PELAKSANAAN PROSEDUR ADMINISTRASI TERHADAP KELANCARAN PENGIRIMAN BARANG PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN TUGAS AKHIR Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Oleh MARSHEL WILHELMUS PINEM NIM 1205092247 PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2015
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan kesehatan serta rahmat-nya sehingga Tugas Akhir ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Dalam menyelesaikan dan penyusunan Tugas Akhir ini penulis banyak memperoleh masukan dari berbagai pihak yang mana masukan tersebut sangat membantu untuk membuat Tugas Akhir ini menjadi lebih sempurna. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada: 1. M. Syahruddin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan 3. Safaruddin S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga 4. Vivianti Novita S.E., M.Si., Kepala Program Studi Administrasi Bisnis 5. Alemina, S.E., M.Si., selaku dosen pembimbing 1. 6. Lily Maryan Nasution, S.E., M.Si., selaku dosen pembimbing 2. 7. Seluruh staf dan dosen Politeknik Negeri Medan khususnya Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis. 8. Kepada teman-teman AB-6I seperjuangan yang telah banyak memberikan kritik dan saran. 9. Kepada Saudara-Saudari yang banyak memberi semangat, terima kasih kepada Eriko, Harry, Evan, Gamel, Pasli, Syahputra, dan Devanny. i
Teristimewa untuk kedua orang tua saya yaitu Bapak Alm. J. Pinem, Ibu R. Br. Ginting, dan kepada Adik Venansius Liasta Pinem yang telah memberikan bantuan baik berupa moril maupun materil. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih terdapat banyak kekurangan baik dari segi isi, bahasa dan penulisannya. Untuk itu penulis berharap serta berterima kasih apabila pembaca berkenan memberikan kritik dan saran yang berguna untuk penyempurnaan tulisan ini. Demikianlah Tugas Akhir ini disusun, kiranya dapat bermanfaat bagi setiap orang yang membaca. Medan, Agustus 2015 Penulis, Marshel W Pinem NIM 1205092247 ii
ABSTRAK Administrasi pengiriman barang merupakan suatu proses yang mengatur kelancaran kegiatan perusahaan, yang mempersiapkan pengiriman fisik barang dari gudang ke tempat tujuan yang disesuaikan dengan dokumen pengiriman barang. Sehingga dalam menjalankan kegiatan pengiriman barang diperlukan administrasi. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui administrasi pengiriman barang pada PT Perkebunan Nusantara III Medan. Dalam tugas akhir ini penulis menggunakan metode penelitian kepustakaan dan metode lapangan yaitu observasi dan wawancara. Jenis sumber data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Teknik analisis data yang digunakan adalah teknik analisis deskriptif. Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan administrasi pengiriman barang meliputi penyerahan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK), Delivery Order (DO), dan Surat Pengiriman Barang dari pihak pengangkutan kepada pihak PT Perkebunan Nusantara III, serta menyerahkan daftar biaya tagihan untuk setiap pengangkutan barang yang dilakukan. Kata Kunci : Prosedur, administrasi,pengiriman barang iii
ABSTRACK Shipping Administrasion is a procedure that arranges the smoothness of the company, which is preparing for the physical delivery of goods from the warehouse to destination that. Thus, in the term of delivery of the goods required administration. The purpose of this study to determine the admistrative delivery of the goods at PT Perkebunan Nusantara Medan. In this thesis the writer uses library research methods and field methods including field observations and interviews. Types of data sources used are primary data and secondary data. The data analysis technique used is descriptive analysis techniques. Based on the results of observation made that the administration of the delivery of goods include submission Letter Begin Work Orders (SPMK), Delivery Order (DO), and Letter Delivery of Goods (SPB) from the transport to the PT Perkebunan Nusantara III Medan, and submit a list of bills for any transport of goods made. Key word : procedures, administration, delivery goods iv
DAFTAR ISI Hal LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR i ABSTRAK. Iii ABSTRACT.. iv DAFTAR ISI v BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul 1.2 Rumusan Masalah. 2 1.3 Tujuan Penulisan 3 1.4 Manfaat Penulisan 3 1.5 Sistematika Penulisan 4 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Prosedur 5 2.2 Karateristik Prosedur 6 2.3 Manfaat Prosedur 6 2.4 Pengertian Administrasi 7 2.5 Jenis Administrasi 8 2.6 Unsur-unsur Administrasi 9 2.7 Fungsi Administrasi 10 BAB 3 METODE PENGUMPULAN DATA 3.1 Cara Pengumpulan Data. 13 3.2 Jenis Sumber Data. 14 3.3 Teknik Analisa Data.. 14 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 GambaranUmum PTPN III Medan 16 4.1.1 Sejarah Singkat PTPN III Medan 16 4.1.2 Visi, Misi, dan Tata Nilai Perusahaan. 18 4.1.3 Makna Logo Perusahaan 18 4.1.4 Struktur Organisasi Perusahaan. 19 v
4.2 Pelaksanaan Prosedur Administrasi Terhadap Kelancaran Pengiriman Barang Pada PTPN III Medan.. 21 4.2.1 Prosedur Administrasi Terhadap Kelancaran PengirimanBarang Pada PTPN III Medan 21 4.2.2 Prosedur Pengiriman Barang PTPN III Medan.. 24 4.2.3 Kelebihan dan Kelemahan Prosedur 29 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan.. 31 5.2 Saran 32 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN vi
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Tugas Akhir Setiap Perusahaan baik swasta maupun pemerintah dalam mencapai tujuannya, membutuhkan suatu sistem yang berguna untuk mengatur serangkaian kegiatan agar memudahkan dalam pelaksanaan aktivitas perusahaan. Setiap kebutuhan ini timbul secara alami dikarenakan faktor budaya dan pribadi manusia itu sendiri antara satu orang dengan orang lain yang memilki keinginan atau kebutuhan yang berbeda-beda, karena kebutuhan sifatnya terus menerus dan tidak sama antar individu. Administrasi merupakan salah satu poin penting dalam menjalankan kegiatan organisasi baik dalam perusahaan maupun pemerintah yang membantu memperlancar jalannya pekerjaan-pekerjaan kantor seperti menyimpan berbagai surat masuk dan keluar, mengarsip, menyusun laporan, merekam data, mengirim data. Dengan berkembangnya ilmu administrasi,seorang pegawai administrasi harus mampu menyelesaikan pekerjaan yang diberikan kepadanya dengan baik sekaligus bertanggung jawab terhadap pekerjaannya yang memerlukan penanganan yang berbeda-beda. Maka itu, seorang administrasi harus segera menyelesaikan pekerjaan agar tujuan atau sasaran organisasi tercapai dengan baik. Seorang administasi diharapkan mampu membantu mangatasi kesulitan, menyederhanakan pekerjaan atau cara menyelesaikan perkerjaan yang telah di tetapkan.hal ini akan sangat berpengaruh terhadap kinerja perusahaan atau 1
2 pemerintah untuk masa sekarang dan masa yang akan datang. Dengan berkembangnya kehidupan masyarakat pada era globalisasi ini, maka meningkat pula kebutuhan masyarakat akan pengiriman barang, seperti pengiriman paket, pengiriman dokumen dan pengiriman uang. Hal tersebut dikarenakan berbagai kesibukan masyarakat terhadap banyak pekerjaan yang lain yang harus dihadapi, sehingga tidak memiliki waktu untuk mengirim barang secara langsung kepada orang lain yang dituju. Selain itu, jarak serta prosedur keamanan pengiriman barang yang dilakukan baik dalam bentuk dokumen maupun paket harus diperhatikan terlebih dahulu, dimana jasa pengiriman barang adalah solusi utama yang sangat membantu, maka untuk itu tercipta jasa pengiriman barang. Namun dalam menjalankan kegiatan pengiriman barang tersebut diperlukan administrasi. Administrasi adalah suatu prosedur yang mengatur kelancaran kegiatan perusahaan. Maka itu, suatu perusahaan atau badan usaha akan selalu sukses apabila diimbangi dengan administrasi yang baik Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk menulis Tugas Akhir dengan judul Pelaksanaan Prosedur Administrasi Terhadap Kelancaran Pengiriman Barang pada PT Perkebunan Nusantara III 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang pemilihan judul diatas, rumusan masalah pada Tugas Akhir ini adalah Bagaimana pelaksanaan prosedur administrasi terhadap kelancaran pengiriman barang di PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
3 1.3 Tujuan Penulisan Ada pun tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimana prosedur administrasi terhadap kelancaran pengiriman barang pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. 1.4 Manfaat Penulisan Adapun manfaat yang diharapkan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah: 1. Untuk menambah wawasan penulis mengenai prosedur administrasi terhadap kelancaran pengiriman barang di PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. 2. Memberi masukan kepada perusahaan setelah mengadakan pengamatan dalam hal pelaksanaan prosedur administrasi terhadap kelancaran pengiriman barang. 3. Sebagai referensi bagi mahasiswa untuk memperoleh pengetahuan dalam bidang prosedur administasi perusahaan. 1.5 Sistematika Penulisan Untuk memberikan penjelasan ringkas mengenai isi Tugas Akhir ini secara keseluruhan, sistematika penulisan Tugas Akhir dibuat sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Pada bagian ini berisi tentang latar belakang pemilihan judul, rumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan, dan sistematika penulisan. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Pada bagian ini berisi tentang uraian teoritis mengenai pengertian prosedur, jenis-jenis prosedur, pengertian administrasi, unsur-unsur administrasi, dan fungsi administrasi.
4 BAB 3 METODE PENELITIAN Pada bagian ini berisi tentang cara pengumpulan data, jenis sumber data dan teknik analisa data. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bagian ini berisi tentang gambaran umum perusahaan dan uraian hasil kajian dan pembahasan terhadap masalah yang diangkat sebagai judul. Membandingkan teori di dalam tinjauan pustaka dengan data yang diperoleh di lapangan BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Pada bagian ini merupakan penutup dari keseluruhan bab yang adalah Tugas Akhir ini, yang berisikan simpulan dan sran dari hasil kajian dan pembahasan sehubungan dengan judul dan proses permasalahan.