GARIS PANDUAN PERMOHONAN KELULUSAN BAGI PROGRAM PENGAJIAN BARU DAN KURSUS BARU SERTA SEMAKAN PROGRAM PENGAJIAN DAN SEMAKAN KURSUS TUJUAN 1. Tujuan Garis Panduan ini adalah untuk memaklumkan kepada Fakulti / Institut / Pusat mengenai proses permohonan kelulusan bagi program pengajian baru dan kursus baru serta semakan program pengajian dan semakan kursus. LATAR BELAKANG 2. Pusat Jaminan Kualiti (PJK) telah membangunkan dua rujukan berbentuk buku untuk memperincikan proses, prosedur dan keperluan dokumentasi program pengajian untuk tujuan jaminan kualiti seperti berikut: a. Buku Jaminan Kualiti Proses Pendidikan: Perspektif UKM sebagai Institusi Swaakreditasi dan Universiti Penyelidikan (2011); b. Garis Panduan Penyediaan Dokumen Program Pengajian UKM (2012). 3. Bagi memastikan kelancaran proses permohonan tersebut di peringkat Fakulti / Institut / Pusat, Garis Panduan ini menggabungkan proses pengurusan dokumen program pengajian dengan merujuk kepada dua buah buku di atas di samping Dokumen Kualiti MS ISO 9001:2008 Pengurusan Pengajian Prasiswazah dan Siswazah. KELULUSAN PERMOHONAN PROGRAM PENGAJIAN BARU DAN KURSUS BARU SERTA SEMAKAN PROGRAM PENGAJIAN DAN SEMAKAN KURSUS 4. Garis panduan permohonan adalah seperti berikut: 4.1 Program Pengajian Baru i. Dekan/Pengarah menubuhkan Jawatankuasa Kurikulum Program Baru (JKPB) yang diketuai oleh Ketua Program/Ketua Jabatan untuk mengemukakan cadangan program pengajian baru (permohonan mengikut Garis Panduan Penyediaan Dokumen 1
Program Pengajian UKM) serta menyemak kelestarian, kerelevanan, isu, cabaran dan penilaian program. ii. iii. iv. JKPB berhubung dengan Pusat Perkembangan Akademik (PPA) untuk mendapatkan khidmat nasihat semasa penyediaan dokumentasi dengan PPA bertanggungjawab memastikan dokumentasi tersebut memenuhi keperluan yang ditetapkan. Cadangan program pengajian baru yang telah lengkap dibawa ke Mesyuarat Fakulti/Institut yang dipengerusikan oleh Dekan/Pengarah yang bertanggungjawab menyemak penyediaan kemudahan, sumber manusia, kewangan dan lain-lain. Selepas cadangan program baru tersebut dipersetujui oleh Mesyuarat Fakulti, dokumen tersebut dihantar kepada PJK. v. PJK bertanggungjawab menyemak kecukupan dokumen (Garis Panduan Penyediaan Dokumen Program Pengajian UKM, dan dokumen sokongan yang meliputi minit Mesyuarat Fakulti dan laporan Jawatankuasa Kurikulum Program Baru). Sekiranya tidak lengkap, PJK akan memulangkan semula kepada Fakulti untuk dilengkapkan. vi. vii. viii. Jika dokumen lengkap, PJK melantik ahli panel penilai untuk membentuk Panel Penilai. Panel Penilai bertanggungjawab menyemak dokumen yang dihantar sama ada memenuhi keperluan COPPA, Standard Program dan Garis Panduan Penulisan Program Akademik (KPT). Sekiranya tidak memenuhi kriteria yang ditetapkan, Panel Penilai memaklumkan kepada PJK keperluan yang perlu dibuat penambahbaikan. Proses ini berulang sehingga kriteria tersebut dipenuhi dan Panel Penilai mengemukakan laporan untuk diserahkan kepada PJK. PJK mengemukakan laporan Panel Penilai kepada Jawatankuasa Perancangan dan Perkembangan Akademik (JPPA) untuk memperakukan cadangan program baru tersebut kepada Senat. ix. JPPA bertindak sebagai pihak yang bertanggungjawab memperakukan cadangan program baru berdasarkan kepada laporan Panel Penilai. Jika tidak diperakukan, JPPA mengembalikan laporan tersebut kepada PJK untuk disemak semula oleh Panel Penilai. x. Setelah diperakukan oleh JPPA, cadangan program baru tersebut dikemukakan kepada Senat untuk kelulusan. Jika tidak diluluskan, 2
Urus Setia Senat akan mengembalikan cadangan tersebut kepada PJK yang memaklumkan keputusan tersebut kepada JPPA. xi. Apabila cadangan diluluskan oleh Senat, cadangan program baru tersebut akan dikemukakan kepada Lembaga Pengarah Universiti (LPU) untuk kelulusan peruntukan sumber manusia dan kewangan. Seterusnya, kelulusan Senat berkenaan akan dikemukakan kepada Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) dan MQA untuk makluman. Rujuk Carta Alir proses pada Lampiran 1. 4.2 Kursus Baru i. Pengerusi Pusat/Ketua Program/Ketua Jabatan mengadakan perbincangan bersama tenaga pengajar untuk mengemukakan cadangan kursus baru (permohonan mengikut Garis Panduan Penyediaan Dokumen Program Pengajian, UKM) serta menyemak kelestarian, kerelevanan, isu, cabaran dan penilaian kursus. ii. Cadangan kursus baru yang telah lengkap dibawa ke Mesyuarat Fakulti/Institut yang dipengerusikan oleh Dekan/Pengarah yang bertanggungjawab menyemak penyediaan kemudahan, sumber manusia, kewangan dan lain-lain. iii. Selepas cadangan kursus baru tersebut dipersetujui oleh Mesyuarat Fakulti, dokumen tersebut dihantar kepada Pusat Jaminan Kualiti (PJK). iv. PJK bertanggungjawab menyemak kecukupan dokumen (Garis Panduan Penyediaan Dokumen Program Pengajian, UKM, dan dokumen sokongan yang meliputi minit Mesyuarat Fakulti). Sekiranya tidak lengkap, PJK akan memulangkan semula kepada Fakulti untuk dilengkapkan. v. Jika dokumen lengkap, PJK mengemukakan dokumen kepada Jawatankuasa Perancangan dan Perkembangan Akademik (JPPA) untuk memperakukan cadangan kursus baru tersebut kepada Senat. vi. JPPA bertindak sebagai pihak yang bertanggungjawab memperakukan cadangan kursus baru. Jika tidak diperakukan, JPPA mengembalikan dokumen tersebut kepada PJK untuk disemak semula. vii. Setelah diperakukan oleh JPPA, cadangan kursus baru tersebut dikemukakan kepada Senat untuk kelulusan. Jika tidak diluluskan, Urus Setia Senat akan mengembalikan cadangan tersebut kepada PJK yang memaklumkan keputusan tersebut kepada JPPA. 3
viii. Apabila cadangan diluluskan oleh Senat, cadangan kursus baru tersebut boleh diguna pakai. Rujuk Carta Alir proses pada Lampiran 1. 4..3 Semakan Program Pengajian i. Pengerusi Pusat/Ketua Program/Ketua Jabatan mengadakan perbincangan bersama tenaga pengajar untuk mengemukakan cadangan semakan program pengajian (permohonan mengikut Garis Panduan Penyediaan Dokumen Program Pengajian, UKM) serta menyemak kelestarian, kerelevanan, isu, cabaran dan penilaian kursus. ii. iii. iv. Pengerusi Pusat/Ketua Program/Ketua Jabatan berhubung dengan Pusat Perkembangan Akademik (PPA) untuk mendapatkan khidmat nasihat semasa penyediaan dokumentasi dengan PPA bertanggungjawab memastikan dokumentasi tersebut memenuhi keperluan yang ditetapkan. Cadangan semakan program pengajian yang telah lengkap dibawa ke Mesyuarat Fakulti/Institut yang dipengerusikan oleh Dekan/Pengarah yang bertanggungjawab menyemak penyediaan kemudahan, sumber manusia, kewangan dan lain-lain. Selepas cadangan semakan program tersebut dipersetujui oleh Mesyuarat Fakulti, dokumen tersebut dihantar kepada Pusat Jaminan Kualiti (PJK). v. PJK bertanggungjawab menyemak kecukupan dokumen (Garis Panduan Penyediaan Dokumen Program Pengajian, UKM, dan dokumen sokongan yang meliputi minit Mesyuarat Fakulti). Sekiranya tidak lengkap, PJK akan memulangkan semula kepada Fakulti untuk dilengkapkan. vi. Jika dokumen lengkap dan semakan program tidak melebihi 30%, PJK akan mengemukakan dokumen kepada Jawatankuasa Perancangan dan Perkembangan Akademik (JPPA) untuk memperakukan cadangan semakan program tersebut kepada Senat. vii. viii. Jika dokumen lengkap dan semakan program melebihi 30%, PJK melantik ahli panel penilai untuk menilai semakan program pengajian. Panel Penilai bertanggungjawab menyemak dokumen yang dihantar sama ada memenuhi keperluan COPPA, Standard 4
Program dan Garis Panduan Penulisan Program Akademik (KPT). Sekiranya tidak memenuhi kriteria yang ditetapkan, Panel Penilai memaklumkan kepada PJK keperluan yang perlu dibuat penambahbaikan. Proses ini berulang sehingga kriteria tersebut dipenuhi dan Panel Penilai mengemukakan laporan untuk diserahkan kepada PJK. ix. PJK mengemukakan laporan Panel Penilai kepada Jawatankuasa Perancangan dan Perkembangan Akademik (JPPA) untuk memperakukan cadangan semakan program pengajian tersebut kepada Senat. x. JPPA bertindak sebagai pihak yang bertanggungjawab memperakukan cadangan semakan program berdasarkan kepada laporan Panel Penilai. Jika tidak diperakukan, JPPA mengembalikan laporan tersebut kepada PJK untuk disemak semula oleh Panel Penilai. xi. xii. Setelah diperakukan oleh JPPA, cadangan semakan program tersebut dikemukakan kepada Senat untuk kelulusan. Jika tidak diluluskan, Urus Setia Senat akan mengembalikan cadangan tersebut kepada PJK yang memaklumkan keputusan tersebut kepada JPPA. Apabila cadangan diluluskan oleh Senat, cadangan semakan program pengajian tersebut boleh diguna pakai. Rujuk Carta Alir proses pada Lampiran 3. 4.4 Semakan Kursus i. Pengerusi Pusat/Ketua Program/Ketua Jabatan mengadakan perbincangan bersama tenaga pengajar untuk mengemukakan cadangan semakan kursus (permohonan mengikut Garis Panduan Penyediaan Dokumen Program Pengajian, UKM) serta menyemak kelestarian, kerelevanan, isu, cabaran dan penilaian kursus. ii. iii. Cadangan semakan kursus yang telah lengkap dibawa ke Mesyuarat Fakulti/Institut yang dipengerusikan oleh Dekan/Pengarah yang bertanggungjawab menyemak penyediaan kemudahan, sumber manusia, kewangan dan lain-lain. Semakan kursus yang tidak melebihi 30% boleh terus diguna pakai selepas cadangan kursus baru tersebut dipersetujui oleh Mesyuarat Fakulti, dan dokumen tersebut dihantar kepada Pusat Jaminan Kualiti (PJK) sebagai rekod. 5
iv. Semakan kursus yang melebihi 30% perlu dikemukakan kepada PJK selepas dipersetujui oleh Mesyuarat Fakulti. v. PJK bertanggungjawab menyemak kecukupan dokumen (Garis Panduan Penyediaan Dokumen Program Pengajian, UKM, dan dokumen sokongan yang meliputi minit Mesyuarat Fakulti). Sekiranya tidak lengkap, PJK akan memulangkan semula kepada Fakulti untuk dilengkapkan. vi. Jika dokumen lengkap, PJK mengemukakan dokumen kepada Jawatankuasa Perancangan dan Perkembangan Akademik (JPPA) untuk memperakukan cadangan semakan kursus tersebut kepada Senat. vii. JPPA bertindak sebagai pihak yang bertanggungjawab memperakukan cadangan semakan kursus. Jika tidak diperakukan, JPPA mengembalikan dokumen tersebut kepada PJK untuk disemak semula. viii. ix. Setelah diperakukan oleh JPPA, cadangan semakan kursus tersebut dikemukakan kepada Senat untuk kelulusan. Jika tidak diluluskan, Urus Setia Senat akan mengembalikan cadangan tersebut kepada PJK yang memaklumkan keputusan tersebut kepada JPPA. Apabila cadangan diluluskan oleh Senat, cadangan semakan kursus tersebut boleh diguna pakai. Rujuk Carta Alir proses pada Lampiran 4. PEMATUHAN GARIS PANDUAN 5. Semua kakitangan UKM wajib mematuhi Garis Panduan permohonan kelulusan bagi program pengajian baru dan kursus baru serta semakan program pengajian dan semakan kursus selagi ianya diguna pakai. TARIKH BERKUATKUASA 6 Garis Panduan ini berkuat kuasa serta-merta mulai pada tarikh ianya dikeluarkan. 6
3 Bulan 3-6 bulan LAMPIRAN 1 1. Program Pengajian Baru Mula Ketua Program/Ketua Jabatan/JKPB kemukakan cadangan program baru Fakulti/Institut JKPB berhubung dengan PPA meneliti cadangan program baru Dokumen lengkap? Pembentangan cadangan program baru dalam Mesyuarat Fakulti/Institut Fakulti/Institut PJK semak kecukupan dokumen Dokumen lengkap? PJK membentuk JKPP JKPP menyemak dokumen dan mengemukakan laporan penilaian PJK mengemukakan laporan JKPP untuk perakuan JPPA Perakuan oleh JPPA? Kelulusan Senat? PJK memajukan cadangan program baru untuk kelulusan LPU serta makluman KPT dan MQA Tamat
2. Kursus Baru Mula Pengerusi Pusat/Ketua Jabatan/Ketua Program Pengerusi Pusat/Ketua Jabatan/Ketua Program adakan perbincangan dengan pensyarah untuk wujudkan Kursus Baru & kemukakan ke Mesyuarat F/I Mesyuarat F/I perakukan? Fakulti/Institut Kemukakan kepada PJK untuk semak kecukupan dokumen Dokumen lengkap? PJK kemukakan kepada JPPA Perakuan oleh JPPA? Kelulusan Senat? Kursus boleh ditawarkan Tamat
3. Semakan Program Pengajian Mula Pengerusi Pusat/Ketua Jabatan/Ketua Program Pengerusi Pusat/Ketua Jabatan/Ketua Program adakan perbincangan dengan pensyarah untuk wujudkan Kursus Baru & kemukakan ke Mesyuarat F/I Mesyuarat F/I Perakukan? Fakulti/Institut Kemukakan kepada PJK untuk semak kecukupan dokumen Lengkap? (perubahan 30%) Lengkap? (perubahan > 30%) PJK kemukakan kepada JPPA Perakuan oleh JPPA? PJK melantik Panel Penilai untuk menilai semakan program Kelulusan Senat? Kursus boleh ditawarkan Tamat
4. Semakan Kursus Mula Pengerusi Pusat/Ketua Jabatan/Ketua Program Pengerusi Pusat/Ketua Jabatan/Ketua Program adakan perbincangan dengan pensyarah untuk wujudkan Kursus Baru & kemukakan ke Mesyuarat F/I Mesyuarat F/I Perakukan? Sekiranya perubahan tidak melebihi 30% kursus sudah boleh diguna pakai selepas Mesyuarat F/I meluluskannya. perubahan melebihi 30% Fakulti/Institut Kemukakan kepada PJK untuk semak kecukupan dokumen Dokumen lengkap? PJK kemukakan kepada JPPA Perakuan oleh JPPA? Kelulusan Senat? Kursus boleh ditawarkan Tamat