Halaman: 1/7 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan cara menangani pelajar yang bermasalah. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi langkah mengenal pasti pelajar yang bermasalah, tindakan pembetulan dan pemantauan bagi pelajar program pengajian prasiswazah tidak termasuk Program Asasi Sains Pertanian, Program Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) dan Program Pengajian Mod Eksekutif. 5.0 TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Ketua PTJ, KA dan KBAKD bertanggungjawab memastikan Prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen UPM/PGR/MK/001 - PU/PS/GP003 - Tajuk Dokumen Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia Quality Management Systems requirements MS ISO 9001:2008 Garis Panduan Sistem Penasihat Kaedah-kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Prasiswazah) 2014 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN BAKD : Bahagian Urus Tadbir BHEP : Bahagian Hal Ehwal Ketua PTJ : Dekan Fakulti, Pengarah Pusat Kokurikulum dan Pembangunan dan Pengarah Pusat Pemajuan Kompetensi Bahasa KJ : Ketua Jabatan di Fakulti
Halaman: 2/7 KA : Ketua Pentadbiran ( dan Antarabangsa) Masalah : Gagal dalam peperiksaan, kehadiran dalam aktiviti pengajaran kurang daripada 80%, kesilapan mendaftar kursus, tidak menghadiri ujian/peperiksaan, tidak membuat/menghantar tugasan, PNGK kurang daripada 2.50, ujian kurang daripada 40%/50% (tertakluk kepada markah lulus kursus), tidak menjalankan latihan industri, tidak melengkapkan projek ilmiah Masalah Bukan tahun akhir, gagal pakej/posting/peperiksaan profesional : Masalah kesihatan, kewangan, peribadi, dan sebagainya : Penasihat pelajar PB : bermasalah Pensyarah : Pensyarah yang mengajar kursus berkenaan PK : Penyelaras Kursus PKU : Pusat Kesihatan Universiti Program : Program Bacelor dan Diploma Pengajian Prasiswazah PT : Pegawai Tadbir Bahagian Urus Tadbir PT PTJ : Pegawai Tadbir Pusat Tanggungjawab PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Bahagian Urus Tadbir PT(P/O) PTJ : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Pusat Tanggungjawab TDA : Timbalan Dekan ()/ Timbalan Pengarah yang menguruskan hal TNC (A & A) : Timbalan Naib Canselor ( dan Antarabangsa) UPM : Universiti Putra Malaysia
Halaman: 3/7 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula 6.2 Tentukan kategori PB Tidak 6.2 Tentukan kategori pelajar PB dan Bukan Tentukan kategori PB dan Bukan. Jika PB, ikut langkah 6.3. Ya A (c) Jika PB Bukan, ikut langkah 6.10 PK/Pensyarah 6.3 Kenalpasti PB 6.3 Kenal pasti PB Kenal pasti PB melalui : (i) Markah ujian <40%/<50% (tertakluk kepada markah lulus kursus dalam program) (ii) Kehadiran kuliah <80% dibuat pada akhir minggu ketujuh (7) (iii) PNGK <2.50 Lain-lain masalah akademik. 6.4 Edar senarai PB kepada berkenaan 6.4 Edar senarai PB kepada berkenaan Edarkan senarai PB kepada yang berkenaan dan sesalinan kepada TDA PB. (sekiranya masalah berkenaan dikenalpasti oleh PK/Pensyarah). Bentangkan senarai PB dalam Mesyuarat yang melibatkan pengurusan fakulti untuk makluman dan tindakan. 6.5 Bincang dengan PB untuk kenalpasti punca masalah B D 6.5 Bincang dengan PB untuk kenalpasti punca masalah Bincang dengan pelajar untuk mengenalpasti punca masalah yang dihadapi dan beri khidmat nasihat yang bersesuaian. Catitkan ringkasan perbincangan dalam atau secara online dalam SMP Modul Sistem Penasihatan. Jika pelajar tidak datang selepas dipanggil dan diberi peringatan pelajar dianggap tidak berminat mendapat pertolongan. Catit dalam. Ikut langkah 6.12
Halaman: 4/7 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan PK/Pensyarah B (c) Jika kehadiran kuliah pelajar <80%, maklumkan kepada pelajar kesan ketidakhadiran ke kuliah iaitu pelajar adalah dilarang menduduki peperiksaan akhir dan akan diberikan markah sifar. Tindakan yang perlu diambil adalah seperti berikut: (i) Buat semakan statistik kehadiran pelajar pada akhir minggu ketujuh (7) (ii) Jika didapati kehadiran pelajar <80%, maklumkan kepada pelajar mengenai peratusan kekurangan kehadiran melalui email/ telefon/surat atau memo pada akhir minggu ketujuh (7) (iii) Maklumkan kepada pelajar untuk menyemak peratus kehadiran dengan pensyarah pada minggu ketujuh (7) dan keduabelas (12) (iv) Maklumkan kepada pelajar untuk mengemukakan rayuan kepada Dekan Fakulti sekiranya mempunyai alasan yang munasabah selewat-lewatnya pada minggu ketigabelas. Bahagian C Sistem dan Kuliah (Bab III Kehadiran ke Kuliah ) Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Perkara ) 2003 (Pindaan 2005) Laporan Kehadiran Modul Pensyarah dalam Sistem SMP (v) Maklumkan kepada pelajar dan Bahagian Urus Tadbir keputusan rayuan menduduki peperiksaan akhir. 6.6 Jalankan tindakan pembetulan 6.6 Jalankan tindakan pembetulan Buat tindakan pembetulan seperti; (i) berjumpa pensyarah kursus untuk pengajaran tambahan, pelajar berjumpa kaunselor, atau lain-lain yang difikirkan sesuai. Catitkan tindakan yang perlu diambil dalam Masalah. Masalah 6.7 Jalankan pemantauan dan tindakan susulan 6.7 Jalankan pemantauan dan tindakan susulan Jalankan pemantauan dan tindakan susulan berdasarkan perkara berikut : (i) Laporan bertulis daripada pihak dirujuk. (ii) Perbincangan semula dengan pelajar. C Catitkan hasil pemantauan dan tindakan susulan dalam dan serahkan borang berkenaan kepada TDA.
Halaman: 5/7 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan C 6.8 Tentukan tindakan pembetulan berkesan D 6.8 Tentukan tindakan pembetulan berkesan Tentukan keberkesanan berdasarkan hasil pemantauan pada ujian/semester berikutnya mengikut masalah yang dihadapi oleh pelajar. 6.9 Berkesa Tidak 6.9 Berkesan? Jika tindakan pembetulan tidak berkesan ikut langkah 6.5. Ya A Jika tindakan pembetulan berkesan ikut langkah 6.12. 6.10 Kenalpasti PB Bukan 6.10 Kenalpasti PB Bukan Kenalpasti PB bukan akademik berdasarkan masalah pelajar. Buat perjumpaan dan adakan perbincangan dengan pelajar. Maklumkan hasil perbincangan kepada Ketua PTJ/TDA/Ketua Jabatan/Penyelaras Kursus/Pensyarah yang berkenaan. KJ 6.11 Tindakan PTJ berkenaan 6.11 Tindakan PTJ berkenaan Minta pelajar rujuk kepada PTJ berpandukan kepada masalah seperti berikut: (i) Masalah peribadi rujuk ke Seksyen Kaunseling Bahagian Hal Ehwal (ii) Masalah kesihatan rujuk ke Pusat Kesihatan Universiti. (iii) Masalah kewangan rujuk ke Seksyen Kebajikan Bahagian Hal Ehwal (iv) Masalah lain rujuk kepada Ketua PTJ. KJ Rekodkan perbincangan dengan pelajar. 6.12 Tamat
Halaman: 6/7 7.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/(Kod PTJ)/600-4/12/13 (PU/PS/BRO5/ Laporan Prestasi Laporan-laporan berkaitan Surat-surat berkaitan Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT(P/O) PTJ PT PTJ Pusat Dokumen dan Rekod PTJ Sehingga pelajar bergraduat atau tamat pengajian Kuasa Melupus Ketua PTJ Rincih
Halaman: 7/7 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk persijilan TNC (A&A) WP 03/01/2011 02 01 22/2011 5/2011 TNC (A&A) WP 08/08/2011 02 02 57/2011 5/2011 TNC (A&A) WP 12/09/2011 02 03 98/2011 6/2011 TNC (A&A) WP 18/11/2011 02 04 22/2012 1/2012 TNC (A&A) WP 30/01/2012 02 05 65/2012 7/2012 (Khas) TNC (A&A) WP 14/08/2012 02 06 07/2013 4/2013 (Khas) TNC (A&A) WP 30/04/2013 02 07 3/2014 02 08 3/2015 02 09 2/2016 19/2014 (Khas) Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir ke-22 Khas (3/2015) Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir ke-26 (2/2016) TNC (A&A) WP 11/08/2014 TNC (A&A) WP 05/06/2015 TPKD PP TWP PP 18/08/2016