BAB III PROSES PENGUMPULAN DATA III. 1. Sejarah Singkat Perkembangan Perusahaan PI adalah perusahaan yang berbadan hukum CV (Commanditaire Vennotschap/ Perseroan Komanditer). Perusahaan ini didirikan oleh Bapak Yusuf Putradaja pada tanggal 17 November 1989 dengan akta pendirian No. 11 Tahun 1989 yang berkedudukan di Jalan Lao Tze No. 63, Pasar Baru, Jakarta Pusat. Akta pendirian perusahaan ini dibuatkan oleh Ny. Liliani Sri Djokopramono, SH dan telah mendapat pengesahan dari Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia pada tanggal 23 Februari 1990 nomor C-1662 HT.01.01.TH.1990. Pada saat pendiriannya, PI mempunyai modal dasar sejumlah Rp 625.000.000,- (enam ratus dua puluh lima juta rupiah). Modal yang ditempatkan sebesar Rp 145.000.000,- (seratus empat puluh lima juta rupiah), dan modal yang disetor sebesar Rp 125.000.000,- (seratus dua puluh lima juta rupiah). Sekarang ini, Perusahaan PI mempunyai omset rata-rata antara 3 sampai 4 miliar rupiah per tahun. PI merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa dan manufaktur percetakan. PI melakukan pencetakan buku, modul, banner, kartu undangan, kartu nama, dan pencetakan lain yang dipesan dalam jumlah besar. PI juga bekerja sama dengan beberapa perusahaan pemasok bahan baku kertas, dan bahan baku banner, serta tinta cetak dalam menjalankan operasinya. 25
PI memiliki komitmen yang kuat dalam menjalankan operasi perusahaan. PI berkomitmen untuk menjadi perusahaan percetakan yang dikenal di Indonesia dengan memberikan kepuasan kepada pelanggan melalui kualitas dan ketepatan waktu dalam produksi, serta pelayanan yang baik. Untuk memperkokoh visi perusahaan, maka dinyatakan kebijakan mutu yaitu Terdepan dalam Kualitas dan Pelayanan. III. 2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas III. 2. 1. Struktur Organisasi Perusahaan PI Setiap organisasi selalu berlandaskan kerjasama antar manusia baik dalam jumlah besar maupun kecil. Kerjasama tersebut baru dapat mencapai sasarannya bila ada manajemen dan pembagian tugas yang baik terhadap kegiatan kerjasamanya tersebut. Struktur organisasi dapat membantu menjelaskan tugas dan tanggung jawab masing-masing anggota organisasi dalam kerjasamanya untuk mencapai tujuan atau sasaran perusahaan. Oleh karenanya struktur organisasi perusahaan harus disusun sedemikian rupa agar tugas dan tanggung jawab serta kedudukan masing-masing anggota dapat terlihat jelas dan tidak terjadi penyalahgunaan wewenang. Perusahaan PI memiliki karyawan kantor sebanyak 13 orang dan pekerja produksi sebanyak 24 orang. Untuk dapat melihat dengan jelas tugas dan tanggung jawab serta kedudukan masing-masing anggota, maka PI menyusun struktur organisasi seperti yang terlihat pada gambar III. 2. 1 26
Dewan Komisaris Direktur Manager Produksi Manager Keuangan Divisi Marketing Divisi Pabrik Divisi Akuntansi Divisi Keuangan Gambar III. 2. 1. Struktur Organisasi PI III. 2. 2. Uraian Tugas Untuk menjalankan operasi perusahaan, masing-masing bagian dalam struktur organisasi memiliki tugas pokok. Adapun uraian singkat mengenai tugas, tanggung jawab dan wewenang masing-masing bagian yang berada dalam Struktur Organisasi PI adalah : 27
1. Dewan Komisaris Mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a. Memimpin dan mengendalikan jalannya perusahaan. b. Melakukan pengawasan atas tindakan atau pekerjaan direktur. c. Mengambil keputusan dalam hal mendapatkan atau memesan bahan baku dan menjual produk yang diproduksi. d. Mengambil keputusan dalam menyetujui dan menandatangani pengeluaran dalam jumlah material atas nama perusahaan sampai jumlah tertentu. e. Komisaris diwajibkan untuk memeriksa buku-buku, surat-surat, buktibukti yang behubungan dengan operasi perusahaan dan menindaklanjuti laporan yang diterima. f. Merumuskan, menyusun, dan menetapkan rencana kerja yang akan dicapai. g. Melakukan koordinasi untuk pelaksanaan rencana kerja yang telah ditetapkan. 2. Direktur Direktur adalah orang yang menjadi pimpinan dalam perusahaan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab atas kelangsungan perusahaan yang dipimpinnya. Rincian tugas dan tnggung jawab seorang direktur adalah sebagai berikut: 28
a. Memimpin jalannya perusahaan. b. Bertanggung jawab atas kelangsungan hidup dan kegiatan operasional perusahaan. c. Meneruskan dan menetukan perincian pelaksanaan kebijakan umum yang telah ditentukan oleh dewan komisarais. d. Menetapkan strategi dan kebijakan manajer dan melakukan pengawasan atas semua tindakan-tindakan manajer agar sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai oleh perusahaan. e. Mengevaluasi setiap laporan, serta menjaga agar tidak terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan tugas masing-masing. f. Menetapkan sasaran dan target perusahaan. g. Bekerja sama baik secara langsung maupun tidak langsung staff di lingkungan perusahaan. h. Menetapkan batas kredit pinjaman bagi pelanggan. 3. Manajer Produksi Manajer produksi dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh bagian marketing dan bagian pabrik. Adapun tugas dan tanggung jawab Manajer Produksi antara lain: a. Bertanggung jawab kepada direktur. b. Merencanakan, mengkoordinir, dan mengawasi pelaksanan kegiatan produksi. 29
c. Memimpin dan bertanggung jawab atas karyawan bagian produksi dan bagian marketing. d. Bertanggung jawab atas tercapainya target perusahaan. e. Mempromosikan produk perusahaan melalui internet dan atau dengan media pemasaran lain. f. Melakukan negosiasi dengan pelanggan untuk mencapai hasil yang maksimal. g. Menciptakan hubungan yang baik dengan pelanggan. Adapun tugas dari divisi marketing antara lain: a. Mempromosikan dan menawarkan produk kepada pelanggan. b. Meningkatkan penjualan melalui usaha promosi. c. Mencari pangsa pasar yang baru. Dan tugas dari divisi pabrik antara lain: a. Melaksanakan kegiatan produksi cetak sesuai pesanan. b. Mendukung kegiatan operasional perusahaan. 4. Manajer Keuangan Manajer keuangan dalam tugasnya dibantu oleh bagian akuntansi dan dan bagian keuangan. Adapun tugas dari manajer keuangan antara lain: 30
a. Mengkoordinasikan dan mengawasi pengelolaan dana dalam perusahaan dan kegiatan administrasi perusahaan. b. Bertanggung jawab atas penyimpanan kas yang ada di perusahaan dengan menjaga kondisi keuangan serta struktur permodalan perusahaan. c. Mengkoordinasi bagian pembukuan agar bekerja dengan baik. d. Memeriksa dan menandatangani semua penerimaan dan pengeluaran melalui kas maupun bank. e. Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran kas dan memberikan laporan keuangan kepada direktur. f. Memeriksa dan menandatangani laporan perpajakan. Tugas dari Divisi Akuntansi antara lain: a. Memeriksa kebenaran dan keabsahan bukti dokumen dari setiap bagian yang diterima, mengendalikan dan bertanggung jawab atas kegiatan akuntansi. b. Melakukan pencatatan-pencatatan atas segala transaksi yang terjadi dalam perusahaan ke dalam buku-buku yang telah diatur mulai dari buku harian sampai ke buku besar dan menyajikan dalam bentuk laporan keuangan. c. Menyusun laporan keuangan dan dilaporkan kepada manajer keuangan. 31
d. Melakukan penyetoran dan penghitungan pajak. e. Mengatur penyimpanan data-data dan menjaga kerahasiaannya. Dan tugas dari divisi keuangan antara lain: a. Bertanggung jawab kepada manajer keuangan. b. Menerima hasil tagihan berupa cek, bilyet giro, atau uang tunai. c. Menyiapkan cek yang akan ditandatangani oleh manajer keuangan. d. Mengelola kas kecil perusahaan dan mengajukan pengisian kembali atas kas kecil jika saldonya telah mencapai jumlah tertentu. e. Melakukan pembayaran tagihan sesuai dengan bukti pengeluaran yang telah diotorisasi. III. 3. Kebijakan Akuntansi Perusahaan III. 3. 1. Metode Pembukuan Metode pembukuan adalah salah satu metode dalam akuntansi, yaitu metode dalam mencatat transaksi-transaksi yang terjadi dalam perusahaan, Perusahaan PI menggunakan metode akrual basis dalam pencatatan transaksinya, yaitu mencatat atau mengakui pendapatan pada saat terjadinya transaksi. Perusahaan PI melakukan sendiri pembukuannya, tidak dengan bantuan Kantor Akuntan Publik. 32
III. 3. 2. Pengelolaan Mengenai Pemberian Kesejahteraan Karyawan Kesejahteraan karyawan merupakan salah satu aspek penting dalam meningkatkan kesejahteraan perusahaan. Dalam pengelolaan yang berkaitan dengan kesejahteraan karyawan, perusahaan PI memberikan beberapa tunjangan bagi karyawannya: a. Tunjangan Hari Raya (THR) Yaitu tunjangan berupa uang yang diberikan dari perusahaan kepada karyawannya yang merayakan hari raya keagamaan. Tunjangan Hari Raya hanya diberikan satu tahun sekali. b. Tunjangan Kesehatan Yaitu tunjangan berupa penggantian (reimbursement) biaya berobat karyawan yang mengalami sakit dan pergi ke dokter atau rumah sakit tertentu dan dengan persyaratan-persyaratan yang diatur oleh perusahaan, baik biaya konsultasi maupun biaya obat-obatan. III. 3. 3. Persediaan Persediaan adalah bahan baku, barang setengah jadi, dan atau barang jadi yang disimpan perusahaan dalam rangka proses produksi. Dalam manajemen persediaan, perusahaan PI melakukan pembelian bahan baku dari pemasok sebelum bahan baku tersebut dimasukkan dalam proses produksi dan dijual kepada pelanggan. Perusahaan PI melakukan pembelian bahan baku dan produksi pada saat ada pemesanan, sehingga tidak terdapat persediaan di gudang dan tidak ada pencatatan 33
atas persediaan. Jadi, dalam kegiatan produksi, Perusahaan PI hanya akan berproduksi berdasarkan pemesanan dari pelanggan. Bahan baku yang dibeli dari pemasok pun disesuaikan dengan kualitas dan kuantitas pesanan. III. 3. 4. Sumber Dana dalam Pengadaan Aktiva Dana amatlah penting dalam pengadaan aktiva. Dana yang digunakan perusahaan PI dalam pengadaan aktiva berasal dari berbagai sumber, salah satunya adalah dari laba hasil penjualan. Sumber dana juga berasal dari pinjaman bank dan pinjaman dari pihak lain. Perusahaan PI membeli aktiva secara tunai, secara kredit maupun dengan cara sewa guna usaha (leasing). Pembebanan biaya pengadaan aktiva dalam laporan keuangan perusahaan tidak dicatat sekaligus dengan harga perolehan pada saat pembelian, akan tetapi dibebankan secara periodik dan bertahap melalui penyusutan. III. 3. 5. Dasar Penilaian Aktiva Tetap Dalam penilaian aktiva tetap, perusahaan PI menyesuaikan dengan Peraturan Perpajakan. Aktiva tetap dinilai berdasarkan harga perolehan. Dalam hal metode yang digunakan dalam penyusutan aktiva tetap, Perusahaan PI menggunakan metode Saldo Menurun (declining balance method). Beban pemeliharaan dan perbaikan aktiva tetap (mesin) dibebankan pada laporan laba rugi dalam periode terjadinya. Untuk aktiva tetap yang rusak, atau tidak dipakai lagi, atau dijual, nilainya dikeluarkan dari laporan keuangan. Sedangkan untuk keuntungan (kerugian) dalam 34
penjualan aktiva tetap, nilainya dibukukan dalam laporan keuangan periode berikutnya. III. 4. Kebijakan Perpajakan Perusahaan Dalam kebijakan akuntansi perpajakan, Perusahaan PI melakukan perencanaan Pajak Penghasilan pasal 21 hanya pada THR dan tunjangan kesehatan. Sedangkan pada Pajak Pertambahan Nilai, perusahaan berusaha memaksimalkan Pajak Masukan. Selain itu juga dengan cara membuat faktur setelah realisasi pembayaran atas transaksi penyerahan Barang atau Jasa Kena Pajak. Kelemahan Perusahan PI terletak pada Laporan Keuangan Fiskal. Perusahaan PI tidak membuat Laporan Keuangan Fiskal. Jadi angka-angka yang terdapat dalam SPT Tahunan Perusahaan PI adalah angka-angka yang ada pada Laporan Keuangan Komersial. Selain itu, Perusahaan PI tidak membuat koreksikoreksi tertentu dari Laporan Keuangan Komersial menjadi Laporan Keuangan Fiskal. Dan dari hasil wawancara dengan staff yang bertanggungjawab dalam pembukuan dan perpajakan, terdapat beberapa perbedaan pengertian mengenai peraturan perpajakan yang berlaku sesuai Undang Undang dengan peraturan perpajakan yang diterapkan oleh Perusahaan PI dalam melaksanakan kewajiban perpajakannya. III. 5. Laporan Keuangan Perusahaan PI Tahun 2006 35
Tabel 3.1 PI NERACA Per Tanggal 31 Desember 2006 AKTIVA Keterangan Jumlah (Rupiah) AKTIVA LANCAR Kas 565.000 Bank 187.968.872 Piutang Lain-lain 4.550.000 Piutang Karyawan 718.350 Piutang Pemegang Saham 554.690.411 Piutang Dagang 3.506.978.624 Biaya Dibayar Dimuka 39.000.000 Jumlah Aktiva Lancar 4.294.471.257 AKTIVA TETAP Perlengkapan Kantor 44.610.300 Ak. Penyusutan (9.338.450) Kendaraan 402.421.000 Ak. Penyusutan (42.233.958) Jumlah Aktiva Tetap 395.458.892 JUMLAH AKTIVA 4.689.930.149 PASIVA Hutang Dagang Hutang Leasing Hutang Pemegang Saham Hutang Lain-lain Modal Saldo Laba Rugi 3.147.843.448 172.660.952 554.690.411 3.800.125 100.000.000 17.606.302 JUMLAH PASIVA 4.689.930.149 36
Tabel 3.2 PI Laporan Laba Rugi Untuk Tahun Yang Berakhir Tanggal 31 Desember 2006 Penjualan Retur Potongan harga Keterangan Jumlah (Rupiah) 4.084.543.687 (52.500) (6.688..800) Penjualan Bersih 4.077.802.387 Harga Pokok Penjualan (2.845.421.508) Laba Kotor 1.232.380.879 Biaya Umum dan Operasional (1.323.634.546) Rugi Operasional (91.253.667) Pendapatan Lain-Lain 1.200.778 Rugi Sebelum Pajak (90.052.889) Sumber: Laporan Keuangan Perusahaan PI Tahun 2006 III. 6. Uraian Akun Laba Rugi Berkenaan dengan Standar Akuntansi Keuangan 37
Tabel 3.3 PI Biaya-biaya pada Harga Pokok Penjualan Untuk Tahun yang Berakhir pada Tanggal 31 Desember 2006 Keterangan Biaya Bahan Pembantu Biaya Cetak Biaya Kertas Biaya Fotokopi LKS/BKS Biaya Fotokopi Kunci Jawaban / Silabus Biaya Operasional Kendaraan Biaya Upah Harian & Ongkos Lipat Jumlah (Rupiah) 286.296.158 485.000.000 1.911.276.400 25.459.000 39.621.750 31.297.200 66.471.000 Harga Pokok Penjualan 2.845.421.508 Sumber: Laporan Keuangan Perusahaan PI Tahun 2006 Tabel 3. 4 PI Daftar Biaya-Biaya Umum dan Operasional Untuk Tahun Yang Berakhir Pada Tanggal 31 Desember 2006 Keterangan Biaya Marketing Biaya Transport Biaya Gaji Biaya ATK Biaya Jamuan Makan Biaya Sumbangan Biaya Listrik & Air Biaya Telepon & Fax Jumlah (Rupiah) 153.133.700 96.109.090 455.404.409 67.747.250 67.750.000 7.160.000 14.178.700 186.479.700 38
PI Daftar Biaya-Biaya Umum dan Operasional (Lanjutan) Untuk Tahun yang Berakhir pada Tanggal 31 Desember 2006 Keterangan Biaya Perawatan Kendaraan Biaya Perlengkapan Kantor Biaya Umum Kantor Biaya Fotokopi Biaya Entertainment Biaya Pengurusan & Perizinan Biaya Lain-Lain Biaya Penyusutan Perlengkapan Biaya Penyusutan Kendaraan Jumlah (Rupiah) 15.750.000 10.345.250 83.117.725 53.029.385 6.279.150 14.795.700 40.782.075 9.338.450 42.233.958 Biaya Umum dan Operasional 1.323.634.546 Sumber: Laporan Keuangan Perusahaan PI Tahun 2006 39