BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Tentang Perusahaan 3.1.1 Riwayat Singkat PT.Datacomindo Mitrausaha PT.Datacomindo Mitrausaha adalah perusahaan importir barang-barang elektronik komunikasi yg berkaitan dengan Teknologi dan Informasi. Perusahaan kami didirikan pada tahun 1994, berlokasi di kompleks ruko Harco Mangga Dua, Kami melayani perusahaan-perusahaan, kantor, pabrik, supermarket, pendidikan, gereja, bank, koperasi hingga home user atau pengguna dirumah.kami memberikan solusi dibidang IT, menyediakan barang-barang Teknologi Informasi berkualitas, bergaransi, dengan harga terbaik. Beberapa merek yang kami jual adalah Panasonic, Brother, Sanyo, Sharp, Philips,Motorola, dan General Electric.Jaringan dan pemasaran kami semakin meluas, hal ini didukung oleh kualitas produk dan layanan. Selain itu kami juga senantiasa mengembangkan hubungan dengan para dealer dan distributor kami yang potensial di Jawa, Sumatra, Kalimantan dan Sulawesi. Seiring dengan berkembangnya teknologi di Indonesia, kami melakukan ekspansi dengan membuka kantor baru di kebon jeruk pada tahun 1996 dan pada tahun 2008 kami mengimpor barang dengan merek DTC untuk Indonesia, dengan kami sendiri menjadi principal dari merek tersebut.pada tahun 2009 kami DTC grup mengembangkan bisnis di water treatment dan air polution control untuk mengatasi masalah lingkungan di Indonesia.Pada tahun 2010 kami DTC grup membuka perusahaan baru di bidang 79
80 frozen food.semenjak tahun 1994 hingga saat ini, kami telah dipercaya untuk bekerja sama dengan berbagai perusahan distributor, dealer,toko-toko elektronik dan instansi. 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1 Visi Perusahaan Menjadi perusahaan elektronik komunikasi yg inovatif di Asia 3.1.2.2 Misi Perusahaan Menyediakan barang-barang elektronik telekomunikasi inovatif dengan harga terjangkau bagi masyarakat menengah. Sebagai importir yang selalu berinovasi dalam mengembangkan produk elektronik komunikasi sesuai dengan perekembangan teknologi terbaru di bidang elektronik komunikasi. Mengutamakan service kepuasan pelanggan. 3.1.2.3 Kegiatan Bisnis Perusahaan Kegiatan bisnis PT.Datacomindo Mitrausaha adalah menjual peralatan elektronik seperti telepon, tablet pc, handphone, fax dan sebagainya kepada pelanggan. Bagian penjualan dan marketing akan menawarkan barang barang secara langsung kepada para pelanggan. Pelanggan lalu dapat melakukan pemesanan barang ke bagian penjualan atau langsung menghubungi kantor pusat. Setelah itu, barang akan dikirimkan kepada pelanggan tersebut sesuai dengan pesanan.
Pembayaran atas barang yang telah dibeli dapat dilakukan secara tunai maupun non tunai. 81 3.1.2.4 Struktur Organisasi Berikut ini adalah struktur organisasi perusahaan pada PT.Datacomindo Mitrausaha : General Manager Manager Marketing Seketariat & Admin General Affairs Warehouse Marketing IT & Service Advertising & Design Office Boy Ass. Warehouse Customer Service Service Gambar 3.1 Struktur Organisasi
82 3.1.2.5 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Berikut ini adalah uraian tugas dan wewenang masing masing bagian yang terdapat dalam struktur organisasi pada PT.Datacomindo Mitrausaha: 1. General Manager General manager merupakan orang yang bertanggung jawab atas segala operasional perusahaan. General manager memiliki tugas dan kewajiban yaitu sebagai berikut : Mengontrol seluruh kegiatan operasional perusahaan. Memeriksa dan menerima laporan dari setiap bidang. Mendedikasikan tugas dan kewajiban kepada setiap bidang. Mengangkat dan memberikan karyawan. Mengambil keputusan keputusan dalam kegiatan harian perusahaan secara umum. 2. Manager Marketing Manager marketing adalah orang yang bertugas mengatur strategi pemasaran untuk meningkatkan profit perusahaan.manager marketing memiliki tugas dan kewajiban yaitu sebagai berikut : Manager pemasaran bertanggung-jawab terhadap manajemen bagian pemasaran. Manager pemasaran bertanggung-jawab terhadap perolehan hasil penjualan dan penggunaan dana promosi.
83 Manager pemasaran sebagai koordinator manajer produk dan manajer penjualan. Manager pemasaran membina bagian pemasaran dan membimbing seluruh karyawan dibagian pemasaran. Manager pemasaran membuat laporan pemasaran kepada direksi. Mengirimkan laporan kepada general manager secara berkala. Bertanggung jawab terhadap managemen bagian pemasaran. 3. Sektretariat & Admin Sektretariat & admin merupakan bagian yang melakukan pembukuan dan laporan keuangan perusahaan. Bagian ini dikepalai seorang manager dan dibantu oleh beberapa staf. Sekretariat &admin memiliki tugas dan kewajiban: Menerima laporan pembelian dan copy faktur pembelian dari bagian pembelian barang untuk dilakukan pembayaran. Menerima laporan penjualan dan copy faktur penjualan dari bagian penjualan barang untuk dilakukan penagihan dan pengecekan status pembayaran. Membuka cek atau giro untuk pembelian barang. Membuat laporan dan mengontrol penjualan. Berperan sebagai kasir untuk operasional perusahaan. Memberikan laporan bulanan pertanggung jawaban keuangan.
84 4. General Affairs General Affairs merupakan bagian yang bertanggung jawab atas pengadaan barang dan jasa yang mendukung seluruh aktivitas operasional perusahaan dibantu seorang office boy. General Affairs yang memiliki tugas dan kewajiban sebagai berikut : Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor. Melalukan aktivitas pemeliharaan atas seluruh fasilitas dan sarana penunjang, serta melakukan proses penggantian atas fasilitas dan sarana penunjang. Membuat, menjalankan dan mengembangkan sistem kerja / prosedur atas pengadaan dan pemeliharaan fasilitas penunjang kerja. Mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan proses pengadaan seluruh peralatan kebutuhan kerja. 5. Warehouse Bagian warehouse merupakan bagian yang mengatur dan menata persediaan barang (stock). Bagian ini dikepalai oleh seorang kepala warehouse dan assistant warehouse. Bagian warehouse memiliki tugas dan kewajiban sebagai berikut : Bertanggung jawab atas persediaan barang di gudang. Mencatat barang yang keluar yang masuk. Melaporkan stok barang yang kurang.
85 Mengawasi dan menjamin keamanan barang barang yang disimpan di gudang Membuat keputusan keputusan yang berkaitan dengan kegiatan operasional penyimpanan dan pengiriman barang. 6. Marketing Marketing merupakan bagian yang berperan dalam segala bidang penjualan termasuk strategi penjualan, promosi dalam memasarkan barang, mengontrol dan berhubungan langsung dengan distributor, agen, dan pelanggan. Bagian marketing memiliki tugas dan kewajiban sebagai berikut : Bertanggung jawab atas penjualan barang. Merancang sistem dan strategi penjualan. Mengontrol pencapaian target penjualan bedasarkan penjualan kepada distributor dan agen. Melakukan hubungan langsung dengan pihak distrbutor, agen, dan pelanggan. Bekerjasama dengan bagian warehouse dalam stok persediaan barang yang ada di dalam gudang. Bertanggung jawab langsung kepada general manager dalam hal pembuatan laporan penjualan barang. Memberikan laporan penjualan dan faktur faktur penjualan ke bagian admin untuk dilakukan pengecekan status pembayaran.
86 7. Customer Service Customer service merupakan bagian dimana melayani dan membina hubungan yang baik dengan customer maupun perusahaan lain. customer service memiliki tugas dan kewajiban yaitu : Menerima pemesanan produk via telpon atau e-mail. Menerima kritik dan saran dari customer. Memberikan informasi produk perusahaan secara terperinci kepada customer. Mendata informasi customer secara lengkap. Menyediakan formulir pendaftaran tamu di dalam perusahaan. 3.2 Gambaran Sistem 3.2.1 Data Flow Diagram Untuk mempermudah penggambaran sistem yang sedang berjalan pada PT. Datacomindo Mitrausaha secara umum, kami menggunakan diagram aliran data (Data Flow Diagram). Adapun Data Flow Diagram (DFD) yang kami buat sebagai berikut : 3.2.1.1 Diagram Konteks Diagram konteks menggambarkan aliran data yang terjadi di dalam sistem secara garis besar berikut ini adalah gambar diagram konteks dari sistem yang berjalan pada PT. Datacomindo Mitrausaha.
Gambar 3.2 Diagram Konteks 87
88 3.2.1.1 Diagram Nol Gambar 3.3 Diagram Nol
89 3.2.2 Prosedur dalam Sistem Berikut ini adalah prosedur dari sistem yang berjalan di dalam perusahaan : 3.2.2.1 Prosedur Pembelian Barang Dalam perusahaan ini pelanggan dapat membeli barang melalui customer service atau dapat langsung membeli ke perusahaan, kemudian customer service melakukan permintaan daftar pembelian pelanggan ke bidang warehouse, setelah itu bagian warehouse melakukan pengecekan ketersediaan daftar pembelian barang pelanggan oleh customer service. Setelah pengecekan barang ada atau tidak di dalam warehouse, dari bidang warehouse menyampaikan kembali ke customer service sehingga customer service dapat memastikan daftar pembelian barang pelanggan dapat dibeli / harus memesan terlebih dahulu. Jika barang sudah siap, maka customer service akan mengeluarkan faktur pembelian barang untuk dilakukan pembayaran oleh pelanggan.
90 Pembelian Pelanggan Customer Service Warehouse Administrasi Mulai Mengirim PO Purchase Order Membuat daftar PO Mengecek Daftar PO tidak Ada? ya Mengirim Faktur PO Mendata dan Faktur Pembelian Melakukan Pembayaran Selesai Gambar 3.4 Prosedur Pembelian
91 3.2.2.2 Prosedur Persediaan Barang Dalam perusahaan ini proses persediaan barang dimulai dari bagian warehouse. Di bagian warehouse dilakukan pembuatan daftar stok barang yang siap untuk dijual ke customer atau customer dapat membeli barang langsung ke perusahaan. Barang yang sudah siap untuk di jual kepada customer akan langsung mendata kembali daftar stok barang yang ada di bagian warehouse. Sedangkan untuk proses pembelian oleh customer akan dilakukan pengecekan kondisi barang, jika ditemukan ketidaksesuaian barang yang diinginkan customer maka proses pembelian barang tersebut akan dibatalkan. Tetapi jika kondisi barang sesuai dengan permintaan customer maka proses pembelian akan dilanjutkan. Seperti proses penjualan, proses pembelian oleh customer juga akan dilakukan pendataan kembali daftar stok barang yang ada didalam warehouse. Hal ini membuat daftar stok diupdate sesuai dengan proses penjualan dan pembelian yang sudah dilakukan.
92 Persediaan Pembelian Warehouse Penjualan Mulai Daftar Stok Proses pembelian Proses penjualan Proses Stok keluar pengecekan fisik barang Melakukan pembatalan tidak Barang sesuai ya Stok dicatat untuk menambah atau mengurangi stok selesai Gambar 3.5 Prosedur Persediaan
93 3.2.2.3 Prosedur Proses Penjualan Dalam perusahaan ini proses penjualan dimulai dari marketing mengirimkan daftar pesanan penjualan barang kebagian warehouse, setelah itu bagian warehouse melakukan pemeriksaan ketersediaan barang dari daftar yang diterima dari bagian marketing. Jika barang yang diminta tidak tersedia, maka bagian warehouse akan membuat laporan untuk menyediakan barang ke general manager. Jika barang tersedia maka akan dikirimkan ke bagian marketing setelah itu akan dilakukan pembuatan faktur penjualan. Dari faktur penjualan tersebut dilakukan pembayaran melalui bagian administrasi.
94 Penjualan Marketing Penjualan Warehouse Administrasi Pembelian mulai Mengirim SO Sales order Mengecek ketersediaan Produk ya Mengirim tidak Membuat laporan kepada GM Menerima pesanan pesanan Membuat faktur Faktur Menangani pembayaran selesai Gambar 3.6 Prosedur Penjualan
95 3.3 Permasalah yang Dihadapi Permasalah yang sedang dihadapi pada sistem yang berjalan saat ini pada PT.Datacomindo Mitrausaha yaitu : 1. Belum maksimalnya sistem yang ada untuk proses penjualan, pembelian, dan persediaan yang semakin banyak karena semakin berkembangnya permintaan dari customer. 2. Masih adanya redudansi data yang menyebabkan data menjadi tidak konsisten. 3. Sistem yang sedang berjalan masih kurang efektif karena PT.Datacomindo Mitrausaha hanya memiliki 2 customer service yang dapat melayani pembelian ataupun penjualan produk, sedangkan permintaan semakin banyak sehingga tidak dapat efektif dalam melayani customer. 4. Belum adanya sistem security berupa Authentication untuk melindungi data dari pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. 3.4 Solusi Pemecahan Masalah Setelah melihat dan menganalisa masalah-masalah yang dihadapi oleh PT.Datacomindo Mitrausaha, maka dapat diusulkan untuk pemecahan masalah tersebut yaitu sebagai berikut : 1. Merancang dan mengembangkan sistem basis data yang mampu memenuhi proses penjualan dan pembelian yang sedang berkembang pesat saat ini. 2. Menerapkan sistem keamanan yang hanya dapat diakses oleh pihak-pihak yang berkepentingan saja dengan menggunakan username dan password pada program aplikasi database.
96 3. Merancang relasi-relasi kedalam bentuk normal sehingga menghindari terjadinya redudansi data. 4. Menerapkan sistem via e-mail ataupun chat yang nantinya akan di realisasikan pada web yang kami kembangkan sehingga membantu dalam melayani customer yang semakin banyak.