PEKELILING PENDAFTAR BILANGAN 3 TAHUN 2013 PENGENDALIAN DAN PENGURUSAN KES-KES KETIDAKHADIRAN BERTUGAS KAKITANGAN/ PEGAWAI UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS 1.0 TUJUAN 1.1. Pekeliling ini bertujuan untuk memaklumkan mengenai peraturan-peraturan dan cara-cara pengendalian serta pengurusan kes-kes ketidakhadiran bertugas kakitangan Universiti. 2.0 LATAR BELAKANG 2.1 Jabatan Pendaftar/ Unit Perundangan, Jabatan Canselori kerap menerima laporan dari Pusat Tanggungjawab (PTJ) mengenai kes-kes ketidakhadiran bertugas pegawai-pegawai di PTJ masing-masing. Ada kalanya sukar untuk mengambil tindakan-tindakan susulan sewajarnya dengan cepat dan berkesan kerana maklumat-maklumat yang disampaikan kurang tepat dan lambat. 2.2 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti kali ke-86 telah meluluskan kertas cadangan Pengendalian dan Pengurusan Kes-kes Ketidakhadiran Bertugas Kakitangan/Pegawai Universiti Malaysia Perlis. 1
3.0 MAKSUD TIDAK HADIR 3.1 Peraturan 22, Jadual Kedua, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib Dan Surcaj) 2000 [Akta 605] menyatakan bahawa tidak hadir berhubung dengan seseorang pegawai termasuklah tidak hadir bagi apa-apa jua tempoh masa dan di tempat pegawai itu dikehendaki hadir bagi pelaksanaan tugastugasnya. 3.2 Seseorang Pegawai yang tidak hadir bertugas:- (i) tanpa cuti; (ii) tanpa mendapat kebenaran terlebih dahulu; atau (iii) tanpa sebab yang munasabah; boleh dikenakan tindakan tatatertib dibawah peraturan 23, Jadual Kedua, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib Dan Surcaj) 2000 [Akta 605] tersebut. 4.0 TATACARA DALAM KETIDKHADIRAN TANPA BERCUTI 4.1 Ketua Pusat Tanggungjawab dan Timbalan Pendaftar/Penolong Pendaftar di setiap Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memantau dan memastikan kehadiran bertugas pegawai-pegawainya di PTJ masing-masing dan hendaklah memastikan kehadiran pegawai-pegawai direkodkan. 4.2 Sekiranya terdapat pegawai-pegawai tidak hadir bertugas, Ketua PTJ dan Timbalan Pendaftar/Penolong Pendaftar hendaklah membuat laporan mengenai ketidakhadiran bertugas pegawai tersebut kepada Jabatan Pendaftar, atau terus kepada perhatian Unit Perundangan. 4.3 Laporan yang dikemukakan oleh Ketua PTJ dan Timbalan Pendaftar/Penolong Pendaftar mestilah mengandungi maklumat berikut:- (i) (ii) Nama dan no. staf; dan Tarikh-tarikh dan hari pegawai dilaporkan tidak hadir bertugas (dan sekiranya pegawai merekod waktu kehadirannya, tetapi tiada di pejabat selepas itu, nyatakan tempoh masa dan waktu pegawai tiada di pejabat). 2
4.4 Untuk tujuan ini salinan yang diakui benar rekod kehadiran pegawai (dan dalam kes staf merekod kedatangan melalui kad staf atau jari, tetapi tiada di pejabat, catatan waktu-waktu staf tiada di pejabat) oleh Ketua PTJ dan Timbalan Pendaftar/Penolong Pendaftar hendaklah disertakan. 4.5 Kecuali bagi kes-kes kecemasan atau kemalangan yang melibatkan staf atau keluarganya, Ketua PTJ dan Timbalan Pendaftar/Penolong Pendaftar di PTJ tersebut TIDAK dibenarkan merekodkan ketidakhadiran pegawai tersebut sebagai cuti rehat dengan cara mengurangkan cuti rehat yang layak bagi pegawai tersebut. 4.6 Ketua PTJ dan Timbalan Pendaftar/Penolong Pendaftar hendaklah sentiasa mengingatkan staf-staf di PTJ bahawa cuti rehat adalah suatu keistimewaan dan bukannya suatu hak dan kebenaran untuk bercuti rehat mestilah diperolehi terlebih dahulu sebelum cuti tersebut diambil. 4.7 Staf-staf Universiti juga hendaklah mengambil ingatan bahawa tiada peruntukan cuti kecemasan (Emergency Leave) yang digunapakai oleh Universiti. Tetapi dalam keadaan kecemasan yang melibatkan staf atau keluarga terdekat staf seperti kematian atau kemalangan, staf boleh memohon cuti secara segera dan hendaklah memberitahu Ketua PTJ dan Timbalan Pendaftar/Penolong Pendaftar perihal kecemasan dan keperluan permohonan cuti tersebut dibuat secara segera. 4.8 Sekiranya Ketua PTJ dan Timbalan Pendaftar/Penolong Pendaftar membenarkan cuti yang dipohon secara segera tersebut, maka ketidakhadiran pegawai pada hari tersebut hendaklah direkodkan sebagai cuti rehat sekiranya pegawai layak untuk bercuti rehat. 4.9 Selepas Unit Perkhidmatan, Jabatan Pendaftar menerima laporan daripada Ketua PTJ dan Timbalan Pendaftar/Penolong Pendaftar mengenai ketidakhadiran bertugas mana-mana pegawai di PTJ masing-masing Setelah menerima laporan daripada Ketua PTJ dan Timbalan Pendaftar/Penolong Pendaftar mengenai ketidakhadiran bertugas mana-mana pegawai di PTJ masing-masing. 3
4.10 Setelah diteliti dan Pendaftar berpuashati bahawa dokumen yang dikemukakan adalah mencukupi dan teratur, akan mengambil tindakan awal menghentikan pembayaran emolumen (gaji) bulanan staf bagi bulan tersebut. Pembayaran semula HANYA akan dibuat setelah staf membuktikan bahawa ketidakhadiran adalah atas sebab yang munasabah dan mengikut peraturan. 4.11 JIKA sekiranya terbukti bahawa staf telah gagal menghadirkan diri bertugas tindakan pelucutanhakan emolumen pegawai tersebut di bawah peraturan 26(1) Jadual Kedua, Akta 605, untuk tempoh ketidakhadirannya tersebut akan diambil. 4.12 Ketua PTJ dan Timbalan Pendaftar/Penolong Pendaftar mestilah terus membuat laporan ketidakhadiran bertugas staf tersebut sekiranya ia berterusan tidak hadir walaupun tindakan melucutkan hak emolumennya telah dibuat, sehinggalah Jawatankuasa Tatatertib Universiti mengambil tindakan sewajarnya terhadap pegawai terlibat. 4.13 Walau bagaimanapun, sekiranya pegawai tersebut kembali bertugas pada bila-bila masa selepas laporan ketidakhadirannya dibuat kepada Pejabat Pendaftar/ Unit Perundangan, Ketua PTJ dan Timbalan Pendaftar/Penolong Pendaftar mestilah menerima pegawai tersebut bertugas dan mestilah memaklumkan tarikh pegawai tersebut kembali bertugas kepada Pejabat Pendaftar/ Unit Perundangan bagi membolehkan Pejabat Pendaftar/ Unit Perundangan mengaktifkan semula bayaran emolumen pegawai dan membuat laporan sewajarnya kepada Jawatankuasa Tatatertib Universiti. 4.14 Penjelasan lanjut mengenai pengendalian kes ketidakhadiran bertugas boleh diperolehi di Unit Perundangan, Jabatan Canselori atau Unit Perkhidmatan, Jabatan Pendaftar dengan menelefon sambungan 8867 atau 8006. 4
5.0 AKTA-AKTA 5.1 Peruntukan Penting Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib Dan Surcaj) 2000 [Akta 605] (a) Perhatian Ketua PTJ dan Timbalan Pendaftar/Penolong Pendaftar ditarik kepada peruntukan Peraturan 21(1) dan 21(2) Jadual Kedua Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib Dan Surcaj)[Akta 605] 2000 yang menyatakan seperti berikut:- (i) Peraturan 21 (1) Adalah menjadi tanggungjawab tiap-tiap pegawai untuk menjalankan kawalan dan pengawasan tatatertib ke atas pegawai pegawai bawahannya dan untuk mengambil tindakan yang bersesuaian bagi apa-apa pelanggaran peruntukan Peraturan-Peraturan ini. (ii) Peraturan 21 (2) Seseorang pegawai yang tidak menjalankan kawalan dan pengawasan tatatertib ke atas pegawai bawahannya, atau tidak mengambil tindakan terhadap pegawai bawahannya yang melanggar mana-mana peruntukan Peraturan-Peraturan ini hendaklah disifatkan telah cuai dalam melaksanakan tugasnya dan tidak bertanggungjawab, dan dia boleh dikenakan tindakan tatatertib. (iii) Peraturan 23 Tindakan tatatertib kerana tidak hadir tanpa cuti Ketidakhadiran untuk bertugas oleh seseorang pegawai tanpa cuti atau tanpa terlebih dahulu mendapat kebenaran atau tanpa sebab yang munasabah boleh menyebabkan dia dikenakan tindakan tatatertib. 5
6.0. PENGUATKUASAAN PERATURAN BERKAITAN PEMATUHAN WAKTU BEKERJA 6.1 Staf UniMAP perlu mematuhi waktu bekerja yang ditetapkan oleh pihak Pengurusan Universiti. Ketua PTJ perlu menguatkuasakan peraturan dan serta membuat pemantauan secara berterusan ke atas staf di lokasi-lokasi yang menjadi tumpuan staf. Ketidakpatuhan waktu bekerja adalah bertentangan dengan Perintah Am 5, Perintah-Perintah Am Bab G Waktu Bekerja dan Lebih Masa 1974 dan Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) (2000). Rujukan : - Arahan Jabatan Perkhidmatan Awam melalui surat edaran bertarikh 27hb. Januari 2010. - Arahan Merekod Kehadiran Bertugas Menggunakan Sistem Kehadiran Kakitangan (e-attendance) secara thumb print atau kad staf (email bertarikh 30/11/2011). 7.0 TANGGUNG JAWAB KETUA JABATAN DAN TIMBALAN PENDAFTAR/PENOLONG PENDAFTAR 7.1 Ketua PTJ dan Timbalan Pendaftar/Penolong Pendaftar hendaklah melaksanakan Pekeliling ini di PTJ masing-masing demi kepentingan kemajuan serta nama baik UniMAP. Ketua PTj/Jabatan/Unit diminta memastikan peraturan ini dipatuhi oleh staf masing-masing. Carta Alir Pemantauan Kehadiran Bertugas Staf Di Setiap PTj seperti di Lampiran I. 6
CARTA ALIR BERHUBUNG PEMANTAUAN KEHADIRAN STAF DI SETIAP PTj LAMPIRAN I Mula Memantau laporan kehadiran bagi semua staf di PTj bagi setiap minggu/bulan oleh Penolong Pendaftar / Ketua Jabatan Mengenalpsti staf yang datang lewat/keluar awal/tiada rekod/tidak swipe lebih dari 3 kali tanpa alasan/sokongan yang munasabah Panggil staf yang datang lewat/keluar awal/tiada rekod/tidak swipe lebih dari 3 kali (a) Minta penjelasan (b) Beri nasihat (c) Amaran lisan Kes berulang kali ke 2 Panggil staf yang datang lewat/keluar awal/tiada rekod/tidak swipe lebih dari 3 kali (a) Minta penjelasan (b) Beri nasihat ( c) Keluarkan surat tunjuk sebab Kes berulang kali ke 3 8 Hantar laporan ke Unit Perkhidmatan,Jabatan Pendaftar dan cadangan Tindakan Tatatertib selanjutnya. Selesai Selesai