SISTEM BASIS DATA PENJUALAN ALAT INDUSTRI BERBASIS WEB PADA PT. INTER GUNA MANDIRI RINGKASAN SKRIPSI Oleh Trevie Joeher Alsian 1301009691 Sonia Mardiasih 1301018430 Nabilah 1301034081 Kelas / Kelompok : 07 PDT / 06 Universitas Bina Nusantara Jakarta 2013
SISTEM BASIS DATA PENJUALAN ALAT INDUSTRI BERBASIS WEB PADA PT. INTER GUNA MANDIRI SKRIPSI Disusun oleh Trevie Joeher Alsian Sonia Mardiasih Nabilah 1301009691 1301018430 1301034081 Disetujui oleh: Pembimbing H.Mohammad Subekti, BE.,M.Sc. Kddsn : D0632 Universitas Bina Nusantara Jakarta 2013
SISTEM BASIS DATA PENJUALAN ALAT INDUSTRI BERBASIS WEB PADA PT. INTER GUNA MANDIRI Trevie Joeher Alsian, Sonia Mardiasih, Nabilah ABSTRAK Tujuan penelitian ini ialah membuat suatu aplikasi basis data berbasis web untuk transaksi penjualan pada PT. Inter Guna Mandiri. Metode penelitian yang digunakan ada tiga, yaitu: Metode pengumpulan data menggunakan fact findng (wawancara, kuesioner, observasi, studi Pustaka, dan dokumen examination), metode analisis berdasarkan hasil dari observasi, kuesioner, wawancara, dan dokumen examination, dan metode perancangan yaitu DFD, DBLC yang terdiri dari perancangan basis data konseptual, logikal dan fisikal, dan SDLC yang terdiri dari requirement, design, implementation, testing, deployment dan maintenance. Hasil yang dicapai adalah suatu aplikasi basis data penjualan berbasis web untuk melakukan transaksi penjualan antar perusahaan, serta melihat hstory penjualan yang sudah dilakukan. Simpulan yang didapatkan adalah dengan adanya aplikasi basis data berbasis web ini, kedua pihak perusahaan dapat melakukan transaksi penjualan mejadi lebih efektif dan efisien. Serta dengan adanya sistem yang memakai hak akses sesuai dengan job desk divisi yang disarankan, maka pekerjaan antar divisi akan terorganisir dengan baik. Kata Kunci Basis data, Perancangan, Penjualan, Web.
PENDAHULUAN Latar Belakang PT.Inter Guna Mandiri sudah memiliki website yang dapat diakses melalui internet dengan menggunakan perangkat keras seperti Laptop, Mobile Phone,Tablet Komputer, dll). Ini merupakan strategi inovasi yang sudah dilakukan oleh PT.Inter Guna Mandiri. Pada saat ini, website PT. Inter Guna Mandiri mempunyai fungsi untuk mempermudah Pelanggannya dalam melihat barang secara online yang terdapat di website Perusahaan, dan pemesanan dapat melalui telepon, email, fax, yahoo messanger. Penulis akan mencoba mengembangkan Sistem Basis Data Penjualan Berbasis web dengan memberikan tambahan halaman khusus pada website, untuk transaksi Penjualan. Selain itu, agar Pelanggan tidak memesan barang yang kosong, Pelanggan juga dapat melihat informasi stock barang. Pelanggan juga dapat melihat history transaksi yang sudah dilakukan. Ruang Lingkup Sistem yang dibuat oleh penulis di skripsi ini adalah transaksi penjualan antar satu Perusahaan dengan Perusahaan lainnya yang dapat dilakukan di web. Penulisan skripsi ini mempunyai batasan-batasan topik. Batasan-batasan yang dimaksud adalah Mengembangkan Sistem Transaksi Penjualan (permintaan penawaran harga, purchase order, pengiriman, pembayaran, update stok dan pengembalian barang), mendokumentasikan pencatatan transaksi (mulai dari
penjualan, permintaan penawaran harga, purchase order, retur, invoice, pengiriman, pembayaran, faktur pajak). Tujuan dan Manfaat Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah : a. Membuat sistem penjualan berbasis web. b. Membuat sistem pencatatan transaksi penjualan. c. Membuat sistem laporan penjualan. Manfaat yang ingin dicapai melalui penelitian ini adalah : a. Sistem Penjualan berbasis web yang mudah diakses oleh Perusahaan lain. b. Transaksi lebih terorganisir dengan baik antar kedua belah pihak Perusahaan. c. Sistem Pencatatan Penjualan dapat menampilkan data-data transaksi secara cepat dan tepat. d. Mempermudah Pelanggan melihat jenis produk dan persediaannya. Metodologi Data dan informasi yang diperoleh dalam mendukung penulisan skripsi ini, menggunakan beberapa metode penelitian, sebagai berikut : 1. Metode Pengumpulan Data - Wawancara kepada Direktur PT. Inter Guna Mandiri - Kuesioner yang dibagikan kepada Pelanggan dan Karyawan
- Observasi sistem yang sedang berjalan dalam PT. Inter Guna Mandiri terutama dalam sistem penjualan. - Studi Pustaka dari buku-buku dan jurnal yang berkaitan dengan perancangan Basis Data Penjualan. - Dokumen examination PT. Inter Guna Mandiri yang berupa faktur-faktur yang berhubungan dengan fungsi penjualan pada PT. Inter Guna Mandiri. 2. Metode Analisis - Analisis hasil observasi. - Analisis hasil kuesioner. - Analisis hasil wawancara. - Analisis hasil dokumen examination. 3. Metode Perancangan Metode ini menyangkut fase pengembangan dan pemeliharaan. Setelah melakukan analisis yang lengkap mengenai sistem pada PT. Inter Guna Mandiri, penulis menemukan solusi yang tepat. Adapun tahapannya antara lain: a. DFD (Data Flow diagram) b. Perancangan Database (DBLC) - Perancangan basis data konseptual - Perancangan basis data logikal - Perancangan basis data fisikal c. Perancangan Aplikasi Database (SDLC) - Requirement - Design
- Implementation - Testing - Deployment and maintance TEORI PENDUKUNG Teori Umum Teori-teori umum yang digunakan dalam skripsi kami adalah : 1. Basis Data Basis data adalah suatu koleksi data yang saling berhubungan secara logikal dan sebuah deskripsi data yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi suatu organisasi. 2. Normalisasi Proses pengelompokkan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasi-nya. Adapun tahapan-tahapan normalisasi yaitu : 1NF,2NF,3NF. 3. Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah sebuah alat yang menggambarkan aliran data melalui sistem dan kerja atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem tersebut 4. PHP PHP merupakan bahasa script yang didukung oleh banyak web server, termasuk. Keunggulan penting PHP dibandingkan dengan bahasa scripting lainnya adalah
penulisan halaman yang dihasilkan secara dinamis dan cepat, mudah dipelajari dan digunakan, memiliki library untuk berbagai web yang umum, sejumlah modul ekstensi telah disediakan untuk mendukung hal-hal seperti konektivitas database, mail, dan XML. 5. Entity Relationsip Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram merupakan sebuah data model yang menggunakan beberapa notasi untuk menjelaskan hubungan data. Notasi yang dimaksud adalah entitas dan relasinya yang digambarkan oleh data tersebut. 6. Website Website adalah sistem yang menyediakan sarana informasi browsing di Internet dengan cara non-sekuensial menggunakan hyperlink. Website membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan jaringan jaringan halaman (hyperlink). 7. State Transition Diagram (STD) / Statechart Diagram State Transition Diagram (STD) / Statechart Diagram adalah alat yang digunakan untuk menggambarkan urutan dan variasi layar yang dapat terjadi selama satu sesi pengguna. 8. Waterfall Model
Waterfall Model digunakan untuk proyek-proyek pengembangan perangkat lunak. Ini mungkin model kurang yang baik karena memakan waktu lebih lama yang lama untuk menyelesaikannya. Tahapan pada waterfall model : Requirement, Design, Implementation, Testing, Deployment and Maintance. Teori Khusus Teori-teori khusus yang digunakan dalam skripsi kami adalah : 1. Penjualan Penjualan menurut cara pembayarannya dapat dibedakan menjadi sebagai berikut : - Penjualan tunai - Penjualan kredit 2. Retur penjualan Transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan menerima pengembalian barang dari pelanggan. Pengembalian barang oleh pelanggan harus diotorisasi oleh fungsi penjualan dan diterima oleh fungsi penerimaan. 3. Persediaan Sistem persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang tersimpan di gudang. Sistem ini berkaitan erat dengan sistem penjualan dan sistem retur penjualan.
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Tentang Perusahaan Berikut adalah penjelasan mengenai perusahaan : Sejarah Perusahaan PT. Inter Guna Mandiri berawal dari sebuah toko yang bernama Djakarta Prima Teknik. Berdiri sejak tahun 2009, Djakarta Prima teknik merupakan General Supplier untuk kebutuhan Industrial/Pabrik. Pada bulan Februari, PT. Inter Guna Mandiri secara resmi didirikan untuk memenuhi kebutuhan administrasi perusahaan pelanggan, maupun dalam aspek legal perusahaan. Visi dan Misi Perusahaan Visi perusahaan adalah : Menjadi perusahaan penyedia kebutuhan Industrial/Pabrik dan menjadi supplier yang unggul dan terpercaya. Misi perusahaan adalah : a. Menyediakan produk-produk berkualitas di bidang industri/pabrik, melalui kegiatan marketing. b. Memberdayakan seluruh karyawan sebagai modal utama untuk memberikan mutu layanan terbaik bagi pelanggan, kegiatan operasi yang efektif dan efisien. c. Meningkatkan kemampuan teknologi informasi secara berkelanjutan untuk menghadapi kompetisi global.
Prosedur Sistem yang Sedang Berjalan Berikut adalah penjelasan mengenai prosedur sistem yang sedang berjalan : Prosedur penjualan Pelanggan dapat melihat jenis product yang diinginkan di brosurbrosur yang dibagikan dari pihak perusahaan. Akan tetapi, pelanggan tidak bisa melihat harga product, spesifikasi dan ketersediaan product, karena hal-hal tersebut tidak dicantumkan di brosur. Ketika pelanggan ingin membeli suatu product, Pelanggan dapat bertanya melalui telepon, email, yahoo messanger. Bagian sales akan menginformasikan harga, diskon (jika ada), pajak (jika ada) serta memberitahukan ada atau tidaknya ketersediaan product ke pelanggan. Prosedur Pengiriman Satu PO dapat membuat invoice dan surat jalan berkali-kali, karena satu kali pengiriman terkadang tidak semua barang diantar, dengan alasan pesanan barang terlalu banyak, sehingga mobil pengiriman tidak cukup dan harus mengantarkan lebih dari 1kali. Sehingga banyaknya pengiriman, sama dengan banyaknya pembuatan invoice dan surat jalan. Satu PO hanya dapat membuat faktur pajak satu kali, dan diberikan ke pelanggan disaat pertama kali barang dikirim. Prosedur Pembayaran Pembayaran dapat dilakukan dengan dua cara yaitu tunai atau piutang. Apabila pelanggan langsung membayar, maka pelanggan dinamakan lunas. Namun apabila pelanggan belum membayar, maka terjadi proses hutang piutang.
Prosedur Retur Product Apabila pengiriman product tidak sesuai dengan purchase order atau product rusak, maka pelanggan dapat meretur product dengan ketentuan tidak lebih dari 1x24 jam. Untuk meretur product, Pelanggan dapat menghubungi perusahaan yang akan dilayani oleh bagian sales. Kemudian bagian sales akan menginfokan kepada bagian pengirim, bahwa product tidak sesuai dengan purchase order atau product rusak. Permasalahan Permasalahan yang dihadapi oleh PT. Inter Guna Mandiri adalah : a. Belum tersedianya sistem transaksi penjualan di website PT. Inter Guna Mandiri, transaksi hanya dapat dilakukan di email. b. Di website PT. Inter Guna Mandiri hanya tersedia nama product saja. c. Ketika sales melihat email, terkadang PO sudah kadaluarsa. e. Perusahaan PT. Inter Guna Mandiri dan Perusahaan Pelanggan tidak dapat melihat history transaksi yang sudah dilakukan. Solusi Pemecahan Masalah a. Dibuatkan sistem transaksi penjualan di website PT. Inter Guna Mandiri, sehingga apabila ingin melakukan transaksi dapat langsung melalui website. b. Adanya informasi tentang spesifikasi product dan ketersediaan product, pada website PT. Inter Guna Mandiri. c. Dibuatkannya sistem priority waktu pada PO yang di upload oleh pelanggan, sehingga sales dapat melihat waktu kadaluarsa PO.
d. Adanya sistem inbox pada website, sehingga perusahaan dapat mengkonfirmasi PO dan menanyakan info product lewat website. e. Dibuatkannya sistem penyimpanan history transaksi untuk perusahaan dan perusahaan pelanggan, sehingga dapat melihat history transaksi yang sudah dilakukan. Usulan Sistem yang Akan Dibuat Berikut adalah diagram konteks yang menggambarkan sistem yang akan dibuat :
Berikut adalah diagram nol yang menggambarkan sistem yang akan dibuat : Pelanggan Form penawaran Hasil laporan form penawaran Hasil laporan form PO Data form penawaran 1.0 Melayani permintaan penawaran harga Laporan form penawaran Form PO Hasil laporan form retur Data form PO 2.0 Melayani penjualan Penjualan Sales Laporan form PO Laporan form pertanyaan persediaan barang Form pertanyaan persediaan barang Laporan status PO Form retur Laporan form retur Invoice Surat jalan 3.0 Menanyakan persediaan barang Jumlah kapasitas barang Data form Retur Faktur pajak 3.0 Melakukan retur Laporan Status pengiriman persediaan barang Data Form pertanyaan Persediaan barang Retur Admin Sales Status PO 4.0 Membuat status Faktur Surat pajak jalan Status pengiriman Invoice Pengiriman 5.0 Membuat surat Admin Laporan penjualan Laporan jumlah kapsitas barang Laporan retur 6.0 Membuat laporan
PERANCANGAN, IMPLEMENTASI, DAN EVALUASI Perancangan Basis Data Perancangan basis data meliputi tiga tahap, yaitu perancangan basis data konseptual, perancangan basis data logikal dan perancangan basis data fisikal. 1. Perancangan konseptual Suatu proses pembentukan model dari informasi yang digunakan dalam perusahaan, independen dari keseluruhan aspek fisik. Model data dibangun dengan menggunakan informasi dalam spesifikasi kebutuhan user. Model data konseptual merupakan sumber informasi untuk fase desain logikal. Di bawah ini merupakan hasil dari perancangan basis data konseptual :
2. Perancangan logikal Suatu proses pembentukan model dari informasi yang digunakan dalam perusahaan berdasarkan model data tertentu (misal : relasional), tetapi independen terhadap DBMS tertentu dan aspek fisik lainnya. Model data konseptual yang telah dibuat sebelumnya, diperbaiki dan dipetakan kedalam model data logikal.
3. Perancangan Fisikal Suatu proses yang menggambarkan struktur penyimpanan dan metode akses yang digunakan untuk mencapai akses yang efisien terhadap data. Dapat dikatakan juga, desain fisikal merupakan cara pembuatan menuju sistem DBMS tertentu. Perancangan Struktur Menu Perancangan struktur menu dalam aplikasi kami adalah sebagai berikut: 1. Perancangan struktur menu Admin 2. Perancangan struktur menu Customer
3. Perancangan struktur menu Pengirim 4. Perancangan struktur menu Sales
5. Struktur Menu untuk Admin Sales Perancangan Sistem Perancangan sistem dengan menggunakan State Transition Diagram (STD) dalam aplikasi kami adalah sebagai berikut: 1. State Transition Diagram Bagian Admin Gambar STD log in dan log Out
Gambar STD Message 2. State Transition Diagram Bagian Admin Sales Gambar STD Product AdminSales Gambar STD Invoice Admin Sales
Rancangan Layar Rancangan layar dalam aplikasi kami adalah sebagai berikut : a. Tampilan layar Login b. Tampilan layar registrasi
Evaluasi Aplikasi basis data telah diajukan ke PT. Inter Guna Mandiri dan telah melakukan evaluasi mengenai kinerja aplikasi basis data. Evaluasi menggunakan aplikasi yslow dan evaluasi wawancara oleh Direktur PT.Inter Guna Mandiri. Dari hasil evaluasi aplikasi yang menggunakan yslow, aplikasi ini mendapatkan nilai 79. Dan dari hasil wawancara, sistem penjualan yang dibuat ini sudah memenuhi kebutuhan sistem penjualan antar Perusahaan dengan berbasis web, memenuhi pencatatan transaksi penjualan dan kebutuhan laporan penjualan. SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Simpulan yang dapat diberikan dari hasil analisis, perancangan, implementasi dan evaluasi dari aplikasi penjualan berbasis web pada PT. Inter Guna Mandiri yaitu: Perusahaan PT.Inter Guna Mandiri dapat melakukan transaksi Penjualan antar Perusahaan dan dapat membuat laporan Penjualan melalui website. Aplikasi ini dilengkapi dengan pencatatan transaksi penjualan, sehingga baik Pelanggan maupun Sales dapat melihat kembali transaksi yang pernah dilakukan. Aplikasi ini juga membantu menentukan tingkat prioritas pada form permintaan penawaran harga dan PO, yang dikirim oleh Pelanggan.
Saran Untuk tahap pengembangan lebih lanjut terhadap sistem basis data Penjualan berbasis web ini, penulis memberikan saran guna meningkatkan kinerja dari aplikasi yang telah dibuat, yaitu menambahkan informasi mengenai harga product agar Pelanggan dapat mengetahui harga dengan cepat. Sehingga proses transaksi menjadi mudah dilakukan. Selain itu, sebaiknya aplikasi ini dilengkapi dengan fitur notification yang terhubung antar divisi untuk Karyawan yang menampilkan informasi pekerjaan yang harus dikerjakan.
DAFTAR PUSTAKA Begg Carolyn and Connolly, Thomas. (2005). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. 4 th Edition. Pearson Education Limited, Essex. Dinesh Kumar, Saroj Hiranwal. (2011). Performance Enhancement of Software Process Models 2010 2nd International Conference on Software Technology and Engineering (ICSTE). Retrieved From: http://www.ijser.org/researchpaper%5ca_survey_of_project_scenario_i impact_in_sdlc_models_selection_process.pdf Mulyadi (2011). Sistem Akuntansi, Edisi ketiga. Jakarta: Salemba Empat. Suhirman, Sandi (2008). Aplikasi Hutang Piutang perusaha PT. Elo Mangenre Pusat Menggunakan Visual Basic 6.0. Retrieved From: http://www.mercubuana.ac.id/file/jurnal%20hutang%20piutang.pdf Whitten JL, Bentley LD, Dittman, KC. (2004). Systems Analysis And Design Methods, 6 th Edition. New York: McGraw-Hill.