BAB IV EVALUASI DAN PEMBAHASAN IV.1. Tujuan dan Perencanaan Evaluasi IV.1.1. Tujuan Evaluasi 1. Menganalisis dan mengidentifikasi apakah sistem informasi akuntansi persediaan yang sedang berjalan pada saat ini telah sesuai dengan standar atau kebijakan perusahaan. 2. Mendeteksi kelemahan dan kekurangan yang terdapat pada sistem informasi akuntansi persediaan yang meliputi pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. 3. Mengetahui apakah pengendalian-pengendalian yang diterapkan sudah mampu menekan resiko seminimal mungkin yang meliputi resiko atas pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. IV.1.2. Perencanaan Evaluasi Perencanaan evaluasi dimaksudkan agar dapat meringankan kerja evaluasi dari segi biaya, waktu, dan penganalisaan atas bukti-bukti atau informasi yang memadai dan cukup dan agar dapat dapat menjadi lebih tajam dan tepat guna untuk dapat mengevaluasi dan menyimpulkan tingkat keefektifan pengendalian-pengendalian sistem informasi akuntansi persediaan. Untuk itu penulis mengunjungi kantor dan pabrik PT. Bernofarm untuk mendapatkan keterangan dari pihak external public relation agar dapat memahami prosedur-prosedur yang ada dalam sistem informasi akuntansi persediaan. 47
Perencanaan evaluasi yang dilakukan adalah: a. Mengumpulkan informasi dari berbagai buku yang berhubungan dengan sistem informasi manajemen persediaan. b. Mencari informasi mengenai gambaran umum perusahaan. c. Mengumpulkan dan mencari informasi mengenai latar belakang atau sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi perusahaan, serta uraian tugas dan wewenang pada PT. Bernofarm. d. Melakukan wawancara dan studi kepustakaan dengan manajer untuk mendapatkan penjelasan. e. Mendapatkan dokumen sumber dan dokumen pendukung yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi persediaan pada PT. Bernofarm. f. Menganalisis hasil wawancara dan studi kepustakaan untuk mengindentifikasi kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem informasi akuntansi persediaan pada PT. Bernofarm. g. Memberikan rekomendasi atas kelemahan-kelemahan yang ada dalam sistem informasi akuntansi persediaan pada PT. Bernofarm. Pada perencanaan evaluasi, tahap-tahap yang dilakukan adalah: 1. Ruang Lingkup Evaluasi Ruang lingkup dari evaluasi sistem informasi akuntansi persediaan pada PT. Bernofarm dibatasi pada hal-hal berikut ini: a. Menganalisis dan mengevaluasi sistem yang sedang berjalan. 48
b. Mengidentifikasikan kekurangan dan kelemahan sistem informasi akuntansi persediaan agar dapat dikelola dengan efisien, efektif, dan ekonomis. c. Merumuskan rekomendasi sistem informasi atas persediaan pada PT. Bernofarm. 2. Persiapan Penelitian Lapangan Adapun instrumen yang digunakan terdiri dari wawancara dan studi dokumentasi. Sumber informasi yang diperoleh hanya terbatas pada external public relation PT. Bernofarm karena tidak ada akses untuk melakukan wawancara langsung dengan pihak yang terkait dan karena adanya batasanbatasan dalam melakukan penelitian pada PT. Bernofarm. a. Wawancara Wawancara dilakukan dengan melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang terkait dalam perusahaan ataupun sistem persediaannya untuk memperoleh informasi yang diperlukan. b. Dokumentasi Penulis melakukan studi dokumentasi yaitu dengan cara memeriksa atau mengevaluasi terhadap dokumentasi dan catatan-catatan transaksi yang dimiliki perusahaan. Pemeriksaan bukti-bukti dokumen dilakukan dengan mengumpulkan dan mengevaluasi dokumen-dokumen yang ada. 49
IV.2. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Jadi PT. Bernofarm menggunakan sistem pencatatan persediaan secara periodik dan sistem perhitungan harga pokok persediaan menggunakan metode FIFO (First in First Out). PT. Bernofarm merupakan perusahaan farmasi yang memproduksi berbagai jenis obat-obatan. PT. Bernofarm mempunyai 4 distributor utama yang berfungsi sebagai pendistribusi produk farmasi dari PT. Bernofarm. Peningkatan permintaan persediaan biasanya terjadi karena adanya bencana sehingga PT. Bernofarm memproduksi produk lebih banyak daripada standarnya. PT. Bernofarm menggunakan sistem forecasting untuk memperkirakan produksi mendatang. Peningkatan dan penurunan permintaan persediaan PT. Bernofarm dipengaruhi oleh beberapa faktor, diantaranya adalah: 1. Faktor bencana, dimana terjadinya peningkatan permintaan persediaan karena adanya korban bencana yang membutuhkan obat-obatan. 2. Faktor Bulan Ramadhan, dimana terjadinya peningkatan obat tertentu dan penurunan kapasitas produksi pada obat yang lain. IV.3. Pengendalian Barang Jadi IV.2.1. Pengendalian Umum Pengendalian terhadap sistem informasi dalam suatu perusahaan adalah penting untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kegiatan operasional perusahaan. Penggunaan suatu sistem untuk data yang tidak diolah dengan baik dapat menimbulkan dampak yang berpengaruh pada operasional sistem informasi perusahaan. Dengan melakukan proses evaluasi dapat ditemukan kelemahan-kelemahan atau penyelewengan 50
yang ada pada sistem informasi akuntansi persediaan yang sedang berjalan, sehingga dapat memberikan suatu rekomendasi yang mendukung untuk memperbaiki kelemahan sistem informasi akuntansi persediaan dalam meningkatkan operasional perusahaan yang lebih baik dimasa yang akan mendatang. IV.2.2. Pengendalian Khusus Pengendalian khusus dilakukan untuk memastikan secara benar persediaan barang jadi telah sesuai dengan jumlah yang tercatat dalam dokumen yang mendukungnya. Pengendalian khusus ini meliputi pengendalian terhadap: IV.2.2.1. Master List (daftar barang dagangan) Harus memiliki master list barang-barang yang dijual berikut distributornya, master list ini bisa berupa jika ada penambahan barang yang dijual atas barang yang sudah tidak dijual. Namun pada dasarnya master list ini merupakan data dasar barangbarang yang sudah jadi pada PT. Bernofarm. Untuk memudahkan control terhadap barang-barang dagangan, master list bisa dibuat menjadi kelompok tablet, kelompok kapsul, kelompok injeksi, kelompok krim, dan kelompok sirup. 51
Tabel Master List 52
Sumber: Data diambil dari PT. Bernofarm 53
IV.2.2.2. Aktivitas Barang Aktivitas barang pada PT. Bernofarm dimulai dari aktivitas penerimaan barang hasil produksi ke gudang dan pengeluaran barang untuk pendistribusian dari marketing ke distributor. 1. Berikut adalah flowchart dari penerimaan barang: 54
Penjelasan flowchart prosedur penerimaan barang: 1) PPIC menerima barang produksi beserta SP (Surat Produksi) dari pihak produksi barang. 2) PPIC akan memeriksa kesesuaian jumlah barang yang diterima dengan surat produksi. Jika barang yang diterima tidak sesuai dengan surat produksi maka akan diserahkan ke pihak inventory control untuk melaporkannya ke bagian produksi. 3) Inventory control memeriksa kembali barang produksi. 4) Jika barang sudah sesuai maka PPIC akan mencatat ke laporan stok barang. 5) PPIC membuat laporan stok barang harian berdasarkan pencatatan sebelumnya. 55
2. Berikut adalah flowchart pengeluaran barang: 56
Penjelasan flowchart prosedur pengeluaran barang: 1) PPIC menerima SO (Sales Order) dari marketing sebagai bukti pengeluaran barang dan permintaan. 2) PPIC memeriksa kesesuaian SO (Sales Order) dengan stok barang yang ada pada gudang. Jika barang yang diminta tidak sesuai dengan jumlah stok yang ada di gudang, pihak PPIC mengembalikan SO ke marketing. 3) Marketing akan memeriksa kembali dan menentukan target penjualan, kembali membuat SO dan menyerahkan ke pihak PPIC. 4) Jika SO telah disetujui maka Pihak PPIC akan membuat DO (delivery order) empat rangkap yang akan diserahkan ke marketing, finance, shipping dan disimpan sebagai arsip. 5) PPIC akan membuat laporan berdasarkan arsip dan mengeluarkan laporan stok barang. 57
IV.4. Laporan Atas Temuan Permasalahan dan Rekomendasi Perbaikan 1. Kondisi : Pada gudang PT. Bernofarm sering mengalami kekosongan beberapa jenis produk yang siap jual ketika adanya penawaran barang yang dilakukan oleh pihak marketing kepada distributor. Hal ini disebabkan gudang PT. Bernofram tidak memiliki stok minimum untuk setiap jenis produk yang diproduksi. Kekosongan barang ini menghambat pemasaran pada PT. Bernofarm dan sering kali terjadinya pembatalan pemesanan barang oleh pihak distributor. Kriteria : Gudang PT. Bernofarm seharusnya mempunyai stok minimum untuk setiap jenis produk. Sebab : Permintaan barang yang tinggi oleh pihak distributor dan tidak ada pemberitahuan jika kalau barang yang tersedia sudah mencapai batas jumlah minimum. Akibat : Tidak adanya persediaan barang yang dapat dikirim langsung kepada distributor ketika terjadi pesanan atas barang yang bersangkutan. Rekomendasi: Untuk mencegah terjadinya keterlambatan pengiriman dari PT. Bernofarm ke distributor maka perusahaan perlu menerapkan sistem stok minimum. Dengan adanya sistem stok minimum tersebut, maka diharapkan perusahaan tidak akan mengalami kekosongan barang. 58
2. Kondisi : Pada masa pengkarantinaan produk, terdapat kesalahpahaman antara pihak marketing dengan pihak bagian produksi. Setelah produk selesai diproduksi, produk harus dikarantina dua minggu sebelum didistribusikan ke distributor. Pada sistem, produk dicatat sebagai produk yang tersedia tetapi tidak diberitahukan bahwa produk itu adalah produk yang dikarantina. Sehingga bagian marketing salah mengartikan dan mengira produk dapat didistribusikan. Kriteria : Gudang PT. Bernofarm seharusnya melakukan pemisahan data antarproduk yang dikarantinakan dan produk yang siap dijual. Sebab : Pada gudang PT. Bernofarm tidak terdapat sistem yang memisahkan produk yang siap dijual dan produk yang dikarantinakan. Akibat : Terjadi keterlambatan pengiriman barang ke distributor karena produk harus dikarantina selama dua minggu. Rekomendasi: Pada sistem harus terdapat pemisahan data antarproduk yang dikarantinakan dan produk yang siap dijual. Dengan adanya sistem tersebut, maka tidak akan terjadi keterlambatan pengiriman barang ke distributor. 59