Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar versi KK-DATADIK Versi 1.0.0 (Desktop) D I R E K T O R A T J E N D E R A L P E N D I D I K A N D A S A R K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N N A S I O N A L J A K A R T A 2 0 1 1
Daftar Isi Daftar Isi... 2 Informasi Aplikasi... 4 Prasyarat... 6 Komputer... 6 Operator... 6 Peran Pengguna... 7 Instalasi... 8 Mengunduh Prerequistry... 8 Mengunduh Aplikasi... 10 Penggunaan Aplikasi... 11 Registrasi... 11 Login... 13 Tampilan Depan (Portlet)... 14 Tab Formulir Sekolah... 16 Tab Peserta Didik... 27 Tab PTK... 33 Tab Setting... 35 Pengiriman Data... 37 Merestore Data... 40 Catatan :... 42 Catatan :... 42 2 Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar
Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar 3
Informasi Aplikasi Pemilihan platform serta pengembangan aplikasi ini memperhatikan serta mentaati peraturan perundangan berikut : UU ITE Pasal 25-34 tentang penggunaan perangkat lunak / keras (termasuk pembajakan). Surat Edaran Nomor: 05/SE/M.KOMINFO/10/2005 tentang Pemakaian dan Pemanfaatan Penggunaan Piranti Lunak Legal di lingkungan Instansi Pemerintah Surat Edaran Menteri Ristek Nomor : 030/M/IV/2009 tentang Pemanfaatan Perangkat Lunak Legal dan Open Source Software (OSS) Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor SE/01/M.PAN/3/2009 tentang Pemanfaatan Perangkat Lunak Legal dan Open Source Software (OSS). Dengan demikian, Sistem Pendataan Pendidikan Dasar ini didesain untuk dapat digunakan pada berbagai platform sistem operasi apa saja (Windows, Linux, Unix, Apple dll) tanpa harus terikat pada salah satu sistem operasi komersial, sehingga dapat menghemat biaya lisensi. Disarankan untuk memanfaatkan Sistem Operasi legal baik yang telah termasuk pada pembelian perangkat keras (OEM) ataupun membeli dan menginstall Sistem Operasi berlisensi. Jika hal tersebut tidak 4 Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar
memungkinkan, sangat disarankan untuk menggunakan Sistem Operasi berbasis FOSS (Free/Open Source Software). Aplikasi ini adalah bagian dari serangkaian Aplikasi Sistem Informasi Pendataan Pendidikan Dasar, yang terdiri dari beberapa aplikasi sebagai berikut : 1. Aplikasi Pendataan Desktop Adalah aplikasi yang memungkinkan sekolah online maupun offline untuk melakukan input data dari formulir dan mengirimnya baik secara online maupun melalui file. 2. Aplikasi Manajemen Pendataan Pendidikan Dasar Adalah aplikasi yang memfasilitasi Manajemen Pelaksanaan Pendataan Pendidikan, dari mulai persiapan pendataan, pelaksanaan pengiriman data, monitoring sekaligus pemantauan hasil pengiriman 3. Aplikasi Input Data Kondisi Lokasi dan Fisik Adalah aplikasi yang memungkinkan pengambilan data lokasi serta fisik. Apabila terdapat kendala/masalah lain yang berkaitan dengan penggunaan Aplikasi ini agar menghubungi: Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar Kementerian Pendidikan Nasional RI Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar 5
Prasyarat K O M P U T E R Minimal Komputer Pentium III 1 GHz Memory 1GB Ideal Komputer Intel Core 2 Duo 2,0 GHz Memory 4GB O P E R A T O R Minimal Penggunaan komputer dasar Pengalaman dengan aplikasi sejenis. Ideal Menguasai seluk beluk sistem operasi dan aplikasi Berpengalaman mengoperasikan perangkat lunak sejenis berbasis browser 6 Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar
Peran Pengguna Aplikasi desktop yang dibahas pada manual ini hanya meliputi salah satu dari sekian peran yang ada dalam keseluruhan Sistem Pendataan Pendidikan Dasar: 1. Administrator 2. Operator Sekretariat Pendataan 3. Operator Kementerian 4. Operator Direktorat Jenderal 5. Operator Direktorat 6. Operator Dinas Pendidikan Propinsi 7. Operator Pokja Pendataan Propinsi 8. Operator Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota 9. Operator Pokja Simpul Pendataan Kab/Kota 10. Operator Sekolah 11. Petugas Survey Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar 7
Instalasi M E N G U N D U H P R E R E Q U I S T R Y 1. Periksa dulu jaringan anda, apakah telah terkoneksi melalui internet/wifi. Aplikasi dapat diinstal secara online, untuk memastikan bahwa versi terbaru yang diinstall. Namun demikian aplikasi dapat juga diinstall melalui CD. 2. Untuk menjalankan aplikasi ini diperlukan Adobe Air Runtime yang dapat diunduh di alamat http://get.adobe.com/air/ 8 Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar
3. Tekan download now, maka aplikasi akan mengunduh Adobe AIR Runtime sesuai dengan sistem operasi masing-masing. Jika telah selesai jalankan. 4. Adobe air akan menginstall 5. Demikian instalasi prerequistry berupa Adobe AIR Runtime. Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar 9
M E N G U N D U H A P L I K A S I 1. Aplikasi dapat diunduh melalui browser di alamat berikut : http://infopendataan.dikdas.kemdiknas.go.id 2. Aplikasi akan diinstall secara otomatis. Jika telah selesai diinstal, cari Shortcut Aplikasi pada Desktop, jalankan. 10 Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar
Penggunaan Aplikasi R E G I S T R A S I 1. Pada awal penggunaan, setelah instalasi, aplikasi akan meminta anda untuk melakukan registrasi aplikasi. 2. Registrasi meminta anda untuk mengisi : Nama Lengkap : nama lengkap operator input data di sekolah Username : Alamat email operator, berfungsi sebagai username untuk masuk ke aplikasi Password : Kata kunci sebagai pasangan Username untuk masuk ke dalam aplikasi Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar 11
Kode rahasia yang unik untuk setiap sekolah. Mohon rujuk kepada berkas petunjuk yang menyertai aplikasi untuk mengisi kode registrasi yang dimaksud. Tekan save untuk mengirim pendaftaran. 3. Jika semua data registrasi diinput dengan benar, maka akan tampil konfirmasi berikut: 4. Sebaliknya jika gagal, tampilannya akan semacam berikut ini : 5. Instalasi juga sudah dapat dilakukan dalam kondisi offline. Untuk tiap daerah akan diberikan CD khusus berisikan data terenkripsi. 12 Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar
L O G I N 1. Setelah registrasi, untuk menguji user & password anda dapat menutup aplikasi dan kemudian menjalankannya lagi. Masukkan user/password yang anda isikan saat registrasi. 2. Jika password salah atau user tidak ditemukan maka akan keluar error sebagai berikut. Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar 13
T A M P I L A N D E P A N ( P O R T L E T ) 1. Berikut ini tampilan depan Aplikasi Entri Pendataan Pendidikan Dasar. 1 2 3 4 5 6 2. Penjelasan tampilan adalah sebagai berikut: 1) Adalah tabulasi yang dapat di-klik untuk menampilkan form isian Sekolah, tabel peserta didik maupun tabel PTK 2) Adalah judul aplikasi, informasi dan berita 3) Adalah dashboard informasi singkat yang terkait dengan data yang telah di input. 4) Adalah tampilkan utk menampilkan berapa jumlah siswa di setiap rombel dan ruang belajar. 14 Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar
5) Adalah kotak status koneksi ke server, serta tombol-tombol yang memungkinkan pengiriman online maupun offline. Jika online maka klik tombol Simpan Lokal. Jikalau online bisa langsung kirim ke server dengan meng klik tombol Kirim ke Server 6) Adalah tombol untuk merestore data yang telah di backup sebelumnya. Dari ke-6 fitur ini dapat di pindah-pindahkan sesuai dengan keinginan dengan cara di klik kemudian di drag. 3. Tekan Tab "Formulir Sekolah" Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar 15
T A B F O R M U L I R S E K O L A H 1. Berikut ini tampilan Formulir Sekolah 2. Penjelasan tampilan: 1) Adalah formulir isian elektronik sekolah. Pada Formulir Sekolah ini anda dapat mengisikan/melengkapi data-data sekolah. Ada beberapa jenis input yang dapat mengarahkan pelaksanan input data agar data yang dikirimkan sesuai dengan struktur dan data referensi yang ada, yaitu : Text field. Contoh: Cara mengisinya adalah klik mouse di kotak isian kemudian 16 Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar
ketik. Dapat juga dilakukan dengan beberapa kali tab sehingga kursor muncul di kotak yang dimaksud. Radio button. Contoh: Cara mengisinya adalah dengan melakukan klik mouse pada lingkaran yang diinginkan. Atau memilih field dengan tab, setelah fokus, memilih menggunakan tanda panah pada keyboard. Combo box. Contoh: Cara mengisinya adalah dengan melakukan klik mouse pada tanda "v" di kanan kotak, kemudian memilih entry yang diinginkan. 2) Adalah tombol-tombol fungsi untuk form yang dimaksud. Fungsinya masing-masing adalah sbb: Adalah untuk menyimpan perubahan terhadap form Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar 17
Untuk membatalkan perubahan Untuk membuka window rincian data sekolah meliputi data Prasarana, Sarana, dan Rombongan Belajar Untuk memuat ulang data dari database. Jika tampilan data meragukan, sebelum melakukan apapun hendaknya menekan tombol ini terlebih dahulu. 3. Tekan tombol rincian sekolah 4. Tampilan tabular ini lebih familiar dengan istilah "grid". 18 Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar
5. Menambah data. Untuk mengisi data-data dalam "grid" sangat mudah, yang perlu dilakukan hanya menekan tombol "Tambah", kemudian melanjutkan pengisian pada kursor yg ada. Perhatikan bahwa setelah menekan tombol "Tambah" maka akan muncul baris baru di paling atas grid, serta kotak merah yang berisikan kursor aktif. Pengisian dapat dilakukan berlanjut pada kolom berikutnya menggunakan "TAB" sebagaimana pada excel. Tombol "ENTER" akan memindahkan mouse ke baris berikutnya. Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar 19
Untuk kolom yang bersifat referensi, untuk mengisinya cukup tekan tombol panah ke bawah, pilih salah satu kemudian tekan TAB untuk melanjutkan entri. 6. Mengubah data. Untuk mengubah data-data dalam "grid" sangat mudah, yang perlu dilakukan hanya melakukan klik ganda dengan mouse pada sel yang diinginkan. TAB dan ENTER dapat digunakan untuk navigasi antar sel, jika telah selesai dapat melakukan klik di mana saja. 20 Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar
7. Menghapus data Untuk menghapus data tinggal pilih baris yang diinginkan, kemudian tekan "Hapus Pilihan" Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar 21
8. Grid lain pada umumnya sama cara mengisinya. Namun untuk data Rombongan Belajar sedikit berbeda. 9. Berikut penjelasannya : 1) Adalah grid untuk menambah/ubah/hapus daftar rombongan belajar, termasuk memilih tahun ajaran maupun wali kelas & prasarana yang digunakan. Pilih salah satu rombel untuk melihat daftar peserta didik yang terdaftar di rombel tersebut maupun guru(ptk) yang mengajar pada rombel tsb. 2) Adalah daftar Peserta Didik yang Terdaftar pada rombel tersebut. Daftar ini berubah pada saat terjadi perubahan pada pilihan baris rombel. 22 Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar
3) Adalah grid yang menjadi referensi daftar peserta didik dan PTK. Untuk menambahkan peserta didik pada suatu rombel, pilihlah beberapa baris peserta didik di grid ini, kemudian tarik (drag) ke grid daftar peserta didik. Begitu pula untuk menambahkan guru pengajar. 4) Tekan Ctrl sambil mengklik satu persatu nama peserta didik untuk multiple select. 5) Setelah itu klik mouse dan tahan kemudian seret dan jatuhkan di grid "Peserta Didik Terdaftar" Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar 23
6) Maka akan muncul isian tanggal terdaftar serta jenis pendaftaran 24 7) Berikut hasilnya : Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar
8) Hal yang sama dapat dilakukan dengan grid PTK 9) Selanjutnya pada grid PTK Mengajar dapat juga disesuaikan tingkat mata pelajaran serta jam mengajarnya. Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar 25
26 Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar
T A B P E S E R T A D I D I K 1. Berikut ini tampilan Tab Peserta Didik 2. Cara mengisi "grid" peserta didik serupa dengan grid sebelumnya, yaitu dengan metode excel/cell editing. Jika dibutuhkan, penyuntingan dapat dilakukan juga dengan bentuk form. Pilih salah satu peserta didik kemudian "Ubah rincian". Pada window ubah rincian ini pula data-data lain peserta didik seperti Beasiswa maupun Prestasi Peserta Didik dapat ditambahkan. Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar 27
3. Mengisi grid peserta didik dengan menggunakan fasilitas export dan import. Fasilitas ini ditujukan kepada pengguna yang lebih nyaman dan efisien menggunakan aplikasi Windows Excel. Oleh karena itu, pengembang menyediakan fasilitas ini. 28 Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar
Untuk menggunakan fasilitas jika data peserta didik belum terisi satupun (kosong), maka silahkan untuk menginput 1 baris (rows) terlebih dahulu. Kemudian baru klik tombol Excel -> Export. Setelah mengklik tombol Export, maka akan muncul windows sebagai berikut : Pada File Name, silahkan isi nama file untuk data yang akan di export. Contoh : siswa.csv dan silahkan letakan di direktori yang dikehendaki. *)Perhatian : untuk extension WAJIB *.csv Kemudian klik 2 kali pada siswa.csv, maka akan terbuka di Windows Excel, seperti pada gambar berikut : Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar 29
Silahkan isi data tersebut sesuai kolom dengan nama yang telah disediakan. *) Perhatian : Jangan menghapus salah satu field tersebut, karena kemungkinan data gagal saat di upload ke aplikasi sangatlah besar. Dan untuk kolom peserta_didik_id, jika data baru dimohon jangan diisi, karena apikasi yang akan memberikan id tersebut. Sedangkan untuk kolom sekolah_id, silahkan diisi (dicopy ) sesuai data yang telah ada. Setelah selesai menginput data, silahkan save data anda. Dan untuk memasukan data ke aplikasi silahkan klik Excel -> Import, perhatikan gambar di bawah ini : 30 Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar
Maka akan muncul pemberitahuan seperti gambar berikut : Jika yakin, maka klik Ya, setelah itu akan muncul windows baru dan silahkan sesuaikan dengan data yang telah di input. Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar 31
Kemudian klik Open, maka data akan masuk ke aplikasi secara automatis. 4. Cara mengubah/mengisi form serupa dengan form sekolah, hanya saja nama-nama fieldnya berbeda. 5. Berikut grid lainnya pada peserta didik 32 Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar
T A B P T K 1. Berikut ini tampilan Tab PTK 2. Cara mengisi "grid" peserta didik serupa dengan grid sebelumnya, yaitu dengan metode excel/cell editing. Jika dibutuhkan, penyuntingan dapat dilakukan juga dengan bentuk form. Pilih salah satu PTK kemudian "Ubah rincian". Pada window ubah rincian ini pula data-data lain peserta didik seperti Riwayat Pendidikan, Riwayat Pekerjaan, Anak, Karya Tulis, Keikutsertaan Organisasi, Penghargaan, Kesejahteraan, Beasiswa, Buku, Seminar, Studi Banding, Diklat, Tes Kebahasaan, dan Tunjangan. Semua berupa grid sederhana. Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar 33
Untuk Fasilitas Export dan Import, cara penggunaan sama seperti yang telah di jelaskan pada Modul Tab Peserta Didik. 34 Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar
T A B S E T T I N G 1. Berikut ini tampilan Tab Setting (Tab ini hanya ada di Aplikasi Pendataan Desktop versi KK-Datadik) 2. Klik tombol Restore File Lainnya untuk mencari data backup sekolah yang akan diliat. Maka akan muncul windows baru. Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar 35
3. Setelah Klik tombol Open, maka pada grid Daftar Backup Data Sekolah akan muncul data yang telah anda masukan. 4. Setelah data masuk, klik tombol Gunakan File. 5. Jika anda yakin klik tombol Ya, jika tidak klik Tidak atau Batal. 6. Setelah menekan tombol Ya, tunggu hingga aplikasi tertutup. Kemudian buka dan login kembali. Maka data sekolah akan masuk sesuai data yang telah anda restore 36 Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar
P E N G I R I M A N D A T A 1. Pengiriman Data sangat tergantung kondisi koneksi internet/jaringan terhadap server. Status koneksi jaringan secara otomatis dideteksi oleh aplikasi. Pada portlet "Kirim Data" status ini dapat dilihat, berikut dengan tombol pengiriman terkait. 2. Untuk kondisi sekolah "offline" tampilannya akan seperti berikut : Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar 37
Untuk kondisi offline, data dapat ditransfer secara manual melalui disket atau flash disk/removable storage lainnya. Caranya tinggal tekan "Simpan Lokal", kemudian arahkan pada direktori yang dimaksud. 3. Berikut contoh file hasil penyimpanan. Nama file terdiri dari timestamp plus kode sekolah. 38 Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar
4. Sedangkan untuk kondisi online, tampilannya sbb: 5. Untuk kondisi online akan muncul tombol "Kirim ke Server". Pengiriman cukup dilakukan dengan klik tombol ini. Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar 39
M E R E S T O R E D A T A Merestore Data / Mengembalikan Data yang telah di backup sebelumnya sangatlah penting. Jika anda ingin mengembalikan data yang telah di backup sebelumnya (penjelasan untuk membackup data telah di bahas pada bab sebelumnya), perhatikan gambar dan penjelasan di bawah ini. Namun sebelumnya kami tekankan bahwa jika anda menggunakan fasilitas ini, maka data yang sekarang akan hilang dan akan digantikan dengan data yang anda akan restore. 1. Kembali ke menu utama, lalu klik tombol Restore 2. Maka akan muncul windows untuk memastikan apakah anda benarbenar akan merestore/mengembalikan data ini. Jika anda yakin untuk merestore silahkan tekan tombol Ya. 40 Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar
3. Setelah anda menekan tombol Ya, maka akan muncul windows baru. Silahkan anda cari file yang telah anda backup sebelumnya. 201111071500-AL3QDHLSC.db 4. Setelah anda menekan tombol Open, maka akan muncul windows baru yang menandakan restore telah berhasil. Maka aplikasi akan tertutup dengan sendirinya. Dan pe-restore-an Data telah berhasil. Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar 41
Catatan : 42 Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar