juni Dibeli base 30 @ 10000 keterangan : Dibeli = barang masuk Dijual = barang keluar
Gambar 4.5 Login
Gambar 4.6 Login Error
Gambar 4.7 Main Menu
Gambar 4.8 Main Master
Gambar 4.9 Main Transaksi
Gambar 4.10 Main Laporan
Gambar 4.11 Main Jurnal
Gambar 4.12 Master Barang
Gambar 4.13 Master Customer
Gambar 4.14 Master Supplier
Gambar 4.15 Update Harga Barang
Gambar 4.16 Pesan Barang
Gambar 4.17 Pesan Barang Error
Gambar 4.18 Barang Masuk
Gambar 4.19 Retur Pembelian
Gambar 4.20 Barang Masuk
Gambar 4.21 Barang Keluar
Gambar 4.22 Barang Masuk
Gambar 4.23 Barang Keluar
Gambar 4.24 Retur Penjualan
Gambar 4.25 Stok Opname
Gambar 4.26 Barang Rusak
Gambar 4.27 Laporan Stok Barang
Gambar 4.28 Laporan Barang Terlaris
Gambar 4.29 Laporan Pesanan Belum Diterima
Gambar 4.30 Laporan Barang Masuk
Gambar 4.31 Laporan Barang Keluar
Gambar 4.32 Laporan Retur Pembelian
Gambar 4.33 Laporan Retur Penjualan
Gambar 4.34 Laporan Barang Rusak
Gambar 4.35 Jurnal Persediaan Barang Masuk
Gambar 4.36 Jurnal Persediaan Barang Keluar
Gambar 4.37 Gambar Jurnal Retur Pembelian
Gambar 4.38 Gambar Jurnal Retur Penjualan
Gambar 4.39 Kadaluwarsa
Gambar 4.40 Laporan Barang Kadaluwarsa
Gambar 4.41 Laporan Informasi Supplier
Gambar 4.42 Jurnal Barang Rusak
118 4.4 Technical Platform 4.4.1 Hardware Untuk mendukung pemasangan aplikasi ini agar stabil dan kompetibel dibutuhkan hardware dengan minimal spesifikasi sebagai berikut: o Prosessor P3 800mhz atau setara o Memory 128mb o Motherboard untuk Pentium 3 o Harddisk 20 GB o Dan hardware pendukung lainnya. 4.4.2 Software Untuk menjalankan hardware di atas dan aplikasi dibutuhkan software sebagai berikut: o Untuk operating system menggunakan Windows 98 atau windows XP o Microsoft 0ffice o Visual Basic o Dan software pendukung lainnya. 4.5 Implementasi.Karena sistem perusahaan dulu bersifat manual maka pemakaian aplikasi dapat langsung dilakukan tanpa melalui pemakaian sistem pararel. Setelah pemasangan software yang dibutuhkan perlu adanya pelatihan agar dapat menjalankan aplikasi baru bagi user dibawah ini:
119 o Bagian Penjualan o Bagian Pembelian o Bagian Gudang Jadwal Implementasi Sistem : Keterangan Minggu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Pembentukan Team x Pengadaan H/W dan S/W x x Instalasi H/W x x Instalasi S/W x x Uji coba Sistem dan Jaringan x x Pelatihan User x x x Pengembangan dan Penyesuaian x x Evaluasi Akhir dan Penerapan x x Table 4.3 Jadwal Implementasi Sistem