Analisa dan Perancangan Data Warehouse untuk Departemen Finance, Accounting, dan Purchasing pada PT. Panarub Industry Veronica Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Handrian Julang Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia dan Priscillia Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak Tujuan dari penelitian ini adalah menganalisa dan merancang data warehouse untuk departemen finance, accounting, dan purchasing pada PT. Panarub Industry. Metodologi yang dipakai dalam penelitian ini adalah metode analisis yaitu studi pustaka, wawancara, observasi, dan kuesioner serta metode perancangan Nine-Step Methodology. Hasil yang telah dicapai dari penelitian ini adalah terbentuknya suatu sistem data warehouse yang datanya dapat dilihat secara summary maupun drill-down serta multidimensional. Simpulan dari penelitian ini adalah data warehouse merupakan suatu cara atau metode dari suatu database yang berorientasi kepada subjek, non volatile, time variant, dan terintegrasi yang digunakan oleh para pengambil keputusan dalam memecahkan masalah dan penerimaan laporan untuk pengambilan keputusan menjadi lebih cepat karena datanya yang bersifat summarized. Kata Kunci : Data, Warehouse, Summary, Drill-down, Multidimensional
1. Pendahuluan Dengan penggunaan teknologi informasi, suatu sistem dapat dikembangkan untuk menyimpan data-data perusahaan. Sistem untuk penyimpanan data ini dikenal dengan sistem basis data (database). Untuk mengambil keputusan dengan cepat dan tepat dibutuhkan data yang berkualitas,sehingga data tersebut harus akurat, lengkap, konsisten, relevan, mudah diakses, dan terkini. Dengan adanya informasi yang dapat diakses dengan mudah dan cepat, performa kerja perusahaan dapat dimonitor dan dikendalikan setiap saat, sehingga permasalahan dan pengambilan keputusan bisa dilakukan lebih awal. Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah database yang informasinya terintegrasi dari berbagai proses yang berbeda. Bagi perusahaan yang sudah cukup lama mengimplementasikan database dalam proses bisnisnya sehari-hari, maka data perusahaan tersebut umumnya berukuran cukup besar dan akan terus bertambah besar seiring berjalannya waktu. Jika data tersebut diolah sedemikian rupa, maka data tersebut dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan yang strategis di waktu yang mendatang. Akan tetapi, volume data yang besar tersebut menjadi kendala tersendiri bagi para eksekutif untuk menganalisa informasi. Kendala tersebut yaitu dibutuhkannya waktu yang lebih lama dalam pengolahan data sehingga pembuatan laporan pun semakin terhambat. Masalah lain timbul ketika pihak eksekutif perusahaan ingin melihat perkembangan perusahaan. Hal ini pun dialami oleh PT. Panarub Industry. Sistem yang berjalan pada PT. Panarub Industry memang sudah terkomputerisasi dengan baik dan sudah melakukan penyimpanan data, PT. Panarub Industry menggunakaan Database Management System (DBMS) MySQL. Namun dalam pelaksanaaannya, perusahaan membutuhkan analisa
dalam proses pengambilan keputusan perusahaan, khususnya pada departemen finance, accounting, dan purchasing. Pengaksesan data dilakukan secara langsung dari database transaksional sehingga memerlukan manipulasi data yang cukup rumit dan membutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkan data yang diinginkan. Untuk mengatasi masalah tersebut, maka diperlukan sebuah teknologi informasi yang dapat menyimpan, mengelola, dan menyajikan data yang ada agar diperoleh berbagai keuntungan yang berdampak bagi kemajuan perusahaan. Teknologi ini dinamakan data warehouse. Data warehouse merupakan suatu database yang telah melalui proses analisa untuk dapat mendukung pengambilan keputusan. Dengan adanya data warehouse, berbagai data dari sistem transaksi yang berbeda-beda dalam suatu organisasi dapat diintegrasikan ke suatu tempat penyimpanan menjadi suatu database yang terpadu, konsisten, dan berkualitas yang akan memberikan kemudahan bagi user untuk memperoleh informasi dan melakukan analisa data.
2. Metodologi Metode yang dipakai dalam menyelesaikan sistem basis data untuk aplikasi penjualan berbasis web pada PT. Panarub Industry, sebagai berikut: a. Metode Analisis 1) Wawancara terhadap pihak perusahaan. 2) Observasi, dengan peninjauan langsung ke PT. Panarub Industry 3) Kuesioner, untuk mengetahui tingkat kepuasan user 4) Studi Pustaka, mempelajari buku yang berhubungan dengan perancangan sistem. b. Metode Perancangan Dalam sistem ini metode perancangan yang digunakan adalah dengan menggunakan Nine-Step Methodology. Kesembilan tahap itu yaitu: a. Memilih proses (Choosing the Process) b. Memilih grain (Choosing the Grain) c. Mengidentifikasikan dan menyesuaikan dimensi (Identifying and conforming the dimention) d. Memilih fakta (Choosing the Fact) e. Menyimpan pre-kalkulasi dalam tabel fakta (Storing pre calculation in the fact table) f. Melengkapi tabel dimensi (Rounding out the duration of database) g. Memilih durasi dari database (Choosing the duration of the database) h. Melacak perubahan dimensi secara perlahan (Tracking slowly changing dimensions) i. Menentukan prioritas dan mode dari query (Deciding the query priorities and the query modes)
2.1 Perancangan Di bawah ini merupakan salah satu perancangan skema bintang untuk fakta pembayaran. Tampilan Skema Bintang Fakta Pembayaran
Skema bintang fakta pembayaran terdiri dari satu tabel fakta dan tujuh tabel dimensi. Skema bintang ini menggambarkan sebuah tabel fakta pembayaran yang terhubung dengan satu tabel dimensi waktu (dimensi_period_payment), dimensi_kurs_value_ payment, dimensi_tbl_payment, dimensi_tbl_bank, dimensi_tbl_partner, dimensi_tbl_currency, dan dimensi_tbl_ap. 2.2. Masalah yang dihadapi Adapun permasalahan yang dihadapi pada PT. Panarub Industry dapat dilihat pada tabel di bawah ini Tabel Permasalahan yang Dihadapi Permasalahan 1. Tidak tersedianya kebutuhan user akan output infomasi sebagai keperluan analisa pada departemen finance. Deskripsi 1a. Tidak tersedianya kebutuhan untuk menganalisa jumlah pembayaran yang sudah dilakukan terhadap supplier. 1b. Tidak tersedianya kebutuhan untuk menganalisa dan memastikan banyaknya faktur yang harus dibayar oleh PT. Panarub Industry. 1c. Tidak tersedianya kebutuhan untuk melihat waktu keterlambatan pembayaran
perusahaan terhadap supplier. 2. Tidak tersedianya kebutuhan user akan output infomasi sebagai keperluan analisa pada departemen accounting. 2a. Tidak tersedianya kebutuhan untuk melihat banyak pembayaran yang sudah dilakukan. 2b. Tidak tersedianya kebutuhan untuk menganalisa jumlah biaya tagihan yang harus disiapkan oleh perusahaan untuk membayar supplier per periode tertemtu. 2c. Tidak tersedianya kebutuhan untuk menganalisa jumlah transaksi yang dilakukan pada tiap bank. 2d. Tidak tersedianya kebutuhan untuk menganalisa banyak jumlah faktur yang telah dibayar namun melebihi tanggal jatuh tempo yang ditetapkan supplier. 2e. Tidak tersedianya kebutuhan untuk memastikan jumlah
transaksi yang harus dibayar tetapi belum memiliki faktur. 3. Tidak tersedianya kebutuhan user akan output infomasi sebagai keperluan analisa pada departemen purchasing. 3a. Tidak tersedianya kebutuhan untuk menganalisa data data penerimaan barang pada PT. Panarub Industry dari beberapa supplier. 3b. Tidak tersedianya kebutuhan untuk menganalisa banyak transaksi penerimaan barang yang belum memiliki faktur pada PT. Panarub Industry. 2.3. Usulan pemecahan masalah Untuk menyelesaikan masalah masalah yang ada maka diperlukan pembuatan data warehouse untuk setiap departemen. Saat ini perusahaan baru memiliki data warehouse untuk departemen production dan material logistic yang sudah berjalan sejak tahun 2009. Sedangkan untuk departemen lainnya, pembuatan laporan masih dilakukan secara manual. Data warehouse yang dikembangkan pada setiap departemen diharapkan dapat menjawab permasalahan yang ada untuk mendukung para eksekutif dalam mengambil
keputusan. Selama ini proses pengambilan keputusan berdasarkan laporan yang dibuat secara manual sehingga membutuhkan tingkat ketelitian yang sangat tinggi dan cukup membuang waktu. Pembuatan laporan secara manual dimulai ketika para eksekutif meminta laporan pertanggungjawaban kepada para senior manager, lalu senior manager meminta manager setiap departemen untuk memerintahkan stafnya membuat laporan. Laporan tersebut dibuat berdasarkan data yang terdapat pada OLTP. Setiap staf dari departemen harus melihat secara langsung data yang ada kemudian data tersebut diolah sesuai dengan analisa yang dibutuhkan dalam pembuatan laporan. Pembuatan data warehouse dimulai dari menganalisa bisnis proses perusahaan untuk menemukan permasalahan yang terjadi pada setiap departemen, kemudian menentukan database dan dimensi yang akan digunakan dalam pembuatan fakta, lalu membuat fakta sesuai dengan analisa yang sudah ditentukan dan pada akhirnya dapat merancang skema bintang untuk tiap fakta. Setelah itu, hasil analisa dari fakta tersebut akan dimasukkan ke dalam aplikasi Report Portal. Aplikasi Report Portal ini berfungsi untuk menampilkan OLAP Report baik berupa cube, diagram, maupun grafik. 2.4.Implementasi Setelah melakukan analisa dan perancangan data warehouse, maka tahap selanjutnya dilakukan pengujian untuk mengetahui apakah terdapat kesalahan pada analisa dan perancangan yang telah dilakukan dalam pembuatan fakta. Proses pengujian dilakukan dengan cara memeriksa apakah hasil analisa dan perancangan yang dilakukan telah menjawab permasalahan yang dihadapi pada PT. Panarub Industry. Di bawah ini
akan dibahas permasalahan yang dihadapi per departemen yang telah dicantumkan pada bab sebelumnya. 1. Finance Berikut merupakan pengecekan terhadap analisa yang telah dibuat untuk salah satu permasalahan pada departemen finance. Tampilan Hasil Solusi Permasalahan 1A
Gambar di atas merupakan jawaban atas permasalahan ketidaktersediaannya output informasi untuk menganalisa jumlah pembayaran yang sudah dilakukan perusahaan terhadap supplier dengan pemilihan data bulan Oktober 2010. Tampilan Pie Chart Hasil Solusi Permasalahan 1A Gambar diatas merupakan tampilan pie chart yang menunjukkan jumlah pembayaran yang telah dilakukan oleh departemen finance kepada supplier baik dalam mata uang asing ataupun mata uang rupiah beserta nilai kurs. Data ini diambil secara acak dengan hanya menampilkan beberapa nama partner pada bulan Oktober 2010.
2. Accounting Berikut merupakan pengecekan terhadap analisa yang telah dibuat untuk salah satu permasalahan pada departemen accounting. Tampilan Hasil Solusi Permasalahan 2A Gambar di atas merupakan jawaban atas permasalahan ketidaktersediaannya output informasi untuk melihat banyaknya jumlah lembar faktur tagihan yang telah dibayar oleh departemen finance dengan pemilihan data bulan Oktober 2010.
Tampilan Pie Chart Hasil Solusi Permasalahan 2A Gambar di atas merupakan tampilan pie chart yang menunjukan banyaknya jumlah lembaran faktur tagihan yang telah dibayar oleh departemen finance kepada supplier. Data ini diambil secara acak dengan hanya menampilkan beberapa nama partner pada bulan Oktober 2010. 3. Purchasing Berikut merupakan pengecekan terhadap analisa yang telah dibuat untuk salah satu permasalahan pada departemen purchasing.
Tampilan Pie Chart Hasil Solusi Permasalahan 3A Gambar di atas merupakan tampilan pie chart mengenai nama dan jumlah barang yang diterima PT. Panarub Industry dari supplier. Data ini diambil secara acak dengan hanya menampilkan 1 nama partner pada bulan Oktober 2010. 2.5 Evaluasi Setelah aplikasi data warehouse digunakan pada PT. Panarub Industry, maka diperlukan feedback dari pengguna aplikasi ini, yaitu departemen finance, accounting, dan purchasing untuk mengetahui sejauh mana analisa data warehouse ini memenuhi kebutuhan user dan untuk mengukur tingkat kepuasan user.
Kuesioner dilakukan secara acak terhadap 18 responden pengguna data warehouse yang terdiri dari 6 responden departemen finance, 6 responden departemen accounting, 4 responden departemen purchasing, dan juga 2 responden perwakilan dari departemen information technology yang menangani masalah Business Intellegence. Pertanyaan untuk kuesioner terdiri dari 5 pertanyaan dengan 3 pilihan jawaban. Jawaban dari hasil kuesioner ini merupakan hasil evaluasi terhadap implementasi data warehouse pada PT. Panarub Industry. Berikut ini merupakan simpulan dari hasil kuesioner yang telah dilakukan terhadap departemen finance, accounting, dan purchasing mengenai hasil analisa data warehouse yang telah dilakukan: 1. User menyatakan bahwa data dan infomasi yang disajikan sesuai dengan kebutuhan untuk mendukung proses pengambilan keputusan pihak eksekutif. 2. Hasil dari integrasi data dalam data warehouse sangat memuaskan. 3. Dengan adanya data warehouse maka pembuatan laporan menjadi lebih mudah dan cepat. 4. Kesalahan yang terjadi dalam pembacaan data menjadi lebih kecil dengan adanya tampilan grafik. 5. Data warehouse sangat efektif dalam membantu pembuatan laporan. 3. Simpulan Melalui evaluasi yang dilakukan terhadap sistem penjualan dan pemesanan berbasis web pada PT. Panarub Industry, maka dapat diambil kesimpulan bahwa :
1. Data warehouse merupakan suatu cara atau metode dari suatu database yang berorientasi kepada subjek, non volatile, time variant, dan terintegrasi yang digunakan para pengambil keputusan dalam memecahkan masalah sehingga diharapkan suatu peruashaan dapat lebih unggul dari kompetitornya. 2. Penerimaan laporan untuk pembuatan keputusan menjadi lebih mudah dengan adanya data warehouse ini karena data warehouse dirancang untuk menghasilkan data yang bersifat summarized yang memiliki tampilan output yang mudah dilihat dan dimengerti sehingga waktu pengambilan keputusan menjadi lebih singkat. 3. Data warehouse dirancang untuk mempermudah para eksekutif perusahaan dalam melakukan analisa data pada departemen finance, accounting, dan purchasing yang dapat dilihat dari sisi multidimensional yang diinginkan sesuai dengan kebutuhan baik berupa tabel maupun berbagai jenis grafik yang telah disediakan.
Daftar Pustaka [1] Connolly, T.M. and C.E.Begg. (2002). Database System: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. (3 th edition). USA: Addison Wesley. [2] Data Warehouse. (2008). Data Warehouse. Diperoleh 14-10-2011 dari http://datawarehouse4u.info. [3] Gustiarahman, Irfan. (2006). Data Warehouse. Diperoleh 14-10-2011 dari http://myhut.org/public/datawarehouse.doc. [4] Heizer, Jay and B.Render. (2001). Operations Management. (6 th edition). New Jersey: Prentice Hall. [5] Hoffer, J.A., M.B.Prescott, and F.R.McFadden. (2005). Modern Database Management. (7 th edition). New Jersey: Prentice Hall. [6] Inmon, W.H. (2002). Building the Data Warehouse. (3 th edition). New York: John Wiley. [7] Kimball, Ralph and M.Ross. (2002). The Data Warehouse Toolkit: The Complete Guide to Dimensional Modeling. (2 nd edition). New York: John Wiley & Sons. [8] McLeod, Raymond and G.P.Schell. (2004). Managemet Information Systems. (9 th edition). New Jersey: Prentice Hall. [9] Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. (edisi ketiga). Jakarta: SalembaEmpat. [10] O Brien, J.A. (2003). Introduction to Information Systems. (11 th edition). New York: McGraw-Hill. [11] Prabhu, S. and N.Venatesen. (2007). Data Mining and Warehousing. (1 st edition). India: New Age International.
[12] Rijan, Yunirman dan Ira Koesoemawati. (2009). Cara mudah membuat surat perjanjian/kontrak dan surat penting lainnya. (edisi pertama). Jakarta: Raih Asa Sukses. [13] Romney, Marshall B. and P.J.Steinbart. (2006). Accounting Information Systems. (10 th edition). New Jersery: Prentice Hall. [14] Turban, Efraim, R.K.Rainer, and R.E.Potter. (2005). Introduction to Information Technology. (3 th edition). Canada: John Wiley & Sons. [15] Warren, C.S, J.M.Reeve, and P.E.Fess. (2005). Accounting. (21 th edition). South Western: Thomson. [16] Whitten, Jeffrey L., L.D.Bentley, and Kevin Dittman. (2004). Systems Analysis and Design Methods. (6 th edition). New York: McGraw-Hill.