ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMESANAN PADA APPLE CLOTHING AND CREATIVE KLATEN NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Nurma Chusna Waffi 13.22.1453 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMESANAN PADA APPLE CLOTHING AND CREATIVE KLATEN 2) Nurma Chusna Waffi 1),Anggit Dwi Hartanto 2), 1) Sistem Informasi STMIKAMIKOM Yogyakarta Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email : nurma.wa@students.amikom.ac.id 1),anggit@amikom.ac.id 2) Abstract - In many companies or agencies that still use manual data collection system is very simple and making it less effective and efficient. Then the company or agency is always in need of a system to collect, process, store, and distribute information look back. problems arise when the information provided is not correct an error in the listing or not as expected. These problems can be solved by building applications and information systems using Microsoft Visual Basic 6.0. The database used is Microsoft SQL Server 2000 that is embedded in the server computer. With a friendly user interface design or user friendly, it is expected that information users can easily operate the application and get the right information, quickly and accurately. The purpose of this study is to make the product ordering information system has been computerized so care in handling the booking can be done quickly. The results achieved in this research is to solve operational problems with the design of the new system. The conclusion of this study is that the new system is able to handle problems that exist in the ordering process is running. Keywords - Ordering Information System Visual Basic, Microsoft SQL Server 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Seiring dengan bertambahnya zaman, perkembangan komputerisasi saat ini terus berkembang dengan pesat. Oleh karena itu sudah banyak perusahaan-perusahaan dan instansi-instansi yang mengembangkan bisnisnya dengan menggunakan sistem komputerisasi. Khususnya di dalam penyajian sistem informasi, karena saat ini kebutuhan masyarakat terhadap informasi sangat besar.cara untuk meningkatkan usaha suatu perusahaan yaitu dengan cara membangun sistem informasi yang baik. Dengan syarat adanya keakuratan dan kecepatan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan Apple Clothing & Creative merupakan salah satu pelayanan public yang menawarkan jasa pembuatan kaos,jaket,kemeja dll. Yang sifatnya harus melakukan pemesanan terlebih dahulu (pre-order) dengan desain yang sesuai dengan keinginan konsumen. Biasanya pemesanan dilakukan dalam jumlah yang banyak karena industri kreatif ini memiliki order dengan range harga yang telah ditentukan, pemesanan seringkali dilakukan oleh sebuah komunitas atau keanggotaan, sebagai media untuk menunjukkan identitas komunitas atau keanggotaanya tersebut Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan oleh penulis, Apple Clothing dan Creative telah memiliki perangkat komputer yang lengkap untuk mendesain, namun belum digunakan sebagai media pengolahan data pemesanan secara maksimal. Sistem pemesanan masih dicatatat secara manual, system manual yang dirasa tidak lagi memadai untuk penanganan beban kerja, khususnya kegiatan rutin dalam pemesanan.karena sistem yang sedang berjalan saat ini memiliki banyak kelemahan yaitu sering terjadi kesalahan dalam pencatatan dan penyimpanan data yang tidak terstruktur.hal ini menyebabkan admin membutuhkan waku yang lama untuk menyajikan informasi kepada para penggunanya.apple Clothing &Creative yang merupakan industri kreatif yang selalu mengutamakan profesionalitas dan kualitas. Oleh karena itu tempat usaha tersebut harus mampu memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya didalam proses pemesanan maupun dalam pengolahan data pemesanan. Berdasarkan hal tersebut, penulis merancang dan membangun aplikasi. pengolahan data pemesanan untuk mengatasi masalah dan kekurangan dari sistem yang digunakan Apple Clothing & Creative sebelumnya. Dengan sistem pengolahan data yang penulis usulkan, pengolahan data dapat dilakukan secara cepat meski dalam jumlah yang banyak. Namun hal ini tidak mengurangi tingkat akurasi informasi, melainkan kesalahan dalam hal pengolahandan 1
penyajian laporan dapat ditekan seminimal mungkin. Dengan latar belakang inilah penulis merancang solusi untuk Apple Clothing & Creative sebagai laporan penelitian dan skripsi dengan judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pemesanan pada Apple Clothing & Creative Klaten serta berupaya untuk melengkapi kekurangan pada sistem lama dan mengembangkan menjadi sistem baru agar menjadi lebih baik dengan harapan dapat meningkatkan kualitas kerja yang lebih maju dan berkembang. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas maka akan diuraikan rumusan permasalahan dalam Skripsi ini adalah: Bagaimana membuat sistem informasi data pemesanan pada Apple Clothing & Creative berbasis komputer agar proses pengolahan data dapat berjalan lebih efektif. 1.3 Batasan Masalah Agar pembahasan tidak menyimpang dari pokok permasalahan, maka penulis menentukan batasanbatasan masalah sebagai berikut: 1. Dalam program ini data yang diolah meliputi: data pelanggan, pemesanan,itempesan,sablon,kombinasi,bahan,pr oduk,pelunasan,user dan user login. 2. Penggunaan aplikasi pemesanan ini dibatasi untuk pemilik dan pegawai 3. Software yang digunakan untuk menyusun skripsi ini yaitu Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000. 4. Aplikasi ini digunakan untuk proses pemesanan hingga berakhir 5. Objek penelitian beralamat di Jl. Tentara Pelajar No.9 Klaten 2 Landasan Teori 2.1 Sistem Informasi Pemesanan Raymond McLeod Jr, mendefinisikan sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan Gordon B. Davis, mendefinisikan sistem sebagai seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat, konsep dan prosedur yang dihimpun menjadi satu untuk maksud dan tujuan bersama. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. (Jogiyanto, 1990) Pemesanan merupakan tindakan memesan sesuatu yang dilakukan oleh seseorang (calon pembeli) kepada perusahaan, baik secara langsung maupun tidak langsung. Adanya pemesanan membantu perusahaan untuk menentukan jumlah produksi. 2.2 Konsep Dasar Basis Data Basis data (database) adalah kumpulan dari berbagai data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Basis data tersimpan di perangkat keras, serta dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi dari tipe data, struktur dan batasan dari data atau informasi yang akan disimpan. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi pada para pengguna. 2.2.1 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram atau Diagram alir data adalah suatu model yang menjelaskan arus data mulai dari pemasukan sampai dengan keluaran data. Tingkatan DFD dimulai dari diagram konteks yang menjelaskan secara umum suatu sistem yang akan dikembangkan. Kemudian DFD dikembangkan menjadi DFD level 0, dan dari level 0 kemudian DFD dikembangkan lagi menjadi level 1 dan seterusnya sampai sistem tersebut tergambarkan secara rinci. Untuk membaca suatu DFD kita harus memahami elemen-elemen yang menyusunnya 2.2.2 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity relationship diagram adalah model yang mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan dalam DFD. Entity relationship diagram digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data. Entity relationship diagram menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data 2
3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Sejarah Apple Clothing and Creative Apple Clothing & Creative merupakan tempat usaha yang menawarkan jasa pembuatan T-shirt, usaha ini dirintis sejak tahun 2008 oleh Santi Ika Ratna Dewi, S,si dan masih bertahan hingga sekarang,awalnya hanya sebagai seorang broker karena pada waktu itu industri t-shirt belum booming seperti sekarang namun dengan rasa percaya diri dan optimis yang tinggi usaha ini mulai dikelola dengan serius meski pada waktu itu masih sebagai usaha sambilan dengan alat yang minim dan waktu yang terbatas. Pada awal tahun 2010 Apple Clothing & Creative membuka outlet di Jl.Tentara Pelajar No.9 Klaten, Kini Apple Clothing & Creative memiliki 10 orang pegawai 8 orang di bagian produksi dan 2 orang dibagianpelayanan. Dan outletnya tersebut diberi nama Apple clothing & creative t-shirt Alasan utama membuka usaha ini adalah untuk membuat warga klaten bangga mempunyai brand kaos sendiri, dan bisa memperkenalkan produk lokal agar dapat diterima dengan baik khususnya untuk warga klaten. 3.2 Visi dan Misi Apple Clothing and Creative Visi Membentuk sebuah perusahaan yang dinamis professional dan memberikan layanan yang bersahabat Misi Memberikan kontribusi besar bagi masyarakat akan salah satu kebutuhan dasar manusia akan sandang dan memberikan kontribusi bagi siapapun dalam usaha pengembangan dan penyaluran kreatifitas 3.3 Analisis Sistem Analisis terhadap kelemahan sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui masalah masalah yang mengganggu pada sistem tersebut. Untuk mengidentifikasi masalah masalah yang ada maka dilakukan analisis PIECES, yaitu analisis terhadap kinerja (Performance), informasi (Information), ekonomi (Economy), pengendalian (Control), efisiensi (Efficiency), dan layanan (Service). 1. Kinerja (Performance) Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja suatu perusahaan. Kinerja dapat diukur dari troughput dan response time.troughput adalah jumlah atau banyaknya pekerjaan yang dapat dilakukan dalam satuan waktu tertentu.sedangkan response time adalah rata rata waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut. 2.Informasi (Information) Dalam menyediakan informasi sering terlambat dan bahkan terjadi kesalahan.informasi yang disediakan sebagian besar tidak dapat langsung digunakan untuk mengambil keputusan.oleh sebab itu kualias suatu informasi (Quality of Information) tergantung dalam 3 hal yaitu akurat (Accurate), tepat waktu (Up to Date) dan relevan (Relevance). 3.Ekonomi (Economy) Analisis ekonomi bertujuan untuk menganalisis penilaian terhadap sistem dalam pengurangan biaya dan keuntungan yang didapat dari sistem yang akan dibuat. Pemborosan waktu dan alat alat akan mengalami pembengkakan seperti untuk biaya buku, alat tulis, dan lain lainnya. Sistem ini akan memberikan penghematan operasional. 4. Kendali (Control) Analisis kendali yaitu bagaimana sistem tersebut agar tercegah dari kesalahan dan dapat mendeteksinya, menjamin keamanan data berdasarkan hak akses yang ditentukan sehingga terhindar dari tangan yang tidak berkepentingan, dan pengamanan data dari kerusakan. 5. Efisiensi (Efficciency) Berhubungan dengan sumber daya yang berguna untuk meminimalkan pemborosan. 6. Layanan (Service) Proses pemesanan pada Apple Clothing & Creative masih belum teratur sehingga sering terjadi kesalahan dan berjalan lambat. 3.4 Perancangan Sistem 3.4.1 Diagram Konteks Rancangan model merupakan suatu gambaran secara umum tentang tahap-tahap yang dilalui dalam pembuatan sistem. Model dari sistem informasi yang diusulkan akan disajikan dalam dua bentuk, yaitu : 1. Phisical model, bentuk ini digambarkan dengan bagan alir sistem (System Flowchart) yang akan menunjukan kepada pengguna bagaimana nantinya 3
sistem yang diusulkan bekerja secara fisik. 2. Bentuk kedua adalah logical model, model ini menggambarkan dengan diagram arus data (Data Flow Diagram) yang akan menjelaskan kepada pengguna bagaimana nantinya fungsifungsi di sistem informasi yang diusulkan secara logika akan bekerja.yang memberikan data (inputan) ke sistem serta kepada siapa data informasi yang harus dihasilkan sistem. 3.4.3 Relasi Antar Tabel Relasi tabel merupakan gambaran hubungan antar tabel yang digunakan dalam database, berikut adalah tampilan relasi antar tabel : 3.4.2 Data Flow Diagram Umumnya diagram level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Proses ini menunjukkan proses-proses internal yang menyusun setiap proses-proses utama dalam level 0. 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Implementasi 4
Implementasi merupakan tahapan penerapan sistem supaya siap dioperasikan. Tahap ini dilakukan setelah melakukan perancangan sistem yaitu pembuatan program. 4.2 Pembahasan 4.2.1 Pembahasan Listing Program Pembuatan database dan tabel adalah langkah awal yang dilakukan dalammembengun apikasi basis data,yaitu dimulai dengan pembuatan database dan dilanjutkan pembuatan tabel beserta komponen atributnya. Berikut adalah tabel-tabelnya : create table pemesanan( nota_pesan char(9) primary key not null, tanggal_pesan datetime, tanggal_ambil datetime, userlogin varchar(25) foreign key references operator(userlogin) on update cascade on delete no action, tatal_harga money, uang_muka money, status varchar(12), id_sarblon char(6) foreign key references sablon(id_sablon) on update cascade on delete no action, id_warna char(6) foreign key referenceswarna(id_warna) on update cascade on delete no action) c. Form Pelanggan d. Laporan Pemesanan 4.2.2 Interface a. Form Utama Pada Form Menu Utama terdapat beberapa menu yaitu menu login,logout,exit menu insert,setting,dan laporan 5. Kesimpulan Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis jelaskan pada bab-bab terdahulu dan pembuatan sistem, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Dengan adanya sistem ini akan memudahkan admin, kasir, dan pemilik untuk mengetahui atau mencari informasi tentang data pemesanan dan transaksi. 2.Sistem ini dapat mempermudah danmemperlancar kegiatan transaksi pemesanan b. Form Pemesanan 4. Dengan adanya sistem ini dapat memberikan kepuasan terhadap pelanggan 3. Data tersimpan dengan baik dan rapi karena dari sisi keamanan sistem ini menggunakan sistem login yang hanya admin dan pihak-pihak tertentu yang bisa mengaksesnya karena efektivitas waktu dan pemberian nota pemesanan sebagai bukti transaksi. 5
Daftar Pustaka [1] Al Fatta,Hanif 2007. Analisis dan Perancangan Ssstem Informasi Untuk Keunggulan BersaingPerusahhan dan Organisasi Modern.Yogyakarta: Andi Offset [2] HM,Jogiyanto.2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis.Yogyakarta:Andi Offset. [3] Kusrini.2007.Strategi Perancangan dan,pengolahanbasisdata.yogyakarta :Andi Offset. Biodata Penulis : Nurma Chusna Waffi, memperoleh gelar sarjana komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2014. Anggit Dwi Hartanto, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2009. Memperoleh gelar Magister Komputer (M.Kom) Program Pasca Sarjana Magister Tekik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2011. Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 6