BAB IV EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS PADA PT. BERNOFARM IV. 1 Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada PT. Bernofarm. PT. Bernofarm merupakan salah satu perusahaan farmasi yang telah menunjukkan kemajuan yang cukup pesat. Dalam persaingan bisnis sekarang ini, dimana persaingan persaingan yang terjadi semakin ketat, PT. Bernofarm sadar akan pentingnya kecepatan dan ketepatan informasi untuk menghadapinya. Salah satu bidang yang paling menentukan kecepatan dan ketepatan penyajian informasi adalah mempunyai suatu sistem informasi akuntansi yang cepat dan tepat guna. Sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang sedang berjalan di perusahaan ini memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan. Untuk itu akan dijabarkan lebih lanjut mengenai kelebihan dan kelemahan sistem tersebut. Selain itu juga akan diusulkan perbaikan perbaikan untuk setiap kelemahan yang ditemukan. Sehingga diharapkan untuk masa yang akan datang sistem perusahaan dapat berjalan secara maksimal. Berdasarkan hasil uraian sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas maka dapat dijabarkan kebaikan kebaikan dan kelemahan kelemahan dari sistem yang berjalan. Adapun evaluasi terhadap sistem informasi akuntansi penjualan pada PT. Bernofarm meliputi : 1. Evaluasi terhadap dokumen yang digunakan 2. Evaluasi terhadap prosedur penjualan dan penerimaan kas 47
3. Evaluasi terhadap pengendalian internal yang diterapkan pada Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas 4. Evaluasi terhadap sistem pelaporan. Uraian tentang hasil evaluasi atas sistem informasi akuntansi penjualan yang sedang berjalan akan dijabarkan lebih jelas selanjutnya. IV. 2 Evaluasi Terhadap Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Dari evaluasi yang dilakukan terhadap sistem informasi akuntansi penjualan yang ada di perusahaan, ditemukan kelebihan kelebihan yang dimiliki dalam dokumen yang digunakan. Kelebihan dalam dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut : 1. dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan di PT. Bernofarm adalah sebagai berikut : a. Purchase Order (PO) b. Sales Order (SO) c. Delivery Order (DO) d. Faktur e. Bukti Transfer f. Giro Dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan di PT. Bernofarm secara umum sudah sesuai dengan prinsip prinsip akuntansi yang diterima secara umum. Dalam hal ini pihak manajemen cukup berupaya untuk membangun sistem pengendalian dokumen yang memenuhi sistem pengendalian internal. 48
2. Dokumen dokumen tersebut di atas mempunyai format sederhana dan mudah untuk dimengerti oleh para pengguna sehingga mempermudah dalam pengisiannya. Hal ini dapat mengurangi resiko kesalahan pengisian. 3. Nomor urut yang sudah tercetak pada dokumen dokumen tersebut di atas membantu untuk menghindari dari duplikasi dokumen atau tidak bernomor. Hal ini juga berfungsi untuk menghindari adanya penyelewengan dokumen dan penggunaan dokumen tersebut dapat dipertanggungjawabkan oleh yang bersangkutan. 4. Dokumen Purchase Order dan Sales Order, faktur, dan Giro telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Hal ini telah menunjukkan adanya sistem otorisasi yang tepat dalam perusahaan yang akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya. IV. 3 Evaluasi Terhadap Prosedur Penjualan dan Penerimaan Kas 1. Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi penjualan dalam perusahaan sudah cukup baik. Jaringan prosedur tersebut terdiri dari : a) Prosedur penerimaan pesanan b) Prosedur penyiapan barang c) Prosedur pengiriman barang d) Prosedur pencatatan penjualan e) Prosedur penagihan f) Prosedur penerimaan pembayaran g) Prosedur pencatatan penerimaan pembayaran 49
2. Dalam prosedur penerimaan pemesanan, bagian marketing menerima pesanan dari pelanggan melalui telepon dan pelanggan memberikan Purchase Order. Dari Purchase Order tersebut barulah bagian marketing membuat Sales order yang akan diotorisasi oleh manajer marketing dan setelah diotorisasi, sales order diberikan kepada bagian Production Planning Inventory Control. 3. Dalam prosedur penyiapan barang, bagian Production Planning Inventory Control menyiapkan barang sesuai dengan sales order yang diberikan oleh bagian marketing. Kemudian bagian Production Planning Inventory Control akan membuat delivery order untuk dikirim bersamaan dengan barang. 4. Dokumen Sales Order dibuat setelah diterimanya Purchase Order dari pelanggan. 5. Dokumen Delivery Order dibuat berdasarkan diterimanya Sales Order dari bagian marketing. 6. Dokumen faktur dibuat berdasarkan Sales Order dan Delivery Order yang diberikan oleh bagian Production Planning Inventory Control. 7. Dalam prosedur pencatatan penjualan, bagian finance mengecek ulang kelengkapan dokumen, dokumen sudah diotorisasi dengan benar dan kesesuaian barang yang dikirim dengan tagihan yang diterima bagian finance. Prosedur tersebut dilakukan untuk menghindari kesalahan pencatatan penjualan dan penunggakan tagihan dari kewajiban yang seharusnya. 50
IV. 4 Evaluasi Terhadap Pengendalian Internal yang Diterapkan Pada Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas IV. 4. 1 Evaluasi Terhadap Pengendalian Internal yang Diterapkan Pada Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dari evaluasi yang dilakukan terhadap sistem informasi akuntansi penjualan yang ada di perusahaan, ditemukan kelebihan yang dimiliki dalam pengendalian internal yang diterapkan oleh perusahaan. Kelebihan dalam pengendalian internal yang diterapkan pada sistem informasi akuntansi penjualan adalah sebagai berikut : 1. Validitas Kebaikan dari sistem informasi akuntansi penjualan yang berjalan saat ini dari segi validitas adalah : adanya echo checks pada sistem menguntungkan bagi perusahaan karena dapat meyakinkan bahwa data yang dimasukkan adalah benar dan lengkap sehingga informasi yang dihasilkan juga akurat. Sebagai contoh apabila data yang dimasukkan oleh petugas data entry tidak lengkap atau kode barang salah, maka program tidak dapat melanjutkan ke tahap berikutnya. User yang bersangkutan harus terlebih dahulu mengoreksi kesalahannya dan mengisi secara lengkap semua data yang diperlukan. Dengan demikian kesalahan karena human error dapat diminimalkan. 2. Otorisasi Kebaikan dari sistem informasi akuntansi penjualan yang berjalan saat ini dari segi otorisasi adalah : penggunaan password pada saat 51
mengakses sistem untuk menjaga keamanan data. Untuk membatasi akses data hanya pada pihak yang berkepentingan, maka dalam sistem ini sebelum user menjalankan program, user diharuskan memasukkan password untuk dapat mengakses sistem perusahaan. Kemudian sistem akan melakukan pengecekan atas kebenaran password tersebut. Jika password ternyata benar, maka user dapat mengoperasikan sistem tersebut dan mengakses data yang diperlukan. Namun apabila password yang dimasukkan salah, maka komputer akan menolaknya dan sistem tidak dapat dijalankan. 3. Kelengkapan Kebaikan dari sistem informasi akuntansi penjualan yang berjalan saat ini dari segi kelengkapan adalah : kelengkapan pada sistem penjualan menggunakan Control total check untuk mendeteksi datadata transaksi yang ada, misalnya: data mengenai pelanggan, data diskon yang diberikan kepada pelanggan yang telah diinput user telah diproses dengan lengkap dan benar sehingga dapat mencegah kehilangan transaksi dari pencatatan. 4. Penilaian Kebaikan dari sistem informasi akuntansi penjualan yang berjalan saat ini dari segi penilaian adalah : sistem dibuat menampilkan transaksi penjualan yang akan dimasukan ke dalam proses pencatatan selanjutnya sehingga user yang menginput dapat melihat secara jelas data transaksi mana yang akan diproses lebih lanjut. Hal ini mencegah terjadinya kesalahan pencatatan dan perhitungan yang akan dilakukan 52
tahap berikutnya sehingga mempermudah pengendalian transaksitransaksi penjualan. 5. Klasifikasi Kebaikan dari sistem informasi akuntansi penjualan yang berjalan saat ini dari segi klasifikasi adalah : sistem akan menampilkan dokumen di layar monitor dengan ruang ruang kosong yang siap diisi dengan data sehingga memudahkan pengisiannya dan dapat menjadikan kinerja karyawan menjadi lebih efisien serta dapat dipastikan data data yang diperlukan pada pelanggan tidak akan ada yang ketinggalan. 6. Tepat Waktu Kebaikan dari sistem informasi akuntansi penjualan yang berjalan saat ini dari segi tepat waktu adalah : pada saat terjadi transaksi penjualan, user segera memasukkan data transaksi ke dalam sistem dan pada saat itu juga sistem segera memproses data transaksi. Dan laporan penjualan bisa langsung diproses. 7. Posting dan pengikhtisaran Kebaikan dari sistem informasi akuntansi penjualan yang berjalan saat ini dari segi posting dan pengikhtisaran adalah : transaksi penjualan yang terjadi dalam perusahaan telah dimasukkan dengan tepat waktu ke dalam jurnal khusus penjualan dan telah diikhtisarkan dengan benar. 53
IV. 4. 2 Evaluasi Terhadap Pengendalian Internal yang Diterapkan Pada Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Penerimaan kas yang terjadi di perusahaan ini yaitu berasal dari transfer di Bank. Sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang sedang berjalan di perusahaan ini telah dijabarkan di bab sebelumnya. Berdasarkan penjabaran tersebut, akan dilakukan evaluasi atas kebaikan sistem tersebut. Evaluasi atas sistem ini dilihat dari segi pengendalian internal atas suatu transaksi penerimaan kas. 1. Validitas Kebaikan dari sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang berjalan saat ini dari segi validitas adalah : adanya echo checks pada sistem menguntungkan bagi perusahaan karena dapat meyakinkan bahwa data yang dimasukkan adalah benar dan lengkap sehingga informasi yang dihasilkan juga akurat. Sebagai contoh apabila data yang dimasukkan oleh petugas data entry tidak lengkap atau kode transaksi penerimaan kas salah, maka program tidak dapat melanjutkan ke tahap berikutnya. User yang bersangkutan harus terlebih dahulu mengoreksi kesalahannya dan mengisi secara lengkap semua data yang diperlukan. Dengan demikian kesalahan karena human error dapat diminimalkan. 54
2. Otorisasi Kebaikan dari sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang berjalan saat ini dari segi otorisasi adalah : 1) penginputan transaksi melalui terminal komputer dilakukan dengan dukungan dokumen yang telah diotorisasi. Sebelum memasukkan data ke terminal maka dokumen yang dijadikan dasar penginputan telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Untuk menghasilkan informasi yang akurat, maka input data juga harus bisa diyakini kebenaran dan keabsahannya, dengan adanya penandatanganan pada dokumen tersebut. User yang bersangkutan tinggal mencocokkan data yang ada dokumen dengan yang tertera pada layar monitor. Sebagai contoh pada saat memasukkan data atas penerimaan kas dan bank, user harus melihat apakah dokumen dokumen pendukungnya telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. 2) Pengggunaan password untuk mengakses sistem. Untuk mengakses sistem dan menjalankan program, user harus memasukkan password agar hanya pihak-pihak yang berkepentingan saja yang bisa mengakses sistem tersebut. Komputer kemudian akan mengecek kebenaran atas password tersebut. Apabila password benar, maka user dapat menjalankan program tetapi apabila passsword yang dimasukkan salah, maka user tidak dapat menjalankan program. 55
3. Kelengkapan Kebaikan dari sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang berjalan saat ini dari segi kelengkapan adalah : penggunaan control total check terhadap data yang diproses. Control total check dalam penerimaan kas ini digunakan untuk mendeteksi apakah data data transaksi penerimaan kas (misalnya : daftar penagihan piutang dan rekening koran bank) telah diproses dengan lengkap dan benar. Pengendalian ini dilakukan dengan cara membandingkan saldo hasil proses update dengan saldo hasil perhitungan manual. 4. Penilaian Kebaikan dari sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang berjalan saat ini dari segi penilaian adalah : sistem dibuat agar dapat meringankan pekerjaan administratif penerimaan kas PT. Bernofarm dengan mempermudah penyiapan penagihan, pencatatan penerimaan kas dan mempermudah pengendalian transaksi transaksi yang berhubungan dengan penerimaan kas. 5. Klasifikasi Kebaikan dari sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang berjalan saat ini dari segi klasifikasi adalah : sistem akan menampilkan dokumen di layar monitor dengan ruang ruang kosong yang siap diisi dengan data sehingga memudahkan pengisiannya dan dapat menjadikan kinerja karyawan menjadi lebih efisien serta dapat dipastikan data data yang diperlukan pada pelanggan tidak akan ada yang ketinggalan. 6. Tepat Waktu 56
Kebaikan dari sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang berjalan saat ini dari segi tepat waktu adalah : pada saat terjadi penagihan dan penerimaan pembayaran, user segera memasukkan data transaksi penerimaan kas ke dalam sistem dan pada saat itu juga sistem segera memproses data transaksi penerimaan kas. Dan laporan keuangan bisa langsung diproses. 7. Posting dan pengikhtisaran Kebaikan dari sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang berjalan saat ini dari segi posting dan pengikhtisaran adalah : transaksi penerimaan kas yang terjadi dalam perusahaan telah dimasukkan dengan tepat waktu ke dalam jurnal khusus penerimaan kas dan diikhtisarkan dengan benar. IV. 5 Permasalahan Yang Dihadapi Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas 1. Sistem yang berlaku belum dapat menangani proses retur barang. Sistem yang digunakan pada perusahaan belum dapat menangani proses retur barang yang terjadi. Jika distributor melakukan pengembalian barang yang disebabkan oleh rusaknya barang atau barang telah kadaluwarsa, petugas data entry perusahaan sering kebingungan untuk menangani proses ini dikarenakan pada sistem belum adanya proses yang dapat menelusuri data barang yang keluar untuk dibandingkan dengan data barang yang dikembalikan oleh pelanggan pada proses retur ini. Petugas data entry dianjurkan oleh perusahaan menggunakan cara manual sehingga menghambat kinerja dari pada perusahaan. 57
2. Pemberian variasi diskon secara langsung oleh marketing seringkali tidak dicatat ke dalam sistem penjualan. Marketing perusahaan sering memberikan variasi diskon barang kepada distributor dengan syarat jika pelanggan membeli barang yang mencapai jumlah target yang ditentukan oleh bagian marketing. Pemberian variasi diskon dapat berupa pemotongan harga barang dengan jumlah tertentu ataupun pemberian produk ekstra. Pemberian barang ekstra dilakukan langsung oleh bagian marketing dengan bagian Production Planning Inventory Control dan tidak dilaporkan kepada bagian finance untuk dicatat ke dalam sistem penjualan yang mengakibatkan jumlah barang yang dikeluarkan tidak sesuai dengan total harga penjualan. Hal ini membuat laporan penjualan kurang efektif dan kontrol barang yang sering terjadi sering salah. 3. Laporan penjualan yang dibuat tidak real. Penjualan yang dilakukan oleh PT. Bernofarm adalah penjualan langsung dari pihak perusahaan kepada distributor-distributor perusahaan. Laporan pada PT. Benofarm dibuat berdasarkan pada transaksi penjualan yang terjadi. Hanya saja laporan penjualan yang dibuat oleh bagian Marketing bukanlah laporan penjualan berdasarkan transaksi yang terjadi antara bagian marketing dengan distributor melainkan berdasarkan penjualan dari pelanggan ke outlet-outlet. Alasan penggunaan laporan ini adalah digunakannya laporan sebagai titik tumpu untuk memperkirakan produksi barang di pabrik yang nantinya akan dijual ke distributor. Akibatnya laporan menjadi tidak real dan terjadi kesalahan prediksi barang yang akan dijualkan kepada pelanggan. 58
4. Perangkapan tugas oleh bagian finance. Di dalam sistem yang sedang berjalan, finance sering bertindak sebagai marketing dikarenakan pelanggan sering menghubungi langsung kepada bagian finance untuk memesan barang yang menyebabkan PO (Purchase Order) tidak sampai ke tangan bagian marketing. Penjualan yang dilakukan tanpa adanya pemberitahuan terlebih dahulu kepada bagian marketing inilah yang menyebabkan terjadi kesalahpahaman antara bagian marketing dengan pelanggan dalam pengiriman barang. IV. 6 Usulan Untuk Mengatasi Permasalahan 1. Penambahan sistem retur pada database. Pada sistem perusahaan dianjurkan untuk menambah sistem retur pada databasenya agar dapat membandingkan transaksi yang telah terjadi sebelumnya dengan barang yang akan diretur. Dengan adanya sistem ini memungkinkan petugas data entry tidak lagi menyita waktunya dalam melakukan pencarian manual ketika terjadi retar sehingga kinerja pada perusahaan dapat ditingkatkan. 2. Pelaporan dan pencatatan variasi diskon oleh marketing kepada finance. Pada sistem yang sedang berjalan marketing diminta untuk melaporkan setiap pemberian diskon dan barang ekstra kepada distributor, sehingga finance dapat mencatatkannya ke dalam sistem penjualan. Sehingga sistem penjualan dapat mencetak laporan penjualan yang lebih akurat. 3. Pembuatan laporan berdasarkan pelanggan. Perusahaan disarankan untuk membuat laporan penjualan berdasarkan jenis pelanggan yaitu berdasarkan distributor dan outlet. Agar laporan penjualan yang 59
dibuat menjadi lebih akurat dan lebih real. Dan perusahaan dapat membuat perkiraan produksi yang lebih efektif. 4. Pemisahan fungsi dan tanggung jawab PT. Bernofarm memiliki struktur jabatan yang memiliki fungsi dan tanggung jawab masing masing. Akan tetapi penduplikasian kinerja pada satu jabatan yang terjadi pada bagian finance yang terkadang bertindak sebagai fungsi marketing disamping fungsinya sendiri membuat bagian marketing menjadi kebingungan. Perusahaan disarankan untuk lebih memperhatikan pemisahan fungsi dan tanggung jawab tiap bagian yang ada di dalam perusahaan. 60