1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Teknologi informasi adalah teknologi yang membantu kita dalam memproses data untuk mendapatkan informasi. Teknologi informasi ini pada awalnya diperuntukkan bagi tujuan dan departemen tertentu. Namun, dengan semakin berkembangnya teknologi informasi ini, saat ini penggunaannya sudah menjadi hal yang umum di perusahaan swasta, bahkan di rumah pribadi. Perkembangan teknologi ini sangatlah luas dan menjangkau berbagai bidang, tapi pada akhirnya semua itu tetap mengarah pada satu tujuan yang sama, yaitu meningkatkan kecepatan, akurasi, dan kemudahan. Dalam perusahaan dagang transaksi yang paling utama adalah pembelian dan penjualan yang menggunakan sistem akuntansi pembelian dan penjualan. Masalah yang umumnya timbul terkait dengan sistem penjualan kredit adalah banyaknya piutang yang tak tertagih dan terlambat dalam melakukan pembayaran serta informasi yang dibutuhkan untuk memberikan limit kredit kepada pelanggan tidak tersedia. Akibatnya pihak managemen akan kesulitan untuk mengambil keputusan untuk penentuan pelanggan mana yang masih dapat diberikan kredit. Tidak jarang juga pembuatan dokumen menjadi kurang efisien karena terjadi kesalahan dan kurangnya informasi yang dibutuhkan. Selain itu perusahaan yang tidak memiliki sistem yang dapat memperingatkan atas piutang yang sudah jatuh tempo akan membuat perusahaan itu mengalami kerugian karena sering kali piutang itu dilunasi setelah masa jatuh temponya. Pada
2 umumnya masa jatuh tempo piutang yang diberikan adalah 30 hari. Tetapi pada kenyataannya ada sekitar 50% yang terlambat untuk melakukan pembayaran. PT Dialogue Garmindo Utama adalah perusahaan dagang yang bergerak di bidang garment, dimana proses yang paling signifikan adalah jual beli. Setelah melakukan wawancara dengan pihak perusahaan, data yang diperoleh adalah penjualan yang dilakukan mayoritas penjualan kredit, yaitu sebesar 80%, dan penjualan tunai sebesar 20%. Penjualan yang dilakukan terutama adalah perlengkapan bayi seperti gendongan, tas, kasur dan lain-lain dan juga perlengkapan rumah tangga seperti keset, serbet, taplak dan lain-lain. Untuk mencapai manfaat positif dari penerapan teknologi informasi maka diperlukan sebuah Sistem Informasi Akuntansi yang dapat digunakan untuk memonitor dan mengandalikan kegiatan operasional perusahaan. Informasi yang dihasilkan sebuah sistem informasi akuntansi dapat digunakan untuk menghasilkan berbagai laporan bulanan seperti laporan keuangan ataupun laporan penjualan yang berguna bagi pihak manajemen tingkat atas, selain itu informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi juga dapat mendukung kegiatan-kegiatan rutin perusahaan, mendukung perencanaan dan pengendalian serta implementasi pengendalian internal. PT Dialogue Garmindo Utama membutuhkan suatu sistem yang membantu prosedur yang berkaitan,. Oleh karena itu, judul skripsi ini adalah: ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT, PIUTANG DAN PENERIMAAN KAS PADA PT DIALOGUE GARMINDO UTAMA.
3 1.2 Ruang Lingkup Dalam penulisan ini, batasan-batasan yang dibahas yaitu analisa dan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas yang meliputi: Prosedur penjualan kredit yang dimulai dari menerima pesanan, mengirim barang, dan retur penjualan. Prosedur penagihan piutang, dimulai dari pengecekan faktur penjualan kredit, pembuatan daftar penagihan, pengiriman penagihan ke pelanggan, dan penerimaan pembayaran. Prosedur penerimaan kas yang dimulai dari penerimaan tagihan dari pelanggan, serta pencatatan penerimaan kas dalam bentuk transfer, cek maupun bilyet giro. Sistem pengendalian internal yang digunakan sehubungan dengan transaksi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas. Membahas pajak pertambahan nilai tetapi tidak sampai dengan pencetakan faktur pajak. 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan yang ingin dicapai yaitu: Menganalisis sistem penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas yang diterapkan perusahaan. Mengidentifikasi kelemahan-kelemahan serta kebutuhan informasi perusahaan yang berkaitan dengan permasalahan yang ada yang terdapat pada sistem yang berjalan.
4 Memberikan rekomendasi perbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang ditemukan pada sistem yang sedang berjalan sehingga dapat mengatasi kelemahan tersebut. Merancang sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas PT. Dialogue Garmindo Utama. Manfaat yang dapat diperoleh yaitu: Memberikan masukan bagi manajemen perusahaan berkaitan dengan kelemahan-kelemahan yang ditemukan dalam sistem penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas. Menghasilkan rancangan sistem baru yang membantu karyawan untuk mencatat aktivitas penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas dan menghasilkan informasi yang akurat kepada pihak manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan. Mempermudah user untuk menggunakan sistem 1.4 Metodologi Penelitian Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah: a. Metode Analisis Pengumpulan data dilakukan melalui: 1. Studi Lapangan Pengamatan Melakukan pengamatan terhadap prosedur penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas serta sistem pengendalian intern yang berjalan pada perusahaan.
5 Wawancara Mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang berhubungan dengan prosedur penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas kepada pihak perusahaan. Analytical procedure Analytical procedure dilakukan untuk menganalisis data perusahaan yang digunakan untuk menghasilkan laporan yang dibutuhkan pada penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas PT Dialogue Garmindo Utama. 2. Studi Kepustakaan Dalam melakukan studi kepustakaan akan dilakukan pencarian, pengumpulan, pembelajaran buku-buku, litertaur-literatur, dan bacaanbacaan lainnya, dan dari internet sehingga diperoleh teori-teori dan dasar untuk pembuatan sistem penjualan, piutang dan penerimaan kas yang akan diterapkan pada masalah yang ditemukan dalam lapangan. b. Metode Perancangan Dalam skripsi ini metode perancangan yang digunakan adalah perancangan sistem yang berorientasi objek, menurut Mathiassen (2000). Dalam perancangan sistem yang berorientasi objek, perancangan dilakukan melalui tahapan yaitu: 1. Problem domain analysis, dengan menggambarkan: Class diagram Structure Behavior
6 2. Application domain analysis, dengan menggambarkan : Usage Function User interface 3. Architecture design, dengan menggambarkan : Criteria Component architecture Process architecture 4. Component design, dengan menggambarkan : Model component Function component 1.5 Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini terdiri dari 5 (lima) bab yang isinya secara garis besar adalah sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini akan diuraikan mengenai latar belakang masalah, membatasi masalah melalui ruang lingkup penelitian, memberikan tujuan dan manfaat dari penelitian yang dilakukan, metode penelitian yang digunakan dalam sistematika pembahasan skripsi ini. BAB 2 LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan diuraikan pengertian ilmu yang berisi kerangka teori dan kerangka berpikir yang mempunyai hubungan dengan sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas dan analisis perancangan sistem yang berbasis object oriented.
7 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Dalam bab ini akan diuraikan mengenai latar belakang dan gambaran situasi perusahaan, struktur organisasi, memberikan usulan untuk merancang sistem yang baru, membuat definisi sistem, dan melakukan analisis terhadap lingkup masalah dan aplikasi dari sistem. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM Dalam bab ini dibahas mengenai sistem baru yang diusulkan, perancangan sistem dengan menggunakan metode object oriented, hirarki antar menu, rancangan layar sementara. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini akan disimpulkan tentang perubahan yang akan terjadi dengan adanya sistem yang baru dan bagaimana perubahan ini akan membantu dalam menghadapi masalah yang ada. Selain itu, akan disertakan saran-saran bagi perusahaan.