BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK 3.1. Struktur Organisasi Proyek Gambar 3.1 Struktur Organisasi Proyek III-1

3.2. Deskripsi Pekerjaan (Job Description) Job Description adalah gambaran mengenai peran, tugas, kewajiban serta tanggung jawab tertentu dalam suatu kesatuan utuh dari masingmasing staff. Dari Job description tersebut dapat diketahui dengan jelas pos divisi masing-masing pihak yang terlibat dalam proyek. Tugas dan wewenang serta tanggung jawab masing-masing tersebut adalah sebagai berikut : 3.2.1. Operational Director Operational Director adalah seseorang yang bertanggung jawab pada semua aktivitas operasional perusahaan yang di bawahinya, mulai dari perencanaan proses hingga pada hasil akhir proses. Operational Director memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : a. Merencanakan, melaksanakan dan mengawasi seluruh pelaksanaan operasional perusahaan b. Membuat standar perusahaan mengenai semua proses operasional, produksi, proyek dan kualitas hasil produksi c. Membuat stategi dalam pemenuhan target perusahaan dan cara mencapai target tersebut d. Membantu tugas-tugas direktur utama e. Mengecek, mengawasi dan menentukan semua kebutuhan dalam proses operasional perusahaan f. Merencanakan, menentukan, mengawasi, mengambil keputusan dan mengkoordinasi dalam hal keuangan untuk kebutuhan operasional perusahaan III-2

g. Mengawasi seluruh karyawan apakah tugas yang dilakukan sesuai dengan standar operasional perusahaan h. Bertanggung jawab pada pengembangan kualitas produk ataupun karyawan i. Membuat laporan kegiatan untuk diberikan kepada direktur utama j. Bertanggung jawab pada proses operasional, produksi, proyek dan kualitas hasil produksi 3.2.2. Project Manager Project Manager (PM) adalah seseorang yang merupakan wakil dari perusahaan dalam hal ini kontraktor utama yang memimpin suatu proyek. Project Manager memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : a. Memimpin kegiatan pelaksanaan proyek b. Mengendalikan dokumen dan catatan pekerjaan c. Memimpin kegiatan koordinasi dan pengawasan di proyek d. Melaksanakan inspeksi lapangan secara periodik e. Mengawasi kegiatan yang menyangkut penyimpanan, penanganan dan pemeliharaan barang f. Mengendalikan biaya pelaksanaan g. Membuat laporan kemajuan proyek kepada owner h. Menyelesaikan administrasi dan teknis penutupan proyek III-3

3.2.3. Cost Control Cost Control adalah seseorang yang mengatur, mengidentifikasi dan mengurangi biaya proyek untuk meningkatkan keuntungan, dan itu dimulai dengan proses penganggaran. Cost Control memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : a. Mengatur dan melaksanakan proses inventory setiap bulan b. Menerapkan semua kebjakan dan prosedur Cost control kepada semua department dan memastikan semua penghitungan inventory beserta bukti atau document pendukungnya c. Mengawasi keluar masuk semua barang,storekeepers dan Receiving d. Bekerjasama dengan Purchasing dalam hal pembelian harga barang serta penerimaaan barang e. Mengecek order pembelian ( PO) dan Market list f. Membuat laporan daily Flash Cost g. Melaksanakan inventory atau penghitungan semua barang setiap bulan serta membuat laporan bulanan ( Cost of product) 3.2.4. Quantity Surveyor Quantity Surveyor ( QS ) orang yang bertugas mengawasi dan mengontrol pekerjaan pengecoran, pembesian, bekisting, dan finishing di lapangan. Tugas lain dari QS dalam proyek ini adalah sebagai berikut : III-4

a. Mengawasi pekerjaan pengecoran, dan pemancangan di lapangan b. Melakukan perhitungan kebutuhan volume material beton, besi, bekisting, dan pancang yang akan dilaksanakan pelaksanaannya setiap tahap pekerjaan pengecoran, dan pemancangan di lapangan c. Melakukan perhitungan kebutuhan tenaga kerja serta waktu pelaksanaan untuk setiap tahap pekerjaan pengecoran, dan pemancangan di lapangan d. Melakukan pemesanan beton Ready Mix dan tiang pancang precast ke supplier setiap tahap pekerjaan pengecoran 3.2.5. Engineering Engineering mempunyai tugas melaksanakan kegiatan engineering yang berkaitan dengan membuat perencanaan proyek secara terintegrasi dan melakukan evaluasi kinerja pelaksanaan pekerjaan di proyek secara terus menerus dan berkelanjutan. Di samping itu, Engineering juga bertanggung jawab untuk mencarikan solusi apabila dalam pelaksanaan pekerjaan terdapat masalah yang berkaitan dengan teknis engineering. Dalam pelaksaan pekerjaan Rusunawa Semanan ini diampu oleh tiga ( 3) Engineer yaitu Engineer Struktur,Engineer Arsiterktur, dan Engineer Mekanikal Elektrikal ( ME ). Engineering memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : III-5

a. Menyusun Buku Perencanaan Proyek al. Cost plan, Methode kerja, procurement plan kebutuhan bahan dan alat, schedule pelaksanaan, ITP b. Melakukan pengendalian proyek sesuai buku rencana proyek c. Mengkoordinir kegiatan ke-engineering-an proyek al. pelaksanaan gambar kerja, pelaksanaan procurement, memperbarui WBS, schedule, variation order, sub kontraktor d. Mengkoordinir kegiatan administrasi proyek dan menyusun laporan kinerja proyek mingguan/ bulanan, berikut evaluasi dan tindak lanjut penyempurnaan pengendalian proyek (waktu, biaya, mutu) dan penyusunan administrasi Serah Terima proyek 3.2.6. Site Manager Site Manager (SM) adalah seseorang yang bertugas membantu Project Manager untuk mengkoordinir anggota tim proyek dan untuk mengelola proses proyek dari mulai inisiasi sampai penutupan proyek. Site Manager memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : a. Membuat rencana mingguan pelaksanaan proyek b. Mengkoordinasikan para pelaksana atau supervisor yang ada di bawah koordinasinya c. Melaksanakan kegiatan seleksi supplier dan sub kontraktor d. Melaksanakan kegiatan pembelian barang, jasa sub kontraktor dan mandor III-6

e. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatankegiatan di lapangan 3.2.7. Chif. Logistic Seseorang yang berada pada bagian ini mempunyai tugas mengurusi pemasukan dan pengeluaran material untuk kelancaran pekerjaan. Disamping bertugas juga melakukan pencatatan dan pemesanan material serta peralatan. Pencatatan dilakukan untuk menghitung jumlah material yang dibutuhkan dilapangan. Tugasnya dapat diuraikan sebagai berikut : a. Merencanakan pembelian bahan peralatan yang akan digunakan selama pelaksanaan proyek b. Melaksanakan pembelian material dan peralatan sesuai dengan spesifikasi c. Melaksanakan sistem administrasi pembelian dan penyimpanan bahan serta peralatan termasuk pengeluarannya dari gudang d. Memberi pengarahan pada bagian gudang mengenai pengaturan material dan peralatan yang didatangkan, penyimpanan dan pengeluaran dari gudang serta pemakaian dan pelaksanaan proyek 3.2.8. General Affair General Affair (GA) atau Divisi Umum adalah supporting unit yang bertujuan memberikan pelayanan-pelayanan kepada unitunit kerja lain. Bahkan pada umumnya, GA melayani seluruh unit III-7

kerja di proyek (bersifat shared service) dalam hal administrasi dan pengelolaan pelayanan rutin memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : a. Mendukung seluruh kegiatan operasional dengan melakukan proses pengadaan seluruh peralatan kebutuhan kerja (seperti; ATK, komputer, meja/kursi kerja, AC, dst), maupun sarana atau fasilitas penunjang lain (seperti; kendaraan operasional, office boy, satpam, dst.) dengan cepat, akurat/berkualitas serta sesuai dengan anggaran yang ditentukan. b. Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor untuk kemudian diajukan kepada bagian keuangan dan manajemen perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui. c. Melakukan aktivitas pemeliharaan atas seluruh fasilitas dan sarana penunjang, serta melakukan proses penggantian atas fasiltias/sarana penunjang yang rusak. d. Membina hubungan dengan para konsultan serta owner. Dan membantu dalam menangani komplain atas masalah pekerjaan dilapangan. e. Membuat, menjalankan dan mengembangkan sistem kerja/prosedur atas pengadaan dan pemeliharaan fasilitas penunjang kerja. Melakukan survei tingkat kepuasaan atas pelayanan yang diberikan kepada seluruh karyawan/unit dalam perusahaan untuk tujuan peningkatan kualitas/mutu, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan. III-8

3.3. Manajemen Proyek Manajemen proyek adalah suatu proses dari perencanaan, pengaturan, kepemimpinan, dan pengendalian dari suatu proyek oleh para anggotanya dengan memanfaatkan sumber daya seoptimal mungkin untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan. Fungsi dasar manajemen proyek terdiri dari pengelolaan-pengelolaan lingkup kerja, waktu, biaya, dan mutu. Pengelolaan aspek-aspek tersebut dengan benar merupakan kunci keberhasilan dalam penyelenggaraaan suatu proyek. Dengan adanya manajemen proyek maka akan terlihat batasan mengenai tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari pihak-pihak yang terlibat dalam proyek baik langsung maupun tidak langsung, sehingga tidak akan terjadi adanya tugas dan tanggung jawab yang dilakukan secara bersamaan (overlapping). Apabila fungsi-fungsi manajemen proyek dapat direalisasikan dengan jelas dan terstruktur, maka tujuan akhir dari sebuah proyek akan terwujud, yaitu : Tepat waktu Tepat kuantitas Tepat kualitas Tepat biaya sesuai dengan rencana Tidak adanya gejolak sosial dengan masyarakat sekitar Tercapainya K3 dengan baik. Pelaksanaan proyek memerlukan koordinasi dan kerjasama antar organisasi secara solid dan terstruktur, agar tujuan akhir proyek dapat selesai sesuai dengan schedule yang telah direncanakan. III-9

3.4. Unsur-Unsur Pelaksana Proyek Unsur-unsur pelaksana suatu proyek adalah orang atau badan yang terkait untuk menciptakan suatu bangunan jadi, yang sesuai dengan rencana awal. Untuk mencapai hal tersebut, maka tuntutan akan tanggung jawab, tugas, wewenang dan disiplin kerja yang termuat dalam Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) dan dokumen kontrak sangat diperlukan, sehingga dapat tercapai suatu rangakain dan hubungan kerja yang diharapkan. Unsur-unsur yang terlibat dalam proyek yang kami tinjau ini adalah : a. Pemilik Proyek (Owner) : PT. Mulia Karya Gemilang b. Konsultan Arsitek : PT. Dinamika Teknik Selaras c. Konsultan Struktur : PT. Rekatama Konstruksindo d. Konsultan ME : PT. Dinamika Teknik Selaras e. Kontraktor Tiang Pancang : PT. Tri Pondasi f. Kontraktor Struktur : PT. Pulauintan g. Kontraktor Arsitektur : PT. Pulauintan h. Supplier : Variable Unsur-unsur tersebut harus dapat melakukan tugas dan kerjasama sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab yang telah ditetapkan, diantaranya : 3.4.1. Pemilik Proyek (Owner) Pemilik Proyek (Owner) adalah orang atau badan hukum yang mempunyai dana, memberikan tugas kepada seseorang atau perusahaan yang memiliki keahlian dan pengalaman dalam pelaksanaan pekerjaan agar hasil proyek sesuai perencanaan dan III-10

syarat-syarat yang telah ditetapkan. Tugas dan wewenang pemilik proyek adalah sebagai berikut : Pemilik proyek menunjuk kontraktor pelaksana yang dipercayakan untuk melaksanakan pekerjaan konstruksi baik secara langsung atau melalui pelelangan/tender Menyediakan dana yang diperlukan dan membayarkannya sesuai dengan perjanjian pembayaran di dalam kontrak Menyiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan pembangunan proyek, agar kontraktor dapat menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya, antara lain surat izin yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan dan keterangan lain yang diperlukan Mengawasi, memantau, dan mengendalikan pekerjaan kontraktor melalui konsultan pengawas. Memberikan keputusan dan instruksi yang berkaitan erat dengan perubahan pekerjaan, waktu pelaksanaan, dan biaya Mengesahkan atau menolak perubahan-perubahan dalam pelaksanaan pekerjaan Menerima hasil pekerjaan sesuai dengan perjanjian 3.4.2. Konsultan Perecana Konsultan Perencana adalah orang atau badan hukum yang membuat perencanaan lengkap dari suatu pekerjaan bangunan. Konsultan perencana dapat berupa perseorangan atau perseorangan III-11

yang berbadan hukum, atau badan hukum yang bergerak dalam bidang perencanaan pekerjaan bangunan. Yang dimaksud dengan badan hukum yaitu badan yang mempunyai / memperoleh akte dari seorang notaris atau dapat juga disebut badan hukum yang mempunyai akte notaris. adalah : Tugas dan tanggung jawab konsultan perencana secara umum Membuat sketsa gagasan/pemikiran pertama yang akan didiskusikan bersama dengan pemilik proyek untuk mendapatkan masukan-masukan dalam perencanaan Melakukan perencanaan dan perancangan proyek sesuai dengan keinginan pemilik proyek (owner), baik untuk perencanaan struktur, arsitektur, mekanikal, elektrikal dan lain sebagainya yang meliputi gambar bestek, Rencana Kerja dan Syarat-syarat, hitungan struktur serta hitungan anggaran dan biaya berdasarkan peraturan-peraturan dan syarat yang ada Merencanakan bahan dan alat yang digunakan sesuai dengan peraturan dan syarat yang ada serta memberikan metode yang harus diterapkan dalam pelaksanaan Memberikan saran, usulan dan pertimbangan kepada pengawas dan pelaksana apabila terjadi permasalahan di lapangan III-12

Memberikan jawaban dan penjelasan kepada kontraktor mengenai hal-hal yang kurang jelas dari gambar-gambar bestek serta Rencana Kerja dan syarat-syarat (RKS) Membuat dokumen lelang yang terdiri dari : - Gambar-gambar bestek dan gambar-gambar detail - Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) - Daftar uraian singkat dan tafsiran harga atau hitungan biayanya berdasarkan volume untuk setiap jenis pekerjaan Membantu dalam pelelangan proyek seperti memberikan penjelasan dalam rapat pemberian pekerjaan dan membuat berita acara penjelasan Menghadiri rapat koordinasi pengelola / pelaksana proyek secara berkala Mempertanggung jawabkan hasil perencanaan kepada pemberi tugas atau pemilik proyek (owner) 3.4.3. Kontraktor Pelaksana Kontraktor Pelaksana adalah orang atau badan hukum yang menerima dan sesuai dengan peraturan dan syarat-syarat serta gambar-gambar rencana yang telah ditetapkan. Untuk mendapatkan pekerjaan kontraktor harus menjadi pemenang lelang atau ditunjuk langsung oleh pemberi tugas/pemilik proyek. Dalam pelaksanaannya kontraktor dapat menunjuk sub-sub kontraktor III-13

untuk membantunya dalam pekerjaan tertentu dengan sepengetahuan pemberi tugas. Tugas dan tanggung jawab kontraktor pelaksana secara umum adalah : Melaksanakan pekerjaan yang diberikan dengan mematuhi peraturan dalam dokumen kontrak yang berkaitan dengan penyelenggaraan bangunan berupa gambar-gambar kerja, Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) Mengadakan perhitungan kembali ukuran-ukuran yang dianggap meragukan dalam membuat gambar detail pelaksanaan (shop drawing), serta perbaikan gambar kerja dan gambar akhir pekerjaan (asbuilt drawing) yang disetujui oleh konsultan pengawas sesuai dengan pelaksanaan di lapangan, sehingga akan mempermudah dalam pelaksanaan dan pengawasan di lapangan Menyediakan tenaga kerja, peralatan kerja dan bahan-bahan sesuai dengan yang diisyaratkan Membayar semua biaya pelaksanaan, misalnya upah buruh, sewa alat dan peralatan kerja yang lainnya Membuat laporan kemajuan pekerjaan yang harus disetujui dan diserahkan kepada konsultan pengawas disertai keterangan mutu bahan, alat dan hasil test laboratorium Selalu berkonsultasi dan memberitahukan masalah yang timbul di lapangan kepada perencana dan pengawas III-14

Menerima sejumlah biaya pelaksanaan proyek seperti yang telah ditetapkan dalam dokumen kontrak Mengikuti atau menghadiri rapat-rapat koordinasi yang diselenggarakan oleh pemberi tugas dan konsultan perencana proyek secara berkala Memilih serta mengawasi sub kontraktor untuk melaksanakan pekerjaan tertentu dengan persetujuan konsultan pengawas. Melakukan perbaikan atas kerusakan atau tidak sempurnanya pekerjaan akibat kelalaian selama pelaksanaan dan semua biaya ditanggung oleh kontraktor Menyelesaikan dan menyerahkan hasil pekerjaan Menjamin dan menjaga keamanan, ketertiban selama pelaksanaan proyek Fungsi kontraktor dalam pekerjaan ini adalah sebagai pelaksana pembangunan. Di dalam menjalankan fungsi tersebut, maka kontraktor harus selalu berpegang pada prinsip waktu, yaitu pekerjaan dapat diselesaikan dengan tepat waktu atau lebih cepat dengan pemakaian material yang seefisien mungkin tetapi kualitas atau mutu harus tetap memenuhi syarat serta dapat dipertanggung jawabkan kekuatan dan keamanannya. Untuk mencapai hal tersebut diatas, kontraktor memerlukan suatu pengaturan dan manajemen agar rencana kerja dapat dipenuhi, yang dituangkan dalam bentuk organisasi proyek. III-15 Dengan adanya organisasi proyek, tugas dan wewenang masing

masing pihak yang terlibat dan kepada siapa mereka bertanggung jawab dapat diketahui dengan jelas. 3.4.4. Supplier Supplier adalah seseorang atau badan usaha yang menjalankan usaha menyalurkan atau memasarkan sesuatu barang atau produk tertentu dalam jangka waktu tertentu. Supplier biasanya sebuah pabrik atau toko atau badan usaha lain yang dapat memasok material atau bahan-bahan dengan satu merek tertentu. Supplier yang terpercaya biasanya merupakan badan usaha yang khusus bergerak di satu bidang tertentu. Dalam suatu proyek konstruksi pengadaan material dan alat harus disepakati bersama terlebih dahulu oleh pemilik proyek, konsultan perencana dan kontraktor pelaksana. Kesepakatan bersama juga harus dibuat untuk memutuskan siapa pihak yang berwenang memilih dan menentukan supplier-supplier untuk pengadaan material proyek. Dalam proyek pembangunan gedung Zuria Tower, pemilihan dan penentuan Supplier ditentukan oleh kontraktor pelaksana. Namun dalam kontrak konstruksi yang dibuat antara pemilik proyek dengan kontraktor pelaksana terdapat kesepakatan yaitu untuk beberapa material konstruksi yang sudah ditentukan oleh peilik proyek, pengadaan material dan suppliernya sepenuhnya menjadi kewenangan pemilik proyek (Supply by Owner). III-16

Sedangkan untuk pengadaan material lainnya menjadi kewenangan kontraktor pelaksana tetapi tetap dalam pengawasan dan persetujuan pemilik proyek. Dalam pemilihan supplier oleh kontraktor pelaksana, beberapa hal yang menjadi bahan pertimbangan adalah : Ketersediaan jumlah dan volume material di supplier Kualitas dan mutu material yang ditawarkan supplier Kesiapan supplier dalam kesepakatan pembayaran yang dilakukan oleh kontraktor pelaksana atau oleh pemilik proyek Kredibitas dan pengalaman supplier dalam menyalurkan dan memasarkan material yang ditawarkan Kesesuaian material dengan spesifikasi yang direncanakan 3.4.5. Hubungan Kerja Antar Unsur Pelaksana Proyek Hubungan kerja antar unsur-unsur pelaksana proyek adalah hubungan dalam pelaksanaan pekerjaan pembangunan. Hal ini merupakan suatu bentuk manajemen proyek yang diperlukan dalam setiap pelaksanaan proyek. Dengan adanya hubungan kerja ini, diharapkan adanya kerja sama yang baik antara pihak-pihak yang terkait, agar pekerjaan yang dilaksanakan tidak saling tumpang tindih antara pihak yang satu dengan pihak yang lainnya, sehingga terwujud hasil pelaksanaan sesuai dengan tujuan, tepat mutu dan tepat waktu. Semua unsur arus berpedoman pada peraturan-peraturan yang telah ditetapkan sebelumnya, baik secara teknis maupun administratif. III-17

Pemberi Tugas (Owner) Konsultan Perencana Kontraktor Pelaksana Supplier Hubungan Langsung Hubungan Tidak Langsung Gambar 3.2 Bagan Hubungan Organisasi Proyek 3.4.6. Hubungan Antara Pemilik Proyek dengan Kontraktor Bentuk ikatan antara keduanya berupa kontrak. Pemberi tugas kepada kontraktor pelaksana memeberikan biaya pelaksanaan pekerjaan, sedangkan kontraktor pelaksana kepada pemberi tugas memberikan hasil / produksi pekerjaan. Sesuai dengan peraturan atau ketentuan yang berlaku, hubungan kerja antar pemberi tugas dan kontraktor pelaksana pada umumnya dituangkan dalam suatu kontrak atau surat Perjanjian Pekerjaan Pemborongan. Hubungan kerja ini baru timbul setelah melalui proses pelelangan atau juga melalui penunjukan langsung. III-18